यदि आप समय सीमा के साथ संघर्ष करते हैं, तो बहुत अधिक टालमटोल करते हैं, या एक यादृच्छिक सूचना से आसानी से विचलित हो जाते हैं; आप पार्किंसंस कानून के शिकार हो सकते हैं। पार्किंसंस का नियम बताता है कि हमें किसी विशेष कार्य के लिए जितना अधिक समय दिया जाएगा, उसे पूरा करने में उतना ही अधिक समय लगेगा।
यही कारण है कि विलंब इतना प्रचलित है। लेकिन कोई इसे कैसे दूर करता है? इससे पहले कि हम पार्किंसंस के नियम पर काबू पाने के बारे में बात करें, इसकी प्रकृति को समझना महत्वपूर्ण है और यह क्यों प्रचलित है।
पार्किंसंस का नियम क्या है?
पार्किंसंस नियम एक कहावत है, जो प्रसिद्ध रूप से गढ़ा गया है सिरिल नॉर्थकोट पार्किंसन, एक ब्रिटिश नौसेना इतिहासकार। वो कहता है:
यह एक सामान्य अवलोकन है कि कार्य का विस्तार होता है ताकि इसके पूरा होने के लिए उपलब्ध समय को पूरा किया जा सके।
अवधारणा को समझने के लिए, 48 घंटे की समय सीमा के भीतर निबंध लिखने का काम करने वाले व्यक्ति पर विचार करें। व्यक्ति, पहले दिन, अनुसंधान के लिए प्रासंगिक डेटा एकत्र करेगा और एक रूपरेखा तैयार करेगा। अगले दिन, वे काम पर लग जाएंगे और निबंध का पहला मसौदा लिखेंगे।
जैसे-जैसे समय सीमा समाप्त होती है, कुछ घंटे शेष रहते हुए, वे संपादित करेंगे, प्रूफरीड करेंगे और अंत में ड्राफ्ट जमा करेंगे। क्या होगा यदि व्यक्ति को 24 घंटे की समय सीमा दी गई हो? यह पूरी तरह से संभव है कि उस व्यक्ति ने गुणवत्ता का त्याग किए बिना 24 घंटों के भीतर आसानी से असाइन किए गए निबंध को लिखा होगा।
अब इस बारे में सोचें कि आपने कितनी बार इसी तरह की परिस्थितियों का सामना किया है। आप शायद ऐसे कई उदाहरणों के बारे में सोच सकते हैं जहाँ आपको एक लंबी समय सीमा वाला कार्य दिया गया था। लेकिन कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय के भीतर कार्य पूरा करने के बजाय, आपने कार्य को पूरा करने के लिए उपलब्ध सभी समय (समय सीमा के अनुसार) लिया।
अपनी उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए पार्किंसंस नियम का उपयोग करना
जबकि पार्किंसंस का नियम प्रचलित है और अपरिहार्य प्रतीत होता है, आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, इसे नियंत्रित करके आप इसे अपने लाभ के लिए उपयोग कर सकते हैं। यहाँ कुछ रणनीतियाँ हैं जिनका उपयोग आप पार्किंसंस के नियम पर काबू पाने और अधिक उत्पादक बनने के लिए कर सकते हैं:
1. स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करें
जब लोग यह महसूस नहीं करते हैं कि उनका काम महत्वपूर्ण है, तो लोग सुस्त पड़ जाते हैं और टालमटोल करते हैं। विलंब का एक अन्य प्रमुख कारण अगले चरणों के बारे में अनिश्चितता है। यदि आप यह नहीं जानते हैं कि किसी परियोजना को पूरा करने के बाद आप क्या करेंगे, तो संभावना है कि आप इसके पूरा होने में देरी करेंगे।
इसलिए यह महत्वपूर्ण है स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करें पार्किंसंस कानून पर काबू पाने के लिए। एक विशिष्ट और समय-बाधित लक्ष्य को ध्यान में रखना आपको उस पर काम करने के लिए और अधिक सचेत रूप से अपने समय और अन्य संसाधनों का उपयोग करने के लिए उत्सुक बनाता है।
2. प्रभावी ढंग से शेड्यूल करें
शेड्यूलिंग के महत्व को हम सभी जानते हैं। यह पार्किंसंस नियम के नकारात्मक प्रभाव को कम करते हुए, हम अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, इस बारे में सचेत रहने में हमारी मदद करता है। प्रभावी शेड्यूलिंग और योजना के लिए, आप उपयोग कर सकते हैं कार्यों को शेड्यूल करने के लिए कैलेंडर ऐप्स.
