माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सॉर्टबी फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें

Microsoft Excel आपके डेटा को लगभग किसी भी तरह से कल्पनीय तरीके से संकलित, व्यवस्थित और विज़ुअलाइज़ करने के लिए शक्तिशाली उपकरण प्रदान करता है। कभी-कभी, आप एक ऐसे परिदृश्य का सामना करेंगे जहाँ आपको अपनी जानकारी के कई विशिष्ट दृश्य बनाने होंगे।

एक्सेल में सॉर्टबी फ़ंक्शन जटिल ब्रेकडाउन और शिल्प विशेष बनाने का एक सुविधाजनक तरीका प्रदान करता है डेटा व्यवस्था जो आपकी जानकारी में स्पष्टता जोड़ती है, आपके मूल के अंदर भ्रम पैदा किए बिना डेटासेट।

एक्सेल में एक्सेल के सॉर्टबी फ़ंक्शन के लिए उपयोग

एक्सेल के भीतर अपने डेटा को सॉर्ट करने के कई तरीके हैं, हालांकि जो तरीके सबसे आसानी से दिमाग में आते हैं उनमें अधिक जटिल जरूरतों के लिए कमियां हो सकती हैं।

SORT फ़ंक्शन का उपयोग करना एक अलग, व्यवस्थित डेटा सेट बनाता है, लेकिन आप केवल मापदंड के एक सेट के आधार पर क्रमित कर सकते हैं। एक्सेल के सॉर्ट और फिल्टर टूल के साथ छंटनी बहुत सूक्ष्मता प्रदान करता है, लेकिन यह मूल डेटा सेट को सीधे क्रमित करता है, जिससे एकाधिक दृश्य बनाना और प्रदर्शित करना अधिक चुनौतीपूर्ण हो जाता है, खासकर यदि आप उन्हें एक ही समय में देखना चाहते हैं।

संक्षेप में, सॉर्टबी फ़ंक्शन इन दो विशेषताओं के सर्वोत्तम भागों को जोड़ता है; यह आपके डेटा सेट (या "सरणी") का एक अलग दृश्य बनाता है जिसे एक से अधिक मानदंडों द्वारा क्रमबद्ध किया जा सकता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, आप किसी गेम में खिलाड़ियों के स्कोरबोर्ड को टीम के नाम से, फिर स्कोर के आधार पर, फिर विशिष्ट इन-गेम उपलब्धियों के आधार पर क्रमित कर सकते हैं।

उदाहरण में हम इस आलेख के लिए उपयोग करेंगे, हमारे पास पूरे क्षेत्र में बिक्री डेटा की एक सूची है। कॉलम में हमारे बिक्री स्टाफ के अंतिम नाम, वह राज्य जहां वे काम करते हैं, उनके द्वारा की गई बिक्री की संख्या और उन बिक्री से उन्होंने जो कुल कमाई की है, शामिल हैं।

एक्सेल में सॉर्टबी फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें

SORTBY फ़ंक्शन के साथ अपनी पहली सॉर्ट बनाने के लिए, आइए राज्य के अनुसार अपने सेल्सपर्सन को व्यवस्थित करें।

1. सेल का चयन करें F2.
2. सेल या फॉर्मूला बार के अंदर, निम्न टाइप करें:

   = सॉर्टबी (A2:D16,B2:B16)

3. प्रेस प्रवेश करना.

यह फ़ंक्शन एक्सेल को हमारी पूरी रेंज को सॉर्ट करने के लिए कहता है (cells ए2 द्वारा D16) कोशिकाओं में "राज्य" मूल्यों द्वारा बी 2 द्वारा बी 16. यह स्वचालित रूप से आरोही क्रम (A-Z) के लिए डिफॉल्ट करता है। परिणामी सरणी राज्य द्वारा व्यवस्थित हमारे डेटा को सूचीबद्ध करती है (एरिज़ोना पहले, फिर कैलिफ़ोर्निया, फिर न्यू मैक्सिको ...)

