आप शायद आउटलुक खोलते हैं और इसकी कुछ निफ्टी सुविधाओं जैसे झंडे, श्रेणीकरण और संग्रह का दैनिक आधार पर उपयोग करते हैं। जबकि ये सुविधाएँ पहले से ही आपके ईमेल को प्रबंधित करना आसान बनाती हैं, ऐसे अन्य आउटलुक उपकरण उपलब्ध हैं जो आपके ईमेल संगठन को अगले स्तर पर ले जा सकते हैं।
इस पोस्ट में, हम आपको सात उन्नत आउटलुक टिप्स और ट्रिक्स बताएंगे, जिन्हें आप अगली बार अपना इनबॉक्स खोलने पर देखना चाहेंगे।
1. फटाफट भागों के साथ दोहराए जाने वाले ईमेल का उत्तर दें
क्या आप खुद को एक ही ईमेल सामग्री को बार-बार टाइप करते हुए पाते हैं? शायद आपके साथ काम करने वाले एक ही सवाल बार-बार पूछते हैं, या आप हमेशा हर महीने एक ही तरह की घोषणा करते हैं। उस स्थिति में, त्वरित भाग आपका सबसे अच्छा मित्र होगा।
सामग्री के पुन: प्रयोज्य टुकड़ों का संग्रह, त्वरित भाग, सर्वश्रेष्ठ में से एक है आउटलुक में अपने वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने के तरीके. आप इस सुविधा को से एक्सेस कर सकते हैं डालना हर बार जब आप ईमेल का जवाब देते हैं (या एक नया बनाते हैं) टैब।
क्विक पार्ट्स में एक नया स्निपेट जोड़ने के लिए, बस एक नया ईमेल खोलें, अपना संदेश या वाक्यांश टाइप करें, और टेक्स्ट को हाइलाइट करें। फिर जाएं
सम्मिलित करें> त्वरित भाग> चयन को त्वरित भाग गैलरी में सहेजें. आप जब चाहें इस स्निपेट का उपयोग शुरू कर सकते हैं।2. ईमेल टेम्पलेट के साथ लगातार संदेशों का पुन: उपयोग करें
त्वरित भागों के समान, आउटलुक में ईमेल टेम्प्लेट आपको पहले से लिखे गए संदेशों का पुन: उपयोग करके समय बचाने में मदद करते हैं। अब आपको वही ईमेल दुबारा टाइप करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपको केवल अपने पूर्वनिर्मित ईमेल टेम्पलेट को खींचने की आवश्यकता है। त्वरित भागों पर इसका लाभ यह है कि आप केवल शरीर ही नहीं, बल्कि विषय और प्राप्तकर्ता भी भर सकते हैं।
ईमेल टेम्प्लेट बनाने के लिए, बस एक नया ईमेल बनाएं और अपना संदेश टाइप करें। आप प्राप्तकर्ताओं और विषय पंक्तियों को खाली छोड़ना चुन सकते हैं। फिर जाएं फ़ाइल> इस रूप में सहेजें. ईमेल को एक के रूप में सहेजें आउटलुक टेम्पलेट डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर में।
टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए, पर क्लिक करें नई वस्तुएं अपने से घर टैब। चुनना और आइटम > फ़ॉर्म चुनें, और बदलें यहां देखो यू के लिए क्षेत्रफाइल सिस्टम में सेर टेम्पलेट्स. वहां, आप वह ईमेल टेम्प्लेट चुन सकते हैं जिसे आपने पहले बनाया था।
3. त्वरित कदमों के साथ बार-बार होने वाली कार्रवाइयों को सरल बनाएं
त्वरित कदम उन लोगों के लिए स्वर्ग-भेजे गए हैं जो लगातार ईमेल प्राप्त करने के लिए क्रियाओं की एक ही श्रृंखला करते हैं। उदाहरण के लिए, जब आपको काम के घंटों के बाद किसी सहकर्मी से एक अत्यावश्यक ईमेल मिलता है, तो आप उन्हें फ़्लैग करते हैं, स्थिति को उच्च महत्व में बदलते हैं, और फिर यह कहते हुए उत्तर भेजते हैं, "मैं कल आपसे संपर्क करूँगा।"
यदि आप इस तरह के ईमेल पर ध्यान देने में 30 सेकंड से अधिक खर्च करना पसंद नहीं करते हैं तो यह बहुत कठिन हो सकता है। इसलिए उपरोक्त चरणों को मैन्युअल रूप से करने के बजाय, आप केवल त्वरित चरणों के साथ अपनी कार्रवाई को स्वचालित कर सकते हैं।
यह सुविधा आपको पर आसानी से मिल सकती है घर आपके आउटलुक ऐप का टैब। यहां पहले से ही डिफ़ॉल्ट त्वरित चरण उपलब्ध हैं, जैसे "पूर्ण"जो ईमेल को पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है, इसे एक फ़ोल्डर में ले जाता है, और इसे पढ़ने के रूप में चिह्नित करता है। "प्रबंधक को" जो आपके प्रबंधक को ईमेल अग्रेषित करता है; और "उत्तर दें और हटाएं" जो उत्तर भेजता है और मूल संदेश को हटा देता है। हालाँकि, आप अपनी स्वयं की क्रियाओं की श्रृंखला को भी अनुकूलित कर सकते हैं।
4. बेहतर ईमेल प्रबंधन के लिए नियम बनाएं
नियम कुछ हद तक त्वरित कदमों के समान हैं, क्योंकि वे आपको इनकमिंग (और आउटगोइंग) ईमेल को एक विशिष्ट तरीके से हैंडल करने देते हैं। उदाहरण के लिए, नियम जॉन डो से ईमेल को आर्काइव फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं और उन्हें पढ़े गए के रूप में चिह्नित कर सकते हैं। आप नियमों का भी उपयोग कर सकते हैं आउटलुक में स्वचालित रूप से सीसी या बीसीसी.