हालाँकि, आपको हमेशा अपने शेड्यूल में कट-ऑफ टाइम शामिल करना चाहिए। एक निर्दिष्ट कट-ऑफ टाइम (दिन के लिए) आपको अत्यावश्यकता का एहसास देता है, और आप उस समय सीमा के भीतर दिन के लिए अपने कार्यों को पूरा करने के लिए मजबूर हो जाते हैं।
जब आपके पास निर्धारित समय नहीं होता है, तो आपको लगता है कि आपके पास अधिक समय है और आपके विचलित होने या धीरे-धीरे काम करने की संभावना है। आप अपने आप से कहते हैं कि आप रात में अधिक घंटे जोड़कर इसकी भरपाई कर लेंगे, इस प्रकार, "काम का विस्तार"।
पार्किंसंस का नियम सबसे कठिन तब होता है जब आपके पास लंबी समय सीमा वाली एक बड़ी परियोजना होती है। एक लंबी समय सीमा का मतलब है कि आपके पास आराम करने और विचलित होने के लिए अधिक समय है। इससे बचने के लिए, आपको प्रोजेक्ट को छोटे-छोटे कार्यों में बांटना होगा। अब प्रत्येक छोटे कार्य के लिए मध्यवर्ती समय सीमा निर्धारित करें और उसके अनुसार उन्हें शेड्यूल करें।
एक बड़ी परियोजना को छोटे-छोटे कार्यों में विभाजित करने से यह कम चुनौतीपूर्ण और अधिक साध्य हो जाता है; इसलिए आपके विलंब करने की संभावना कम है। इसके अलावा, अपने आप को कम और अधिक तात्कालिक समय सीमा देकर, आप अपने आप को बहुत अधिक समय नहीं दे रहे हैं। चूँकि आपके पास अतिरिक्त समय नहीं है, इसलिए आप अत्यावश्यकता की भावना महसूस करते हैं जो आपको कार्यों को पूरा करने के लिए प्रेरित करती है।
4. ट्रैक समय
संभव है कि शुरुआत में आपके अनुमान गलत हों। आप किसी प्रोजेक्ट के लिए खुद को 3 घंटे दे सकते हैं। लेकिन इस पर काम करते हुए, आप पाते हैं कि इसे पूरा करने के लिए आपको 2 घंटे और चाहिए होंगे। अगर ऐसा होता है, तो बस अपने शेड्यूल को फिर से समायोजित करें और अपने आप को अतिरिक्त समय दें। अपनी परियोजनाओं के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करने से आपको उन्हें प्रभावी ढंग से योजना बनाने में मदद मिलती है। उसके लिए, आप प्रत्येक प्रोजेक्ट को पूरा करने में लगने वाले समय को ट्रैक करना शुरू कर सकते हैं।
वहाँ कई हैं महान समय-ट्रैकिंग ऐप्स जिसका उपयोग आप यह ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं कि किसी विशेष प्रोजेक्ट में कितना समय लगता है। समय ट्रैकिंग ऐप का उपयोग करते समय, आप समय लॉग तक पहुंच सकते हैं और देख सकते हैं कि विभिन्न परियोजनाओं को पूरा करने में आपको कितना समय लगा। यह बेहतर अनुमान लगाने में मदद करता है और आपकी परियोजनाओं के लिए अधिक यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित करता है और आपको समय बर्बाद करने से रोकता है।
5. टाइमबॉक्सिंग का प्रयोग करें
जब हमें कुछ करने की आवश्यकता होती है, तो हम यह नहीं सोचते कि परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगेगा। इसके बजाय, हम सोचते हैं कि हमें परियोजना के लिए कितना समय दिया गया है। यहीं पर पार्किंसंस का नियम काम आता है। यदि निर्दिष्ट कार्य के लिए दिया गया समय आवश्यक समय से अधिक है, तो हम कार्य को अंतिम क्षण तक विलंबित करते हैं।
