अपनी उत्पादकता में सुधार करने के लिए समय मानचित्र कैसे बनाएं

कितनी बार आप अपने आप को खोया हुआ पाते हैं - अपने रास्ते में आने वाले कार्यों की अंतहीन धारा को संभालने में असमर्थ? आप रात में अपने बिस्तर पर लेटे उन सभी कामों के बारे में सोचते हैं जिन्हें आप दिन में पूरा कर सकते थे लेकिन नहीं कर पाए।

आप इस बारे में सोचते हैं कि आप अपने समय का बेहतर प्रबंधन कैसे कर सकते थे और अधिक काम कर सकते थे। लेकिन दिन खो गया है। काश आपने वह सारी प्लानिंग पहले ही कर ली होती। यदि उपरोक्त परिदृश्य आपकी स्थिति का वर्णन करता है, तो आपको टाइम मैपिंग पर विचार करने की आवश्यकता है।

टाइम मैपिंग क्या है? यह टाइम ब्लॉकिंग से कैसे अलग है?

टाइम मैपिंग एक ऐसा ढांचा तैयार करने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है जो समय के संबंध में आपकी गतिविधियों (कार्य, बैठकें, व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं) को मैप करता है। शेड्यूलिंग या पारंपरिक समय प्रबंधन विधियों जैसे टाइम ब्लॉकिंग के साथ टाइम मैपिंग को भ्रमित करना आसान है। हालाँकि, एक उल्लेखनीय अंतर है।

एक समय नक्शा आपके दिन, सप्ताह या महीने का समग्र दृश्य प्रस्तुत करता है। यह इस बारे में स्पष्टता प्रदान करता है कि आपको अपने दिन कैसे व्यतीत करने चाहिए, आपको क्या करने की आवश्यकता है, और कब। एक बार जब आप अपना समय व्यतीत करने की योजना बना लेते हैं, तो आप उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों (समय अवरोधन) के लिए समय ब्लॉक शेड्यूल करना शुरू कर सकते हैं।

अन्य समय प्रबंधन विधियों के विपरीत, टाइम मैपिंग केवल कार्य के लिए समय आवंटित करना नहीं है। यह पूरी योजना है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, काम और शौक से लेकर अवकाश और परिवार के समय तक। और एक बार जब आप टाइम मैपिंग की आदत बना लेते हैं, तो जादू हो जाता है।

आपको क्या करना चाहिए इसका एक स्पष्ट नक्शा आपको मिलता है, इसलिए निर्णय लेने की थकान गायब हो जाती है। विभिन्न परियोजनाओं के बीच बाजीगरी के दिन चले जाते हैं क्योंकि आप पहले से ही उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए समय ब्लॉक निर्धारित कर चुके हैं। आप जानते हैं कि कब काम करने का समय है और कब अपनी चिंताओं को दूर करने और एक गर्म कप कॉफी पीने का समय है। आप अब और जल्दी नहीं कर रहे हैं, और आप अधिक काम कर रहे हैं।

अच्छा लगता है, है ना? आइए बात करते हैं कि उत्पादकता बढ़ाने और अपने जीवन को नियंत्रित करने के लिए समय मानचित्र कैसे बनाया जाए।

उत्पादकता में सुधार के लिए टाइम मैप कैसे बनाएं

टाइम मैप बनाने का कोई मानक तरीका नहीं है क्योंकि टाइम मैपिंग व्यक्तिगत है। लोगों के अलग-अलग लक्ष्य, स्वभाव और परिस्थितियाँ होती हैं। एक के लिए जो काम करता है वह दूसरे के लिए काम नहीं कर सकता। हालाँकि, निम्नलिखित मार्गदर्शिका एक विशिष्ट समय मानचित्र निर्माण प्रक्रिया का एक रेखाचित्र देती है जिसका आप अनुसरण कर सकते हैं और अपनी विशिष्ट परिस्थितियों के अनुसार ढाल सकते हैं।

