हम सभी वहाँ रहे है। किसी PowerPoint प्रस्तुति पर पिछले कुछ दिनों से कार्य करना जिसमें आपको कुछ घंटों से अधिक नहीं लगना चाहिए। और हर बार जब आपको लगता है कि आप इसे पूरा करने के करीब हैं, तो आपको अन्य जानकारी या चित्र मिलते हैं जिन्हें आपको जोड़ना होता है।
सच तो यह है कि पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन को एक साथ रखने में इतना समय नहीं लगता है। इसीलिए हमने आपकी अगली प्रस्तुति पर काम करते समय आपका समय बचाने के लिए युक्तियों की एक सूची तैयार की है।
1. अपनी प्रस्तुति की योजना बनाएं
आप अपनी प्रस्तुति पर कार्य करते हुए समय की बचत प्रारंभ कर सकते हैं, यहां तक कि आप PowerPoint खोलने से पहले भी। आप अपनी स्लाइड की सामग्री और डिज़ाइन की रूपरेखा तैयार करने के लिए टेक्स्ट-टू-वॉइस ऐप से लेकर साधारण कागज के टुकड़े तक कुछ भी उपयोग कर सकते हैं। उस सामान्य विचार के बारे में सोचें जिसे आप बताना चाहते हैं और आपके दर्शक कौन हैं।
यहां तक कि अगर आपने पहले ऐसा किया है, तो आगे की योजना बनाने से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि क्या आपको समयरेखा जोड़नी चाहिए, पाई चार्ट बनाना चाहिए या वीडियो जोड़ना चाहिए।
2. Word दस्तावेज़ों को PowerPoint प्रस्तुति में बदलें
एक ही जानकारी को दो बार एक साथ रखने पर काम करने के बजाय, आप कर सकते हैं Microsoft Word दस्तावेज़ को PowerPoint प्रस्तुति में बदलें. टूल सटीक नहीं है क्योंकि आपको Word दस्तावेज़ को ठीक से प्रारूपित करने की आवश्यकता है, लेकिन यह आपकी प्रस्तुति को संपादित करते समय कुछ समय बचा सकता है।
3. PowerPoint टेम्पलेट्स का प्रयोग करें
पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन पर काम करते समय समय बचाने के सबसे कुशल तरीकों में से एक टेम्प्लेट का उपयोग करना है। इस तरह, आपकी प्रस्तुति में एक सुसंगत डिजाइन होगा क्योंकि टेम्प्लेट में फोंट, प्रभाव, पृष्ठभूमि, लेआउट और यहां तक कि सामग्री भी होती है। आप पर जाकर PowerPoint टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं फ़ाइल> नया.
सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि आप टेम्पलेट्स को वैयक्तिकृत कर सकते हैं और उन्हें भविष्य में उपयोग के लिए स्टोर कर सकते हैं। आप अपने व्यक्तिगत या व्यावसायिक ब्रांड में PowerPoint टेम्पलेट भी शामिल कर सकते हैं। यदि आपको अपनी पसंद की कोई चीज़ नहीं मिल रही है, और आप चाहते हैं कि आपकी प्रस्तुति सबसे अलग दिखे, तो आप ऐसा कर सकते हैं ऑनलाइन नि:शुल्क एनिमेटेड पावरप्वाइंट प्रेजेंटेशन टेम्प्लेट ढूंढें.
4. मास्टर स्लाइड्स का उपयोग करें
मास्टर स्लाइड का उपयोग करना यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि सभी स्लाइड्स का डिज़ाइन एक जैसा हो। और आप मास्टर स्लाइड को संपादित करके अपनी प्रस्तुति के समग्र डिज़ाइन को तेज़ी से बदल सकते हैं। इसके अतिरिक्त, प्रभावशाली प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए स्लाइड मास्टर एक बेहतरीन टूल है.
यदि आपको अक्सर एक ही कमांड का उपयोग करना पड़ता है, तो इसे तेजी से एक्सेस करने के लिए आप इसे PowerPoint टूलबार में जोड़ सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे कर सकते हैं:
- खोलें फ़ाइल मेनू और पर जाएँ विकल्प.
- PowerPoint विकल्प विंडो में, क्लिक करें कुइक एक्सेस टूलबार.
