यह कोई रहस्य नहीं है कि नौकरी चाहने वालों को संचार कौशल की आवश्यकता होती है। वास्तव में, संचार कौशल लगातार सबसे वांछित गुणों में से एक है जो भर्ती प्रबंधकों को नौकरी के उम्मीदवारों में दिखता है। पूरी रोजगार प्रक्रिया के लिए संचार कौशल की आवश्यकता होती है: उस नौकरी के साक्षात्कार को श्रेष्ठ बनाने के लिए अपना रिज्यूमे तैयार करना, वास्तव में नौकरी पर काम करना, और अंत में इस्तीफा देना (या निकाल दिया जाना)।

अब जबकि रिमोट वर्किंग बढ़ रही है; करियर की सफलता के लिए संचार कौशल और भी महत्वपूर्ण हो गए हैं। यदि आमने-सामने की मुलाकातों में गलतफहमियाँ हो सकती हैं, तो और क्या जब अधिकांश बातचीत ऑनलाइन की जाती है? यहां शीर्ष संचार कौशल हैं जिन्हें आपको अपने दूरस्थ कार्य में सफल होने की आवश्यकता है।

1. नोट लेना

डिजिटल दुनिया में नोट लेना एक महत्वपूर्ण कौशल है, जहां हम सूचनाओं से भरे हुए हैं। एक प्यू रिसर्च सेंटर लेख डिजिटल जीवन के नकारात्मक प्रभावों पर एक प्रतिवादी यह कहते हुए उद्धृत करता है:

"(डिजिटल जीवन का) एक बड़ा प्रभाव अल्पकालिक स्मृति में समग्र कमी है, और... सवाल क्या था?" - गुमनाम प्रतिवादी, प्यू रिसर्च सेंटर

हाइपर-कनेक्टेड होने के कारण काम पर बने रहना मुश्किल हो गया है, जो नियोक्ताओं और दूर-दराज के कर्मचारियों के लिए समस्या बन गया है। जैसा वास्तव में कहते हैं, नियोक्ता टीम के सदस्यों की इच्छा रखते हैं जो निर्देशों की व्याख्या कर सकें और इसे प्रभावी ढंग से दूसरों तक पहुंचा सकें। यदि आप उस अनाम उत्तरदाता की तरह हैं तो आप निश्चित रूप से ऐसा नहीं कर पाएंगे।

यदि आप लगातार खुद को अपने कार्यों को भूलते हुए पाते हैं, तो नोट लेने वाले ऐप्स का उपयोग करें। बहुत सारे ऑनलाइन टूल हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं, बहुत ही सरल ऐप जैसे माइक्रोसॉफ्ट स्टिकी नोट्स अधिक जटिल करने के लिए ओब्सीडियन (स्टेरॉयड पर परिष्कृत नोट लेने वालों के लिए) लोकप्रिय के लिए कार्य करने की सूची, जो पहले दो के बीच एक मधुर स्थान रखता है।

2. जवाबदेही

भौतिक कार्यस्थल में, लोगों के लिए आपके कक्ष में या दोपहर के भोजन के समय आपसे चैट करना और तुरंत उत्तर प्राप्त करना आसान होता है। आभासी कार्यस्थल में, आप आसानी से ईमेल, कॉल या तत्काल संदेशों का उत्तर देना भूल सकते हैं या अनदेखा कर सकते हैं।

यदि आप नहीं चाहते हैं कि लोग यह सोचें कि आप काम में सुस्ती कर रहे हैं, तो उत्तरदायी होने की पूरी कोशिश करें (जब तक कि आप किसी आपात स्थिति में या छुट्टी पर न हों)। यदि आप सबसे महत्वपूर्ण संदेशों का उत्तर देने में विफल रहते हैं तो आप आसानी से अपनी टीम या ग्राहक का विश्वास खो सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपसे कोई महत्वपूर्ण संचार छूट न जाए, इन सर्वोत्तम प्रक्रियाओं को आज़माएं:

  • दिन के भीतर संदेशों की जांच करने के लिए एक शेड्यूल सेट करें (कुछ इसे दोपहर में करना पसंद करते हैं और सुबह के सबसे उत्पादक घंटों को गहन कार्य के लिए आरक्षित करते हैं)।
  • अपनी स्मार्टवॉच पर सूचनाएं प्रबंधित करें। जब आपको ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है तो कुछ स्मार्टवॉच आपको सूचनाओं को अस्थायी रूप से बंद करने देती हैं।
  • डबल-बुकिंग और महत्वपूर्ण अपॉइंटमेंट्स को मिस करने से बचें सबसे अच्छा मुफ्त ऑनलाइन कैलेंडर.
  • यदि आप अलग-अलग समय क्षेत्रों में काम कर रहे हैं या अलग-अलग शेड्यूल पर काम कर रहे हैं, तो अपनी टीम को अपने काम के घंटों के बारे में सूचित करें।
  • जीमेल में आवर्ती अवकाश ऑटो-उत्तरदाता सेट करें.
  • Android पर पाठ संदेशों का स्वतः उत्तर दें.
  • एक iPhone पर स्वचालित पाठ संदेश भेजें.

यदि आप कुछ भूल जाते हैं, तो माफी माँगने के लिए जल्दी करें और सुधार करें।

3. ऑनलाइन प्रस्तुत करना

एक ऑनलाइन प्रस्तुति देना व्यक्तिगत रूप से देने से बहुत अलग है। आपको आमतौर पर अपने स्वयं के तकनीकी उपकरण तैयार करने की आवश्यकता होगी, या आपको किसी अन्य व्यक्ति के साथ समन्वय करना होगा जो किसी अन्य स्थान पर है। दर्शकों से जुड़ना आंखों के संपर्क, इशारों और आंदोलन पर भी निर्भर करता है, जिनमें से अधिकांश ऑनलाइन खो जाता है।

उस ने कहा, सुनिश्चित करें कि आप अच्छे उपकरण और ऑनलाइन टूल में निवेश करते हैं, ताकि आप पेशेवर दिखें और वेबकैम पर अच्छे दिखें. अपनी प्रस्तुति के साथ अभ्यास करें—शायद इसका उपयोग करके स्वयं को रिकॉर्ड भी करें करघा स्क्रीन रिकॉर्डर—जब तक आप अपनी टोन, वॉल्यूम, स्लाइड और दिखावट के बारे में आश्वस्त नहीं हो जाते।

चूंकि आपके दर्शक ज्यादातर समय आपकी स्लाइड्स के साथ इंटरैक्ट करेंगे, इसलिए बोरिंग स्लाइड प्रेजेंटेशन का उपयोग करने से बचें। आप जैसी साइटों पर आकर्षक टेम्प्लेट डाउनलोड कर सकते हैं 24स्लाइड और Powerpointify. या आप कोशिश कर सकते हैं कैनवा की प्रस्तुतियाँ, जो टीमों को प्रस्तुति पर सहयोग करने देता है, दर्शकों को प्रश्न पूछने में सक्षम बनाता है, और एकाधिक प्रस्तुतकर्ताओं को स्लाइड नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

4. रचनात्मक प्रतिक्रिया लेना और देना

आमने-सामने संपर्क के बिना यह पता लगाना कठिन है कि ग्राहक और नियोक्ता आपसे क्या चाहते हैं। दूरस्थ कार्य सेटिंग में कार्य प्रगति और अपेक्षाओं की रिपोर्ट करना भी अधिक चुनौतीपूर्ण है। आपके पास बैंक करने के लिए अशाब्दिक संकेत भी नहीं हैं, और आप ईमेल के आधार पर वास्तव में "व्याख्या" नहीं कर सकते हैं।

एक रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रणाली शामिल करने के लिए अपनी कार्य प्रक्रिया को सेट करें जो आपकी टीम में उन लोगों को ईमानदारी से एक दूसरे का मूल्यांकन करने का मौका देगी। आप इसके माध्यम से कर सकते हैं:

  • प्रतिक्रिया प्रपत्र: से संपादन योग्य टेम्प्लेट का उपयोग करके फीडबैक फॉर्म का उपयोग करने का सुझाव दें फॉर्मस्टैक या 123फॉर्मबिल्डर.
  • तात्कालिक संदेशन: अपने क्लाइंट/बॉस के पसंदीदा इंस्टैंट मैसेजिंग चैनल के माध्यम से स्पष्ट करने वाले प्रश्न पूछें। आप पूछ सकते हैं, "तो, आपके पिछले ईमेल के आधार पर, आप चाहते हैं कि मैं..." या "आपने उल्लेख किया कि मुझे... क्या यह सही है?"
  • ईमेल: एक बार जब आपको कोई प्रतिक्रिया मिलती है जो आपको अपने काम में सुधार करने के लिए कहती है, तो उसे तैयार करें और एक कार्य योजना भेजें।

