कार्य ईमेल में देखने के लिए 9 सामान्य गलतियाँ

क्या आपको कभी अपने इनबॉक्स में खराब लिखा हुआ ईमेल प्राप्त हुआ है? आप सोच रहे होंगे कि वह ईमेल किस बारे में था और उसका जवाब कैसे दिया जाए। अपने आप को घटिया ईमेल भेजने से बचने के लिए, काम के ईमेल में होने वाली सामान्य गलतियों की इस सूची पर नज़र डालें।

1. लापता विषय पंक्ति

कार्य ईमेल लिखने में सामान्य गलतियों में से एक विषय पंक्ति शामिल नहीं है। जब लोग अपना ईमेल खाता खोलते हैं तो सबसे पहले विषय पंक्तियों की सूची देखते हैं। यदि किसी को ढेर सारे ईमेल प्राप्त होते हैं, तो वर्णनात्मक और उपयुक्त विषय पंक्ति के बिना एक ईमेल को संभवतः अनदेखा कर दिया जाएगा।

हबस्पॉट ब्लॉग रिसर्च दिखाता है कि प्रभावी विषय पंक्तियों को जिज्ञासा को प्रेरित करना चाहिए और वैयक्तिकृत होना चाहिए। अपनी विषय पंक्ति के माध्यम से अपने प्राप्तकर्ता को बताएं कि आपका ईमेल क्यों महत्वपूर्ण है। विषय पंक्ति "न्यूज़लेटर 1" अस्पष्ट है और इसमें किसी की दिलचस्पी नहीं है। लेकिन "न्यूजलेटर 1: दिस मंथ्स टॉप परफॉर्मर्स" को अधिक बार देखा जाएगा।

2. गलत टोन का उपयोग करना

एक ईमेल का लहजा यह दर्शा सकता है कि आप कैसा महसूस करना चाहते हैं। आपके शब्दों का चयन या तो सकारात्मक या नकारात्मक स्वर को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, यह टिप्पणी करना कि किसी का विचार "अजीब" है, यह कहने से अलग अर्थ है कि यह विचार "अद्वितीय" है। अर्थ के रंगों में अंतर करना सीखें और सही शब्दों का चयन करें।

कार्य ईमेल पेशेवर लगने चाहिए। औपचारिकता की डिग्री प्राप्तकर्ता के साथ आपकी कार्य संस्कृति और व्यावसायिक संबंधों पर निर्भर करती है। यदि कार्य संस्कृति अनुकूल है, या आप लंबे समय से किसी के साथ सहकर्मी हैं, तो आप "हाय" के साथ अपना कार्य ईमेल शुरू कर सकते हैं जॉन।" लेकिन अगर आप किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं जिसे आप किसी अन्य कंपनी में नहीं जानते हैं, तो "प्रिय श्रीमान जॉन" प्रारूप का उपयोग करके उन्हें संबोधित करना सुरक्षित है। स्मिथ।"

जब आप अपनी पसंद के शब्दों पर संदेह करते हैं, तो ऑनलाइन थिसॉरस या शब्दकोश से परामर्श लें। ऑनलाइन टाइपिंग सहायक ग्रामरली में भी शामिल है लेखन टोन डिटेक्टर इसकी विशेषताओं में। आत्मविश्वासी और पेशेवर लगने के लिए आप सेटिंग में स्वर बदल सकते हैं।

3. लापता विवरण और अनुलग्नक

अधूरे विवरण के साथ कार्य ईमेल प्राप्त करना कष्टप्रद होता है। जानकारी प्राप्त करने के लिए आगे और पीछे ईमेल करना एक बहुत बड़ा समय नुक़सान है। इससे बचने के लिए, सभी बुनियादी बातों की रूपरेखा तैयार करें: कौन, क्या, कब, कहाँ, क्यों और कैसे। आप निम्न प्रारूप का अनुसरण कर सकते हैं:

1. पहला पैराग्राफ: अभिवादन और ईमेल का मुख्य बिंदु।
2. दूसरा पैराग्राफ: प्राप्तकर्ता को विषय के बारे में जानने के लिए आवश्यक सभी प्रासंगिक विवरण।
3. तीसरा पैराग्राफ: कॉल टू एक्शन (उदाहरण के लिए, क्या उन्हें प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, एक लिंक पूरा करें, आदि)।
4. चौथा पैराग्राफ: धन्यवाद।

आपके प्राप्तकर्ता को जिन अन्य फ़ाइलों की आवश्यकता है, उन्हें संलग्न करना याद रखें। एक सामान्य गलती यह कह रही है कि आपने ऐसा किए बिना एक फ़ाइल अटैच कर दी! आप इसे भेजने से पहले अपना ईमेल पढ़कर इससे बच सकते हैं।

