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कल्पना कीजिए कि आपको एक वरिष्ठ, ग्राहक या यहां तक कि एक मित्र को एक महत्वपूर्ण ईमेल भेजना है। आप सही पत्र टाइप करते हैं और भेजते हैं, यह विश्वास करते हुए कि आपको समय सीमा से पहले प्रतिक्रिया मिल जाएगी। यदि आपकी समय सीमा से कुछ मिनट पहले ईमेल वितरित करने में विफल रहता है तो आप क्या करेंगे?
उपरोक्त स्थिति बाउंस ईमेल की अराजकता का वर्णन करती है। यह लेख देखेंगे कि ईमेल बाउंस क्या है, ईमेल बाउंस के प्रकार, कारण और उनसे कैसे निपटें।
बाउंस ईमेल क्या है?
जब आप एक ईमेल भेजें जो डिलीवर नहीं होता, उसे ईमेल बाउंस कहते हैं। आमतौर पर, आपको सूचित करने के लिए एक ईमेल बाउंस-बैक संदेश होता है। ज्यादातर मामलों में, वे आपको ईमेल बाउंस के कारण के बारे में भी बताते हैं।
ईमेल बाउंस दो प्रकार के होते हैं- सॉफ्ट बाउंस और हार्ड बाउंस। आइए देखें कि उनका क्या मतलब है।
शीतल उछाल
सॉफ्ट बाउंस अस्थायी कारणों से डिलीवर न किए गए ईमेल होते हैं। सॉफ्ट बाउंस के कारण भरे हुए मेलबॉक्स, निष्क्रिय मेलबॉक्स, डाउनटाइम से गुजर रहे सर्वर और ईमेल संदेशों का बहुत बड़ा होना है।
हार्ड बाउंस की तुलना में इस प्रकार के बाउंस कम गंभीर होते हैं। अक्सर, उन्हें हल करने के लिए आपसे किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं होती है। एक बार समस्या का समाधान हो जाने के बाद वे स्वतः ही स्वयं को सुलझा लेते हैं।
कठिन उछाल
जब कोई ईमेल स्थायी रूप से वितरित करने में विफल रहता है, तो उसे हार्ड बाउंस के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। हार्ड बाउंस के कारणों में एक गलत वर्तनी वाला ईमेल पता, एक गैर-मौजूद ईमेल आईडी और एक क्रैश सर्वर शामिल हैं। इसे "फ्लैट नं" या "सीधे अस्वीकृति" प्रकार की स्थिति के रूप में सोचें; आपका ईमेल नहीं गया, और यह कभी नहीं होगा।
ईमेल बाउंस होने के संभावित कारण
बाउंस ईमेल से निपटने का पहला कदम यह जानना है कि इसका कारण क्या है। किसी ईमेल के बाउंस होने के कुछ संभावित कारण यहां दिए गए हैं:
1. गलत वर्तनी वाले या गैर-मौजूद ईमेल पते
कुछ बाउंस किए गए ईमेल को "गैर-मौजूद ईमेल पता" के रूप में चिह्नित किया जाता है; इससे पता चलता है कि ईमेल पता मौजूद नहीं है। अक्सर, इसे ईमेल आईडी में वर्तनी की त्रुटि से जोड़ा जा सकता है, या ईमेल को हटा दिया गया हो सकता है यदि यह किसी कर्मचारी सदस्य का है जिसने किसी संगठन से इस्तीफा दे दिया है।
यह भी संभव है ईमेल पता नकली है, या लोगों द्वारा अपने मूल ईमेल को अस्वीकृत करने के लिए बेतरतीब ढंग से उत्पन्न किया गया ईमेल। ऐसे मामलों में, आप पते पर ईमेल नहीं भेज पाएंगे.
2. सेवा के मामले
कुछ बाउंस हुए ईमेल को "डिलीवरेबल" के रूप में चिह्नित किया जा सकता है; इसे प्राप्त करने वाले ईमेल पते के ईमेल सर्वर से खोजा जा सकता है। आमतौर पर, रखरखाव के कारण सर्वर ओवरलोडेड या अनुपलब्ध होता है। यदि आप बार-बार यह सूचना प्राप्त करते हैं, तो हो सकता है कि ईमेल सर्वर बंद हो गया हो।
3. पूरा मेलबॉक्स
ईमेल भंडारण के साथ काम करते हैं; उसी तरह जब आप स्टोरेज में कम होते हैं तो आप अपने ऐप स्टोर से नए एप्लिकेशन डाउनलोड नहीं कर सकते हैं, उसी तरह आपका प्राप्तकर्ता भरे हुए मेलबॉक्स के साथ आपके ईमेल प्राप्त नहीं करेगा।
यदि प्राप्तकर्ता सक्रिय रूप से अपने मेल का उपयोग करता है तो यह एक बड़ा मुद्दा नहीं है क्योंकि वे अंततः अपने मेलबॉक्स को नए लोगों के लिए जगह बनाने के लिए साफ़ कर देंगे।
4. ईमेल का आकार
आपका ईमेल बाउंस होने का दूसरा कारण यह हो सकता है कि इसका आकार बहुत बड़ा है। ईमेल में अटैचमेंट होने पर यह सामान्य है। उदाहरण के लिए, Gmail 25MB से बड़े अटैचमेंट वाले ईमेल नहीं भेजता है। अधिकांश लोकप्रिय ईमेल प्रदाताओं की भी समान सीमाएँ होती हैं।
5. अवरुद्ध खाता
