एक फ्रीलांसर के रूप में अपनी कार्यप्रवाह प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण कैसे करें

अधिकांश कार्य परिवेशों में, आपकी कार्यप्रवाह प्रक्रियाएँ आमतौर पर आपके अनुसरण के लिए पहले से ही मौजूद होती हैं। हालांकि, एक फ्रीलांसर के रूप में, यह कुछ ऐसा है जिसे आपको स्वयं विकसित और कार्यान्वित करना होगा। यह पहली बार में डराने वाला हो सकता है—लेकिन कुछ प्रयोग करने के बाद, अपने स्वयं के वर्कफ़्लो दस्तावेज़ों को चुनने का लचीलापन सशक्त हो सकता है।

अपनी कार्यप्रवाह प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण क्यों परेशान करें?

प्रतीक्षा करें—यदि कोई आपसे आपके कार्यप्रवाह का दस्तावेजीकरण नहीं करवा रहा है, तो चिंता क्यों करें? क्या यह "अपना खुद का मालिक होना" नहीं है?

यह सच है: एक फ्रीलांसर के रूप में, यदि आप नहीं चाहते हैं तो आप किसी भी चीज़ का बहुत अधिक दस्तावेज़ीकरण नहीं करने का निर्णय ले सकते हैं। लेकिन दस्तावेजीकरण आपकी वर्कफ़्लो प्रक्रिया समय का बजट बनाने, ग्राहकों के साथ बेहतर संबंध बनाए रखने और आपके काम के लिए बिल देने में आपकी मदद कर सकता है।

आप कुछ समय के लिए दस्तावेज़ीकरण किए बिना करने का प्रयास कर सकते हैं। लेकिन जैसे-जैसे आपका फ्रीलांसिंग करियर जारी रहेगा, आप शायद खुद को अधिक से अधिक दस्तावेज बनाते हुए पाएंगे। यह एक लंबी और दर्दनाक प्रक्रिया हो सकती है। अपने दस्तावेज़ीकरण को सेट करने के लिए कुछ समय लेना निश्चित रूप से आसान, आसान तरीका है।

अपनी वर्कफ़्लो प्रक्रिया की कल्पना करना

यदि आप इसके अभ्यस्त नहीं हैं, तो अपनी वर्कफ़्लो प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण करना बहुत सारगर्भित और गन्दा लग सकता है। इसके अलावा, आप जिस तरह का काम करते हैं, उसके आधार पर यह काफी अलग दिख सकता है। आप इस लेख के साथ एक परियोजना का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं जिसे आप पहले ही पूरा कर चुके हैं। इससे आपको यह समझने में मदद मिल सकती है कि कोई प्रोजेक्ट कैसे टूटता है।

1. अपने कार्य को तोड़ो

पहला चरण आपके कार्य को भागों में विभाजित कर रहा है। एक लेखक या संपादक के रूप में, यह किसी पुस्तक या लेख की रूपरेखा हो सकती है। यदि आप एक कलाकार हैं, तो ये अंतिम टुकड़े के अलग-अलग विमान या घटक हो सकते हैं। आप जो कुछ भी करते हैं, कार्य को आम तौर पर मात्रात्मक चरणों में तोड़ना चाहिए जो अंतिम परियोजना बनाने के लिए एक साथ चलते हैं।

अपने कार्य को भागों में विभाजित करना कई कारणों से महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, यह आपके वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण के मूल चलते भागों का निर्माण करने जा रहा है। इसके अलावा, यह आपको मनोवैज्ञानिक रूप से मदद कर सकता है। यहां तक ​​​​कि अगर आप दस्तावेज़ीकरण में बड़े नहीं हैं, तो किसी कार्य को भागों में विभाजित करने से एक बड़ी परियोजना को अधिक प्रबंधनीय महसूस करने में मदद मिल सकती है।

2. एक चेकलिस्ट और एक विजुअल फ़्लोचार्ट बनाएँ

एक बार जब आप अपने कार्य को तोड़ देते हैं, तो प्रत्येक भाग को चेकलिस्ट पर एक आइटम में बदल दें। अपने कार्य को पहले स्थान पर विभाजित करने की तरह, एक चेकलिस्ट बनाने से दो उद्देश्यों की पूर्ति होती है: यह आपको अपनी प्रगति की निगरानी करने में मदद करता है, और यह ग्राहकों को आपकी प्रगति को संप्रेषित करने में मदद करता है। आपको अपनी चेकलिस्ट को विज़ुअल फ़्लोचार्ट में बदलने में भी मदद मिल सकती है।

यदि आपके प्रोजेक्ट में कई चरण हैं तो यह विशेष रूप से आसान है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी पुस्तक का संपादन कर रहे हैं, तो प्रत्येक अध्याय को रेखांकित करने, प्रारूपित करने, उद्धृत करने और संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है। पेपर चेकलिस्ट पर इस तरह से कुछ विवरण देना गड़बड़ होगा, खासकर यदि आप एक साथ कई कार्यों के साथ काम कर रहे हैं, या कार्य चरणों के माध्यम से आगे-पीछे हो सकते हैं।

इस प्रकार के सेटअप के लिए आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला समाधान इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितने स्वायत्त हैं। यदि आप एक निर्वात में अधिक या कम काम कर रहे हैं (जैसा कि कुछ फ्रीलांसर करते हैं), तो आपका विज़ुअल फ़्लोचार्ट एक व्हाइटबोर्ड पर स्टिकी नोट्स हो सकता है। यदि आप अपने ग्राहक या अन्य ठेकेदारों के साथ मिलकर काम कर रहे हैं, तो हो सकता है Trello जैसे साझा करने योग्य वर्कफ़्लो प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें.

3. लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करें

यह कदम थोड़ा अनावश्यक लग सकता है। यदि आपके पास पहले से ही एक चेकलिस्ट है तो आपको लक्ष्यों और उद्देश्यों की आवश्यकता क्यों है?

एक चेकलिस्ट के साथ भी, आप एक बार में पूरी परियोजना नहीं कर सकते। आपको अभी भी यह तय करने की आवश्यकता है कि आप एक दिन या एक सप्ताह में या अपने ग्राहकों के साथ चेक-इन के बीच में अपनी कितनी परियोजना पूरी करना चाहते हैं।

पुस्तक के उदाहरण पर वापस जाने के लिए, क्या आप किसी भी अध्याय का मसौदा तैयार करने से पहले सभी अध्यायों की रूपरेखा तैयार करना चाहते हैं? क्या आप एक अध्याय का मसौदा तैयार करना शुरू करना चाहते हैं जबकि पिछले अध्याय को संपादित किया जाना बाकी है? ये ऐसे सवाल हैं जिनका जवाब सिर्फ आप ही दे सकते हैं। हालांकि, उन्हें पहले से जवाब देने से आपको व्यवस्थित रहने में मदद मिल सकती है।

एक बार फिर, स्पष्ट लक्ष्य और उद्देश्य आपको अपनी परियोजना के शीर्ष पर रख सकते हैं लेकिन आपकी मदद भी कर सकते हैं प्रोजेक्ट कैसे आ रहा है और आप इसके आने की उम्मीद कैसे करते हैं, इस बारे में अपने क्लाइंट से बात करें साथ में।

4. बजट और ट्रैक समय

जब आपने अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को तय कर लिया है, तो अपने समय का बजट बनाना शुरू करने का समय आ गया है।

पूरे प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आपके पास कितना समय है? उस समय सीमा के भीतर आपको इस परियोजना को कितना समय देना है? प्रत्येक उद्देश्य के लिए कितना समय आवंटित करने की आवश्यकता होगी? क्या आपके पास दुनिया में हर समय है, या आपको इसकी आवश्यकता है प्राथमिकता दें और शायद कुछ अतिरिक्त के बिना जाएं समय सीमा को पूरा करने के लिए?

यदि आपको घंटे के हिसाब से भुगतान मिलता है, तो आप स्वाभाविक रूप से अपना समय ट्रैक कर रहे होंगे। बस यह ध्यान रखना याद रखें कि परियोजना के प्रत्येक चरण में कितना समय लगा। इस तरह, आपको इस बात का बेहतर अंदाजा होगा कि आपको इस परियोजना पर आगे बढ़ने और भविष्य की परियोजनाओं के लिए बजट बनाने में कितने समय की आवश्यकता होगी।

यदि आप परियोजना या सुपुर्दगी द्वारा भुगतान करते हैं, जैसा कि कुछ फ्रीलांसर करते हैं, तो यह समय को ट्रैक न करने के लिए आकर्षक हो सकता है। हालाँकि, फिर से, यह समझना कि आप अपने समय का उपयोग कैसे करते हैं, आपको एक बेहतर और अधिक कुशल फ्रीलांसर बनने में मदद कर सकता है। इसलिए, अपने समय पर नज़र रखने और बजट बनाने पर विचार करें—तब भी जब कोई आपको नहीं बना रहा हो।

समीक्षा करें, निगरानी करें और अनुकूलित करें

अलग-अलग परियोजनाओं के दौरान और प्रत्येक परियोजना के बाद, अपने कार्यप्रवाह प्रक्रिया प्रलेखन पर विचार करने के लिए समय निकालें। क्या ऐसी चीजें थीं जिन्हें आपने आगे बढ़ते हुए खुद को और अधिक टूटते हुए पाया? क्या कुछ कार्यों में आपको अनुमान से अधिक या कम समय लगा? क्या आपके लक्ष्य यथार्थवादी होने के लिए बहुत बड़े थे या सहायक होने के लिए बहुत छोटे थे?

किसी प्रोजेक्ट के दौरान इस तरह का काम करने से आपको बाकी प्रोजेक्ट के लिए यथासंभव कुशलता से काम करने में मदद मिल सकती है। परियोजनाओं के बीच इस तरह का काम करने से आप भविष्य के ग्राहकों को अधिक सटीक उद्धरण देने में मदद कर सकते हैं, साथ ही अपने समय को प्रबंधनीय और प्रभावी तरीके से बजट कर सकते हैं।

आप काम के लायक हैं

अधिकांश क्लाइंट स्पष्ट रूप से वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण का अनुरोध नहीं करते हैं। "फ्रीलांसर टनल विजन" प्राप्त करना आसान हो सकता है, जो ग्राहक की स्पष्ट रूप से मांगों से परे कुछ भी नहीं करने की मजबूरी है। लेकिन अपने शेड्यूलिंग को बेहतर बनाने के लिए कुछ अतिरिक्त काम करने से आपको अधिक कुशल फ्रीलांसर बनने में मदद मिल सकती है। और यह सभी के लिए अच्छा है।