ध्यान दें कि नामों की सूची को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध नहीं किया गया है, क्योंकि हमने ऐसा करने के लिए नहीं कहा है। हालांकि, एकाधिक मानदंड निर्दिष्ट करने के लिए इस सूत्र को बदलना आसान है।

एक्सेल में SORTBY के साथ एक साथ कई मानदंडों द्वारा छंटनी

आइए अपने नए डेटा सेट को पहले राज्य के अनुसार क्रमबद्ध करें, फिर बिक्री की संख्या के आधार पर, प्रत्येक राज्य में हमारे प्रत्येक सेल्सपर्सन कितने सफल थे, इसकी एक लघु रैंकिंग बनाते हैं।

1. सेल का चयन करें F2 दोबारा। वैकल्पिक रूप से, यदि आप अंतरों की तुलना करने के लिए पहले सूत्र को भी रखना चाहते हैं, तो सेल का चयन करें के2 बजाय।
2. सेल या फॉर्मूला बार के अंदर, निम्न टाइप करें:

   = सॉर्टबी (ए 2: डी 16, बी 2: बी 16,1, सी 2: सी 16, -1)

3. प्रेस प्रवेश करना.

परिणामी नई सरणी में थोड़ा अधिक जटिल सूत्र है, अब हम एक्सेल को कई क्षेत्रों के आधार पर छाँटने के लिए कह रहे हैं।

सूत्र पिछले सूत्र के समान ही प्रारंभ होता है, जिसमें हम Excel से हमारे सॉर्ट करने के लिए कह रहे हैं सरणी कॉलम ए से डी में कॉलम बी में "राज्य" जानकारी द्वारा, लेकिन अब हमारे पास एकाधिक हैं जिन श्रेणियों को हम छाँटना चाहते हैं, हमें एक्सेल को उन दोनों सरणियों को स्पष्ट करना होगा जिन्हें हम क्रमबद्ध करना चाहते हैं (द by_array सिंटैक्स), और भी क्रमबद्ध करेन का आदेश, या वह दिशा जिसमें हम चाहते हैं कि एक्सेल डेटा को व्यवस्थित करे।

हरेक by_array तर्क केवल एक स्तंभ चौड़ा हो सकता है, मानों को लंबवत रूप से सूचीबद्ध किया गया है जैसा कि हमारे यहां है (के लिए उदाहरण के लिए, कक्ष B2:B16), या एक पंक्ति लंबी, क्षैतिज रूप से सूचीबद्ध मानों के साथ (उदाहरण के लिए, cells ए4:डी4).

भले ही हमने अभी-अभी जिन दो स्तंभों को इस सूत्र को क्रमित करने के लिए कहा है, स्तंभ B और C, प्रत्येक के बगल में हैं अन्य, हम सूत्र के भीतर दो स्तंभों को एकल श्रेणी अनुरोध में संयोजित नहीं कर सकते ("B2:C16" के रूप में)। ऐसा करने का परिणाम "#REF!" त्रुटि, क्योंकि एक्सेल सुनिश्चित नहीं है कि उन दो क्षेत्रों में से किसको या किस क्रम में क्रमबद्ध करना है।

उल्लेख नहीं है कि यह पूरी तरह से संभव है कि जिन श्रेणियों को आप सॉर्ट करना चाहते हैं वे एक-दूसरे से अलग हों (जैसे कॉलम बी और डी यहां, उदाहरण के लिए), या आप चाहते हैं अपनी कोशिकाओं को उन श्रेणियों के अनुसार क्रमबद्ध करें जो आपके डेटा के क्रम में नहीं हैं (जैसे कि यदि आप कॉलम बी में "राज्य" द्वारा क्रमबद्ध करना चाहते हैं, तो कॉलम ए में "नाम" द्वारा, जैसा कि सुझाव दिया गया है पहले)।

