क्या आपका कार्यालय से बाहर का ईमेल आपको अव्यवसायिक दिखा रहा है? यहाँ कुछ गलतियाँ हैं जिनसे बचना चाहिए।
छुट्टी पर जाने से पहले आप खुद को समय के विपरीत काम करते हुए पाएंगे। अधिकांश कर्मचारियों की तरह, आपको असाइनमेंट सौंपना होगा, लंबित डिलिवरेबल्स को पूरा करना होगा और बैठकें आयोजित करनी होंगी। इन सभी दायित्वों में पूरा एक सप्ताह लग सकता है।
अपने व्यस्त कार्यक्रम को ध्यान में रखते हुए, आप आउट-ऑफ़-ऑफिस (ओओओ) ईमेल सेट करने जैसे छोटे लेकिन महत्वपूर्ण कार्यों को नज़रअंदाज कर सकते हैं। हाँ, आप जल्दी कर रहे हैं, लेकिन कृपया टेम्प्लेट कॉपी-पेस्ट न करें। अपने कार्यालय से बाहर ईमेल में इन 10 त्रुटियों से बचकर अपने ब्रेक पर भी एक पेशेवर, सम्मानजनक छवि बनाए रखें।
1. आउट-ऑफ-ऑफिस का संक्षिप्त रूप OOO है
संक्षिप्त नाम OOO का संयमपूर्वक प्रयोग करें। जबकि अधिकांश लोग जानते हैं कि इसका क्या अर्थ है, "कार्यालय से बाहर" टाइप करना अधिक पेशेवर लगता है। यह एक औपचारिक स्वर बनाए रखता है। रूढ़िवादी व्यक्तियों को व्यावसायिक संचार में संक्षिप्ताक्षरों का अत्यधिक उपयोग भी अनुपयुक्त लग सकता है।
यही नियम अन्य संक्षिप्ताक्षरों पर भी लागू होता है। हमेशा उनका पहला उल्लेख स्पष्ट करें—उन्हें स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के बाद ही शब्दजाल का प्रयोग करें। अपने ईमेल को समझना यथासंभव आसान बनाएं।
आप अपने में OOO का उपयोग कर सकते हैं ईमेल विषय पंक्ति यदि पूरा वाक्यांश बहुत लंबा है. आदर्श रूप से, 60 अक्षरों से कम रहें।
2. चुटकुलों और वाक्यों का अत्यधिक प्रयोग
कई कर्मचारी अपने कार्यालय से बाहर के ईमेल में मज़ाक करते हैं। मार्जरीटास पीने या डॉल्फ़िन के साथ तैरने के कारण उत्तर न देने के बारे में मजाकिया टिप्पणियाँ आम हैं। हो सकता है आपको पहले भी कुछ मिला हो.
जबकि हास्य मनोबल बढ़ाता है और सौहार्द्र को बढ़ावा देता है, आपको इसे सावधानी से प्रस्तुत करना चाहिए। कार्यस्थल पर चुटकुलों का एक समय और स्थान होता है। और कार्यालय के बाहर संदेशों के माध्यम से बड़े पैमाने पर संदेश भेजने से गलतफहमी पैदा हो सकती है, खासकर उन लोगों के बीच जिन्हें आप बमुश्किल जानते हैं।
कार्यालय से बाहर ईमेल में चुटकुलों का उपयोग करने से बचें। आप उन्हें करीबी साथियों को भेज सकते हैं, लेकिन अपने नियोक्ता और सहकर्मियों के बारे में आपत्तिजनक कटाक्ष करने से बचें। कार्य-सुरक्षित चुटकुलों का प्रयोग करें या बिल्कुल भी नहीं।
3. यह नहीं बता रहा कि आप कार्यालय कब लौटेंगे
हालांकि यह असामान्य है, कुछ लोग कार्यालय से बाहर ईमेल में अपनी वापसी की तारीख का उल्लेख करना भूल जाते हैं। वे या तो सामान्य टेम्पलेट्स का उपयोग करते हैं या अनावश्यक जानकारी पर ध्यान केंद्रित करते हैं। यह एक अव्यवसायिक और महँगी गलती है। आपके सहकर्मी यह भी सोच सकते हैं कि ऐसे महत्वपूर्ण विवरणों को नज़रअंदाज करने के कारण आप अविश्वसनीय हैं।
स्पष्टता सुनिश्चित करने के लिए, अपनी उपलब्धता का विवरण दें। अपनी छुट्टी और वापसी की तारीखें बताएं, फिर कार्य संदेशों का उत्तर देने के लिए ऑनलाइन जाने की अवधि निर्धारित करें। विस्तृत कार्यक्रम अनचाहे या गलत निर्देशित ईमेल के जोखिम को कम करते हैं।