चरण 1: विचार करें कि आप समय कैसे व्यतीत करते हैं

टाइम मैप बनाना शुरू करने से पहले, अपने आप से पूछना महत्वपूर्ण है: आप टाइम मैप क्यों बना रहे हैं, और आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं? ये महत्वपूर्ण प्रश्न हैं जो प्रभावित करते हैं कि समय मानचित्रण आपके लिए कितना प्रभावी होने वाला है। इसलिए इन प्रश्नों का उत्तर देते समय सत्यवादी होना महत्वपूर्ण है।

आप यह सोचकर शुरुआत कर सकते हैं कि आप एक औसत दिन में अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। क्या आप अपनी वर्तमान दिनचर्या से खुश हैं? यदि नहीं, तो सोचें कि आप क्या सुधार करना चाहते हैं। यह न भूलें कि आप अपने लिए एक टाइम मैप बना रहे हैं।

इसका मतलब है कि आपको इन सवालों का जवाब देते समय अपने व्यक्तित्व, चरम उत्पादक घंटों और आदतों को ध्यान में रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि आप रात में सबसे अच्छा काम करते हैं, तो आप अधिकतम दक्षता सुनिश्चित करने के लिए रात में अपने सर्वोच्च-प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए समय ब्लॉक सेट कर सकते हैं।

एक बार जब आप अपनी जीवनशैली पर विहंगम दृष्टि डालते हैं, अपनी दिनचर्या की खामियों पर विचार करते हैं, तो ध्यान दें जिन चीज़ों में आप सुधार करना चाहते हैं, और महसूस किया है कि आप अपने टाइम मैप के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं, अगले पर जाएँ कदम।

चरण 2: एक टू-डू सूची बनाएं

उन गतिविधियों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप एक निर्धारित समय सीमा में करना चाहते हैं। आपके पहली बार के नक्शे के लिए, कम समय सीमा के साथ रहना सबसे अच्छा है, अधिमानतः एक सप्ताह। ऐसा इसलिए है क्योंकि कम समय सीमा आपको यथार्थवादी लक्ष्य निर्धारित करने और कम अभिभूत महसूस करने में मदद करती है।

सप्ताह के लिए अपनी गतिविधियों को सूचीबद्ध करते समय, अपने जीवन के विभिन्न क्षेत्रों (कार्य, शौक, स्वास्थ्य, मित्रों और परिवार) के लिए श्रेणियां बनाएं। एक बार जब आप उन्हें प्रासंगिक श्रेणियों में अलग कर लेते हैं तो आप अपने कार्यों को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं। लेकिन इसे ज़्यादा मत करो। अव्यवस्था से बचने के लिए अपनी श्रेणियों को 3-5 के बीच रखना सबसे अच्छा है।

चरण 3: रंग कोड विभिन्न गतिविधियाँ

टाइम मैप बनाना बोरिंग होने की जरूरत नहीं है। आप अलग-अलग समय मानचित्र श्रेणियों में रंग जोड़ सकते हैं (चाहिए)। यह आपके टाइम मैपिंग को मज़ेदार बनाता है, और विभिन्न रंग आपके टाइम मैप को देखने में मदद करते हैं। लेकिन बेतरतीब ढंग से रंग न जोड़ें। अलग-अलग रंग अलग-अलग भावनाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं, इसलिए तदनुसार रंग कोड।

हरा रंग प्रकृति और प्रचुरता का प्रतिनिधित्व करता है, यही वजह है कि हमने क्लॉकाइज़ में मेरी स्वास्थ्य श्रेणी को हरा रंग दिया है।

चरण 4: कार्यों को प्राथमिकता दें

उन गतिविधियों को सूचीबद्ध करते समय जिन्हें आप एक सप्ताह में पूरा करना चाहते हैं, आपको एहसास होगा कि सभी कार्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त घंटे नहीं हैं। यहीं से आपको प्राथमिकता देना शुरू करना होगा। हालाँकि, अधिकांश लोगों को प्राथमिकता देना मुश्किल लगता है। यदि वह तुम हो, अपने कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करें.

