एक्सेल में चैटजीपीटी का उपयोग करने के 3 प्रभावी तरीके

बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करने के लिए एक्सेल एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी उपकरण है। हालांकि, सही फॉर्मूले को खोजना और लागू करना कभी-कभी एक जटिल और निराशाजनक अनुभव हो सकता है। सौभाग्य से, इन चुनौतियों से निपटने में मदद करने के लिए ChatGPT एक उत्कृष्ट संसाधन हो सकता है।

इस एआई भाषा मॉडल की मदद से, आप एक्सेल से संबंधित समस्याओं के लिए सहायता प्राप्त कर सकते हैं, सूत्र बना सकते हैं, और एक्सेल का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करने के लिए रीयल-टाइम प्रतिक्रियाएँ प्राप्त कर सकते हैं। इस लेख में, हम एक्सेल में चैटजीपीटी का उपयोग करने के कुछ प्रभावी तरीकों का पता लगाएंगे और पता लगाएंगे कि यह आपके डेटा विश्लेषण अनुभव को कैसे बढ़ा सकता है।

1. सूत्र बनाने और लागू करने के लिए ChatGPT का उपयोग करें

सही एक्सेल फॉर्मूले बनाना या खोजना डराने वाला और समय लेने वाला हो सकता है। इसके अलावा, यदि सूत्र में कोई त्रुटि है, तो यह गलत परिणाम उत्पन्न कर सकता है, जिसे ठीक करना और भी जटिल हो सकता है।

इन सभी झंझटों से बचने के लिए, आप ChatGPT को आपके लिए सूत्र बनाने के लिए कह सकते हैं, जो कि आप अपने सूत्र से क्या करवाना चाहते हैं, के विशिष्ट विवरण पर आधारित है। आप चैटबॉट से हाथ में लिए गए कार्यों के आधार पर सूत्र सुझाने के लिए कह सकते हैं, या आप पहले से मौजूद किसी सूत्र पर मार्गदर्शन प्राप्त कर सकते हैं।

आरंभ करने के लिए, सूत्र के लिए अपनी मूलभूत आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करें। इसमें आपकी स्प्रैडशीट का एक नमूना और उस कार्य का विवरण शामिल हो सकता है जिसे आप पूरा करना चाहते हैं। एक बार यह हो जाने के बाद, आप ChatGPT को सूत्र बनाने के लिए कह सकते हैं। इसमें फ़ॉर्मूला/फ़ंक्शन बिल्डर का उपयोग करना या मैन्युअल रूप से फ़ॉर्मूला को स्प्रेडशीट में जोड़ना शामिल हो सकता है।

यहाँ एक उदाहरण दिया गया है: हमारे पास एक स्प्रेडशीट थी जिसमें विभिन्न शहरों में विभिन्न उत्पादों की बिक्री पर डेटा शामिल था, और हम प्रत्येक उत्पाद की कुल बिक्री की गणना करना चाहते थे। हमने चैटजीपीटी में सभी आवश्यक विवरण दर्ज किए, और उत्पाद ए की बिक्री की गणना करने के लिए कहा।

यहां बताया गया है कि इसका जवाब कैसे दिया गया:

हमने अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में सटीक चरणों का पालन किया, और सूत्र ने कुल बिक्री की सटीक गणना की।

ChatGPT को आपके लिए फ़ॉर्मूला बनाने के लिए कहते समय, कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए:

• आप जितनी अधिक जानकारी देंगे, उतना अच्छा होगा। सुनिश्चित करें कि आपके निर्देश स्पष्ट और विशिष्ट हैं। यदि स्प्रैडशीट बहुत लंबी नहीं है, तो आप इसकी सामग्री की प्रतिलिपि बना सकते हैं और अधिक सटीक प्रतिक्रिया के लिए उन्हें चैटबॉट को प्रदान कर सकते हैं। हमने भी बात की है सबसे अच्छे उत्तरों के लिए प्रभावी चैटजीपीटी संकेत कैसे लिखें हमारे पिछले गाइड में, जिसे आप इस उद्देश्य के लिए संदर्भित कर सकते हैं।
• ChatGPT द्वारा बनाए गए फ़ार्मुलों के फ़ॉर्मेटिंग और सिंटैक्स को दोबारा जांचें। यदि इनमें से कोई भी गलत है, तो एक्सेल एक त्रुटि लौटाएगा।
• सटीकता सुनिश्चित करने के लिए हमेशा परिणामों की दोबारा जांच करें। जबकि ChatGPT आपके लिए सूत्र बना सकता है, इसकी कुछ सीमाएँ भी हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सटीक परिणाम दे रहा है, एक छोटे डेटा नमूने पर सूत्र का परीक्षण करना सबसे अच्छा है।

इन बिंदुओं को ध्यान में रखते हुए, आप स्प्रेडशीट के साथ काम करने के बारे में अपने किसी भी डर को दूर करने के लिए चैटबॉट का अधिक प्रभावी ढंग से और अधिक आत्मविश्वास के साथ उपयोग कर सकते हैं।

2. मैक्रोज़ बनाने के लिए चैटजीपीटी का प्रयोग करें

मैक्रोज़ निर्देशों का एक सेट है जो एक्सेल को एक निश्चित क्रम में कुछ कार्य करने के लिए कहता है। इसका मतलब यह है कि मैक्रोज़ आपको क्रियाओं के एक विशिष्ट सेट को रिकॉर्ड करने की अनुमति देते हैं और फिर इसे बाद में एक क्लिक के साथ निष्पादित करते हैं, हर बार कोड को मैन्युअल रूप से लिखे बिना।

