समय प्रबंधन से जूझ रहे हैं? पता करें कि आपकी उत्पादकता को अनुकूलित करने के लिए कौन सा बेहतर है: आइजनहावर मैट्रिक्स या पारंपरिक टू-डू सूची।
काम के ईमेल को प्रबंधित करने, घर के कामों को निपटाने और परिवार की प्रतिबद्धताओं के लिए समय निकालने के बीच, हमारे व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन की मांगों को पूरा करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। एक समय प्रबंधन रणनीति आपको दिन में अधिक घंटे ठीक करने में मदद कर सकती है।
यह जानने के लिए पढ़ना जारी रखें कि आइजनहावर मैट्रिक्स टू-डू सूची पद्धति से कैसे भिन्न है, प्रत्येक दृष्टिकोण की ताकत और कमजोरियां, और कौन सी विधि आपकी आवश्यकताओं और लक्ष्यों के लिए सबसे उपयुक्त है।
आइजनहावर मैट्रिक्स और टू-डू सूचियों की मूल बातें
समय प्रबंधन के लिए एक लोकप्रिय दृष्टिकोण पारंपरिक टू-डू सूची है। इसमें प्राथमिकता के क्रम में कार्यों की एक सूची लिखना और उन्हें एक-एक करके काम करना शामिल है। जबकि यह दृष्टिकोण सहायक हो सकता है, यह हमेशा अत्यावश्यकता के कारक पर विचार नहीं करता है।
दूसरी ओर, आइजनहावर मैट्रिक्स कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर प्राथमिकता देने में मदद करता है। यह पद्धति आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करके उत्पादकता और दक्षता बढ़ाने में मदद कर सकती है, जबकि कम महत्वपूर्ण कार्यों की पहचान करने में आपकी मदद कर सकती है जिन्हें आप सौंप सकते हैं या देरी कर सकते हैं।
दोनों के बीच चयन करते समय विचार करने के चार कारक यहां दिए गए हैं।
1. प्राथमिकता
टू-डू सूची बनाते समय प्राथमिकता में आमतौर पर महत्व के क्रम में सभी कार्यों को लिखना और उस क्रम में उनके माध्यम से काम करना शामिल होता है। यह विधि कम समय सीमा वाले सरल कार्यों या परियोजनाओं के लिए प्रभावी हो सकती है। हालांकि, अधिक जटिल या लंबी अवधि की परियोजनाओं के लिए, यह सबसे प्रभावी तरीका नहीं हो सकता है।
आइजनहावर मैट्रिक्स प्राथमिकता के लिए एक अलग दृष्टिकोण अपनाता है। इसमें कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर चार अलग-अलग चतुर्थांशों में वर्गीकृत करना शामिल है:
- कार्य जो दोनों हैं अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण, जैसे एक तंग समय सीमा वाली परियोजना।
- कार्य जो हैं महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं, जैसे दीर्घकालिक योजना या कौशल विकास।
- कार्य जो हैं अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं, जैसे कर्तव्य या बैठकें जिन्हें प्रत्यायोजित या स्थगित किया जा सकता है।
- कार्य जो हैं न तो अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण, जैसे निम्न-प्राथमिकता वाले कार्य।
इस तरह से कार्यों को वर्गीकृत करके, आइजनहावर मैट्रिक्स आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर अपना ध्यान और ध्यान बढ़ाने में मदद कर सकता है और कम महत्वपूर्ण कार्यों से धीमा होने से बच सकता है।
2. अत्यावश्यकता बनाम। महत्त्व
अपने कार्यों को वर्गीकृत करने से पहले, आपको उन्हें उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर समझना और अलग करना चाहिए। प्रत्येक कार्य का विश्लेषण करें जो आपको करना है कि किसे करना है और कब करना है। "कौन" का प्रश्न आपको यह समझने में मदद करेगा कि यह कितना महत्वपूर्ण है। यदि इसे आपके व्यक्तिगत ध्यान की आवश्यकता है, तो इसे अत्यधिक महत्व दें।
"कब" का प्रश्न आपको यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि कार्य कितना जरूरी है, इसलिए आप यह तय कर सकते हैं कि समय सीमा से पहले आपके पास कितना समय है। अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण कार्यों के बीच अंतर करना और उन्हें अलग करना सीखना दूसरी बात है कम समय में अधिक कार्य करके उत्पादकता बढ़ाने का तरीका.