यदि प्राप्तकर्ता ने आपको उनसे संपर्क करने से रोक दिया है, तो उस ईमेल पते पर आपके सभी ईमेल वापस आ जाएंगे और आपको इस बारे में एक सूचना प्राप्त होगी। उनके पास भी हो सकता है हेवी-ड्यूटी स्पैम फिल्टर जो संदिग्ध प्रतीत होने वाले ईमेल को ब्लॉक कर देता है।
6. अवकाश/ऑटो-जवाब
जब लोग छुट्टी पर जाते हैं, तो वे केवल कुछ प्रतिशत लोगों तक पहुँच प्रदान करते हुए, हर किसी से और हर चीज़ से दूर जाना पसंद करते हैं। आमतौर पर, उनके पास एक अलग लाइन या ईमेल होता है जिससे उनसे संपर्क किया जा सकता है, जबकि नियमित संपर्क चैनल वेकेशन मोड में होते हैं।
यदि वे उस मोड में रहते हैं, तो उस ईमेल पते पर आपके संदेश बार-बार बाउंस होंगे।
बाउंस हुए ईमेल का समाधान कैसे करें
यह जानकर निराशा हो सकती है कि आपका ईमेल बाउंस हो गया है, खासकर जब सामग्री समय के प्रति संवेदनशील या महत्वपूर्ण हो। सौभाग्य से, आपको अपनी बाहों को मोड़ने और यह देखने की ज़रूरत नहीं है कि ऐसा कब होता है। बाउंस ईमेल को हल करने और संभावित रूप से रोकने के चार तरीके यहां दिए गए हैं:
1. ईमेल आईडी को डबल/चेक करें
ईमेल बाउंस होने के सबसे सामान्य कारणों में से एक गलत वर्तनी वाली या गैर-मौजूद ईमेल आईडी है। भेजने से पहले अपने प्राप्तकर्ता की ईमेल आईडी को दोबारा जांचना अच्छा अभ्यास है। जब आप आश्वस्त हो जाते हैं कि आपके पास सही पता है, तो यह स्वचालित रूप से इसे ईमेल बाउंस के कारण के रूप में समाप्त कर देता है।
जब आप इसे प्राप्त करते हैं तो यह पुष्टि करने में भी कोई दिक्कत नहीं होती है कि आपके पास स्वामी से सही पता है।
2. जानकारी अपडेट करें
अपनी संपर्क जानकारी अपडेट करने की आदत डालें। व्यक्तियों की परिस्थितियाँ अक्सर बदलती रहती हैं, और आपके संपर्क अपने ईमेल पतों तक पहुँच खो सकते हैं या उन्हें बदल सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए अपने संपर्कों से नियमित रूप से संपर्क करें कि आपके पास जो जानकारी है वह अद्यतित है। इससे आपके सामने आने वाले ईमेल बाउंस की संख्या कम हो जाएगी।
3. मेलिंग नियमों का पालन करें
पहले, हमने उल्लेख किया था कि कुछ ईमेल वितरित करने में विफल रहते हैं क्योंकि उनका आकार अविश्वसनीय रूप से बड़ा होता है। जीमेल आपके अनुलग्नकों के आकार को 25 एमबी तक सीमित करता है, और अन्य ईमेल प्रदाताओं की समान सीमाएं होती हैं। कृपया अपने ईमेल सर्वर का मार्गदर्शन करने वाले विभिन्न नियमों से स्वयं को परिचित करें।
साथ ही, ध्यान दें कि आपके लिए कई तरीके उपलब्ध हैं बड़े अटैचमेंट को निर्बाध रूप से ईमेल करें.
4. अपने ईमेल प्रारूपित करें
यह लगभग हम सभी के दिमाग को छोड़ देता है, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आपका मेल स्पैम मेल की तरह न लिखा गया हो. सभी ईमेल सर्वरों में स्पैम फ़िल्टर होते हैं जो उनके उपयोगकर्ताओं को ऐसी सामग्री से बमबारी करने से रोकते हैं जो उनसे संबंधित नहीं है।
स्पैम सामग्री के लिए अपने ईमेल की समीक्षा करने के लिए आप tester.com और isnotspam.com जैसे ऑनलाइन संसाधनों का उपयोग कर सकते हैं।
5. ईमेल बाद में भेजें
प्राप्तकर्ता सर्वर डाउनटाइम के मामले में, आपको ईमेल को फिर से भेजने के लिए कुछ समय प्रतीक्षा करनी चाहिए, और यदि सर्वर बैक अप है, तो आपको अपना ईमेल डिलीवर कर दिया जाएगा। यदि यह अधिक समय तक चलता है, तो आपको अपनी स्थिति के बारे में सूचित करने के लिए अपने प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता के संपर्क समर्थन से संपर्क करना पड़ सकता है।
आपका ईमेल बाउंस दुनिया का अंत नहीं है
भले ही ईमेल बाउंस हमेशा अलार्म का कारण नहीं होते हैं, फिर भी जब आप एक महत्वपूर्ण ईमेल भेज रहे होते हैं, और यह वितरित नहीं होता है, तब भी वे बहुत परेशान हो सकते हैं। इससे आपको इस बात की चिंता भी हो सकती है कि प्राप्तकर्ता ने आपका संदेश प्राप्त किया या नहीं - लेकिन झल्लाहट नहीं।
आप इस आलेख में सूचीबद्ध सुधारों के साथ बहुत अधिक चिंता किए बिना स्थिति को हल कर सकते हैं। ईमेल को ट्रैक करने के लिए आप अन्य चीजें भी कर सकते हैं।