जैसा कि आप आज के आभासी कार्य वातावरण और डिजीटल प्रक्रियाओं को अपनाते हैं, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि अपने कार्यस्थल के दस्तावेज़ीकरण को सर्वोत्तम तरीके से कैसे प्रबंधित किया जाए। एक प्रभावशाली कार्यबल को बनाए रखने के लिए एक प्रभावी डिजिटल प्रलेखन रणनीति महत्वपूर्ण है। यह तब अधिक प्रासंगिक हो जाता है जब आपके पास भौगोलिक रूप से बिखरी हुई टीमें हों, जैसा कि अक्सर दूरस्थ कार्यबलों के मामले में होता है।
आपके लोग अब कार्यस्थल की जानकारी तक पहुँचने और उस पर नज़र रखने के लिए फाइलिंग कैबिनेट और कागज-आधारित दस्तावेज़ीकरण पर भरोसा नहीं कर सकते हैं। यह आलेख आपके दूरस्थ कार्यस्थल में प्रभावी डिजिटल प्रलेखन के लिए सर्वोत्तम अभ्यासों और उपकरणों को शामिल करेगा।
1. संक्षेप में लिखें
पाठक संक्षिप्त लेखन को संजोते हैं, विशेष रूप से एक दूरस्थ कार्यस्थल में जहां लोग स्पष्टीकरण मांगने के लिए बस पॉप अप नहीं कर सकते। इसका मतलब यह है कि अपने विचारों को ठीक से व्यवस्थित करना और अपने दस्तावेज़ों में जितना संभव हो उतना स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है। कार्यस्थल दस्तावेज़ लिखते समय, अनावश्यक वाक्यांशों, लंबे वाक्यों और अनावश्यक शब्दजाल से बचें।
मुख्य जानकारी को हाइलाइट करने और टेक्स्ट के बड़े हिस्से को पैराग्राफ़ में अलग करने के लिए बुलेटेड सूचियों का उपयोग करें। यह विशेष रूप से तब मददगार होता है जब आप बड़ी मात्रा में जानकारी संप्रेषित करना चाहते हैं, क्योंकि यह पाठ को सुपाच्य टुकड़ों में तोड़ देता है और स्कैन करना आसान बनाता है। इसके अलावा, आप उन शब्दों का भी उपयोग करना चाहते हैं जो तकनीकी विशेषज्ञता की परवाह किए बिना आपके कार्यस्थल में हर किसी को समझ में आएंगे। अंत में, हमेशा अपने लेखन को बेहतर बनाने के लिए अपने काम को स्वयं संपादित करें इसे बाहर भेजने से पहले; आँखों की एक अतिरिक्त जोड़ी भी किसी भी त्रुटि को पकड़ने में मदद कर सकती है।
2. डिजिटल दस्तावेजों को एक केंद्रीकृत स्थान पर स्टोर करें
दूरस्थ कार्यबल के लिए कार्यस्थल के दस्तावेज़ों तक आसान पहुँच महत्वपूर्ण है। महत्वपूर्ण जानकारी खोजने के लिए कोई भी सुस्त संदेशों या पुराने ईमेल के माध्यम से खोज करने में समय बर्बाद नहीं करना चाहता। तुम कर सकते हो एक आंतरिक विकी स्थापित करें या इस चुनौती से उबरने के लिए नॉलेज बेस सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। एक आंतरिक विकी आपके सभी कार्यस्थल दस्तावेज़ों के लिए एक केंद्रीकृत, खोज योग्य भंडार प्रदान करता है, कंपनी की नीतियां, मीटिंग नोट्स, कैसे-कैसे ट्यूटोरियल और ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ शामिल हैं, कुछ नाम।
