क्या आप अपने डिजिटल संचार में निष्क्रिय-आक्रामक लगने से थक गए हैं? अपनी पेशेवर छवि को बेहतर बनाने के लिए यहां कुछ वाक्यांश दिए गए हैं जिनसे बचना चाहिए।
ऑनलाइन संचार में गैर-मौखिक संकेतों की कमी के कारण संदेश भेजना चुनौतीपूर्ण हो जाता है। आपको अपने शब्दों का चयन सावधानी से करना चाहिए। दूसरे पक्ष का विचार किए बिना शब्दजाल और अपशब्दों का प्रयोग करने से गलत प्रभाव पड़ सकता है।
आप यह अनुमान नहीं लगा सकते कि डिजिटल कार्यस्थल पर लोग आपको कैसे देखते हैं। हालाँकि, इन निष्क्रिय-आक्रामक वाक्यांशों से बचना सहकर्मियों द्वारा आपके संदेशों की गलत व्याख्या करने के जोखिम को रोकता है।
1. "विख्यात"
"नोट किया गया" एक त्वरित, सुविधाजनक प्रतिक्रिया है जिसे लोग ऑनलाइन कार्य वार्तालापों में अत्यधिक उपयोग करते हैं। माना जाता है कि यह संदेशों को स्वीकार करता है, लेकिन विडंबना यह है कि इसकी संक्षिप्तता से जुड़ाव की कमी का पता चलता है। सामान्य, एक-शब्दीय प्रतिक्रियाएँ विचारहीन और खारिज करने वाली होती हैं।
बिना सोचे-समझे संक्षिप्त प्रतिक्रियाएँ भेजने के बजाय, प्रेषक से प्रश्न पूछकर, स्पष्टीकरण देकर, या उनके संदेश को दोहराकर बातचीत करें। दिखाएँ कि आप उन्हें पूरी तरह समझते हैं। आपके सहकर्मी आपके संदेशों में किए गए अतिरिक्त प्रयास की सराहना करेंगे।
2. "मैंने आपसे कुछ नहीं सुना"
"मैंने अभी तक आपसे कुछ नहीं सुना है" के साथ अनुवर्ती ईमेल शुरू करना सीधा और सुविधाजनक है, लेकिन यह अशिष्ट लगता है। अपराध-बोध उत्पन्न करने वाले उद्घाटनों पर प्राप्तकर्ता शायद ही कभी अच्छी प्रतिक्रिया देते हैं। वे सोच सकते हैं कि आप अपने पूर्व संदेशों को नज़रअंदाज़ करके उन्हें बुरा महसूस करा रहे हैं।
अन्वेषण करना फॉलो-अप मांगने के सक्रिय लेकिन विनम्र तरीके तत्काल उत्तर मांगने के बजाय। ध्यान दें कि आपके सहकर्मियों के व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन में बहुत कुछ चल रहा है—आपको उनकी सीमाओं का सम्मान करना चाहिए।
निर्दिष्ट करें कि क्या आपको समय-संवेदनशील परियोजना के साथ आगे बढ़ने के लिए दूसरे पक्ष की प्रतिक्रिया की आवश्यकता है। विनम्र रहें लेकिन इधर-उधर न घूमें।
3. "मैंने सोचा तुम जानते हो"
वाक्यांश "मुझे लगा कि आप जानते थे कि [विषय]" कृपालु लगता है और दोष प्राप्तकर्ता पर डाल देता है। बातचीत के आधार पर, वे नाराज़ भी हो सकते हैं। इसका मतलब है कि आपने अपनी ज़िम्मेदारियाँ पूरी कीं, लेकिन दूसरे पक्ष ने उनकी ज़िम्मेदारियों को नज़रअंदाज़ कर दिया। इन आरोपों को कभी भी डिजिटल कार्यस्थल पर न उछालें।
एक बेहतर तरीका यह है कि गलतफहमियों को स्पष्ट रूप से स्पष्ट किया जाए—इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कौन गलत है या कौन सही है। अपने सहकर्मियों के साथ समस्याओं को सुलझाने के लिए मिलकर काम करें। यदि आपको उनके बारे में कोई शिकायत है, तो ईमेल पर बहस करने के बजाय उचित माध्यम से संपर्क करें।
4. "अग्रिम में धन्यवाद"