4. यह निर्दिष्ट करने में असफल होना कि आपातकालीन स्थिति क्या होती है
यदि आप अपने कार्यालय से बाहर के ईमेल में वैकल्पिक संपर्क नंबर संलग्न करते हैं तो स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कि आपात स्थिति क्या है। कह रहे हैं, "आपातकाल के मामले में संदेश भेजें!" अस्पष्ट है. कुछ प्राप्तकर्ता सीमाओं का उल्लंघन कर सकते हैं और काम से संबंधित अनुरोधों के साथ आप पर बमबारी कर सकते हैं, जिससे आपका ब्रेक बाधित हो सकता है।
स्पष्टता के लिए, उन घटनाओं के उदाहरण प्रदान करें जो संभावित रूप से घटित होंगी। आपको सीधे संदेश भेजते समय गैर-अत्यावश्यक चिंताओं और प्रोटोकॉल के लिए उपयुक्त चैनल निर्दिष्ट करें। और इन निर्देशों की अनदेखी करने वाले सहकर्मियों की उपेक्षा करने में संकोच न करें।
5. सभी को अपने आपातकालीन नंबर के बारे में बताना
अपने सभी कार्यालय से बाहर के ईमेल में अपना संपर्क नंबर संलग्न करना बंद करें। भले ही आप स्पष्ट प्रोटोकॉल और निर्देश निर्धारित करें, फिर भी कुछ लोग सीमाओं का उल्लंघन करेंगे। दुर्भाग्य से, हर कोई अपने सहकर्मियों के अवकाश का सम्मान नहीं करता।
इन व्यक्तियों के साथ बहस करने के बजाय, उनके साथ अपनी बातचीत को पूरी तरह सीमित करें। उन्हें अपना संपर्क विवरण न दें. अपना नंबर कुछ चुने हुए व्यक्तियों को सौंपें जिनसे आप कार्यालय के अंदर और बाहर मिलते हैं।
अपनी व्यक्तिगत संपर्क जानकारी सामूहिक रूप से भेजने के बजाय एक अस्थायी संपर्क व्यक्ति नियुक्त करें। उन्हें अपनी छुट्टी के दौरान अपने संदेशों को संभालने के लिए कहें। उन्हें लंबित कार्यों को व्यवस्थित करना चाहिए ताकि आप कार्यालय लौटने पर जल्दी से काम शुरू कर सकें।
ऐसे मामलों में, एक निजी सहायक को नियुक्त करना सुविधाजनक है। यदि आपको कोई नहीं मिल सकता है, तो अपने सहकर्मियों से पूछें कि क्या वे अस्थायी रूप से आपके कार्य संदेशों का उत्तर दे सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आप उचित प्रक्रिया का पालन करें। अपने कार्यभार को यादृच्छिक अधीनस्थों पर डालना अपमानजनक और अन्यायपूर्ण है।
7. आप छुट्टी पर क्यों हैं, इसके बारे में बहुत सारी जानकारी साझा करना
कार्यस्थल की पारदर्शिता सराहनीय है, लेकिन कार्यालय के बाहर ईमेल को अधिक साझा करने से आप अव्यवसायिक दिखते हैं। अपने निजी जीवन को निजी रखें। आपके संदेश के अधिकांश भाग में आपकी वापसी की तारीख और संपर्क का अस्थायी बिंदु शामिल होना चाहिए, न कि आपके छुट्टी लेने का कारण।
इसके अलावा, आपको अपने साथियों को स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता नहीं है। ब्रेक पर जाने का अपना कारण गुप्त रखें, जब तक कि इसका व्यावसायिक संचालन पर प्रभाव न पड़े। मान लीजिए कि आपके साथी की सर्जरी हो रही है। चिकित्सा आपातकाल के बारे में हर किसी को बताने के बजाय बस यह कहें कि आपको कुछ व्यक्तिगत मामलों पर ध्यान देना है।
8. यह कहते हुए कि आप रुक-रुक कर अपना इनबॉक्स चेक करेंगे