आंतरिक विकी उपकरण जैसे टेट्रा आप दस्तावेज़ों को एक ही स्थान पर बना, संपादित और संग्रहीत कर सकते हैं और बस कुछ ही क्लिक के साथ उन्हें अपनी टीम के साथ साझा कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, यदि आपका संगठन लगातार ग्राहकों के साथ बातचीत करता है—और आप आंतरिक और बाहरी दस्तावेज़ों को एक ही स्थान पर रखना चाहते हैं—तो ज्ञान का आधार उपकरण पसंद दस्तावेज़360 बेहतर समाधान हो सकता है। एक ज्ञानकोष अनिवार्य रूप से आंतरिक दस्तावेजों और ग्राहक सहायता संसाधनों जैसे कि अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न, उपयोगकर्ता मैनुअल और उत्पाद जानकारी का एक ऑनलाइन पुस्तकालय है।
3. अभिगम नियंत्रण नीतियां लागू करें
कार्यस्थल दस्तावेज़ों का एक केंद्रीय भंडार होना आवश्यक होने के साथ-साथ आप यह भी प्रबंधित करना चाहते हैं कि कौन दस्तावेज़ तक पहुँच सकता है और दस्तावेज़ में परिवर्तन कर सकता है। आपके पास विशिष्ट दस्तावेज़ हो सकते हैं जो केवल कुछ विभागों के लिए प्रासंगिक हैं, या संवेदनशील फ़ाइलें जिन्हें केवल व्यवस्थापकों को ही एक्सेस करना चाहिए। यह आपको दस्तावेज़ सुरक्षा बनाए रखने और आकस्मिक या अनधिकृत परिवर्तनों को रोकने में मदद करता है। इसलिए, अपना कार्यस्थल प्रलेखन उपकरण चुनते समय, एक का चयन करें जो इस सुविधा का समर्थन करता है और अपनी संगठनात्मक आवश्यकताओं से मेल खाने के लिए एक्सेस कंट्रोल सेटिंग्स को अनुकूलित करें।
उदाहरण के लिए, Document360 कई खाते प्रदान करता है जो आपको यह तय करने देता है कि आपके दस्तावेज़ तक प्रत्येक उपयोगकर्ता की पहुंच का स्तर क्या है। टेट्रा में एक अनुमति प्रणाली भी शामिल है जो आपको यह नियंत्रित करने की अनुमति देती है कि कौन विशिष्ट दस्तावेजों को संपादित, देख या प्रकाशित कर सकता है।
4. ऑनलाइन सुरक्षा सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें
अभिगम नियंत्रण नीतियों को लागू करने से मदद मिलती है, लेकिन यह आपके कार्यस्थल के दस्तावेज़ों को सुरक्षा खतरों से बचाने के लिए पर्याप्त नहीं है। जैसे-जैसे अधिक से अधिक व्यवसाय ऑनलाइन होते जा रहे हैं, साइबर क्राइम बढ़ रहा है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त सावधानी बरतने की आवश्यकता है कि आपका डिजिटल दस्तावेज़ हैकर्स से सुरक्षित रहे।
सुरक्षा को ध्यान में रखते हुए एक प्रभावी डिजिटल दस्तावेज़ीकरण रणनीति बनाने के लिए, आप सामान्य से बचना चाहते हैं दूरस्थ कार्य सुरक्षा गलतियाँ जैसे काम के कार्यों के लिए व्यक्तिगत उपकरणों का उपयोग करना, पासवर्ड साझा करना और सुरक्षा अद्यतनों को स्थापित करने की उपेक्षा करना। इसके अलावा, मजबूत पासवर्ड बनाने के अलावा, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हैक होने के जोखिम को कम करने के लिए आप उन्हें नियमित रूप से बदलते रहें। इसके अलावा, आप सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ने के लिए अपने कार्यस्थल दस्तावेज़ों को भी एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। और अंत में, अपने डेटा को सुरक्षित रखने के लिए वीपीएन का उपयोग करना न भूलें, खासकर जब सार्वजनिक वाई-फाई पर काम कर रहे हों।
5. बैकअप रखें