जबकि एक टू-डू सूची मुख्य रूप से कार्यों के लिए एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करती है, आइजनहावर मैट्रिक्स कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर प्राथमिकता देने के लिए एक रूपरेखा प्रदान करता है। याद रखें कि इसमें स्वाभाविक रूप से मैट्रिक्स के भीतर कार्यों के "कौन" और "कब" तय करने के लिए पैरामीटर शामिल नहीं हैं। हालाँकि, इस तरह के निर्णय लेने के लिए इसका प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, किसी कार्य की अत्यावश्यकता का आकलन करके, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या इस पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है या इसे बाद के समय के लिए निर्धारित किया जा सकता है। इसी तरह, किसी कार्य के महत्व पर विचार करके, आप यह तय कर सकते हैं कि इसे व्यक्तिगत रूप से संभाला जाना चाहिए या किसी और को सौंपना चाहिए।
हालांकि आइजनहावर मैट्रिक्स इन पहलुओं को स्पष्ट रूप से शामिल नहीं करता है, यह उन्हें कार्य प्रबंधन में शामिल करने के लिए एक व्यावहारिक पद्धति प्रदान करता है। इसलिए, आइजनहावर मैट्रिक्स के उपयोग के मामले को बाद में केवल प्राथमिकता और सहायता से आगे बढ़ाया जा सकता है टास्क डेलिगेशन और शेड्यूलिंग के संबंध में निर्णय लेना, ऐसे क्षेत्र जहां पारंपरिक टू-डू लिस्ट गिर सकती है छोटा।
3. FLEXIBILITY
जब आप टू-डू सूची का उपयोग करते हैं, तो आप पर लगातार सभी आसन्न कार्यों को एक विशिष्ट क्रम में करने का दबाव होता है। एक्शन आइटम्स का उपयोग करके एक टू-डू सूची व्यवस्थित करना इसका अर्थ लगातार इसे अद्यतन करना और बदलते तात्कालिकता या महत्व के आधार पर कार्यों को पुनर्व्यवस्थित करना भी है।
इसके अलावा, जब आपके पास एक तंग समय सीमा होती है, तो आपको अपने कार्यों का इस तरह से विश्लेषण करने का समय नहीं मिलता है और एक टू-डू सूची के लाभों की उपेक्षा करते हुए उन सभी पर एक साथ काम करना समाप्त कर सकते हैं।
जब आप आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ उत्पादकता के लिए कार्यों को प्राथमिकता देते हैं, तो यह आपको उनके महत्व और तात्कालिकता के आधार पर चुनने की सुविधा देता है। जब आपके पास उन चीजों को चुनने की स्वतंत्रता होती है जिन्हें तत्काल करने की आवश्यकता होती है, तो आपको अन्य गैर-जरूरी कार्यों को अपनी शर्तों पर करने की छूट मिलती है।
अपने कार्यों को अत्यावश्यकता और महत्व के विभिन्न चतुष्कोणों में वर्गीकृत करके, आप अपने सभी कार्यों के लिए पहले से योजना बना सकते हैं। यह आपके सभी कार्यों के लिए समय आवंटित करने में भी मदद करता है, यह सुनिश्चित करता है कि दरारों के माध्यम से कुछ भी महत्वपूर्ण फिसल न जाए।
4. समय प्रतिबद्धता
एक टू-डू सूची के साथ, जैसे ही आप उन्हें पूरा करते हैं, आप अपनी सूची से कार्यों की जाँच करते हैं। जबकि आपके मन में अभी भी अन्य महत्वपूर्ण कार्य हो सकते हैं (जो फोकस की कमी में योगदान दे सकते हैं), जिस कार्य पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं, उसके लिए आपका पूरा ध्यान देने की आवश्यकता होगी।
आइजनहावर मैट्रिक्स सिस्टम आपको अपना समय और ध्यान पहले चतुर्भुज के अंतर्गत आने वाले कार्यों पर केंद्रित करने में मदद कर सकता है। यह आपके वर्कफ़्लो के भीतर महत्वपूर्ण और मूल्य-वर्धित कार्यों को कम करने और उन्हें समय पर पूरा करने में आपकी मदद करने में मदद करता है समय प्रबंधन की गलतियों से बचें भी।
सही समय प्रबंधन पद्धति का चयन
एक कड़ी समय सीमा के साथ एक परियोजना को पूरा करने का उदाहरण लेते हैं। टू-डू सूची में, आपके कार्यों को सरल कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाएगा। हालांकि, आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ, सबसे जरूरी और महत्वपूर्ण कार्य पहले चतुर्थांश में आते हैं, जो उनकी उच्च तात्कालिकता और महत्व को दर्शाता है।
फिर, आपके पास दूसरा चतुर्भुज है, जहां आपके पास दीर्घकालिक योजना या कौशल विकास हो सकता है। उन कार्यों को धीरे-धीरे किया जा सकता है क्योंकि उनमें अधिक समय लगता है। हालांकि इन कार्यों की तत्काल समय सीमा नहीं हो सकती है, लेकिन लंबे समय तक सफल होने के लिए वे महत्वपूर्ण और आवश्यक हैं।
तीसरे चतुर्थांश में आने वाले कार्यों को आपके अधीनस्थों को सौंपा जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे समय सीमा के भीतर पूरे हो गए हैं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप दिन के अंत से पहले अपने क्लाइंट को कुछ दस्तावेज़ डिलीवर करना चाहें। आप कार्य को एक कूरियर को सौंप सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि कार्य आपकी सक्रिय भागीदारी के बिना समय पर किया जाता है।
चौथे चतुर्भुज के अंतर्गत आने वाले कार्यों को प्रत्यायोजित और विलंबित दोनों किया जा सकता है क्योंकि यह न तो प्राथमिकता है और न ही महत्वपूर्ण कार्य है। उदाहरण के लिए, नई कार्यालय स्टेशनरी खरीदना। जबकि पारंपरिक टू-डू सूची आपको केवल आपके सभी कार्यों की याद दिलाती है, आइजनहावर मैट्रिक्स प्रणाली आपको पहले महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती है।
आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ अपने जरूरी कार्यों को पूरा करें
एक टू-डू सूची आपको उन अल्पकालिक कार्यों पर समय बचाने में मदद कर सकती है जो दोबारा नहीं होते हैं, जैसे चेकलिस्ट या किराने की सूची। हालाँकि, आइजनहावर मैट्रिक्स सिस्टम आपको उन कार्यों में मदद करेगा जो क्रमिक अवधि में दोहराए जाते हैं या जारी रहते हैं।
आप चुन सकते हैं और तय कर सकते हैं कि कार्यों को क्या, कब और कैसे करना है और सुनिश्चित करें कि कार्य बिना किसी देरी के समय पर हो जाएं।
