एक आभासी सहायक होना भारी हो सकता है, खासकर जब आपके पास कई ग्राहकों के लिए अलग या समान कार्य हो। और चूंकि आप दूरस्थ रूप से काम करते हैं, इसलिए उत्पादकता बढ़ाने के लिए सॉफ़्टवेयर टूल का उपयोग करके अपनी अधिकांश गतिविधियों को स्वचालित करना आवश्यक है।
यह आलेख 10 प्रमुख टूल और ऐप्स पर प्रकाश डालता है जो प्रत्येक आभासी सहायक को अपने शस्त्रागार में होना चाहिए। ये उपकरण आपके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करेंगे और एक नवोदित या उन्नत आभासी सहायक के रूप में आपके अनुभव को समृद्ध करेंगे। लेकिन इससे पहले कि हम उन्हें प्रकट करें, आइए आभासी सहायता की अवधारणा पर संक्षेप में विचार करें।
1. ढीला
एक आभासी सहायक के रूप में अपने ग्राहकों के साथ प्रभावी संचार बनाए रखना आवश्यक है, और स्लैक इसके साथ अच्छा काम करता है। यह में से एक है दूरस्थ टीमों के लिए सर्वश्रेष्ठ इंस्टेंट मैसेजिंग प्लेटफॉर्म यह आपको किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय ग्राहकों और टीम के सदस्यों के साथ रीयल-टाइम में संवाद करने की अनुमति देता है।
आप "चैनल" का उपयोग करके परियोजनाओं के बीच अंतर कर सकते हैं और उन्हें केवल अधिकृत व्यक्तियों के लिए सुलभ बना सकते हैं। इसके अलावा, अधिक आराम से बातचीत के लिए स्लैक में एक इन-ऐप कॉल सुविधा और मज़ेदार कस्टम इमोजी हैं। आप ऑडियो रिकॉर्डिंग और छवियों सहित एक या अधिक व्यक्तियों के साथ विभिन्न फ़ाइलें भी साझा कर सकते हैं।
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2. गूगल कार्यक्षेत्र
Google वर्कस्पेस, जिसे जी-सूट के नाम से भी जाना जाता है, विभिन्न सुविधाओं और संचालन के तरीकों के साथ विभिन्न सॉफ्टवेयर टूल्स का संग्रह है। हालाँकि, आपको आभासी सहायक के रूप में इनमें से केवल आठ उपकरणों की आवश्यकता है। वे सम्मिलित करते हैं:
- गूगल डॉक्स: आप टेक्स्ट दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने और स्वरूपित करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।
- गूगल मेल: यह टूल मैसेजिंग और ईमेल मार्केटिंग के लिए बहुत अच्छा है।
- गूगल स्लाइड्स: यह निःशुल्क टूल आपकी प्रस्तुति की सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है।
- चादरें: आप इस टूल का उपयोग डेटा प्रविष्टि और बजट बनाने के लिए कर सकते हैं।
- गूगल मीट: वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और अपने ग्राहकों से जुड़े रहने के लिए बढ़िया।
- गूगल प्रपत्र: आप इसका उपयोग सर्वेक्षण करने और वास्तविक समय में प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं।
- गूगल हाँकना: यह एक है सबसे सस्ता क्लाउड स्टोरेज प्रदाता व्यक्तिगत और काम से संबंधित फाइलों के लिए।
- गूगल कैलेंडर: आपको शेड्यूल करने और परियोजनाओं के साथ ट्रैक पर रहने में मदद करता है।
3. कैलेंडली
कैलेंडली इवेंट्स के प्रबंधन के लिए एक शेड्यूलिंग टूल है। हालाँकि, यह एक स्वतंत्र कैलेंडर के रूप में पर्याप्त नहीं है। आपको अपनी मीटिंग्स को स्वचालित और सुव्यवस्थित करने के लिए ऐप में Google कैलेंडर या iCloud कैलेंडर जैसे कैलेंडर एप्लिकेशन को एकीकृत करने की आवश्यकता है। इसमें अलग-अलग रेडी-टू-यूज़ टाइम स्लॉट भी हैं: 15, 30 और 60 मिनट।