हालाँकि, एक्सेल में मैक्रोज़ बनाना थोड़ा कठिन हो सकता है, खासकर यदि आप प्रोग्रामिंग या VBA से परिचित नहीं हैं। सौभाग्य से, ChatGPT सहायक मार्गदर्शन और सलाह प्रदान करके इस प्रक्रिया में आपकी सहायता कर सकता है।

आइए एक उदाहरण देखें। हमारे पास निम्नलिखित कॉलमों के साथ बिक्री डेटा की एक स्प्रेडशीट है:

• कर्मचारी का नाम
• क्षेत्र
• चौथाई
• कुल बिक्री

हम एक ऐसा फ़िल्टर बनाना चाहते हैं जो उत्तरी क्षेत्र के लिए पहली तिमाही में की गई कुल बिक्री को प्रदर्शित करेगा। हमने चैटजीपीटी को इसका वर्णन किया और इसके लिए एक मैक्रो बनाया, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

एक बार आपके पास आवश्यक मैक्रो हो जाने के बाद, आइए इसे लागू करें और चलाएं:

1. दबाओ Alt + F11 Visual Basic Editor खोलने के लिए अपने कीबोर्ड पर कुंजियों का उपयोग करें।
2. निम्न विंडो में, नेविगेट करें डालना > मापांक.
3. यहां, वह कोड दर्ज करें जिसे आपने पहले ChatGPT से कॉपी किया था।
4. संवाद बंद करें और पर क्लिक करें फ़ाइल > के रूप रक्षित करें.
5. प्रकार ड्रॉपडाउन के रूप में सहेजें का विस्तार करें और चुनें एक्सेल मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका.
6. क्लिक बचाना मैक्रो फ़ाइल को बचाने के लिए।
7. अब, अपनी वर्कशीट पर वापस जाएँ और पर जाएँ डेवलपर टैब।
8. पर क्लिक करें मैक्रो और चुनें फ़िल्टरडाटा सूची से।
9. अंत में, मारा दौड़ना.

यह मैक्रो अब केवल लक्षित क्षेत्र की बिक्री दिखाने के लिए आपके डेटा को फ़िल्टर करेगा।

3. ईमेल भेजने को स्वचालित करने के लिए चैटजीपीटी का उपयोग करें

एक बड़ी टीम का प्रबंधन करते समय, स्वचालित कार्य जैसे ईमेल भेजना जीवनरक्षक हो सकता है। एक्सेल ईमेल भेजने को स्वचालित करने के लिए विभिन्न तरीके प्रदान करता है, जो नियमित आधार पर समान विवरण वाले लोगों के समूह को ईमेल करते समय विशेष रूप से उपयोगी होता है। इसके अतिरिक्त, चैटजीपीटी को शामिल करने से अधिकतम दक्षता के लिए ईमेल ऑटोमेशन प्रक्रिया को और कारगर बनाया जा सकता है।

ऐसा करने का सबसे आसान तरीका है कि चैटजीपीटी को प्रासंगिक वीबीए मैक्रो बनाने के लिए कहा जाए। यह विधि उन चरणों के समान है जिन्हें हमने पहले ही ऊपर वर्णित किया है। आइए एक उदाहरण पर एक त्वरित नज़र डालें।

मान लें कि हमारे पास अपनी फर्म के वरिष्ठ प्रबंधन के लिए ईमेल पतों की एक सूची है, और हमें उन्हें ईमेल के माध्यम से पहली तिमाही के लिए राजस्व रिपोर्ट भेजने की आवश्यकता है। यहां बताया गया है कि कैसे हम चैटजीपीटी को वीबीए मैक्रो बनाने के लिए कहेंगे।

एक बार हमारे पास मैक्रो होने के बाद, हम मॉड्यूल को सहेज लेंगे और ऊपर वर्णित चरणों का पालन करके इसे चलाएंगे। इतना सरल है! इन तीन विधियों के अलावा हमने एक्सेल में चैटजीपीटी का उपयोग करने के लिए सूचीबद्ध किया है, आप इसका भी उपयोग कर सकते हैं चार्ट और डेटा विश्लेषण जैसे उपकरणों की मदद से एक्सेल में डेटा का विश्लेषण और कल्पना करने के लिए चैटबॉट टूलपैक। आप ChatGPT से यह समझाने के लिए कह सकते हैं कि इन उपकरणों का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें।

इसके अतिरिक्त, आप जिस त्रुटि का सामना कर रहे हैं उसका विवरण प्रदान करके आप Excel में समस्याओं का निवारण करने के लिए ChatGPT का उपयोग कर सकते हैं। जबकि काफी संख्या में हैं वे चीज़ें जिन्हें ChatGPT Excel में नहीं कर सकता फिर भी, यह एक बेहतरीन टूल है जो आपको स्प्रेडशीट प्रो बनने में मदद कर सकता है।

बचाव के लिए चैटजीपीटी

Excel का अधिकतम लाभ उठाने के लिए ChatGPT एक मूल्यवान संसाधन है। आप इसका उपयोग नए सूत्र बनाने के लिए कर सकते हैं, किसी भी स्प्रैडशीट त्रुटियों के लिए सहायता प्राप्त कर सकते हैं, और यह समझाने के लिए भी पूछ सकते हैं कि कुछ विशेषताएं कैसे काम करती हैं। यदि सही तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह आपकी एक्सेल उत्पादकता को अधिकतम करने में मदद कर सकता है और आपके किसी भी स्प्रैडशीट भय को दूर कर सकता है।