जैसे-जैसे आपका फ्रीलांस करियर आगे बढ़ेगा, आप खुद को कई कामों में उलझा हुआ पाएंगे। हां, अगर आप ज्यादा काम करेंगे तो ज्यादा कमाई करेंगे। और यद्यपि अपने आय लक्ष्यों को पूरा करना बहुत अच्छा लगेगा, बहुत अधिक जिम्मेदारियां लेने से नगण्य परिणाम प्राप्त होंगे। आप केवल समाप्त हो जाओगे।
अपने व्यस्त कार्यक्रम को खाली करने के लिए, आइए देखें कि आप ऑटोमेशन टूल पर कौन से कार्य लोड कर सकते हैं। इस तरह, आपके पास अपने फ्रीलांस व्यवसाय के महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय और ऊर्जा होगी।
1. ईमेल प्रबंधन
अधिकांश कामकाजी वयस्कों की तरह, आपको संभवतः सैकड़ों ईमेल नियमित रूप से प्राप्त होते हैं। संदेशों को पढ़ने और उत्तर देने के लिए गहन ध्यान देने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन वे आपके कार्यदिवस का एक हिस्सा लेते हैं। एक एडोब रिपोर्ट यहां तक कहा गया है कि लोग रोजाना पांच घंटे ईमेल चेक करने में लगाते हैं।
इसके अलावा, आप पूरी तरह से ईमेल का जवाब देना बंद नहीं कर सकते। विभिन्न पक्ष, अंतरराष्ट्रीय फ्रीलांस क्लाइंट से लेकर संघीय एजेंसियों तक, ईमेल के माध्यम से आप तक पहुंचेंगे। कुछ मामलों में, आपको जल्दी से जवाब भी देना पड़ सकता है।
अंधाधुंध तरीके से अपने ईमेल को अनदेखा करने के बजाय, निवेश करने पर विचार करें मजबूत ईमेल प्रबंधन उपकरण. एक मंच खोजें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो। वे या तो आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने या बल्क ईमेल वितरण को सुव्यवस्थित करने में विशेषज्ञ होंगे। उदाहरण के लिए, हेल्प स्काउट कंपनी-व्यापी घोषणाएँ भेजने में बहुत अच्छा काम करता है, जबकि SaneBox आने वाले संदेशों को सटीक रूप से क्रमबद्ध करता है।
2. सोशल मीडिया पोस्ट शेड्यूलिंग
सोशल मीडिया पोस्टिंग डिजिटल मार्केटिंग की सफलता के लिए सर्वोपरि है। नियमित रूप से ग्राहकों और साथी दूरस्थ कर्मचारियों के साथ जुड़ने से आपको एक फ्रीलांसर के रूप में एक ठोस ऑनलाइन उपस्थिति बनाने में मदद मिलेगी।
ईमेल प्रबंधन की तरह, सोशल मीडिया पोस्टिंग संज्ञानात्मक रूप से मांग नहीं कर रही है। आप शेड्यूल की गई सामग्री अपलोड कर सकते हैं, टिप्पणियों का जवाब दे सकते हैं और बहुत अधिक प्रयास किए बिना सीधे संदेश पढ़ सकते हैं।
अधिकांश लोग सोशल मीडिया पोस्टिंग को सतही कार्य के रूप में वर्गीकृत करते हैं। हालाँकि, इसमें अभी भी बहुत समय लगता है, खासकर जब आपके अनुसरणकर्ता बढ़ते हैं। आप पाएंगे कि आप अपना इनबॉक्स चेक करने में घंटों व्यतीत कर रहे हैं।
यदि आप अपने सोशल मीडिया खातों के प्रबंधन में लगने वाले समय में कटौती करना चाहते हैं, तो विभिन्न कार्यों को स्वचालित करने पर विचार करें। अलग-अलग टूल आज़माएं जो आपकी ज़रूरतों को पूरा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सामग्री कैलेंडर ऐप्स आपको समय से पहले पोस्ट शेड्यूल करने देता है, जबकि एनालिटिक्स टूल सोशल मीडिया पर आपके समग्र प्रदर्शन की मात्रा निर्धारित करते हैं।
3. क्लाइंट ऑनबोर्डिंग