ऐसा होने से रोकने के लिए, टाइमबॉक्सिंग का उपयोग करें। टाइमबॉक्सिंग में यह सोचना शामिल है कि किसी कार्य को पूरा करने में किसी विशेष परियोजना को कितना समय लगेगा, कार्य के लिए आवश्यक समय के अनुसार एक स्व-लगाई गई समय सीमा (एक टाइमबॉक्स) निर्धारित करना और उससे चिपके रहना यह।
कहते हैं कि आपके पास एक प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए तीन दिन हैं। मूल्यांकन करने पर, आप पाते हैं कि यह तीन घंटे के भीतर किया जा सकता है। परियोजना के लिए 3 घंटे की समय सीमा निर्धारित करें और इसे समय सीमा के भीतर पूरा करने का प्रयास करें। टाइमबॉक्सिंग के साथ, आप अपने समय का उपयोग कैसे और कहाँ कर रहे हैं, इसके बारे में अधिक जागरूक हो जाते हैं। जब आपके दिमाग में एक आसन्न समय सीमा होती है, तो आपके टालमटोल करने की संभावना कम होती है।
6. पोमोडोरो तकनीक का प्रयोग करें
टाइमबॉक्सिंग की तरह, आप कर सकते हैं अधिक उत्पादक बनने के लिए पोमोडोरो पद्धति का उपयोग करें और पार्किंसंस कानून को हराया। पोमोडोरो पद्धति में बीच-बीच में छोटे-छोटे ब्रेक के साथ छोटे, लेकिन गहन, कार्य सत्र शामिल होते हैं।
पोमोडोरो विधि का उपयोग करते समय, आप कार्य के लिए वास्तविक समय सीमा के बारे में नहीं सोच रहे हैं, बल्कि 25 मिनट जो आपने अपने लिए निर्धारित किए हैं। यह पार्किंसंस कानून के कार्रवाई करने की संभावना को दूर करता है। यहां बताया गया है कि आप पोमोडोरो तकनीक का उपयोग कैसे कर सकते हैं:
- प्राथमिकता के क्रम में एक टू-डू सूची लिख लें।
- टाइमर को 25 मिनट पर सेट करें।
- टाइमर बंद होने तक सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्य पर काम करना शुरू करें।
- 5 मिनट का ब्रेक लें।
- 25 मिनट के चार सत्र दोहराएं।
- 30 मिनट का ब्रेक लें।
जबकि आप अपने फोन या लैपटॉप पर टाइमर का उपयोग कर सकते हैं, समर्पित हैं पोमोडोरो तकनीक के लिए ऐप जो इसे बहुत आसान और अधिक प्रभावी बनाता है।
कम समय में अधिक काम करें
आपको इन सभी रणनीतियों को पहले दिन से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है; आप एक या दो चुन सकते हैं और उन्हें यथासंभव प्रभावी ढंग से कर सकते हैं। युक्ति यह है कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं और पार्किंसंस के कानून को "अपने काम का विस्तार" करने से रोकने के बारे में जागरूक हो जाएं।
एक बार जब आप इसे प्राप्त कर लेते हैं, तो आप इनमें से अधिक रणनीतियों को अपनी दिनचर्या में शामिल कर सकते हैं। लेकिन सिर्फ वहीं मत रुकिए! आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने और कम समय में अधिक काम करने के और तरीकों के बारे में जान सकते हैं।
