काम पूरा करने के लिए अब आपको सहकर्मियों के बीच Word दस्तावेज़ को ईमेल करने की आवश्यकता नहीं है। आप कर सकते थे, लेकिन Google डॉक्स जैसे वेब-आधारित वर्ड प्रोसेसर के साथ, सहयोग करना और संचार करना आसान है।
सॉफ़्टवेयर के भीतर, आपको विभिन्न उपकरण और सुविधाएँ मिलेंगी जो आपको अपडेट रहने और एक-दूसरे के रास्ते से बाहर रहने में मदद करती हैं। इस लेख में, आपको Google डॉक्स में इन उपकरणों का उपयोग करने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका मिलेगी।
अपनी टीम के फ़ीडबैक और सहयोग को सुव्यवस्थित करने के लिए, यहां दूसरों का उल्लेख करने और Google डॉक्स में प्रभावी ढंग से टिप्पणियों का उपयोग करने का तरीका बताया गया है।
अपने Google डॉक्स में दूसरों का उल्लेख करना
किसी Google दस्तावेज़ में कहीं भी संपर्क का उल्लेख करने के लिए, @ टाइप करें और उनके ईमेल पते के साथ जारी रखें। यदि आपने उन्हें अपने Google खाते में एक संपर्क के रूप में सहेजा है, तो आपके ऐसा करने पर उनका नाम एक सूची में दिखाई देगा। वहां, आप उन्हें जोड़ना समाप्त करने के लिए उनके नाम पर क्लिक कर सकते हैं।
दस्तावेज़ में उनका उल्लेख करने से उन्हें सूचना नहीं भेजी जाएगी, लेकिन यह एक टैग बनाएगा जिसे देखने के लिए आप होवर कर सकते हैं उन्हें ईमेल भेजने, मीट बनाने या शेड्यूल करने या अपने हाल के Google इंटरैक्शन देखने के लिए शॉर्टकट के साथ एक संपर्क कार्ड।
यदि आपने अभी तक अपने सहकर्मी को एक्सेस नहीं दी है, तो उपलब्ध हैं अपने Google डॉक्स को साझा करने के कुछ तरीके, सबसे तेज है शेयर करना ऊपरी-दाएँ कोने में बटन। एक बार जब आप इसे क्लिक करते हैं, तो आपसे उनका ईमेल पता और एक वैकल्पिक संदेश मांगा जाएगा। फिर, मारो भेजना.
टिप्पणियाँ आपके सहकर्मियों को पिंग करेंगी, उनका ध्यान आपके साझा किए गए दस्तावेज़ की ओर मोड़ेंगी। टिप्पणियों का उपयोग करने के लिए:
- टेक्स्ट या मीडिया को हाइलाइट करें जहां आप टिप्पणी छोड़ना चाहते हैं।
- आपके दस्तावेज़ के दाईं ओर एक टूलबार दिखाई देगा। वहां, प्लस चिन्ह के साथ नीले भाषण आइकन का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, आप इस प्रतीक को शीर्ष टूलबार में ग्रे में या अतिरिक्त विकल्पों की सूची के लिए राइट-क्लिक करके पा सकते हैं।
- एक टिप्पणी पैनल दिखाई देगा। अपने सहकर्मियों को जोड़ने के लिए @ और एक ईमेल पते का उपयोग करके फ़ील्ड में अपने विचार टाइप करें।
- जब आप साझा करने के लिए तैयार हों, तो क्लिक करें टिप्पणी, और आपका नोट दस्तावेज़ में दिखाई देगा। इसके भीतर टैग किए गए किसी भी व्यक्ति को एक सूचना प्राप्त होगी। दस्तावेज़ तक पहुंच रखने वाला कोई भी व्यक्ति अपने विचार देख और जोड़ सकता है।
टिप्पणियों को अपने दस्तावेज़ को अव्यवस्थित होने से रोकने के लिए, आप उन्हें पढ़ लेने या कोई संबद्ध कार्य पूरा करने के बाद उनका समाधान कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, थ्रेड के हेडर में चेकमार्क पर क्लिक करें। यह क्रिया नोट को छिपा देगी, लेकिन आप और तक पहुंच सकते हैं Google डॉक्स में हल की गई टिप्पणियां पुनर्प्राप्त करें अपने इतिहास तक पहुँचने के द्वारा। आप अपनी स्क्रीन के ऊपरी-दाएँ कोने में भाषण आइकन का चयन करके इसे पा सकते हैं।
Google डॉक्स में सुझाव संपादन का उपयोग कैसे करें
कभी-कभी सहयोगी रूप से कार्य करते समय परिवर्तनों के बजाय सुझाव देना लाभदायक होता है। अपने सहकर्मी को प्ले-बाय-प्ले के साथ पिंग करने या अपने दस्तावेज़ के संस्करण इतिहास के माध्यम से छानने के बजाय, आप का उपयोग करके परिवर्तनों का सुझाव दे सकते हैं सुझाव मोड Google डॉक्स में। ऐसा करने के लिए:
- उस टेक्स्ट या मीडिया को हाइलाइट करें जिसका आप जिक्र कर रहे हैं।
- आपके दस्तावेज़ के दाईं ओर एक टूलबार दिखाई देगा। वहां, पेंसिल से हरे रंग के स्पीच आइकन का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, आप टूलबार में पेंसिल आइकन पर क्लिक करके या अतिरिक्त विकल्पों की सूची के लिए राइट-क्लिक करके मोड के बीच स्वैप कर सकते हैं।