क्लाइंट ऑनबोर्डिंग किसी भी फ्रीलांस प्रोजेक्ट के लिए टोन सेट करता है। आप और आपका ग्राहक इस चरण के दौरान समय सीमा निर्धारित करेंगे, उम्मीदों का पुनर्मूल्यांकन करेंगे, कार्य सौंपेंगे और उद्देश्यों पर जोर देंगे। प्रक्रिया में तेजी लाने से अस्पष्ट, अक्षम्य लक्ष्य बनते हैं। वैकल्पिक रूप से, तुच्छ विवरणों का अधिक विश्लेषण करना और समान प्रश्नों का बार-बार उत्तर देना उत्पादकता को बाधित करता है।
सबसे प्रभावी, समय बचाने वाला तरीका है अपने क्लाइंट ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के कई क्षेत्रों को स्वचालित करना। मान लीजिए कि आप अपने नए ग्राहकों से इसी तरह के सवाल पूछते हैं। प्रत्येक सत्र में उन्हें पढ़ने के बजाय, आप एक प्रश्नावली बना सकते हैं या एक संक्षिप्त व्याख्यात्मक वीडियो रिकॉर्ड कर सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आप बाद में अपने क्लाइंट की ज़रूरतों को पूरी तरह से समझते हैं।
4. पूर्वेक्षण ग्राहक
कई फ्रीलांसर नए ग्राहकों की तलाश करना पसंद नहीं करते हैं। संभावनाओं तक पहुंचने और प्रारंभिक परामर्श में भाग लेने के बीच, आप सप्ताह में आसानी से दर्जनों घंटे पूर्वेक्षण में बिताएंगे। सबसे बुरी बात यह है कि आप अपने सभी लीड्स को कन्वर्ट भी नहीं करेंगे। अधिकांश समय जब आप शिकार करने और कॉल करने में व्यतीत करते हैं, तो उसे अवैतनिक कार्य के रूप में वर्गीकृत किया जाएगा, जिससे आपका समय और पैसा बर्बाद होता है।
अधिक कुशल दृष्टिकोण के लिए, स्वचालन उपकरण का उपयोग करें। हमारा सुझाव है कि आप किन पूर्वेक्षण कार्यों को स्वचालित करना चाहते हैं, इसके आधार पर विभिन्न कार्यक्रमों को आज़माएँ। मान लीजिए कि आप एक लेखक हैं। ईमेल-खोज उपकरण सामग्री लेखकों और अतिथि ब्लॉगर्स के साथ काम करने वाली विभिन्न वेबसाइटों के संपादकों और व्यवस्थापकों का पता लगा सकते हैं।
5. नियुक्ति बुकिंग
कई फ्रीलांसर मीटिंग्स की योजना बनाने में उतना ही समय लगाते हैं जितना वे उनमें भाग लेने में लगाते हैं। आपके और आपके ग्राहक के समय क्षेत्र के बीच के अंतर के आधार पर, आप कई दिनों तक संदेश भेज सकते हैं।
इसके साथ ही, ईमेल भेजने के लिए केवल कुछ ही क्लिक लेते हैं। मिलने का समय निर्धारित करने के लिए एक या दो घंटे से अधिक समय देना अनुचित और अनुत्पादक है।
प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए, अपॉइंटमेंट बुकिंग ऐप का उपयोग करें। Google कैलेंडर और कैलेंडली जैसे प्लेटफ़ॉर्म उपयोगकर्ताओं को तुरंत मीटिंग शेड्यूल करने देते हैं और अनुकूलित कैलेंडर पर अपनी पसंदीदा तिथियां चुनने देते हैं, जिन्हें होस्ट समायोजित कर सकते हैं। बस प्रतिभागियों को अपना आमंत्रण लिंक भेजें और उनकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें।
6. कार्यप्रवाह प्रबंधन
फ्रीलांसर अक्सर किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने में लगने वाले समय को कम आंकते हैं। मान लीजिए कि आप एक सामग्री लेखक हैं। यहां तक कि अगर आप प्रति घंटे 500 से 600 शब्द लिख सकते हैं, तो 10 घंटे की शिफ्ट में 5,000 शब्दों को पूरा करने की संभावना नहीं है। आखिरकार, आपको विषय अनुसंधान और मसौदा संपादन भी करना होगा।
