किसी भी उत्पाद-आधारित व्यवसाय के फलने-फूलने के लिए एक इन्वेंट्री डेटाबेस आवश्यक है। यह मूल्यवान डेटा तक आसान पहुँच प्रदान करता है और प्रमुख व्यावसायिक निर्णय लेने में मदद करता है, जैसे कि नई वस्तु-सूची का आदेश देना।
जबकि आप इंटरनेट पर कई जटिल और विस्तृत इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पा सकते हैं, एक्सेल में एक साधारण इन्वेंट्री सिस्टम बनाना भी संभव है। यह न केवल संभव है, बल्कि यह काफी आसान भी है।
एक्सेल में एक साधारण इन्वेंटरी डेटाबेस बनाना
एक्सेल में एक इन्वेंट्री सिस्टम बनाने की प्रक्रिया को समझने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करके मोबाइल फोन की दुकान के लिए एक इन्वेंट्री डेटाबेस बनाएं:
- एक नई एक्सेल वर्कशीट की शीर्ष पंक्ति में निम्नलिखित शीर्षलेख बनाएँ: एसकेयू, मॉडल नाम, कंपनी, यूनिट मूल्य, और यह उपलब्ध इकाइयों की संख्या (आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अधिक हेडर बना सकते हैं)।
- हेडर के लिए बोल्ड फोंट का प्रयोग करें।
- शीर्षलेखों को प्रमुख बनाने के लिए, शीर्षलेख कक्षों में पृष्ठभूमि रंग जोड़ें।
- सभी शीर्षलेखों का चयन करें और पर जाएं फ़ॉन्ट खंड में घर टैब।
- के आगे वाले तीर पर क्लिक करें रंग भरना विकल्प और अपना वांछित रंग चुनें।
हेडर तैयार होने के बाद, जानकारी भरने का समय आ गया है। अब तक, आपके पास कुछ ऐसा होना चाहिए:
तुम कर सकते हो अपने एक्सेल डेटाबेस को दिखने में आकर्षक बनाने के लिए बॉर्डर जोड़ें, और नीचे दिए गए चरणों का पालन करके पढ़ना आसान हो जाता है:
- अपने इन्वेंट्री डेटाबेस में सभी सेल का चयन करें।
- पर जाएँ फ़ॉन्ट खंड में घर टैब।
- के आगे वाले तीर पर क्लिक करें सीमाओं आइकन।
- अपने इन्वेंट्री डेटाबेस सेल के लिए इच्छित सीमाओं का चयन करें।
जोड़ने के लिए फ़िल्टर आपके डेटाबेस के लिए विकल्प:
- अपने डेटाबेस में किसी भी सेल का चयन करें।
- पर जाएँ संपादन अनुभाग के सबसे दाईं ओर घर टैब।
- के आगे वाले तीर पर क्लिक करें क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें आइकन।
- पर क्लिक करें फ़िल्टर.
बधाई हो, आपने मोबाइल शॉप के लिए अभी-अभी एक इन्वेंट्री डेटाबेस बनाया है।
आप नया डेटा जोड़कर या मौजूदा डेटा को संशोधित करके डेटाबेस को आसानी से अपडेट कर सकते हैं। साथ ही, आप नव निर्मित इन्वेंट्री डेटाबेस से वांछित जानकारी को फ़िल्टर कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशेष कंपनी के लिए अपनी इन्वेंट्री डेटाबेस प्रविष्टियों को फ़िल्टर करना चाहते हैं:
- के आगे वाले तीर पर क्लिक करें कंपनी शीर्ष लेख।
- वांछित कंपनी/कंपनियों का चयन करें।
- डेटाबेस केवल उन्हीं कंपनियों के लिए प्रविष्टियां (मोबाइल फोन) दिखाएगा।
एक्सेल इन्वेंटरी सिस्टम में VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करना
मान लीजिए आप अपने डेटाबेस में किसी विशेष वस्तु की कीमत खोजना चाहते हैं। इसे डेटाबेस में खोजने के बजाय, आप कर सकते हैं एक्सेल में VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करें. VLOOKUP का सूत्र इस प्रकार है:
= वीलुकअप (लुकअप_वैल्यू, टेबल_एरे, कोल_इंडेक्स_नम, [रेंज_लुकअप])
कहाँ:
- पता लगाने का मूल्य वह मान है जिसे आप असाइन की गई तालिका सरणी के पहले कॉलम में देखना चाहते हैं।
- तालिका सरणी असाइन की गई सेल श्रेणी है जिसमें आप VLOOKUP फ़ंक्शन लागू करना चाहते हैं।
- COL_INDEX_NUMBER वह स्तंभ संख्या है जिसमें वापसी मान होता है।
- रेंज देखना (वैकल्पिक) या तो है सत्य या असत्य. उल्लिखित करना असत्य यदि आप चाहते हैं कि एक्सेल एक सटीक मिलान लौटाए या सत्य यदि आप चाहते हैं कि यह एक अनुमानित मैच लौटाए। यदि आप कोई मान निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो एक्सेल (डिफ़ॉल्ट रूप से) सेट करेगा सत्य मूल्य और वापसी अनुमानित मिलान।
जब आप VLOOKUP फ़ंक्शन लागू करते हैं, तो Excel LOOKUP_VALUE को निर्दिष्ट सेल श्रेणी के पहले कॉलम में खोजता है। इसीलिए, VLOOKUP फ़ंक्शन के काम करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आपका LOOKUP_VALUE TABLE_ARRAY (असाइन की गई सेल श्रेणी) के पहले कॉलम में हो।
LOOKUP_VALUE खोजने के बाद, Excel निर्दिष्ट COL_INDEX_NUMBER के आधार पर सेल की संख्या की गणना करता है और एक परिणाम देता है। वापसी मूल्य या तो सटीक या अनुमानित होगा, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने RANGE_LOOKUP के लिए गलत या सही मान निर्दिष्ट किया है या नहीं।
अब जब आपको VLOOKUP फ़ंक्शन की अच्छी समझ हो गई है, तो चलिए इसका उपयोग अपने मोबाइल फ़ोन इन्वेंट्री डेटाबेस से डेटा निकालने के लिए करते हैं। अपने डेटाबेस से किसी विशेष मोबाइल फोन की कीमत खोजने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- नए सेल में निम्नलिखित दो हेडर बनाएं: एसकेयू और कीमत.