- एक बार जब आप सुझाव मोड में हों, तो आपके द्वारा किया गया कोई भी संपादन सुझाव के रूप में दिखाई देगा, और जो पाठ आप बदल रहे हैं वह अभी भी एक हरे स्ट्राइकथ्रू के साथ दिखाई देगा। किसी भी सुझाए गए परिवर्तन को दर्शाते हुए टिप्पणी बॉक्स दाईं ओर दिखाई देंगे।
- जब आप तैयार हों, तो उस सहकर्मी को टैग करें जिसे आप एक या अधिक टिप्पणी थ्रेड्स में परिवर्तनों का सुझाव देना चाहते हैं और सूचना भेजने के लिए रीप्ले को हिट करें।
जब आप संपादन मोड पर वापस जाने के लिए तैयार हों, तो राइट-क्लिक करें और सूची से विकल्प चुनें, या अपने टूलबार के दाईं ओर सुझाव मोड आइकन पर क्लिक करें।
यदि आप किसी और के सुझावों की समीक्षा कर रहे हैं, तो आप उनकी समीक्षा करने के लिए टिप्पणी बॉक्स पर क्लिक कर सकते हैं। जैसा कि आप करते हैं, स्वीकार करने के लिए थ्रेड के शीर्ष पर चेक मार्क और अस्वीकार करने के लिए x पर क्लिक करें। परिवर्तनों को स्वीकार करने से आपके सहकर्मी के संपादन दस्तावेज़ में आ जाएँगे। आप विशिष्ट वस्तुओं पर आगे और पीछे संवाद करने के लिए उन्हें थ्रेड पर टिप्पणी भी छोड़ सकते हैं।
Google डॉक्स के लिए अधिसूचना सेटिंग्स
दस्तावेज़ों के लिए अपनी सूचना सेटिंग खोजने का एक त्वरित तरीका आपकी स्क्रीन के ऊपरी-दाएँ कोने में वाक् आइकन का उपयोग करना है। पैनल खोलने के बाद, सेटिंग मेनू खोलने के लिए घंटी आइकन पर क्लिक करें। यहां, आप दोनों के लिए प्राप्त होने वाली अधिसूचनाओं के प्रकारों को एडजस्ट कर सकते हैं टिप्पणियाँ और संपादित करता.
टिप्पणियों के लिए, आप उन सभी का चयन कर सकते हैं, केवल वे जिनमें दूसरों ने आपका उल्लेख किया है, या उनमें से कोई भी नहीं। यदि आप कोई नहीं चुनते हैं, तब भी आपको एक विज़ुअल संकेतक मिलेगा, लेकिन आपको कोई सूचना या ईमेल प्राप्त नहीं होगा। इसके साथ, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त ध्यान देने की आवश्यकता होगी कि आप किसी सहकर्मी से अपडेट न चूकें।
संपादन के साथ, जब भी कोई व्यक्ति दस्तावेज़ में परिवर्तन करता है या कोई भी बदलाव नहीं करता है, तो आप हर बार सूचनाएं प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं। लेकिन आप अभी भी देख सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ के संस्करण इतिहास में किसने क्या बदला।
Google डॉक्स में संस्करण इतिहास का उपयोग कैसे करें—और यह आसान क्यों है
चूंकि आप दूसरों के साथ सहयोग कर रहे हैं, यह अच्छा है कि आपके पास दस्तावेज़ का बैकअप है यदि कोई गलती से महत्वपूर्ण जानकारी को हटा देता है या लिख देता है। आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर, एक हाइपरलिंक है जो बताता है कि सबसे हाल का संपादन कब हुआ। इसे क्लिक करें, और आप पिछले कार्य सत्रों और हुए परिवर्तनों से बैकअप देखेंगे।
संस्करण इतिहास का उपयोग करना सुविधाजनक है क्योंकि यदि यह अस्पष्ट है तो आप देख सकते हैं कि अन्य लोगों ने क्या बदला है। साथ ही, यदि आप वर्तमान दस्तावेज़ से नाखुश हैं या कुछ गलत हो गया है, तो आप पिछले संस्करण पर वापस लौट सकते हैं।
कैसे बताएं कि Google डॉक्स में कोई और काम कर रहा है या नहीं
शुक्र है, जब यह जानने की बात आती है कि आपका सहकर्मी वर्तमान में किसी दस्तावेज़ का संपादन कर रहा है या नहीं, तो Google ने आपको कवर किया है। यदि वे आपके साथ कार्यक्षेत्र में हैं, तो उनका प्रोफ़ाइल चित्र आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर रंगीन बॉर्डर के साथ दिखाई देगा। यदि वे वहाँ हैं लेकिन निष्क्रिय हैं, तो यह फीका दिखाई देगा।
आप उनके कर्सर को संबंधित रंग में देखकर यह भी देख सकते हैं कि वे वास्तव में कहां हैं। इस तरह, आप ओवरलैप से बच सकते हैं या बाद में वापस आ सकते हैं यदि आप अकेले काम करना पसंद करते हैं।
Google डॉक्स के साथ सहयोग प्राप्त करें
Google डॉक्स को धन्यवाद, अपने सहकर्मियों के साथ सहयोग करना एक चिंच है। आप या तो दस्तावेजों में योगदान कर सकते हैं या संपादन का सुझाव दे सकते हैं। साथ ही, आपके वर्कफ़्लो को सुचारू और स्थिर रखने के लिए कस्टम नोटिफिकेशन सेटिंग्स, संस्करण इतिहास और रीयल-टाइम अपडेट जैसी बहुत सारी सुविधाएँ हैं।