आप अलग-अलग तिथियों और समय के साथ मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं और आपके मेहमान कैलेंडर पर उनकी उपलब्धता का संकेत दे सकते हैं। फिर भी, अतिथि समय स्लॉट के बावजूद एक सटीक उपलब्ध समय चुन सकते हैं, लेकिन आपके द्वारा प्रदान की गई तिथि सीमा के भीतर।
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4. Canva
ज्यादातर मामलों में, एक आभासी सहायक के रूप में आपकी प्रशासनिक जिम्मेदारियों में ग्राफिक डिजाइनिंग शामिल होगी। इसलिए, एक डिज़ाइन टूल होना सबसे अच्छा होगा। कैनवा हर चीज के डिजाइन और इन्फोग्राफिक्स के लिए आपका पसंदीदा ऐप है। आप इसका उपयोग सोशल मीडिया बैनर, फ़्लायर्स, हिंडोला पोस्ट, कार्ड आदि डिज़ाइन करने के लिए कर सकते हैं।
सबसे महत्वपूर्ण बात, आप इसके साथ खेल सकते हैं मुफ्त कैनवा फोंटआश्चर्यजनक डिजाइन बनाने के लिए टेम्पलेट्स, छवियां और तत्व।
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5. हूटसुइट
हूटसुइट एक सामुदायिक सह सोशल मीडिया प्रबंधन ऐप है जो आपको कई टैब खोलने के बजाय एक ही स्थान से विभिन्न सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म की निगरानी और नेविगेट करने में सक्षम बनाता है। यह Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, इत्यादि के साथ संगत है।
आप प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म के लिए सामग्री बना सकते हैं, संपादित कर सकते हैं, प्रारूपित कर सकते हैं और शेड्यूल कर सकते हैं, अंतर्दृष्टि की जाँच कर सकते हैं और अपने ग्राहकों के दर्शकों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं। हालांकि मुफ्त संस्करण बहुत अच्छा है, प्रो संस्करण आपको अधिक व्यापक सुविधाओं तक पहुंच प्रदान करता है, खासकर यदि आपके पास मांग करने वाला ग्राहक आधार है।
6. आसन
आसन आपको परियोजनाओं को निर्बाध रूप से सहयोग और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यदि आप एक टीम के साथ काम करते हैं, तो आप आसन पर अपने कार्यस्थल पर सदस्यों को जोड़ सकते हैं, जहाँ आप उनके कार्यप्रवाह की निगरानी कर सकते हैं। कार्यों और घटनाओं के लिए अनुस्मारक सेट करने में सक्षम करने के लिए आप इस टूल में Google कैलेंडर और Google ड्राइव को भी एकीकृत कर सकते हैं।
इसके अलावा, आसन आपको रंग कोड का उपयोग करके परियोजनाओं या विशिष्ट सूचनाओं के बीच अंतर करने देता है और जहां आवश्यक हो वहां संलग्नक जोड़ता है। उदाहरण के लिए, आप उच्च प्राथमिकता वाली परियोजनाओं को इंगित करने के लिए लाल रंग का उपयोग कर सकते हैं, चल रही परियोजनाओं के लिए पीला, समीक्षाधीन परियोजनाओं के लिए नीला और पूर्ण परियोजनाओं के लिए हरे रंग का उपयोग कर सकते हैं।
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7. समय चिकित्सक
समय प्रबंधन एक शीर्ष कौशल है जो प्रत्येक आभासी सहायक के पास होना चाहिए। फिर भी, आपको ध्यान केंद्रित रहने में सहायता के लिए अभी भी एक उपकरण की आवश्यकता है, खासकर यदि आपका वेतन प्रति घंटा है। टाइमडॉक्टर आपको अपने काम और ख़ाली समय को ट्रैक करने और अपनी दैनिक उपलब्धियों को देखने देता है। यह प्रत्येक प्रोजेक्ट और कार्य पर खर्च किए गए समय की रिपोर्ट बनाता है।
TimeDoctor विकर्षणों को प्रबंधित करने में भी आपकी मदद करता है। यह काम करते समय आपके वेब और ऐप उपयोग की अवधि पर नज़र रखता है। और जब आप निर्धारित समय से अधिक हो जाते हैं, तो यह आपको पॉप के साथ सूचित करता है। जब आपका पीसी आपके सामान्य कामकाजी घंटों से अधिक समय तक निष्क्रिय रहता है तो यह आपको अलर्ट भी करता है। इसके बावजूद, आप आवश्यक होने पर समय को मैन्युअल रूप से संपादित कर सकते हैं।
