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संख्या स्वरूपण किसी भी व्यक्ति के लिए एक्सेल का मुख्य हिस्सा है जो अक्सर इसका इस्तेमाल करता है। इन अंतर्निहित स्वरूपों के माध्यम से, आप स्वचालित रूप से अपने कक्षों में प्रतीक जोड़ सकते हैं, सकारात्मक या नकारात्मक मानों के लिए अलग-अलग प्रारूप रख सकते हैं, और बहुत कुछ।

हालाँकि अंतर्निहित एक्सेल प्रारूप उपयोगी होते हैं, कुछ मामलों में, हो सकता है कि वे उस विशेष प्रारूप को शामिल न करें जिसकी आप तलाश कर रहे हैं। उस स्थिति में, आप अपने कक्षों के लिए इच्छित स्वरूप बनाने के लिए Excel में कस्टम स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल में कस्टम फॉर्मेटिंग का उपयोग करना

एक्सेल में बिल्ट-इन नंबर फॉर्मेट कई और उपयोगी हैं, लेकिन क्या होगा यदि आप जो विशिष्ट फॉर्मेट चाहते हैं वह बिल्ट-इन फॉर्मेट में शामिल नहीं है?

उसके लिए, आपको एक्सेल में अपना खुद का कस्टम फॉर्मेट बनाना होगा। एक सामान्य नोट के रूप में, आप एक्सेल में लगभग सब कुछ कस्टमाइज़ कर सकते हैं। आप यह भी एक्सेल में एक कस्टम फ़ंक्शन के साथ एक बटन बनाएँ.

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एक्सेल में कस्टम नंबर फॉर्मेट बनाना सीधे-सीधे आसान नहीं है, लेकिन एक बार जब आप प्रतीकों को समझ जाते हैं और वे क्या करते हैं, तो यह आसान हो जाएगा। आरंभ करने के लिए, नीचे दी गई तालिका देखें। यह तालिका कस्टम स्वरूपण में कुछ महत्वपूर्ण प्रतीकों का सारांश है।

प्रतीक समारोह
# वैकल्पिक संख्या। यदि कस्टम प्रारूप है #, तब सेल उसमें कोई भी संख्या प्रदर्शित करेगा।
.0 दशमलव बिंदु। दशमलव अंक अवधि के बाद आपके द्वारा लगाए गए शून्यों की संख्या से निर्धारित होते हैं। यदि कस्टम प्रारूप #.00 है और सेल मान 1.5 है, तो सेल 1.50 प्रदर्शित करेगा।
, हजार का विभाजक। यदि कस्टम प्रारूप है #,### और सेल का मान 5000 है, सेल 5,000 प्रदर्शित करेगा।
\ इसके बाद के चरित्र को प्रदर्शित करता है। यदि कस्टम प्रारूप है #\एम और सेल का मान 500 है, सेल 500M प्रदर्शित करेगा।
@ पाठ प्लेसहोल्डर। यदि कस्टम प्रारूप है @[लाल] और सेल मान MUO है, सेल MUO को लाल रंग में प्रदर्शित करेगा।
" " कस्टम टेक्स्ट प्रदर्शित करता है। यदि कस्टम प्रारूप है # "साल" और सेल का मान 5 है, सेल 5 वर्ष प्रदर्शित करेगा।
% संख्या को 100 से गुणा करके प्रतिशत के रूप में दिखाता है। यदि कस्टम प्रारूप है #% और सेल मान 0.05 है, तो सेल 5% प्रदर्शित करेगा
[ ] एक शर्त बनाता है। यदि कस्टम प्रारूप है [>10]#;; और सेल का मान 10 से कम है, तो सेल खाली दिखाई देगा।

कस्टम प्रारूप बनाते समय विचार करने वाला एक अन्य महत्वपूर्ण कारक क्रम है। आप अर्धविराम (;) उन दोनों के बीच। नीचे दिए गए प्रारूप पर विचार करें:

"सकारात्मक"; "नकारात्मक"; "शून्य"

