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नोट्स लेना हर मीटिंग का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। कभी-कभी नोट्स लेने के सबसे प्रभावी तरीके का पता लगाना मुश्किल हो सकता है।
वैसे तो कई नोट लेने वाले ऐप मौजूद हैं, लेकिन कभी-कभी आपके डिवाइस पर बहुत सारे ऐप का होना असुविधाजनक होता है। यह विशेष रूप से सच है यदि आप अपने नोट्स साझा करना चाहते हैं और सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके सहकर्मी समान नोट लेने वाले ऐप का उपयोग करते हैं या नहीं।
सौभाग्य से, Microsoft Excel आपके मीटिंग नोट्स को लेना और सॉर्ट करना आसान बनाता है। यह सुनिश्चित करते हुए आपके मीटिंग नोट्स को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करता है कि लगभग कोई भी आपके नोट्स को खोल और पढ़ सकता है। यहां बताया गया है कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं।
1. अपना एजेंडा सेट करें
अपने मीटिंग नोट्स प्रारंभ करने के लिए, पहले मीटिंग के एजेंडे को देखें। यदि आपके पास पूर्व निर्धारित मीटिंग एजेंडा नहीं है, तो उन विषयों की एक सूची बनाएं जो अगले चरण के लिए उपयोग करने के लिए मीटिंग में आ सकते हैं।
एक बार जब आप अपने एजेंडा आइटम सूचीबद्ध कर लें, तो प्रत्येक आइटम को प्रत्येक भूमिका या कॉलम में एक अलग सेल में जोड़ें। पंक्तियों या स्तंभों में से किसी एक को चुनना ठीक है, लेकिन आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप केवल एक प्रारूप चुनें ताकि सभी सूचीबद्ध आइटम एक सीधी रेखा में हों।
2. उपस्थित लोगों की सूची बनाएं
इसके बाद, बैठक में उपस्थित सभी लोगों की एक सूची बनाएं। उपस्थित लोगों की सूची लें और प्रत्येक नाम को पंक्ति या कॉलम में प्रत्येक सेल में जोड़ें।
पंक्तियों या स्तंभों का उपयोग करना है या नहीं यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने पिछले चरण में क्या चुना था। यदि आपने एजेंडा आइटम्स के लिए एक कॉलम का उपयोग करना चुना है, तो नामों के लिए एक पंक्ति का उपयोग करें। इसी तरह, यदि आपने एजेंडा मदों के लिए पंक्तियाँ चुनी हैं, तो नामों के लिए एक कॉलम का उपयोग करें।
मीटिंग के दौरान, अपने नोट्स को प्रत्येक प्रासंगिक सेल में जोड़ें। उदाहरण के लिए, यदि सहभागी 2 एजेंडा आइटम 3 पर टिप्पणी करता है, तो संबंधित सेल में एक नोट जोड़ें।
3. अपने नोट्स व्यवस्थित करें
मीटिंग के दौरान नोट्स जोड़ना जारी रखें। लिखते समय अवश्य करें प्रभावी नोट लेने वाली तकनीकों का उपयोग करें. एक बार बैठक समाप्त हो जाने के बाद, नोट्स व्यवस्थित करने का समय आ गया है। जब आप नोट्स को सॉर्ट करने के लिए किसी अन्य दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं, तो उन्हें एक्सेल में सॉर्ट करना कहीं अधिक आसान है।
मीटिंग के बाद अपने नोट्स को सॉर्ट करने के लिए, अपने नोट्स के लिए कलर-कोडेड फाइलिंग सिस्टम लेकर आएं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप उन नोटों के लिए हरे रंग का उपयोग करना चाहें जो कार्रवाई योग्य आइटम में बदल सकते हैं।
जब आप अपने नोट्स को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली विकसित करते हैं, तो अपने सेल को कलर-कोडिंग की प्रक्रिया शुरू करें। ऐसा करने के लिए, नोट के साथ एक सेल चुनें, पेंट बकेट चुनें, और वांछित रंग चुनें।
एक बार जब आप अपने नोट्स को कलर-कोड कर लेते हैं, तो आप उन्हें और सॉर्ट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, प्रयोग करें एक्सेल में सशर्त स्वरूपण नोटों को रंग के अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए। यह आपको समान नोटों को एक साथ क्रमित करने की अनुमति देगा। जब आपके सभी नोट क्रमबद्ध हो जाते हैं, तो यह निर्धारित करना आसान हो जाएगा कि आपको कौन से अगले कदम उठाने चाहिए।
एक्सेल में अपने नोट्स का ट्रैक रखें
मीटिंग नोट लेने के कई तरीके हैं। एक्सेल का उपयोग करके नोट्स लेना सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है। यह विधि विशेष रूप से आसान होती है जब आपको नोट्स का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है कि वे किस एजेंडा आइटम से संबंधित हैं और किसने विचार प्रस्तुत किया है।
नोट लेने की यह शैली मीटिंग के बाद आपके नोट्स को व्यवस्थित करना भी आसान बनाती है। लेकिन आप जो भी तरीका चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप मीटिंग के सुझावों पर अमल करें।