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8. MailChimp
MailChimp आपको अपने ग्राहकों की ऑडियंस और ग्राहकों के साथ प्रबंधन और संवाद करने में सक्षम बनाता है। जब आपके ग्राहक एक नया उत्पाद या सेवा लॉन्च करते हैं, तो आप इन उत्पादों को अपने ग्राहकों या लक्षित दर्शकों को न्यूज़लेटर्स या विज्ञापन अभियानों का उपयोग करने के लिए पेश करने के लिए MailChimp का उपयोग कर सकते हैं।
टूल आपको अपने न्यूज़लेटर्स को विभाजित करने, बल्क ईमेल भेजने और प्रत्येक विज्ञापन अभियान के प्रदर्शन का विश्लेषण करने में सक्षम बनाता है। आप अन्य टूल—जैसे शॉपिफ़ और स्ट्राइप—को भी प्लेटफ़ॉर्म में एकीकृत कर सकते हैं।
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9. ऑनट्रापोर्ट
ऑनट्रापोर्ट एक अन्य मार्केटिंग और सीआरएम प्लेटफॉर्म है जो आपको एक सिस्टम से अपने ग्राहकों की व्यावसायिक गतिविधियों को समन्वित करने में मदद करता है। दूसरे शब्दों में, आप क्लाइंट के लक्षित दर्शकों के लिए उत्पादों को पेश करने के लिए ऑनट्रापोर्ट का उपयोग कर सकते हैं और साथ ही ग्राहक इंटरैक्शन प्रबंधित कर सकते हैं।
आप व्यापार अनुकूलन के लिए संपर्कों को आयात और निर्यात कर सकते हैं, बिक्री फ़नल बना सकते हैं और मार्केटिंग अभियानों को स्वचालित कर सकते हैं। इसके अलावा, इंटरफ़ेस शुरुआती लोगों के लिए सहज नहीं है। बहरहाल, आप थोड़े से अभ्यास से इससे निजात पा सकते हैं। यह वेब-आधारित प्लेटफॉर्म और मोबाइल एप्लिकेशन के रूप में भी उपलब्ध है।
10. व्याकरणिक रूप से
एक आभासी सहायक के रूप में, आपको हमेशा अपने कंटेंट गेम में शीर्ष पर रहना चाहिए, और इस टूल का उपयोग करने से आपको इसे हासिल करने में मदद मिलेगी। व्याकरण एक व्यापक संपादन वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जो व्याकरण संबंधी त्रुटियों, वाचालता, वर्तनी, विराम चिह्न, साहित्यिक चोरी और गुणवत्ता वितरण के लिए पाठ्य सामग्री की समीक्षा करता है।
प्लेटफ़ॉर्म यह सुनिश्चित करने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करता है कि आपकी सामग्री लगभग दोषरहित और बोधगम्य है। आप जांच सकते हैं कि आपकी सामग्री आकर्षक है या नहीं और यह किस श्रेणी के लोगों के लिए उपयुक्त है। हालाँकि, मुफ्त संस्करण सीमित है, और आपको सभी रोमांचक सुविधाओं का लाभ उठाने के लिए भुगतान किए गए संस्करण के लिए साइन अप करना होगा।
आप अपने दस्तावेज़ों को सहेज भी सकते हैं और आवश्यकता पड़ने पर उन्हें वापस भी कर सकते हैं।
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वर्चुअल असिस्टिंग एक तेजी से बढ़ने वाला उद्योग है; इसलिए, हम निकट भविष्य में एक अच्छे संतृप्ति स्तर की उम्मीद कर सकते हैं। उद्योग में प्रासंगिक बने रहने के लिए मूल आभासी सहायक कौशल प्राप्त करना अनिवार्य है। हालाँकि, इन उपकरणों को हमने आपके कौशल सेट के साथ सूचीबद्ध किया है, जिससे आपको अपने करियर में अलग दिखने में मदद मिलेगी।
अंत में, यदि आप उद्योग में नए हैं, तो आपको टूल्स की तलाश शुरू करने से पहले यह सीखना होगा कि आभासी सहायक कैसे बनें। करियर पथ के बारे में मूलभूत जानकारी का उपभोग करने से आपको लंबे समय में इन उपकरणों का दुरुपयोग नहीं करने में मदद मिलती है।