यह कहने से बचें कि आप अपने संदेशों की जाँच करेंगे। विचार किए बिना निरंतर उपलब्धता की पेशकश कार्यालय से बाहर ईमेल भेजने के उद्देश्य को विफल कर देती है। हो सकता है कि प्राप्तकर्ता आपकी छुट्टी का सम्मान भी न करें। वे आपको कॉल और मैसेज करना ठीक समझेंगे जैसा कि वे नियमित रूप से करते हैं।
अपनी निर्दिष्ट वापसी तिथि पर कायम रहें। बेशक, आप अपना इनबॉक्स देख सकते हैं, महत्वपूर्ण संदेशों का उत्तर दे सकते हैं और कार्यों का प्रबंधन कर सकते हैं, लेकिन कभी भी अपनी उपलब्धता की गारंटी नहीं दे सकते। आपके सहकर्मियों का आपके व्यक्तिगत मामलों पर कोई नियंत्रण नहीं है।
9. समान जेनेरिक आउट-ऑफ़-ऑफ़िस टेम्पलेट्स का पुनर्चक्रण
व्यस्त कर्मचारी अपने कार्यालय से बाहर के ईमेल को रीसायकल करते हैं। वे केवल अपने पुराने संदेशों को कॉपी और संपादित करेंगे, जिससे उन्हें शुरुआत से लिखने की परेशानी से मुक्ति मिलेगी। सुविधाजनक होते हुए भी यह आलसी प्रतीत होता है। कुछ प्राप्तकर्ताओं को यह भी लग सकता है कि आपने उन्हें बाद में सोच कर संदेश भेजा है।
इसके बजाय, जब भी आप छुट्टी पर जाएं तो नए OOO ईमेल लिखकर व्यावसायिकता प्रदर्शित करें। लिखना उतना समय लेने वाला नहीं है जितना आपको डर हो सकता है। आप ऑनलाइन टेम्पलेट्स से भी प्रेरणा ले सकते हैं कठिन ईमेल लिखते समय चैटजीपीटी-बस उन्हें कॉपी-पेस्ट न करें।
10. केवल एक संचार मंच के माध्यम से कार्यालय से बाहर ईमेल भेजना
अपने कार्य प्लेटफार्मों पर कार्यालय से बाहर के संदेश सेट करें। आधुनिक कंपनियों द्वारा डिजिटल उपकरणों का अधिकतम उपयोग करने के साथ, आजकल कार्यालय कर्मचारियों के लिए कई संचार चैनलों का उपयोग करना आम बात हो गई है। वे ईमेल, त्वरित संदेश और वीडियो कॉल के लिए विभिन्न ऐप्स का उपयोग करते हैं। अपनी छुट्टी को कुशलतापूर्वक संप्रेषित करने के लिए इन सभी प्लेटफार्मों को कवर करें; अन्यथा, कुछ लोगों को आपका मेमो नहीं मिल पाएगा।
इसके अलावा, अपने कार्यालय से बाहर के संदेशों में भी बदलाव करें। ईमेल के लिए औपचारिक वाक्यांशों की आवश्यकता होती है, लेकिन आप त्वरित संदेश सेवा ऐप्स पर आकस्मिक दृष्टिकोण अपना सकते हैं। मान लीजिए कि आपका कार्यालय स्लैक का उपयोग करता है। उसी आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल को चिपकाने के बजाय, एक छोटा, आरामदायक संदेश लिखें और अपनी प्रोफ़ाइल स्थिति को "दूर" पर अपडेट करें।
एकाधिक कार्य ऐप्स प्रबंधित करना अक्षम है. अधिकांश कर्मचारी प्लेटफार्मों के बीच झूलने में घंटों बर्बाद करते हैं-अपने कार्य प्रबंधन प्रणाली को सुव्यवस्थित करें।
कभी भी ऑफिस से बाहर कोई गैर-पेशेवर ईमेल न भेजें
कार्यालय से बाहर वैयक्तिकृत ईमेल के लिए प्रयास करें। इसे उन प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए जो आपके पर्यवेक्षक, भागीदार और सहकर्मी पूछ सकते हैं। इस तरह, आपकी अनुपस्थिति व्यवसाय संचालन को प्रभावित नहीं करेगी।
और अपने कार्यालय से बाहर के ईमेल को और भी अधिक पेशेवर बनाने के लिए नई समापन पंक्तियों का उपयोग करने का प्रयास करें। यह कहते हुए, "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं!" दूर लगता है. आपके ईमेल प्राप्तकर्ता वैयक्तिकृत लेकिन कार्य-उपयुक्त निकास की सराहना करेंगे।
