ईमेल को अलग से प्रबंधित करके थक गए हैं? क्लिकअप का उपयोग करके ईमेल को कार्रवाई योग्य कार्यों और टिप्पणियों में निर्बाध रूप से परिवर्तित करने का तरीका यहां बताया गया है।

क्या आप अपने जीमेल इनबॉक्स और क्लिकअप वर्कस्पेस के बीच लगातार स्विच करके अपनी टू-डू लिस्ट को बनाए रखते हुए थक गए हैं? खैर, इस परेशानी को दूर करने के लिए ClickUp के पास एक समाधान है।

आप Gmail को छोड़े बिना अपने ईमेल को क्लिकअप में कार्यों और टिप्पणियों में बदल सकते हैं। हम आपकी समग्र उत्पादकता को बढ़ाने के लिए आपके काम करने के तरीके को बदलने के लिए इस प्रक्रिया से गुजरेंगे।

यदि आप किसी कार्य के टिप्पणी अनुभाग में एक ईमेल अग्रेषित करना चाहते हैं clickUP, आपको कार्य का विशिष्ट ईमेल पता प्राप्त करने की आवश्यकता होगी। हां, तुमने यह सही सुना! आपके द्वारा ClickUp में बनाए गए प्रत्येक कार्य का एक विशिष्ट पता होता है। यह पता प्राप्त करने के लिए, उस कार्य पर होवर करें जिसे आप ईमेल अग्रेषित करना चाहते हैं और पर क्लिक करें दीर्घवृत्त चिह्न.

ड्रॉप-डाउन सूची से, चयन करें कार्य को ईमेल भेजें.

पॉप-अप बॉक्स से, क्लिक करें प्रतिलिपि कार्य ईमेल को अपने क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के लिए।

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अब जीमेल खोलें और हिट करें सीटीआरएल + वी टास्क ईमेल पेस्ट करने के लिए एड्रेस बार में। आप देखेंगे कि टेक्स्ट तुरंत क्लिकअप टास्क के नाम में बदल जाता है। यदि आप उसी पते पर एक और ईमेल भेजना चाहते हैं तो यह बहुत मददगार है—बस कार्य का नाम टाइप करें और ड्रॉप-डाउन विकल्पों में से उसका चयन करें।

ईमेल में सब्जेक्ट लाइन और बॉडी जोड़ें और हिट करें भेजना बटन।

ईमेल भेजने के बाद, यह कार्य के टिप्पणी अनुभाग में दिखाई देता है (जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है)। ध्यान दें कि क्लिकअप कैसे प्रेषक की पहचान करता है और ईमेल के विषय और मुख्य भाग को प्रदर्शित करता है। इसमें ईमेल की सामग्री की एक HTML फ़ाइल भी शामिल है, जिसे आप अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड कर सकते हैं।

क्लिकअप में जोड़ी गई किसी भी टिप्पणी की तरह, आप अग्रेषित ईमेल में कई बदलाव कर सकते हैं। जब आप टिप्पणी पर होवर करते हैं, तो आप इसे संपादित कर सकते हैं, इसे फ़ुल-स्क्रीन मोड में देख सकते हैं, या इसे टीम के किसी सदस्य को असाइन कर सकते हैं। आपकी टीम के सदस्य किसी टिप्पणी पर इमोजी के साथ प्रतिक्रिया करके या सीधा जवाब देकर भी टिप्पणी के साथ जुड़ सकते हैं।

टिप्पणी के इलिप्सिस आइकन पर क्लिक करके, आपको अतिरिक्त विकल्प मिलते हैं जो आपको इसकी अनुमति देते हैं:

  • टिप्पणी का URL कॉपी करें।
  • अपने कार्य के विवरण क्षेत्र में टिप्पणी जोड़ें।
  • टिप्पणी पर कार्रवाई करने के लिए रिमाइंडर सेट करें.
  • टिप्पणी हटाएं।

ईमेल के माध्यम से ClickUp में नए कार्य बनाएँ

क्लिकअप में कार्यों के समान, प्रत्येक सूची का भी एक विशिष्ट पता होता है। इसका मतलब है कि आप ईमेल को उस सूची में एक कार्य के रूप में अग्रेषित कर सकते हैं। किसी भी सूची का पता प्राप्त करने के लिए, मुख्य साइडबार नेविगेशन में सूची के नाम पर होवर करें और क्लिक करें दीर्घवृत्त चिह्न सूची सेटिंग्स खोलने के लिए।

ड्रॉप-डाउन विकल्पों में से चुनें सूची के लिए ईमेल.