हालाँकि, त्वरित चरणों के विपरीत, जहाँ आपको किसी संदेश पर लागू होने से पहले एक निश्चित त्वरित चरण चुनने की आवश्यकता होती है, नियम स्वचालित होते हैं। जैसे ही आपको एक ईमेल प्राप्त होता है जो आपके द्वारा नियम में सेट की गई शर्तों के अनुरूप होता है, आपके द्वारा चुनी गई कार्रवाइयाँ स्वचालित रूप से लागू हो जाएँगी। यह आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करना बहुत कम तनावपूर्ण बनाता है। आप नेविगेट करके अपना स्वयं का नियम बना सकते हैं होम > नियम > नियम बनाएं.
5. जब आप दूर हों तो स्वचालित आउट-ऑफ़-ऑफ़िस उत्तर भेजें
जब तक आप एक सुपर वर्कहॉलिक नहीं हैं और आपके पास छूटने का डर नहीं है, तब तक आप छुट्टी पर रहते हुए अपने ईमेल की जाँच करना पसंद नहीं करेंगे। हालाँकि, आप अपने सहकर्मियों और ग्राहकों को लटका हुआ छोड़ना भी पसंद नहीं करते। यही कारण है कि जब तक आप कार्य मोड में वापस नहीं आ जाते, तब तक स्वचालित उत्तर सेट करना महत्वपूर्ण है।
स्वचालित उत्तर ठीक वही हैं जो नाम का अर्थ है। जब यह एक विशिष्ट अवधि के लिए चालू होता है, तो उस समय सीमा के दौरान आपको ईमेल करने वाले लोगों को स्वचालित रूप से उस संदेश के साथ उत्तर प्राप्त होगा जिसे आपने अपनी स्वचालित उत्तर सेटिंग में लिखा है। एक बनाने के लिए, पर नेविगेट करें फ़ाइल> जानकारी> स्वचालित उत्तर.
6. क्लीन अप के साथ अपने इनबॉक्स में आसानी से क्रमित करें
छुट्टियों से वापस आने के बाद आप जो आखिरी चीज देखना चाहते हैं, वह सैकड़ों अनावश्यक ईमेलों से भरा इनबॉक्स है। हालांकि आप इसे होने से नहीं रोक सकते, लेकिन एक तरीका है जिससे आप ऐसा कर सकते हैं आउटलुक को कम विचलित करने वाला बनाएं: क्लीन अप सुविधा।
यह ईमेल थ्रेड्स से अनावश्यक संदेशों को हटा देता है, इसलिए आप कम संदेश पढ़ सकते हैं लेकिन फिर भी पूरी बातचीत को समझ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपको और क्लेयर को लूई से एक ईमेल मिला है। क्लेयर ने जवाब दिया और लूई के मूल संदेश को अपने जवाब में शामिल किया। क्लीन अप तब लूई के ईमेल को हटा देगा क्योंकि इसकी सामग्री क्लेयर के उत्तर में पहले से ही पाई जा सकती है।
यदि आप चिंतित हैं कि यह सुविधा महत्वपूर्ण ईमेल को हटा सकती है, तो आप हमेशा हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में जा सकते हैं, जहां डुप्लिकेट संदेशों को ले जाया जाता है। क्लीन अप का उपयोग करने के लिए, पर जाएं घर टैब और क्लिक करें साफ - सफाई में मिटाना अनुभाग।
7. महत्वपूर्ण संदेशों को हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें
यदि आप एक ऐसे व्यक्ति हैं जो एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त करता है, तो सबसे महत्वपूर्ण लोगों का ट्रैक खोना आसान है, जैसे कि आपके बॉस या आपके क्लाइंट से। यहीं पर सशर्त स्वरूपण काम आता है।
यह आउटलुक सुविधा आपको कुछ ईमेल को अपने इनबॉक्स से पॉप आउट करने के लिए अनुकूलित करने देती है। उदाहरण के लिए, आप अपने बॉस के ईमेल के फ़ॉन्ट को कॉमिक सैन्स में बदलने के लिए एक सशर्त प्रारूप बना सकते हैं। आप इसे ऐसा भी बना सकते हैं कि सब्जेक्ट लाइन में "मीटिंग" वाला कोई भी संदेश गुलाबी रंग की जीवंत छटा बन जाए। आप सशर्त स्वरूपण सेटिंग में पा सकते हैं देखें> सेटिंग्स देखें.
इन टिप्स और ट्रिक्स के साथ माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक प्रो बनें
ये सात उन्नत युक्तियाँ और तरकीबें आउटलुक की सुविधाओं की सतह को मुश्किल से खरोंचती हैं। जितना अधिक आप ऐप का उपयोग करेंगे, उतना ही अधिक आप नई और उपयोगी सुविधाओं की खोज करेंगे जो आपके ईमेल प्रबंधन को सुपरचार्ज करने में मदद कर सकती हैं।