इस प्रकार, एक्सेल को स्पष्ट रूप से बताने के लिए, दो स्तंभों को सूत्र के भीतर अलग-अलग श्रेणियों के रूप में सूचीबद्ध किया जाना है क्रम में हम सरणी को क्रमबद्ध करना चाहते हैं - उपरोक्त उदाहरण के मामले में, पहले राज्य द्वारा, फिर संख्या से बिक्री।

क्रमबद्ध करेन का आदेश सिंटैक्स को दो दिशाओं में परिभाषित किया जा सकता है: "1" आरोही क्रम के लिए (A-Z क्रम या सबसे कम संख्या पहले क्रमित) या "-1" अवरोही क्रम के लिए (Z-A क्रम या उच्चतम संख्या पहले क्रमित)। क्रमबद्ध करेन का आदेश फ़ील्ड 1 या -1 के अलावा कोई अन्य संख्या नहीं हो सकती, या फिर "#VALUE!" त्रुटि लौटा दी जाएगी, क्योंकि डेटा को ऑर्डर करने का कोई अन्य तरीका नहीं है।

निर्दिष्ट करना क्रमबद्ध करेन का आदेश हमारे सूत्र के पहले संस्करण में केवल वैकल्पिक था, क्योंकि यह तुरंत स्पष्ट हो गया था कि हम किसके द्वारा क्रमबद्ध कर रहे थे, और हम पहले से ही आरोही क्रम में क्रमबद्ध कर रहे थे।

हालाँकि, यदि हम उन मानों को अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करना चाहते हैं, या जब भी हम कई मानदंडों द्वारा क्रमबद्ध कर रहे हैं, तो यह एक आवश्यक है भरने के लिए सिंटैक्स, क्योंकि सॉर्ट ऑर्डर को अलग-अलग रेंज के लिए अलग-अलग दिशाओं में व्यवस्थित किया जा सकता है, जैसा कि हमने इसमें किया था सूत्र।

इसके अलावा, हम इस सूत्र को आंशिक रूप से हमारी सरणी को सॉर्ट करने के लिए नहीं कह सकते हैं—उदाहरण के लिए श्रेणी B1:B10 द्वारा A1:D16 को सॉर्ट करना। सूत्र के भीतर प्रत्येक श्रेणी तर्क में कोशिकाओं की समान संख्या होनी चाहिए - इसलिए यदि हमारा मूल सरणी value में 15 सेल हैं, तो सभी by_array जिन तर्कों के लिए हम सूत्र को सॉर्ट करने के लिए कहते हैं उनमें 15 सेल भी होने चाहिए। अन्यथा, हमें "#VALUE!" गलती।

अब जब हम इस सूत्र के मूलभूत तत्वों को समझ गए हैं, तो यह देखना आसान हो गया है कि SORTBY का उपयोग करके हम अपने डेटा को कितने मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित कर सकते हैं, जिन्हें हम चाहते हैं या जिनकी हमें आवश्यकता है। उसे दर्ज करें सरणी पहले, फिर टाइप करें by_array क्रमबद्ध करें, फिर क्रमबद्ध करेन का आदेश, फिर हमारा अगला by_array, हमारा अगला क्रमबद्ध करेन का आदेश, और इसी तरह, जैसे फ़ॉर्मूला सिंटैक्स में:

= सॉर्टबी (सरणी, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY एक्सेल में एक और शक्तिशाली, बहुमुखी कार्य है

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सॉर्टबी फ़ंक्शन जानकारी के निर्दिष्ट ब्रेकडाउन बनाना आसान बनाता है, और यह एक बहुमुखी है आपकी जानकारी को स्पष्ट और अधिक आसानी से बनाने के लिए जटिल तरीके से गंदे डेटा सेट को सहजता से व्यवस्थित करने का टूल कार्रवाई योग्य।

अपनी स्प्रैडशीट्स को व्यवस्थित करने और अपने समय का अधिक कुशल और उत्पादक उपयोग करने के लिए एक्सेल के कई कार्यों, उपकरणों और सुविधाओं का उपयोग करने के और भी तरीके हैं।