आइजनहावर मैट्रिक्स कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के आधार पर चार चतुर्भुजों में वर्गीकृत करने में मदद करता है। सबसे महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों को सर्वोच्च प्राथमिकता मिलती है, जबकि कम से कम महत्वपूर्ण और कम जरूरी कार्यों को बाद में निर्धारित किया जाता है, प्रत्यायोजित किया जाता है, या टू-डू सूची से हटा दिया जाता है।

चरण 5: शेड्यूल टाइम ब्लॉक

आपके द्वारा कार्यों को प्राथमिकता देने के बाद, अगला चरण समय अवरोधन है। अपने कैलेंडर में टाइम ब्लॉक बनाने का तरीका यहां बताया गया है:

1. सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए समय ब्लॉक बनाएं।
2. इसके बाद मीटिंग के लिए टाइम ब्लॉक बनाएं।
3. यदि आपके पास पर्याप्त समय बचा है, तो अन्य महत्वपूर्ण कार्यों या परियोजनाओं के लिए समय ब्लॉक बनाएं।

जबकि प्रक्रिया सरल लगती है, आप शुरुआत में गलतियाँ करेंगे। लेकिन चिंता न करें, अंत में आप इसमें बेहतर हो जाएंगे। हालाँकि, आपको प्रक्रिया में आसानी लाने और त्रुटि की संभावना को कम करने के लिए, यहाँ कुछ युक्तियों को ध्यान में रखना है:

• अप्रत्याशित कॉल और अपरिहार्य विकर्षणों के लिए जगह छोड़ने के लिए अपने समय ब्लॉक को पर्याप्त लचीला रखें।
• नियमित कार्यों (नाश्ता, सुबह की सैर, रात का खाना) के लिए एक निश्चित समय निर्धारित करें।
• शेड्यूल मीटिंग्स (यदि संभव हो तो) एक ही समय ब्लॉक में क्योंकि दिन भर बिखरी हुई मीटिंग्स उत्पादकता को बाधित कर सकती हैं।
• आराम के लिए टाइम ब्लॉक बनाना न भूलें।
• अचानक, अनपेक्षित घटनाओं के लिए खाली समय ब्लॉक छोड़ दें।

चरण 6: समीक्षा करें और संशोधित करें

अब जब आपने अपना समय मानचित्र बना लिया है, तो इसकी समीक्षा करने का समय आ गया है। देखें कि आपका साप्ताहिक समय मानचित्र पूरी तरह से दर्शाता है कि आप अपना सप्ताह कैसे व्यतीत करना चाहते हैं। यदि नहीं तो इसे संशोधित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपने सोमवार और मंगलवार को बहुत अधिक गहन कार्य किया है - जबकि आपके पास है बुधवार को अतिरिक्त समय - आप संतुलन बनाने के लिए बुधवार को कुछ काम जोड़ सकते हैं आपके दिन।

आपका समय नक्शा अदालत का आदेश नहीं है, इसलिए बेझिझक इसे संशोधित करें और समायोजन करें जो आपको उचित लगे। लेकिन ऐसा करने से पहले आप इसका पालन करना शुरू कर दें क्योंकि बीच में अपना टाइम मैप बदलने से आपके पूरे सप्ताह का शेड्यूल बिगड़ सकता है।

अपने समय मानचित्र का पालन करते समय, देखें कि यह कितनी अच्छी तरह काम करता है। अपने आप से पूछें: क्या आप इसका पालन करने में सक्षम थे? क्या इससे आपकी उत्पादकता में वृद्धि हुई? क्या कोई ऐसा क्षेत्र है जिसमें और सुधार की आवश्यकता है? अपने उत्तरों के आधार पर, अपने भविष्य के समय मानचित्रों में आवश्यक समायोजन करें।

टाइम मैपिंग सॉफ्टवेयर एक आवश्यकता नहीं है, लेकिन वे प्रक्रिया को और अधिक कुशल बनाते हैं। साप्ताहिक गतिविधियों को सूचीबद्ध करके और प्राथमिकता देकर और सप्ताह के लिए समय ब्लॉक बनाकर समय मानचित्र बनाने के लिए आपको बस एक कलम और कागज़ की आवश्यकता है।