आपके सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, इस बात की हमेशा संभावना रहती है कि आपके कार्यस्थल के दस्तावेज़ गुम या दूषित हो सकते हैं। अपने प्राथमिक संग्रहण समाधान के रूप में नॉलेज बेस टूल का उपयोग करने से डेटा हानि के जोखिम को कम करने में मदद मिलती है, फिर भी आप कुछ गलत होने की स्थिति में बैकअप रखना चाहते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि ये समाधान आपके नियंत्रण से परे तकनीकी मुद्दों का भी अनुभव कर सकते हैं, जिसका कम से कम मतलब है कि उस अवधि के दौरान आपके पास अपने दस्तावेज़ों तक पहुंच नहीं होगी।
सुरक्षित रहने के लिए, आप Google ड्राइव और स्थानीय संग्रहण उपकरणों जैसे सहायक बैकअप समाधानों पर विचार कर सकते हैं। बेशक, आप एक ही दस्तावेज़ की कई प्रतियों का ट्रैक नहीं रखना चाहते हैं, इसलिए किसी भी कार्यस्थल प्रलेखन उपकरण का उपयोग करने से पहले एक स्पष्ट बैकअप रणनीति स्थापित करें। इस तरह, आप आश्वस्त हो सकते हैं कि जब आपको उनकी आवश्यकता होती है तो आपके दस्तावेज़ हमेशा उपलब्ध होते हैं।
6. अपने पेपर दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करें
यदि आप अभी भी कागज़-आधारित दस्तावेज़ीकरण पर निर्भर हैं, तो अब डिजिटल प्रतियों पर स्विच करने का समय है या कम से कम, डिजिटल प्रतियाँ बनाएँ। इससे न केवल बड़ी मात्रा में फ़ाइलों को प्रबंधित करना आसान हो जाता है, बल्कि यह पहुंच, सहयोग और सुरक्षा में भी सुधार करता है।
आप अपने पेपर दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने के लिए स्कैनर का उपयोग कर सकते हैं। एक बार जब आपके पास अपने दस्तावेज़ों की डिजिटल प्रतियां हो जाती हैं, तो आप उन्हें आसान पहुंच और सहयोग के लिए अपने कार्यस्थल दस्तावेज़ीकरण टूल पर अपलोड कर सकते हैं।
7. त्वरित पहचान के लिए स्पष्ट अनुक्रमणिका का उपयोग करें
यदि आपके पास बहुत सारे दस्तावेज़ हैं, तो उन पर नज़र रखना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। इसलिए अपने कार्यस्थल दस्तावेज़ों के लिए एक स्पष्ट अनुक्रमण प्रणाली का उपयोग करना आवश्यक है। इस तरह, आप अपनी ज़रूरत की फ़ाइलें आसानी से ढूंढ सकते हैं—जब आपको उनकी ज़रूरत हो। आपके दस्तावेज़ों को अनुक्रमित करने के कुछ भिन्न तरीके हैं; उदाहरण के लिए, आप उन्हें प्रकार, दिनांक या प्रोजेक्ट द्वारा वर्गीकृत करके प्रारंभ कर सकते हैं। इससे आपको जरूरत पड़ने पर विशिष्ट दस्तावेजों को ढूंढना आसान हो जाएगा।
एक अन्य विकल्प है कि आप अपने कार्यस्थल दस्तावेज़ों को अनुक्रमणित करने के लिए कीवर्ड का उपयोग करें। यह विशेष रूप से मददगार हो सकता है यदि आपके पास बहुत सारी फाइलें हैं और उन्हें जल्दी से खोजने में सक्षम होने की आवश्यकता है। आप जिस भी इंडेक्सिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, सुनिश्चित करें कि यह सुसंगत और समझने में आसान है।
आपकी दूरस्थ टीमों को एक स्मार्ट दस्तावेज़ीकरण रणनीति की आवश्यकता है
आपके संगठन के सुचारू रूप से चलने के लिए दूरस्थ कार्यस्थल प्रलेखन आवश्यक है। एक प्रभावी डिजिटल दस्तावेज़ीकरण रणनीति बनाकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी टीम उन सूचनाओं तक शीघ्रता से पहुँच सकें जिनकी उन्हें आवश्यकता है और वे उत्पादक बनी रहें।