यह कहना कि, "अग्रिम धन्यवाद" हमेशा मज़ाकिया नहीं लगता - यह जोड़-तोड़ करने वाला और मांग करने वाला भी लगता है। प्राप्तकर्ता आपका अनुरोध स्वीकार करने के लिए बाध्य महसूस कर सकते हैं। यह वाक्यांश दबाव की एक मनगढ़ंत भावना पैदा करता है जो उन्हें असहज कर सकता है।
आभार व्यक्त करते समय धारणाएँ लगाने से बचें। आपका संदेश पढ़ने और आपके अनुरोध पर विचार करने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें, लेकिन ऐसे बात न करें जैसे कि वे पहले ही आपसे सहमत हैं।
या इससे भी बेहतर, सक्रिय की तलाश करें ईमेल ख़त्म करने के तरीके. आप अपने संदेश के मुख्य अंशों को दोहरा सकते हैं, एक सूक्ष्म कॉल-टू-एक्शन (सीटीए) वाक्यांश सम्मिलित कर सकते हैं, या पाठकों को आप तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका बता सकते हैं। अपने ईमेल से अस्पष्ट, सामान्य समापन पंक्तियाँ हटा दें।
5. "संदर्भ/दृश्यता के लिए [मेरे बॉस] को CC'Ing करें"
जटिल चर्चाओं के दौरान अचानक "संदर्भ या दृश्यता के लिए [बॉस] को सीसी करना" कहने का अर्थ है कि आप अपने सहकर्मियों पर अविश्वास करते हैं। वे सोचेंगे कि आप अपने बॉस को जवाबदेही सौंपकर खुद को अलग कर रहे हैं। यह आपकी ओर से खराब व्यावसायिकता को दर्शाता है।
आवश्यक होने पर ही अपने बॉस को शामिल करें। हर गर्म संदेश थ्रेड में जल्दबाजी में उनका उल्लेख करना आपको बर्बाद कर देता है पर्यवेक्षकों के साथ कार्य संबंध और सहकर्मी. आपको दूसरों के साथ सहयोग करना और अपने निर्णयों का स्वामित्व लेना सीखना चाहिए।
6. “जैसा कि आप निःसंदेह जानते हैं”
बातचीत के दौरान "जैसा कि आप [विषय] को जानते हैं" जैसे तंज करना अहंकारपूर्ण और कृपालु लगता है। वे दूसरे पक्ष की विश्वसनीयता पर सवाल उठाते हैं और उनकी विशेषज्ञता का मज़ाक उड़ाते हैं। इन वाक्यांशों को कहने से कार्यस्थल पर नाराजगी बढ़ती है, जिससे भविष्य की परियोजनाओं की संभावना कम हो जाती है।
आपके सहकर्मी अब आपके साथ काम नहीं करना चाहेंगे। डिजिटल कार्यस्थल पर हमेशा विचारशील भाषा का प्रयोग करें। आवश्यक नोट्स और अनुस्मारकों का उल्लेख करें, प्राप्तकर्ता को उन्हें नज़रअंदाज़ करने के लिए बुरा महसूस कराए बिना।
7. "आपकी सुविधा के लिए [फ़ाइल] पुनः संलग्न करना"
यह कहना कि "आपकी सुविधा के लिए [फ़ाइल] को पुनः संलग्न करना" पहले भेजे गए दस्तावेज़ों को सामने लाने का एक निष्क्रिय-आक्रामक तरीका है। विनम्र प्रतीत होते हुए भी इसमें निराशा और असुविधा के स्वर हैं। यह वाक्यांश प्राप्तकर्ताओं को प्रतिक्रिया देने के लिए बाध्य करता है क्योंकि कथित तौर पर आप पुरानी फ़ाइलों को अपलोड करने के लिए अपने रास्ते से हट गए हैं।
अनुवर्ती कार्रवाई में इस तरह के अपराध-उत्प्रेरण वाक्यांशों से बचें। बस कोई भी छूटा हुआ या अनदेखा अनुलग्नक अपलोड करें—दूसरे पक्ष पर आपके संदेशों को अनदेखा करने का आरोप न लगाएं।
8. "मुझे यकीन नहीं है कि आपने मेरा आखिरी ईमेल देखा था"