लेकिन इसमें एक समस्या है। आप बदलाव नहीं कर सकते। टाइम मैपिंग सॉफ्टवेयर टाइम मैपिंग को आसान और अधिक कुशल बनाता है। साथ ही, आपका समय मानचित्र हमेशा आपके फ़ोन पर उपलब्ध रहता है।

क्लॉकीफाई सबसे अच्छा टाइम मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है। यह एक साफ-सुथरा, आसानी से नेविगेट करने वाला इंटरफ़ेस और कई सुविधाएँ प्रदान करता है जो व्यापक समय के नक्शे बनाने में मदद करते हैं।

आप ऐप में आसानी से टाइम ब्लॉक बना सकते हैं कैलेंडर दृश्य. किसी भी समय सीमा पर क्लिक करें (जो पहले से समय अवरुद्ध नहीं है), और ए समय प्रविष्टि जोड़ें पॉप-अप दिखाई देगा। अब विवरण भरें और क्लिक करें जोड़ना बटन। इस प्रक्रिया को आप जितने चाहें उतने टाइम ब्लॉक्स के लिए दोहराएं।

तुम कर सकते हो समय बचाने, उत्पादकता बढ़ाने के लिए TimeCamp का उपयोग करें, और समय मानचित्र बनाएँ। सप्ताह (या महीने) के लिए समय खंड जोड़ने के बाद, Google कैलेंडर को अपने TimeCamp में एकीकृत करें।

निर्धारित समय पर आपके Google कैलेंडर से समय ब्लॉक स्वचालित रूप से आपके TimeCamp टाइमशीट पर दिखाई देंगे। क्या अधिक है, TimeCamp स्वचालित समय ट्रैकिंग प्रदान करता है - उन लोगों के लिए एक जीवनरक्षक जो अक्सर समय प्रविष्टियों को जोड़ना भूल जाते हैं।

प्लानवे आपको ट्रेलो, जीरा, गूगल कैलेंडर और माइक्रोसॉफ्ट टीम को एकीकृत करने देता है। यदि आप Trello में प्रोजेक्ट प्रबंधित करते हैं और Google कैलेंडर पर मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो यह जानना कठिन हो सकता है कि क्या करें और कब करें.

प्लानवे यह सब एक ही स्थान पर लाता है, जिससे टाइम मैप बनाना आसान हो जाता है। आप प्लानवे कैलेंडर में समय ब्लॉक खींच सकते हैं, जिससे अंतिम-मिनट समायोजन करना आसान हो जाता है।

लेख लिखने और बजट बनाने से लेकर मेरी पसंदीदा फ़िल्मों की वॉचलिस्ट बनाने तक, आप Google डॉक्स एडिटर्स सूट के साथ बहुत कुछ कर सकते हैं। टाइम मैप बनाना अलग नहीं है।

Google पत्रक सही समय मानचित्र बनाने के लिए आपको वह सब कुछ प्रदान करता है जिसकी आपको आवश्यकता होती है। जो चीज़ Google पत्रक को अन्य टाइम मैपिंग सॉफ़्टवेयर से अलग करती है वह है वह स्वतंत्रता जो आपको प्रदान करती है। आप अपने आप को एप्लिकेशन इंटरफ़ेस तक सीमित किए बिना अपना टाइम मैप बना सकते हैं।

लेकिन अगर आप स्क्रैच से टाइम मैप बनाने का झंझट नहीं चाहते हैं, तो यहां एक है Google पत्रक समय नक्शा टेम्पलेट जिसका आप उपयोग और वैयक्तिकृत कर सकते हैं।

विलंब शत्रु है

टाइम मैपिंग आपको अपना समय बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद करती है। यह आपको दिशा और अनुसरण करने के लिए एक ट्रैक देता है। लेकिन इसके चमत्कार दिखाने के लिए आपको इसके लिए प्रतिबद्ध होना चाहिए। और रास्ते में आपके सामने सबसे बड़ी बाधा शिथिलता है।

बहुत सारे लोग टालमटोल से जूझते हैं और इससे निपटने के लिए अलग-अलग तरीकों का इस्तेमाल करते हैं। जबकि इन सभी तरीकों के अपने प्लस पॉइंट हैं, पाँच मिनट का नियम सबसे प्रभावी में से एक है।