- तय करना से कमांड चुनें को सभी आदेश यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको जिस टूल की आवश्यकता है वह किस श्रेणी में शामिल है।
- अपनी पसंदीदा कमांड चुनें।
- क्लिक जोड़ना> ठीक है इसे टूलबार में जोड़ने के लिए।
6. डुप्लिकेट ऑब्जेक्ट्स
PowerPoint में किसी ऑब्जेक्ट को डुप्लिकेट करने का पारंपरिक तरीका यह है कि इसे चुनें, दबाएं सीटीआरएल + सी और फिर इसे पेस्ट करें। इस पद्धति का नुकसान यह है कि आपका कोई वास्तविक नियंत्रण नहीं है कि PowerPoint डुप्लिकेट ऑब्जेक्ट को कहाँ रखता है। तो, यहां बताया गया है कि आप डुप्लीकेट ऑब्जेक्ट्स को बेहतर तरीके से कैसे नियंत्रित कर सकते हैं।
दबाकर पकड़े रहो सीटीआरएल (या अध्यक्ष एवं प्रबंध निदेशक) और उस वस्तु का चयन करें जिसकी आप नकल करना चाहते हैं। फिर, जहां कॉपी होनी चाहिए वहां उसे ड्रैग करें। यह विधि कई वस्तुओं और स्लाइडों के साथ भी काम करती है।
7. वस्तुओं को एक पिक्सेल से स्थानांतरित करें
आपने कितनी बार किसी वस्तु की स्थिति बदलने के लिए संघर्ष किया, खासकर यदि वह एक छोटा था, और आपके पास एक अतिसंवेदनशील माउस था? यदि आप किसी वस्तु को थोड़ा हिलाना चाहते हैं, तो उसका चयन करें और तीर कुंजियों में से एक दबाएं। यह ऑब्जेक्ट को चयनित दिशा में एक पिक्सेल तक ले जाएगा।
8. वस्तुओं को जल्दी से खोजना सीखें
यदि आपने अपनी PowerPoint प्रस्तुति में बहुत सारे ऑब्जेक्ट जोड़े हैं, तो उनमें से किसी एक को खोजने में आपको कठिनाई हो सकती है। जब आप ओवरलैप करते हैं, समूह बनाते हैं या ऑब्जेक्ट को पीछे भेजते हैं, तो उन्हें इधर-उधर ले जाना कठिन हो जाता है।
यदि आप किसी वस्तु को जल्दी से खोजना चाहते हैं, तो इसका उपयोग करें टैब उनके माध्यम से साइकिल चलाने की कुंजी। यदि आप जिस वस्तु का चयन करना चाहते हैं वह एक समूह में शामिल है, तो पहले समूह का चयन करें और दबाएं टैब. इस तरह, आप केवल उस समूह में शामिल वस्तुओं के माध्यम से साइकिल चलाएँगे।
9. डिफ़ॉल्ट दृश्य बदलें
PowerPoint का डिफ़ॉल्ट दृश्य पर सेट है सामान्य. लेकिन अगर आप एक अलग सेटिंग का उपयोग करने के आदी हैं, तो आपको अपनी PowerPoint प्रस्तुति को एक साथ रखने में कठिनाई हो सकती है। यहां बताया गया है कि आप PowerPoint के डिफ़ॉल्ट दृश्य को कैसे बदल सकते हैं:
- खोलें फ़ाइल मेनू और पर जाएँ विकल्प.
- बाएं हाथ के मेनू से, क्लिक करें विकसित.
- में दिखाना अनुभाग, खोलें इस दृश्य का उपयोग करके सभी दस्तावेज़ खोलें और अपना पसंदीदा विकल्प चुनें।
- क्लिक ठीक.
10. कीबोर्ड शॉर्टकट का प्रयोग करें
इस बात से कोई इंकार नहीं है कि कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करने से प्रक्रिया तेज हो जाएगी, चाहे आप कुछ भी कर रहे हों। यहां तक कि सबसे सामान्य टूल के लिए कुछ शॉर्टकट जानने से भी आपका समय बचेगा, क्योंकि आपको हर बार PowerPoint के टैब से नहीं गुजरना पड़ता है। यदि आप एक Windows उपयोगकर्ता हैं, तो बहुत सारे हैं पॉवरपॉइंट कीबोर्ड शॉर्टकट जानने लायक.
11. PowerPoint ऐड-इन्स का उपयोग करें
ऐड-इन्स पूरक प्रोग्राम हैं जिन्हें आपके ऑफिस ऐप्स में नई सुविधाएँ या आदेश जोड़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है। ऑनलाइन बहुत सारे मुफ्त ऐड-इन्स हैं जो आपको जल्दी से चित्र डालने, क्यूआर कोड बनाने, या करने में मदद कर सकते हैं प्रस्तुति को समग्र रूप से अधिक संवादात्मक बनाएं.
12. लास्ट कमांड को दोहराएं
अंतिम कमांड को बार-बार उपयोग करने का एक त्वरित तरीका है, और सबसे अच्छी बात यह है कि यह सभी ऑफिस ऐप्स में काम करता है।
अंतिम आदेश का उपयोग करने के लिए, बस दबाएँ F4. हालाँकि, अपनी मांसपेशियों की स्मृति को अपने इरादे पर हावी न होने दें, और गलती से दबा दें ऑल्ट + F4 क्योंकि आपको अपनी सहेजी न गई फ़ाइल को पुनर्प्राप्त करना पड़ सकता है।
13. एक पुरानी प्रस्तुति को रीसायकल करें
यदि आपके पास समय कम है, और आपको एक अच्छी दिखने वाली PowerPoint प्रस्तुति के साथ आना है, तो आप पिछले कार्य का उपयोग कर सकते हैं। स्क्रैच से शुरू करने के बजाय, आप पुराने प्रेजेंटेशन की कॉपी को एडिट कर सकते हैं।
हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आपकी प्रस्तुति पुरानी के समान होगी। आप टेम्पलेट बदल सकते हैं, एक नया रंग थीम सेट कर सकते हैं, और नए रूप के लिए कुछ और एनिमेशन जोड़ सकते हैं।
PowerPoint में समय बर्बाद मत करो
PowerPoint कई टूल और ट्रिक्स के साथ आता है जो आपकी स्लाइड पर काम करते समय समय बचाने में आपकी सहायता कर सकते हैं। कुछ टूल हैं, जैसे मास्टर स्लाइड, ऐड-इन्स, या टेम्प्लेट, जिनका आपको शुरुआत से ही उपयोग करना चाहिए।
अब जब आपने अपनी प्रस्तुति पूरी कर ली है और काफी समय बचा है, तो आप अपने प्रस्तुति कौशल पर काम करने के लिए PowerPoint स्पीकर कोच का उपयोग कर सकते हैं।