पंक्ति "निश्चित नहीं है कि आपने मेरा अंतिम ईमेल देखा है" का अर्थ है कि प्राप्तकर्ता अक्सर महत्वपूर्ण कार्य ईमेल को नजरअंदाज कर देता है। यह उन पर लापरवाही का आरोप लगाता है और तत्काल प्रतिक्रिया की मांग करता है। संदर्भ के आधार पर, वे इसे अपनी कार्य नीति पर व्यक्तिगत हमले के रूप में भी ले सकते हैं।
थ्रेड बनाना पिछले संदेशों को संदर्भित करने का एक अधिक विनम्र तरीका है। जिस ईमेल या चैट संदेश का आप संदर्भ दे रहे हैं उसका उत्तर दें, मुख्य बिंदुओं को दोबारा दोहराएं और फिर एक कार्य योजना सुझाएं। प्राप्तकर्ताओं को केवल दोषी ठहराने और संरक्षण देने के बजाय उनका मार्गदर्शन करें।
द्वारा उत्पादक बने रहें एक व्यवस्थित इनबॉक्स प्रबंधन दिनचर्या बनाना. आपके पास आने वाले हर ईमेल को तुरंत जांचने से उत्पादकता पर असर पड़ता है, लेकिन प्रतिक्रियाओं में देरी से वर्कफ़्लो में बाधाएँ पैदा होती हैं।
9. "यह सुनिश्चित करने के लिए कि हम एक ही पृष्ठ पर हैं"
गरमागरम चर्चाओं के दौरान "यह सुनिश्चित करने के लिए कि हम एक ही पृष्ठ पर हैं" पंक्ति फेंकना आपको कृपालु बना सकता है। इससे तर्कों का कोई महत्व नहीं रह जाता है और यह केवल दूसरे पक्ष को भड़काता है। वे आपकी राय ठीक से बताने के बजाय लापरवाही से सामान्य वन-लाइनर फेंकने के लिए भी आपके बारे में बुरा सोच सकते हैं।
अपने सहकर्मियों के साथ स्वस्थ और रचनात्मक चर्चा को बढ़ावा देने का लक्ष्य रखें। उनके साथ समान व्यवहार करें, उनकी राय पर विचार करें और उनके विचारों को खारिज करने के बजाय जरूरत पड़ने पर उन्हें सुधारें। अन्यथा, बहस कार्यस्थल पर कड़वाहट और नाराजगी में बदल सकती है।
10. "यदि आप यही करना चाहते हैं"
यह कहना, "यदि आप यही करना चाहते हैं, तो [कार्रवाई]" डिजिटल कार्यस्थल में सहयोग के मूल्य को कम कर देता है। यह टीम के विकास पर गर्व को प्राथमिकता देता है। इस वाक्यांश का तात्पर्य है कि आप दूसरे पक्ष से असहमत हैं, लेकिन विचार-मंथन में समय बर्बाद करने के बजाय उनसे गलतियाँ करवाना पसंद करेंगे। आपके सहकर्मी आपका अनादर करने पर आपसे नाराज़ हो सकते हैं।
विनम्र लेकिन खुले संचार की कुंजी संयमित संवाद है। ऐसी बैठकें आयोजित करें जहां आप और आपके साथी विचार प्रस्तुत करें, रचनात्मक आलोचनाएं साझा करें और विभिन्न दृष्टिकोणों पर बहस करें। सुनिश्चित करें कि एक निष्पक्ष पर्यवेक्षक इन कॉलों में मध्यस्थता करे।
असभ्य, निष्क्रिय-आक्रामक वाक्यांशों का प्रयोग बंद करें
जागरूकता और सावधानी आपको खराब संचार आदतों को सुधारने में मदद करेगी। अपने ड्राफ्ट को कई बार पढ़ें और जटिल कथनों को बेहतर ढंग से व्यक्त करने के तरीकों की तलाश करते रहें। संदेश भेजने से पहले हमेशा विचार करें कि संदेश कैसे आते हैं।
और निष्क्रिय-आक्रामक वाक्यांशों के अलावा, अन्य गलतियों के लिए अपने पुराने कार्य संदेशों की जाँच करें जो आपको गैर-पेशेवर लगते हैं। देखें कि क्या आप अनजाने में स्पैमयुक्त विषय पंक्तियों, अस्पष्ट भाषा और सामान्य समापन कथनों का उपयोग करते हैं।