वर्क प्रोजेक्ट्स हमेशा मिनट मैनेजमेंट टास्क के साथ आते हैं। हालाँकि अधिकांश में केवल कुछ मिनट लग सकते हैं, फिर भी आपको उनके आसपास काम करना चाहिए और तदनुसार अपना शेड्यूल समायोजित करना चाहिए।
गहराई से वर्कफ़्लो प्रबंधन समय खाता है। इसके बजाय, इसे एक परियोजना प्रबंधन उपकरण से स्वचालित करें। आसन या ट्रेलो जैसे लोकप्रिय ऐप प्रक्रिया के लगभग हर पहलू में मदद कर सकते हैं, व्यवहार्य समय सीमा निर्धारित करने से लेकर परियोजना विवरण को अंतिम रूप देने तक। इस तरह, आपके पास अपनी मूल जिम्मेदारियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय और ऊर्जा होगी।
7. अनुबंध मसौदा
एक फ्रीलांसर के रूप में, ग्राहक आपसे प्रोजेक्ट अनुबंध प्रदान करने की अपेक्षा करते हैं। आपको संभवतः अपनी दरों, गारंटियों, जिम्मेदारियों और उद्देश्यों के साथ-साथ ग्राहक के आदेश के संबंध में किसी भी शर्त को रेखांकित करना होगा।
स्क्रैच से अनुबंध लिखने में आम तौर पर कुछ घंटे लगते हैं। आप टेम्प्लेट को ऑनलाइन खींच सकते हैं, लेकिन फिर भी आपको संपादन के लिए एक या दो घंटे अलग रखने चाहिए। आखिरकार, सामान्य समझौते केवल आपके फ्रीलांस व्यवसाय से समझौता करेंगे।
रैंडम कॉन्ट्रैक्ट ड्राफ्ट को कॉपी-पेस्ट करने के बजाय, आप प्रक्रिया को ऑटोमेशन टूल पर लोड करके अधिक समय बचाएंगे। वहाँ कई हैं ऐप जो अनुकूलित अनुबंध ड्राफ्ट तैयार करते हैं. वे नेत्रहीन आकर्षक अनुबंध बना सकते हैं जो मिनटों के भीतर आपकी फ्रीलांस परियोजनाओं के दायरे, सीमाओं और कानूनी आवश्यकताओं की व्याख्या करते हैं।
8. बुनियादी वित्त ट्रैकिंग
जैसे-जैसे आपका फ्रीलांस व्यवसाय बढ़ता है, आपके वित्त पर नज़र रखना अधिक चुनौतीपूर्ण हो जाएगा। आपको प्रत्येक ग्राहक से सभी भुगतानों को रिकॉर्ड करना होगा। आपके ऑर्डर की मात्रा के आधार पर, साधारण वित्त प्रबंधन में भी कई घंटे लग सकते हैं।
कई पेशेवर अपने वित्त का प्रबंधन करने के लिए लेखाकारों को नियुक्त करते हैं। यद्यपि आप वित्त पेशेवर के साथ भी काम कर सकते हैं, पहले स्वचालन उपकरण का उपयोग करने पर विचार करें। आपको कुछ भी भुगतान नहीं करना पड़ेगा। एक त्वरित Google खोज कई प्रकट करेगी सरल, नि: शुल्क व्यक्तिगत वित्त एक्सेल स्प्रेडशीट टेम्पलेट्स आप अनुकूलित कर सकते हैं।
कार्यों को स्वचालित करके अधिक उत्पादक फ्रीलांसर बनें
टास्क ऑटोमेशन आपके फ्रीलांस करियर को अगले स्तर पर ले जाएगा। हालांकि, शुरू से ही पूरी तरह कार्यात्मक, कुशल स्वचालित प्रणाली को निष्पादित करने के लिए मजबूर महसूस न करें। वर्कफ़्लो स्वचालन में समय लगता है। पहले छोटे, थकाऊ कार्यों को हटा दें, फिर धीरे-धीरे अधिक महत्वपूर्ण प्रशासनिक उत्तरदायित्वों को स्वचालित करने की दिशा में काम करें।
इसके अलावा, प्रीमियम ऑटोमेशन टूल को बेतरतीब ढंग से न खरीदें। बाजार में कई मुफ्त सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और मोबाइल ऐप हैं। सही रणनीति के साथ, आप पहले से ही अपने फ्रीलांस व्यवसाय के कई दैनिक कार्यों को स्वचालित करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।
