माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक हर किसी का पसंदीदा ईमेल क्लाइंट है। उद्यम सेटिंग में नियमित रूप से उपयोग की जाने वाली उत्पादकता-बढ़ाने वाली सुविधाओं के साथ इसका उपयोग करना आसान है। आप अक्सर आउटलुक के भीतर दिन भर में दोहराए जाने वाले कार्य करते हैं।
सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट ने कदमों की एक श्रृंखला को स्वचालित करने में मदद करने के लिए त्वरित कदम नामक निफ्टी उत्पादकता-बढ़ाने वाली सुविधा शामिल की है। आगे पढ़ें क्योंकि हम बताते हैं कि त्वरित चरण क्या हैं और आउटलुक में अधिक उत्पादक बनने के लिए आप इसका अधिकतम लाभ कैसे उठा सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में त्वरित कदम क्या हैं?
क्विक स्टेप्स आउटलुक 2013 और उसके बाद उपलब्ध उपयोग में आसान उत्पादकता सुविधा है। यह एकाधिक दोहराए जाने वाले कार्यों की एक श्रृंखला को शीघ्रता से स्वचालित करना संभव बनाता है। इन कार्यों को स्वचालित करने से एक साथ कई मेलबॉक्सों को प्रबंधित करना आसान बनाने का अतिरिक्त लाभ होता है, साथ ही आपका कीमती समय भी बचता है।
आप विभिन्न परिदृश्यों के लिए त्वरित चरणों का उपयोग कर सकते हैं। एक रोजमर्रा के उपयोग का मामला स्वचालित रूप से एक ईमेल को एक साथ एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जा सकता है
किसी सहकर्मी को ईमेल अग्रेषित करना और इसे केवल एक क्लिक में महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करना।डिफ़ॉल्ट रूप से, Microsoft Outlook आपको कुछ सामान्य रूप से उपयोग की जाने वाली त्वरित कार्रवाइयाँ प्रदान करता है। आप उन्हें वैसे ही उपयोग कर सकते हैं या अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों को अनुकूलित कर सकते हैं। यदि यह पर्याप्त नहीं है, तो आप अपने नियमित कार्यप्रवाह को बढ़ाने के लिए एक कस्टम त्वरित कदम बना सकते हैं।
Microsoft Outlook में डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों का उपयोग करना
Microsoft Outlook पर, आप चलते-फिरते डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों का आसानी से उपयोग कर सकते हैं। आउटलुक में चार पूर्वनिर्धारित त्वरित चरण हैं (कार्यालय 365 के भाग के रूप में): प्रबंधक, टीम ईमेल पर जाएं, और उत्तर दें और हटाएं.
पहली बार इनका उपयोग करने से पहले आपको इन्हें सही प्राप्तकर्ता ईमेल पतों और पसंदीदा फ़ोल्डरों के साथ कॉन्फ़िगर करना होगा। उपयोग करने के लिए करने के लिए कदम त्वरित कदम, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- से घर टैब, पर क्लिक करें करने के लिए कदम से त्वरित कदम अनुभाग।
- में पहली बार सेटअप संवाद बॉक्स में, वह फ़ोल्डर चुनें जिसमें आप ईमेल ले जाना चाहते हैं और यदि आवश्यक हो तो त्वरित चरण का नाम बदलें।
- पर क्लिक करें बचाना, और आप ईमेल को तेज़ी से ले जाने के लिए तैयार हैं.
- उस ईमेल का चयन करें जिसे आप दूसरे फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं और से सहेजे गए त्वरित चरण पर क्लिक करें घर टैब। आउटलुक सीधे ईमेल को कॉन्फ़िगर किए गए फ़ोल्डर में ले जाएगा।
आप अन्य डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों को समान तरीके से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। सीखने में भी आपकी रुचि हो सकती है अपने ईमेल को अपने कंप्यूटर पर Microsoft Outlook में कैसे संग्रहित करें.
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में कस्टम क्विक स्टेप कैसे बनाएं
यदि आपको लगता है कि डिफ़ॉल्ट त्वरित चरण आपके कार्यप्रवाह में फ़िट नहीं हो पा रहे हैं, तो आप आसानी से एक कस्टम त्वरित चरण बना सकते हैं। यह केवल एक साधारण क्रिया हो सकती है, जैसे किसी ईमेल को हटाना या अग्रेषित करना, या क्रियाओं की एक श्रृंखला, जैसे किसी सहकर्मी को ईमेल अग्रेषित करना और फिर उसे एक समर्पित फ़ोल्डर में ले जाना।
एक बार सेट हो जाने के बाद, आप इन कड़े कार्यों को केवल एक क्लिक में स्वचालित कर सकते हैं। इस उदाहरण के लिए, हम माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक कस्टम क्विक स्टेप बनाने जा रहे हैं जो:
- एक ईमेल को एक अलग फ़ोल्डर में ले जाता है
- ईमेल को अपठित के रूप में चिह्नित करता है
- एक सहकर्मी को ईमेल अग्रेषित करता है
- ईमेल को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करता है
यहां बताया गया है कि हम इसे कैसे सेट अप करेंगे:
- का चयन करें नया निर्माण से विकल्प त्वरित कदम टैब समूह के तहत घर.
- के अंतर्गत अपने त्वरित चरण को एक नाम दें नाम फ़ील्ड (हम इसे नाम देंगे डेमो).
- के तहत ड्रॉपडाउन से कार्रवाई अनुभाग, पहले, चयन करें फ़ोल्डर में ले जाएँ और गंतव्य फ़ोल्डर का चयन करेगा।
- क्लिक करें क्रिया जोड़ें बटन और चयन करें अपठित के रूप में चिह्नित करें.
- एक बार फिर क्लिक करें क्रिया जोड़ें ईमेल अग्रेषण सेट अप करने और चुनने के लिए आगे।
- में को… फ़ील्ड में, वह ईमेल पता दर्ज करें जिस पर आप ईमेल अग्रेषित करना चाहते हैं, या अपनी पता पुस्तिका में से किसी एक का चयन करें।
- अंत में, हम पर क्लिक करेंगे क्रिया जोड़ें ध्वज स्थिति शामिल करने के लिए।
- वैकल्पिक रूप से, आप एक भी सेट अप कर सकते हैं शॉर्टकट की ड्रॉपडाउन से।
- जब आप तैयार हों, तो पर क्लिक करें खत्म करना.
- आप अपने कस्टम क्विक स्टेप का उपयोग कर सकते हैं त्वरित कदम अनुभाग या कॉन्फ़िगर की गई शॉर्टकट कुंजी।
Microsoft आउटलुक हमेशा की तरह उत्पादक है
Microsoft आउटलुक में त्वरित कदम एक पेशेवर ईमेल क्लाइंट के रूप में आउटलुक की प्रतिष्ठा का एक वसीयतनामा है जो नियमित काम को आसान बनाता है। यदि आप कभी माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से स्विच करने के बारे में सोच रहे हैं, तो आप अन्य ईमेल क्लाइंट की सुविधाओं से सुखद आश्चर्यचकित हो सकते हैं।