4. संपादित करने और प्रूफरीड करने की उपेक्षा करना

व्याकरणिक और वाक्य त्रुटियों से भरा ईमेल अव्यवसायिक लगता है। आपका प्राप्तकर्ता सोच सकता है कि आपने अपने संचार में सावधानीपूर्वक विचार नहीं किया। गलतियाँ आमतौर पर तब होती हैं जब आप जल्दी में होते हैं या लिखने से ज्यादा तेजी से सोचते हैं। लेकिन ऐसे तरीके हैं जिनसे आप इससे बच सकते हैं या कम कर सकते हैं।

सभी विवरण भरने से पहले आप एक रूपरेखा के साथ शुरुआत कर सकते हैं। अपने ईमेल का मसौदा तैयार करने के बाद, भेजने से पहले इसकी समीक्षा करने के लिए समय निकालें। चूंकि जब आप लेखक हों तो त्रुटियों को पकड़ना कठिन होता है, ऑनलाइन टूल का उपयोग करें। यदि आप ऐप्स और एक्सटेंशन डाउनलोड करना पसंद नहीं करते हैं, तो इसे खोजें सर्वश्रेष्ठ डाउनलोड-मुक्त वर्तनी और व्याकरण चेकर्स.

5. अव्यवसायिक ईमेल पता

कल्पना करें कि यदि क्लाइंट या सहकर्मी को [email protected] से कोई ईमेल प्राप्त होता है तो वे कैसी प्रतिक्रिया देंगे। अव्यवसायिक ईमेल पते आपको अव्यवसायिक दिखाते हैं। इस संकट-योग्य ग़लत क़दम से बचने के लिए, अपने कार्य ईमेल का उपयोग करें।

यदि आपके पास कंपनी का ईमेल नहीं है, तो आगे पढ़ें पेशेवर ईमेल के लिए Gmail के साथ कस्टम ईमेल पते का उपयोग कैसे करें I. मान लीजिए जीमेल आपकी चाय का प्याला नहीं है। आप के साथ कस्टम ईमेल सेट अप करने के विकल्पों का पता लगा सकते हैं सबसे लोकप्रिय ईमेल प्रदाता, जीमेल और याहू मेल से बेहतर.

6. कोई हस्ताक्षर ब्लॉक नहीं

सिग्नेचर ब्लॉक को अपना बिजनेस कार्ड समझें। यह तत्व आपके हस्ताक्षर के बाद रखा गया है और इसमें आपका पूरा नाम और संपर्क विवरण शामिल है। हस्ताक्षर ब्लॉक प्राप्तकर्ता को आपकी कंपनी और आपके द्वारा धारण की जाने वाली स्थिति की पहचान करने में मदद करता है। यह प्राप्तकर्ताओं को आपकी जानकारी को जल्दी से खोजने की अनुमति देता है यदि उन्हें ईमेल के अलावा अन्य माध्यमों से आप तक पहुंचने की आवश्यकता है।

अपनी कंपनी से पूछें कि क्या उसके पास हस्ताक्षर ब्लॉक के लिए आवश्यक प्रारूप है। यदि नहीं, तो आप निम्नलिखित तत्व जोड़ सकते हैं:

• पूरा नाम
• भूमिका
• टीम / विभाग
• कंपनी का नाम
• संपर्क संख्या
• कंपनी वेबसाइट
• कंपनी सोशल मीडिया अकाउंट्स

आप अपनी ईमेल सेटिंग में सिग्नेचर ब्लॉक को कस्टमाइज़ कर सकते हैं। इस भाग को भी संपादित और प्रूफरीड करना याद रखें। सहेजे जाने पर, आपका सिग्नेचर ब्लॉक आपके आउटगोइंग ईमेल में शामिल कर लिया जाएगा।

7. Cc और Bcc में फर्क नहीं पता

प्रतिलिपि और गुप्त प्रतिलिपि के बाद के क्षेत्र हैं को हिस्से। सामान्य गलतियों में से एक यह नहीं जानना है कि उनका उपयोग कब किया जाए। Cc, कार्बन कॉपी के लिए खड़ा है। जब आप इसमें किसी का ईमेल पता जोड़ते हैं प्रतिलिपि:

• उन्हें ईमेल की एक प्रति भी प्राप्त होगी
• उनका ईमेल पता प्रति फ़ील्ड में प्राथमिक प्राप्तकर्ता के सामने प्रकट होता है।
• उन्हें संचार के बारे में सूचित किया जाता है लेकिन उन्हें ईमेल पर कार्रवाई करने या उसका जवाब देने की आवश्यकता नहीं होती है।

आप उपयोग करते हैं प्रतिलिपि प्राथमिक प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए कि आप दूसरों को लूप में रख रहे हैं। आप इसका इस्तेमाल व्यक्ति को अंदर रखने के लिए भी करते हैं प्रतिलिपि सूचित किया। उदाहरण के लिए, आप अपने मैनेजर को बताना चाहते हैं कि आपकी टीम का प्रोजेक्ट किस तरह आगे बढ़ रहा है। तो आपके साथियों के पते में होने चाहिए को, जबकि आपके प्रबंधक का पता इसमें होना चाहिए प्रतिलिपि.