पॉप-अप बॉक्स में, क्लिक करें प्रतिलिपि सूची ईमेल को अपने क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के लिए।

ईमेल को जीमेल के एड्रेस बार में पेस्ट करें, सब्जेक्ट लाइन और बॉडी जोड़ें और हिट करें भेजना. इस बार, आपका विषय ClickUp में आपके कार्य का नाम होगा और मुख्य भाग को कार्य के विवरण क्षेत्र में जोड़ दिया जाएगा। आपके द्वारा ईमेल में जोड़ी गई कोई भी फाइल टास्क के अटैचमेंट सेक्शन के तहत जाएगी (HTML फाइल के अलावा क्लिकअप अपने आप अटैच हो जाता है)।

आप उन्हें विषय पंक्ति में जोड़कर नए कार्य के लिए अतिरिक्त गुण सेट कर सकते हैं:

  • समनुदेशिती: स्वयं को या टीम के किसी सदस्य को नया कार्य सौंपें (उदा. जॉन डो) का उपयोग कर रहे हैं या.
  • नियत तारीख: जैसे सटीक तिथियां निर्दिष्ट करके नियत तिथियां निर्धारित करें या प्राकृतिक भाषा का उपयोग करना जैसे, , या.
  • टैग: का उपयोग करके अपने कार्य में टैग जोड़ें. यदि आपके द्वारा निर्दिष्ट टैग नाम मौजूद नहीं है, तो यह अपने आप बन जाएगा।

आपके द्वारा ईमेल भेजने के बाद, यह आपकी निर्दिष्ट क्लिकअप सूची में दिखाई देता है, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

यदि आप अक्सर अपने कार्यक्षेत्र में कुछ सूचियों के साथ काम करते हैं, तो उनके पते जीमेल में सहेजने के लिए कुछ समय दें, ताकि उन्हें जल्दी से एक्सेस करना आसान हो।

क्लिकअप पर स्वचालित रूप से ईमेल कैसे अग्रेषित करें

यदि आप किसी विशेष प्रेषक से क्लिकअप को एक कार्य या टिप्पणी के रूप में लगातार ईमेल अग्रेषित करते हैं, तो स्वचालन स्थापित करने से आपका बहुमूल्य समय बचेगा। 'ऑटोमेशन' शब्द को डराने न दें—आपको बस Gmail में एक फ़ॉरवर्डिंग फ़िल्टर सेट अप करना है.

जीमेल में एक अग्रेषण ईमेल पता जोड़ें

इससे पहले कि आप ईमेल अग्रेषित करना शुरू कर सकें, आपको एक अग्रेषण ईमेल पता (कार्य या सूची का) जोड़ना होगा जहां ईमेल भेजे जाएंगे। ऐसा करने के लिए, पर क्लिक करें गियर निशान जीमेल के ऊपरी दाएं कोने में और चुनें सभी सेटिंग देखें.

अग्रेषण और POP/IMAP टैब के अंतर्गत, क्लिक करें अग्रेषण पता जोड़ें बटन।

टेक्स्ट फ़ील्ड में अपना क्लिकअप कार्य या सूची पता पेस्ट करें। सुनिश्चित करें कि आपने पते के आरंभ और अंत में जोड़े गए अतिरिक्त टेक्स्ट और कोण कोष्ठक को साफ़ कर दिया है, फिर क्लिक करें अगला. दिखाई देने वाले अगले दो पॉप-अप में, क्लिक करें आगे बढ़ना तब ठीक.

जब आप अपना क्लिकअप कार्यक्षेत्र खोलते हैं, तो पुष्टिकरण लिंक उस सूची में एक नए कार्य के रूप में प्रकट होता है जहाँ आप ईमेल अग्रेषित करेंगे।

जब आप कार्य खोलते हैं, तो पुष्टिकरण लिंक पर क्लिक करें, जो विवरण क्षेत्र में होगा। दिखाई देने वाली पॉप-अप विंडो में, क्लिक करें पुष्टि करना अंत में जीमेल में ईमेल पता जोड़ने के लिए।

क्लिकअप पर ईमेल अग्रेषित करने के लिए फ़िल्टर सेट करें

अग्रेषण ईमेल पता जोड़ने के बाद, अब आप कर सकते हैं ईमेल भेजने के लिए एक फ़िल्टर सेट करें उस पते पर। नीचे दी गई छवि में, फ़िल्टर केवल यह जांचता है कि ईमेल भेजने वाले के पास एक विशिष्ट पता है।

जब कोई ईमेल निर्धारित मानदंडों को पूरा करता है, तो इसे संग्रहीत किया जाएगा और चयनित क्लिकअप पते पर अग्रेषित किया जाएगा।

आपने क्लिकअप को विशिष्ट ईमेल अग्रेषित करने के लिए स्वचालन सेटअप सफलतापूर्वक पूरा कर लिया है। यदि आप इसे अगले स्तर पर ले जाना चाहते हैं, तो आप कर सकते हैं स्लैक को ईमेल अग्रेषित करने के लिए फ़िल्टर सेट करें, और दुसरी आउटलुक को ईमेल अग्रेषित करने के लिए फ़िल्टर. यह आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने और आपकी टू-डू सूची के शीर्ष पर रहते हुए इसे व्यवस्थित रखने के लिए एक बहुत ही उपयोगी विशेषता है।

अपने ईमेल अस्वीकृत करें और क्लिकअप के साथ व्यवस्थित रहें

जब आपके वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने की बात आती है तो अपने ईमेल को क्लिकअप में कार्यों और टिप्पणियों में बदलना एक गेम-चेंजर है। कुछ ही क्लिक में, आप अपने ईमेल में अराजकता को एक सुव्यवस्थित और व्यवस्थित "टू-डू" में बदल सकते हैं जिसे ट्रैक करना और प्रबंधित करना आसान है। और यह तो बस शुरुआत है— ऐसे और भी रचनात्मक तरीके हैं जिनसे आप क्लिकअप का उपयोग करना सीख सकते हैं जिनके बारे में आपको जानकारी नहीं होगी।