5. व्यावसायिक लेखन

अधिकांश डिजिटल संचार वर्तमान में लिखित रूप में होता है, विशेष रूप से उन टीमों के लिए जिन्होंने लंबी और अनुत्पादक वीडियो बैठकों से मुंह मोड़ लिया है। हम चैट करते हैं, ईमेल करते हैं और औपचारिक दस्तावेज़ भेजते हैं, जिनमें से सभी के लिए हमें स्पष्ट रूप से लिखना आवश्यक है।

लेखन कौशल इन-पर्सन कम्युनिकेशन की विशेषताओं को पूरी तरह से कैप्चर नहीं कर सकते हैं, लेकिन अगर अच्छी तरह से किया जाए तो वे प्रभावी रूप से सूचना दे सकते हैं, राजी कर सकते हैं, प्रेरित कर सकते हैं या कॉम्प्लेक्स को सरल बना सकते हैं। अच्छा लेखन अंतरंग स्थान भी बना सकता है और तात्कालिकता का आभास देता है (यदि आप समयबद्ध तरीके से संवाद करते हैं, अर्थात)।

अपने लेखन कौशल को बढ़ाने के लिए, हमेशा अपने काम को एडिट और प्रूफरीड करें। व्याकरण परीक्षक जैसे स्थापित करना इतना आसान है व्याकरणिक रूप से या हेमिंग्वे, और त्रुटि-मुक्त दस्तावेज़ बनाने में सहायता के लिए एक ऑनलाइन थिसॉरस का उपयोग करें। स्टाइल और आवाज सीखने के लिए आप किंडल बुक्स डाउनलोड कर सकते हैं या ज्वाइन कर सकते हैं लेखकों के लिए सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन समुदाय.

6. विभिन्न संचार माध्यमों का उपयोग करना

आज इतने सारे संचार उपकरणों के उपलब्ध होने के साथ, उपयोग करने के लिए सबसे उपयुक्त लोगों को जानना महत्वपूर्ण है। क्या आपको एक ईमेल भेजना चाहिए या त्वरित संदेश सेवा का उपयोग करना चाहिए? क्या स्लैक या माइक्रोसॉफ्ट टीम बेहतर है? विस्तृत जानकारी भेजने के लिए ईमेल आमतौर पर बेहतर होता है, और कुछ स्लैक के उपयोगकर्ता अनुभव को पसंद करते हैं, लेकिन आपके नियोक्ता और ग्राहक अलग तरह से सोच सकते हैं।

इसके बारे में जाने का सबसे अच्छा तरीका यह पूछना है कि वे क्या पसंद करते हैं। जबकि अन्य लोग स्काइप को पुराने जमाने के रूप में देख सकते हैं, कुछ ग्राहक अभी भी इसे पसंद करते हैं। हो सकता है कि वे वीडियो कॉल के स्थान पर फ़ोन कॉल भी चुनेंगे।

जैसे ही आप उनके पसंदीदा संचार चैनल को जानते हैं, इन चैनलों को स्वयं आज़माएँ। यदि प्लेटफ़ॉर्म जटिल लगता है तो अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न पढ़ें और ऑनलाइन ट्यूटोरियल देखें। थोड़े से धैर्य के साथ, आप नए उपकरणों में महारत हासिल करने और अधिक आत्मविश्वास हासिल करने में सक्षम होंगे।

कुशल संचारक दूरस्थ कर्मचारियों को बेहतर बनाते हैं

कुशल संचारक को आज सीखना चाहिए कि कैसे प्रभावी ढंग से लिखना है, नोट्स लेना, उत्तरदायी होना, एक ऑनलाइन प्रस्तुति देना, फीडबैक देना और विभिन्न संचार चैनलों का उपयोग करना है। स्थिति या नियोक्ता की वरीयता के आधार पर, उन्हें उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम डिजिटल संचार उपकरण भी पता होना चाहिए।

अपने नियोक्ता या ग्राहक का विश्वास हासिल करने और दूरस्थ कार्य में सफल होने के लिए इन महत्वपूर्ण संचार कौशलों में महारत हासिल करें। क्या आप नौकरी खोज रहे हैं या काम के लिए अपने अन्य कौशल में सुधार करने की उम्मीद कर रहे हैं? आप उन कौशलों के बारे में सीखना चाह सकते हैं जिनकी आपको नौकरी पाने के लिए आवश्यकता है।