Bcc, अंध कार्बन कॉपी के लिए खड़ा है। जब आप इसमें किसी का ईमेल पता जोड़ते हैं गुप्त प्रतिलिपि:

• वे ईमेल की एक प्रति प्राप्त करते हैं।
• उनका ईमेल पता अन्य प्राप्तकर्ताओं के सामने नहीं आता है।

आप उपयोग करते हैं गुप्त प्रतिलिपि ताकि लोगों के इनबॉक्स को ओवरफ्लो होने से रोका जा सके। अगर किसी से को या प्रतिलिपि फील्ड हिट सभी को उत्तर दें, प्राप्तकर्ताओं में गुप्त प्रतिलिपि एक ईमेल प्राप्त नहीं होगा। आप भी उपयोग कर सकते हैं गुप्त प्रतिलिपि अन्य प्राप्तकर्ताओं को यह जानने से रोकने के लिए कि ईमेल में कोई और शामिल है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने सभी क्लाइंट्स को एक ही न्यूज़लेटर भेज रहे हैं, तो आप उनके ईमेल पतों को एक दूसरे के सामने प्रकट नहीं करना चाहेंगे।

8. काम के घंटे से परे ईमेल करना

किसी नए प्रोजेक्ट के उत्साह में बह जाना और सुबह दो बजे अपने बॉस या सहकर्मियों को ईमेल करना आसान है। हालाँकि, यह एक मुद्दा बन सकता है। आपके बॉस या सहकर्मी सोच सकते हैं कि आप उनके समय का सम्मान नहीं कर रहे हैं।

यदि ईमेल आपातकालीन नहीं है, तो इसे काम के घंटों के भीतर भेजें और दूसरों को जवाब देने के लिए पर्याप्त समय दें। इसके अलावा, यदि आपकी समस्या अत्यावश्यक है, तो टेक्स्ट करना, कॉल करना या त्वरित संदेश भेजना बेहतर है। अपने ईमेल शेड्यूल करना एक अच्छा समाधान होगा। सर्वश्रेष्ठ ईमेल शेड्यूलिंग टूल जिन्हें आपको आजमाना चाहिए दिन के उपयुक्त समय पर आपके ईमेल को किसी के इनबॉक्स में पहुँचाने में मदद करेगा।

9. देर से जवाब देना

जब आप ईमेल का देर से जवाब देते हैं, तो यह आपके काम के प्रति प्रतिबद्धता की कमी को दर्शाता है। अंगूठे का एक सामान्य नियम 24 घंटों के भीतर या प्रेषक के दिए गए समय सीमा के भीतर जवाब देना है। यदि आपको प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए अधिक समय चाहिए तो तुरंत और स्पष्ट रूप से संवाद करें।

यदि आप व्यस्त हैं या कार्यालय से बाहर हैं तो अपने ईमेल की ऑटो-प्रतिक्रिया सुविधाओं को सक्षम करना एक अच्छा अभ्यास होगा। उदाहरण के लिए आप चेक कर सकते हैं जीमेल में आवर्ती अवकाश उत्तरदाता कैसे स्थापित करें. ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में टेम्प्लेट भी होते हैं, जो आपको पहले से तैयार प्रतिक्रियाओं को सहेजने देते हैं।

सामान्य ईमेल गलतियों से बचें और एक अच्छा प्रभाव छोड़ें

आपके ईमेल आपके सहकर्मियों पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव छोड़ सकते हैं। अपने पेशेवर ईमेल शिष्टाचार को बेहतर बनाने के लिए, कार्य ईमेल में इन सामान्य गलतियों से बचें। और याद रखें, जब संदेह हो, तो इसे न भेजें!

यदि आपको ईमेल बनाने में अधिक सहायता की आवश्यकता है, तो ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करने का प्रयास करें। टेम्प्लेट का उपयोग करना यह सुनिश्चित करता है कि आपका संचार पेशेवर लगता है और दिखता है। उन प्लेटफ़ॉर्म की खोज करना शुरू करें जो आपको निःशुल्क टेम्प्लेट पैक डाउनलोड करने देते हैं जिनका आप अपने ईमेल ऐप में उपयोग कर सकते हैं।