माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में TOCOL फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल आपके डेटा को मूल्यवान अंतर्दृष्टि में बदलने के कई तरीकों का दावा करता है, और एक बार जब आप अपना तरीका सीख लेते हैं, तो अपनी स्प्रेडशीट का अधिकतम लाभ उठाना आसान हो सकता है।

लेकिन क्या होगा यदि आपका डेटा तुरंत उपयोग के लिए तैयार नहीं है? यदि यह आपको अव्यवस्थित गड़बड़ी में दिया गया है तो क्या होगा? शुक्र है, एक्सेल आपके डेटा को शीघ्रता से पुनर्व्यवस्थित करने के लिए फ़ंक्शन प्रदान करता है, और इनमें से एक उपकरण TOCOL फ़ंक्शन है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में TOCOL फ़ंक्शन क्या है?

TOCOL फ़ंक्शन डेटा के एक निर्दिष्ट सेट, या एक सरणी को एक कॉलम में बदल देता है। डेटा सेट को कॉलम में पुनर्व्यवस्थित करना मैन्युअल रूप से करना एक चुनौतीपूर्ण, समय लेने वाला कार्य होगा, खासकर यदि आप रिक्त स्थान या त्रुटियों को साफ़ करना चाहते हैं, जो इस सूत्र के लिए जिम्मेदार है।

TOCOL फ़ंक्शन के सिंटैक्स को समझना

TOCOL फ़ंक्शन का पूरा सिंटैक्स निम्नानुसार प्रदर्शित होता है:

=TOCOL(सरणी, [अनदेखा करें], [स्कैन_बाय_कॉलम])

TOCOL फ़ंक्शन में तीन तर्क होते हैं। सरणी तर्क उन कक्षों को निर्दिष्ट करता है जिन्हें एक कॉलम में पुन: व्यवस्थित किया जाएगा।

हालाँकि यह आवश्यक नहीं है, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या कोशिकाओं को छोड़ा जा सकता है (और किस मानदंड के तहत)। अनदेखा करना तर्क। अनदेखा तर्क चार मानदंडों की अनुमति देता है:

• "0", डिफ़ॉल्ट, सभी मान रखता है।
• "1" फ़ंक्शन को रिक्त कक्षों को बाहर करने के लिए कहता है।
• "2" फ़ंक्शन को उन कोशिकाओं को बाहर करने का निर्देश देता है जिनमें त्रुटियाँ हैं (जैसे कि "#NAME!" या "#VALUE!", उदाहरण के लिए)।
• "3" फ़ंक्शन को रिक्त कक्षों और त्रुटियों वाले कक्षों दोनों को अनदेखा करने का निर्देश देता है।

आप एक्सेल को वैकल्पिक के माध्यम से कॉलम को संकलित करने का निर्देश दे सकते हैं कॉलम द्वारा स्कैन करें तर्क। यदि यह तर्क शामिल किया गया है और TRUE पर सेट किया गया है, तो फ़ंक्शन मानों को लंबवत क्रम में, कॉलम दर कॉलम जोड़ देगा। यदि तर्क गलत पर सेट है या फ़ंक्शन में शामिल नहीं है, तो TOCOL पंक्ति दर पंक्ति क्षैतिज क्रम में मान जोड़ देगा।

यहां अंतर का एक उदाहरण दिया गया है, जैसा कि रिक्त कोशिकाओं को छोड़कर कैलेंडर दिनों की एक श्रृंखला के माध्यम से प्रदर्शित किया गया है:

वे फ़ंक्शन जो किसी सरणी का हिस्सा हैं, उन्हें नए कॉलम में ले जाया जाएगा। हालाँकि, दोबारा जाँच करना और यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि उनका ठीक से समाधान हो गया है, चाहे वह कोई भी हो एक्सेल में सरल तार्किक कार्य या कुछ और असामान्य, जैसे COUNT कार्यों में से एक उच्च स्तरीय विश्लेषण के लिए.

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में TOCOL फ़ंक्शन का उपयोग करना

आइए एक उदाहरण स्थापित करें जहां हमारे पास अव्यवस्थित डेटा की एक श्रृंखला है जिसे हम बेहतर ढंग से व्यवस्थित करना चाहते हैं। इसमें अधिकतर संख्याएँ हैं, लेकिन इसमें कुछ रिक्त स्थान और त्रुटियाँ भी शामिल हैं जो हमारे लिए उपयोगी नहीं हैं।

इस सरणी को एक कॉलम में बदलने के लिए, सेल H2 पर क्लिक करें, और सेल या फॉर्मूला बार के भीतर, नीचे फॉर्मूला टाइप करें और दबाएँ प्रवेश करना.

=TOCOL(B2:F5)

हम देखते हैं कि हमारी सारणी एक कॉलम में परिवर्तित हो गई है, लेकिन ध्यान दें कि त्रुटियाँ अभी भी मौजूद हैं। मूल सरणी में रिक्त स्थान शून्य से भर दिए गए हैं। हालाँकि, हम उन समस्याओं को दूर करने के लिए सूत्र को आसानी से संपादित कर सकते हैं।

सेल J2 पर क्लिक करें, और सेल या फॉर्मूला बार के भीतर, नीचे दिया गया फॉर्मूला टाइप करें और दबाएँ प्रवेश करना.

=TOCOL(B2:F5,3)

यह H2 में इसके आगे वाले सूत्र के समान ही है, सिवाय इसके कि यह हमारे नए डेटा सेट से उन प्रविष्टियों को हटाने के लिए "अनदेखा" तर्क जोड़ता है, मान "3", "रिक्त स्थान और त्रुटियों को अनदेखा करें" पर सेट करता है। जो एक अल्फ़ान्यूमेरिक प्रविष्टि बची है वह वास्तव में कोई त्रुटि नहीं है; यह केवल यह दिखाने का एक तरीका है कि यह सूत्र पाठ और संख्या मान दोनों के साथ काम करता है।

बेहतर उत्पादकता के लिए अपने डेटा को आसानी से व्यवस्थित करें

गन्दा डेटा कभी-कभी एक्सेल में आपकी स्प्रेडशीट उत्पादकता के लिए एक अप्रत्याशित बाधा की तरह महसूस हो सकता है। लेकिन TOCOL फ़ंक्शन जैसी सुविधाओं के साथ, ऐसा होना ज़रूरी नहीं है। आप अपने डेटा को जल्दी और आसानी से पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि इसे काम करने के लिए अधिक प्रबंधनीय बनाया जा सके, बिना आपको धीमा किए या आपको अन्य कार्यों से दूर रखे।

आपकी स्प्रैडशीट को व्यवस्थित करने और साफ़ करने के कई अन्य तरीके भी हैं, जो आपके काम को सुपरचार्ज करते हैं और आपकी शीट को चुस्त और समझने योग्य बनाते हैं।