इस स्वरूपण को लागू करने के साथ, यदि सेल मान धनात्मक है, तो सेल स्ट्रिंग प्रदर्शित करेगा सकारात्मक. नकारात्मक मूल्यों के लिए यह प्रदर्शित करेगा नकारात्मक, और शून्य के लिए यह प्रदर्शित करेगा शून्य. कस्टम प्रारूप में इन तीनों शर्तों को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप केवल पहले को रखते हैं, तो इसका उपयोग तीनों के लिए किया जाएगा।

हमने यहां जिस बारे में बात की है वह एक्सेल में कस्टम फॉर्मेटिंग के बारे में नहीं है, लेकिन यह एक अच्छा शुरुआती बिंदु है। अब इस ज्ञान को कुछ उदाहरणों से कौशल में बदलते हैं।

1. एक्सेल कस्टम स्वरूपण उदाहरण: पाठ प्रत्यय

आपको Excel में कस्टम स्वरूपों की समझ देने के लिए, हम एक सरल उदाहरण के साथ प्रारंभ करने जा रहे हैं। मान लीजिए कि आप कुछ परिचालनों की अवधि को कक्षों की श्रेणी में इनपुट करना चाहते हैं।

एक कस्टम प्रारूप बनाकर जो एक जोड़ता है घंटे सेल के लिए प्रत्यय, आप केवल वर्षों के अंक मान में टाइप कर सकते हैं और टेक्स्ट टाइप करना छोड़ सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं:

  1. में घर टैब पर जाएं संख्या अनुभाग और क्लिक करें आम.
  2. मेनू से, चुनें अधिक संख्या प्रारूप. यह एक नया विंडो खोलेगा।
  3. नई विंडो में, के तहत वर्ग, चुनना रिवाज़.
  4. किसी भी प्रारूप का चयन करें।
  5. नीचे दी गई पंक्ति दर्ज करें प्रकार:# "घंटे"
  6. प्रेस ठीक.

अब आपका कस्टम फॉर्मेट तैयार है। उन कक्षों का चयन करें जिन पर आप इस कस्टम स्वरूपण को लागू करना चाहते हैं, फिर उपरोक्त चरणों को दोहराएं और आपके द्वारा अभी-अभी बनाए गए कस्टम प्रारूप का चयन करें। ध्यान दें कि सेल मान कैसे अपरिवर्तित हैं घंटे प्रत्यय कोशिकाओं में प्रदर्शित किया जा रहा है।

हैशटैग (#) कोड में किसी भी वैकल्पिक संख्या का प्रतिनिधित्व करता है, लेकिन चूंकि हमने प्रारूप में कोई दशमलव शामिल नहीं किया है, इसलिए दशमलव कक्षों में प्रदर्शित नहीं होते हैं। वास्तव में, सभी संख्याएँ गोल हैं।

2. एक्सेल कस्टम स्वरूपण उदाहरण: दशमलव और हजारों विभाजक

समय आ गया है कि हमें एक्सेल में विभिन्न मूल्यों के लिए कस्टम स्वरूपण का एक उदाहरण मिल जाए। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आप एकल कस्टम सेल प्रारूप में सकारात्मक, नकारात्मक और शून्य मानों के लिए विभिन्न प्रारूप बना सकते हैं।

आइए पिछले उदाहरण पर निर्माण करें। यहां हमारे पास एक ही स्प्रेडशीट है, लेकिन नकारात्मक और शून्य के लिए प्रदर्शित मान बदलना चाहते हैं। प्रदर्शित संख्याओं की सटीकता और पठनीयता में सुधार करने के लिए, हम एक हज़ार विभाजक और एक दशमलव बिंदु भी जोड़ने जा रहे हैं।

  1. में घर टैब पर जाएं संख्या अनुभाग और क्लिक करें आम.
  2. मेनू से, चुनें अधिक संख्या प्रारूप. यह एक नया विंडो खोलेगा।
  3. नई विंडो में, के तहत वर्ग, चुनना रिवाज़.
  4. पिछले अनुभाग में आपके द्वारा बनाए गए प्रारूप का चयन करें।
  5. नीचे दी गई पंक्ति दर्ज करें प्रकार:###,###.0 "घंटे"; "मान ऋणात्मक है!"; "-"
  6. क्लिक ठीक.