- मूल्य शीर्षलेख के अंतर्गत निम्न सूत्र टाइप करें:
= वी लुकअप (
- एक प्रदान करने के लिए पता लगाने का मूल्य, के अंतर्गत सेल का चयन करें एसकेयू हेडर (I5 हमारे मामले में), फिर एक अल्पविराम जोड़ें।
- के लिए तालिका सरणी हेडर के तहत डेटाबेस में सभी सेल का चयन करें (ए2:ई10 हमारे मामले में), उसके बाद अल्पविराम।
- हम अपने वांछित एसकेयू की कीमत खोजना चाहते हैं, इसलिए हम इसे निर्धारित करेंगे COL_INDEX_NUMBER से 4 (क्योंकि यूनिट प्राइस हेडर हमारे डेटाबेस में चौथा कॉलम है), और इसे कॉमा के साथ फॉलो करें।
- अंत में निर्दिष्ट करें रेंज देखना जैसा असत्य, क्योंकि हम चाहते हैं कि एक्सेल सटीक मान लौटाए।
- एंट्रर दबाये।
Excel एक #N/A त्रुटि लौटाएगा, लेकिन चिंता न करें। ऐसा सिर्फ इसलिए है क्योंकि हमने SKU हेडर के तहत अपना वांछित SKU (LOOKUP_VALUE) नहीं जोड़ा है।
किसी विशेष SKU की कीमत का पता लगाने के लिए (हमारी नियत सीमा यानी हमारे डेटाबेस से), इसे SKU हेडर के नीचे टाइप करें और एक्सेल आइटम की सही कीमत लौटाएगा। आप इसे डेटाबेस में किसी भी आइटम के लिए कर सकते हैं।
आइटम के बारे में और जानकारी प्राप्त करने के लिए, आप उसी प्रक्रिया को दोहराते हैं। मान लीजिए कि आप किसी वस्तु की उपलब्ध इकाइयों की संख्या का भी पता लगाना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, के बगल में एक और हेडर बनाएं कीमत शीर्षलेख और इसे नाम दें इकाइयों की संख्या. इस नए हेडर के तहत, निम्न सूत्र टाइप करें:
= वीलुकअप (I5, A2: E10,5, FALSE)
ध्यान दें कि, जबकि शेष सूत्र वही है, हमारा COL_INDEX_NUMBER 4 (पिछले सूत्र में) से 5 में बदल गया है। ऐसा इसलिए है क्योंकि इकाइयों की संख्या हैडर हमारे डेटाबेस के 5वें कॉलम में है।
एक्सेल टेम्प्लेट का उपयोग करके इन्वेंट्री सिस्टम कैसे बनाएं
यदि आप एक्सेल में मैन्युअल रूप से इन्वेंट्री सिस्टम बनाने की परेशानी से नहीं गुजरना चाहते हैं, तो आप एक्सेल इन्वेंट्री टेम्पलेट का उपयोग करने का आसान मार्ग चुन सकते हैं।
- रेडी-टू-यूज खोजने के लिए ऑफिस की वेबसाइट पर जाएं एक्सेल इन्वेंट्री टेम्प्लेट.
- वह टेम्प्लेट चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और उसे डाउनलोड करें।
- एक बार डाउनलोड पूरा हो जाने पर, टेम्प्लेट फ़ाइल खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।
- क्लिक संपादन लायक बनाना शीर्ष पर अपनी आवश्यकताओं के अनुसार समायोजन करना शुरू करने के लिए।
अब, आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार हेडर जोड़ या हटा सकते हैं और आइटम जोड़कर और प्रासंगिक जानकारी अपडेट करके अपनी इन्वेंट्री को प्रबंधित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।
अपने एक्सेल इन्वेंटरी सिस्टम को अगले स्तर पर ले जाएं
अब जब आप मूल बातें समझ गए हैं, तो यह आपके एक्सेल इन्वेंट्री सिस्टम को अगले स्तर पर ले जाने का समय है। आप अलग-अलग एक्सेल फ़ार्मुलों के बारे में सीखकर और उन्हें अपने एक्सेल इन्वेंट्री डेटाबेस में लागू करके आसानी से कर सकते हैं। यह आपको अपने एक्सेल इन्वेंट्री डेटाबेस के साथ रचनात्मक बनाने में मदद करेगा, और आप इसे अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने में सक्षम होंगे।