अब यदि आप इस प्रारूप को कोशिकाओं पर लागू करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह जोड़ता है घंटे सकारात्मक मूल्यों के लिए प्रत्यय, प्रदर्शित करता है मान ऋणात्मक है! जहाँ मान ऋणात्मक हैं, और प्रदर्शित करता है—शून्य के लिए। इस कस्टम प्रारूप में दशमलव बिंदु जोड़ने से एक्सेल को संख्याओं को गोल करने से रोकता है, और हजारों विभाजक ने संख्याओं को पढ़ना आसान बना दिया है।

टेक्स्ट स्ट्रिंग्स के साथ कस्टम स्वरूप आपको एक्सेल में नई चीजें बनाने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, आप कस्टम स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं एक्सेल में बुलेटेड लिस्ट बनाएं.

3. एक्सेल कस्टम स्वरूपण उदाहरण: रंग और शर्तें

अब, कस्टम स्वरूपण के साथ कुछ नया करने का प्रयास करते हैं। इस उदाहरण में, हमारे पास कुछ विद्यार्थियों के ग्रेड हैं। ग्रेड 20 में से हैं, और यदि किसी छात्र ने 10 या उससे अधिक अंक प्राप्त किए हैं, तो उन्होंने परीक्षा उत्तीर्ण कर ली है। यदि नहीं, तो दुर्भाग्य से वे असफल रहे हैं।

यहां लक्ष्य एक कस्टम प्रारूप तैयार करना है जो प्रदर्शित होगा उत्तीर्ण हरे रंग में यदि सेल मान 10 या उससे अधिक है, और प्रदर्शित करें असफल लाल रंग में अगर सेल मान 10 से कम है।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आप कोष्ठकों के अंदर कस्टम स्थितियाँ बना सकते हैं ([ ]) और फ़ॉन्ट रंग निर्दिष्ट करने के लिए कोष्ठक का उपयोग करें। आइए इसके बारे में जानें। इसे ध्यान में रखते हुए, आइए शर्तों के साथ एक कस्टम फ़ॉर्मैट बनाएं।

  1. नई विंडो में, के तहत वर्ग, चुनना रिवाज़.
  2. किसी भी प्रारूप का चयन करें।
  3. नीचे दी गई पंक्ति दर्ज करें प्रकार:[>=10][हरा]"उत्तीर्ण";[<10][लाल]"असफल"
  4. क्लिक ठीक.

एक बार जब आप सेल पर प्रारूप लागू कर देते हैं, तो 10 से नीचे के सेल प्रदर्शित होंगे असफल लाल रंग में, और बाकी प्रदर्शित होंगे उत्तीर्ण हरे में। दोबारा, ध्यान दें कि सेल मान मूल संख्याओं से नहीं बदले हैं।

कस्टम स्वरूपण का उपयोग करके, आप सेल मानों को अक्षुण्ण रख सकते हैं और सेल मानों के आधार पर पाठ प्रदर्शित कर सकते हैं। यदि आप अपने कस्टम प्रारूपों के लिए शर्तों का उपयोग करने में रुचि रखते हैं, तो आपको निश्चित रूप से इसे देखना चाहिए एक्सेल में सशर्त स्वरूपण.

एक्सेल से आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करें

जब डेटा और संख्याओं से निपटने की बात आती है तो एक्सेल आपके कंधों से बोझ उतारने के लिए डिज़ाइन किया गया एक उपकरण है। सेल फ़ॉर्मेटिंग एक्सेल की एक विशेषता है जो इस पहलू में सहायता प्रदान करती है, लेकिन यदि आप जो फॉर्मेटिंग चाहते हैं वह एक्सेल बिल्ट-इन फॉर्मेट में सूचीबद्ध नहीं है, तो आपको समझौता करने की आवश्यकता नहीं है।

एक्सेल में कस्टम फॉर्मेटिंग के साथ, आप एक अद्वितीय सेल फॉर्मेट बना सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो। अब जब आप एक्सेल में कस्टम सेल फॉर्मेटिंग के साथ आरंभ करने के लिए पर्याप्त जानते हैं, तो यह प्रयोग करने और अपनी स्प्रैडशीट में सुधार करने का समय है।