ऐसे कई उदाहरण हैं जहां आप किसी स्प्रेडशीट में डुप्लीकेट को हाइलाइट करना चाहते हैं, और हो सकता है कि आप पहले से ही जानते हों कि ऐसा कैसे करना है। फिर भी, कभी-कभी, आपको Google पत्रक (अद्वितीय मान) में अलग-अलग मानों को हाइलाइट करना पड़ सकता है। यह गाइड Google पत्रक में अलग-अलग मानों की पहचान करने के दो तरीके दिखाएगी। अधिक जानकारी के लिए पढ़ें।
विशिष्ट मूल्य क्या हैं?
विशिष्ट मान वे डेटा होते हैं जो किसी स्प्रेडशीट में डेटा सेट में उस मान वाले एकमात्र उदाहरण के रूप में खड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने पांच लोगों की ऊंचाई मापी, तो उनमें से दो की लंबाई 180 सेमी, दो की 165 सेमी और अंतिम व्यक्ति की लंबाई 155 सेमी थी, तो विशिष्ट मान 155 सेमी होगा।
Google पत्रक में विशिष्ट मानों को कैसे हाइलाइट करें
आप अपनी स्प्रैडशीट में अलग-अलग मानों को दो तरीकों से हाइलाइट कर सकते हैं। पहला करना आसान है और एक नई सेल श्रेणी में अद्वितीय मूल्यों की शीघ्रता से पहचान करता है। दूसरी विधि में अधिक काम की आवश्यकता होती है, लेकिन संपूर्ण स्प्रेडशीट में अलग-अलग मानों को हाइलाइट करने के लिए एकदम सही है।
1. अद्वितीय समारोह
किसी डेटासेट में अलग-अलग मान निकालने का एक तरीका UNIQUE फ़ंक्शन का उपयोग करना है। इससे पहले कि हम यह देखें कि आपकी स्प्रैडशीट में सूत्र का उपयोग कैसे किया जाए, आइए सूत्र पर एक नज़र डालते हैं। यहां Google पत्रक में UNIQUE फ़ॉर्मूला का सिंटैक्स दिया गया है:
= अद्वितीय (सेलरेंज)सूत्र को केवल एक पैरामीटर की आवश्यकता होती है। यह मानों वाले कक्षों के लिए मानों या पतों को परिभाषित करता है। निष्पादित होने पर, सूत्र डेटासेट से सभी अलग-अलग मान लौटाएगा और उन्हें एक अलग सेल श्रेणी में प्रदर्शित करेगा।
अब हम जानते हैं Google पत्रक में UNIQUE फ़ॉर्मूला कैसे कार्य करता है, आइए देखें कि आप इसे अपनी स्प्रैडशीट में कैसे उपयोग कर सकते हैं। इस उदाहरण के लिए, हमारे पास 13 मानों वाला एक कॉलम है। हम विशिष्ट मान निकालने के लिए सूत्र लागू करने जा रहे हैं। ऐसा करने के लिए आपको जिन चरणों का पालन करने की आवश्यकता है, वे यहां दिए गए हैं:
- सेल पर क्लिक करें और सूत्र का शुरुआती भाग लिखें, जो है = अद्वितीय (.
- अब, हमें सेल रेंज को परिभाषित करने वाले पैरामीटर को लिखने की जरूरत है। इस उदाहरण के लिए, यह सीमा है ए 2: ए 14.
- ब्रैकेट जोड़ें।
- प्रेस प्रवेश करना या वापस करना.
यह सूत्र एक बढ़िया विकल्प हो सकता है, खासकर यदि आपके पास नाम, आईडी नंबर या पते जैसे समान डेटा की लंबी सूची हो। आप अतिरिक्त कार्यक्षमता प्राप्त करने के लिए UNIQUE में अन्य फ़ंक्शन भी नेस्ट कर सकते हैं, जैसे निकाले गए डेटा को क्रमित करना या क्रमांकित करना।
2. सशर्त स्वरूपण
Google पत्रक में सशर्त स्वरूपण विशिष्ट शर्तों को पूरा करने वाली कोशिकाओं को उजागर करने का एक शानदार तरीका है। ये शर्तें मैचिंग टेक्स्ट या संख्यात्मक मानों पर आधारित नियम हैं। यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए बेहतर हो सकता है जो केवल विशिष्ट टेक्स्ट को हाइलाइट करना चाहते हैं और नए सेल नहीं बनाना चाहते हैं। आपकी स्प्रैडशीट में ऐसा करने के लिए थोड़ा अधिक प्रयास करना पड़ सकता है, लेकिन परिणाम आपके द्वारा किए जा रहे प्रयास की भरपाई से कहीं अधिक होंगे।
इस प्रदर्शन के लिए, हम उसी डेटासेट का उपयोग करेंगे जिसका उपयोग हमने पिछले उदाहरण के लिए किया था। अपनी स्प्रैडशीट में अलग-अलग मानों को हाइलाइट करने के लिए कंडीशनल फ़ॉर्मैटिंग का उपयोग करने के लिए आपको ये कदम उठाने होंगे:
- उन कक्षों को हाइलाइट करने के लिए क्लिक करें और खींचें जहां आप सशर्त स्वरूपण करना चाहते हैं। हाइलाइट कोशिकाओं के चारों ओर मोटी नीली सीमा द्वारा देखा जा सकता है।
- पर क्लिक करें प्रारूप मुख्य शीर्ष बार में बटन और क्लिक करें सशर्त स्वरूपण.
- स्क्रीन के दायीं ओर एक साइडबार खुलेगा। चयनित सेल श्रेणी को पहले ही इसमें जोड़ा जाना चाहिए रेंज के लिए आवेदन करें पाठ बॉक्स। यदि नहीं, तो वहां सेल का पता दर्ज करें।
- हम फ़ॉर्मेटिंग नियम के रूप में सूत्र का उपयोग करेंगे, इसलिए पर क्लिक करें कोशिकाओं को प्रारूपित करें यदि विकल्प और चुनें कस्टम सूत्र विकल्प।
- विकल्प चुनने पर एक नया टेक्स्ट बॉक्स प्रदर्शित होगा। हम वहां COUNTIF फॉर्मूला जोड़ने जा रहे हैं। ऐसा करने के लिए, सूत्र का पहला भाग दर्ज करें, जो है = काउंटिफ (.
- पहले पैरामीटर के लिए, हम रेंज को निरपेक्ष मानों के साथ लिखेंगे, जो है $ए$2:$ए$14।
- मापदंडों को अलग करने के लिए अल्पविराम लगाएं और दूसरा पैरामीटर लिखें, ए2, इस मामले में। (यदि आप इसे अपनी स्प्रैडशीट में कर रहे हैं तो कॉलम, पंक्ति या तालिका के शुरुआती सेल का उपयोग करें।)
- COUNTIF सूत्र को समाप्त करने के लिए कोष्ठक लगाएं।
- हम उन मानों को हाइलाइट करना चाहते हैं जो दो से कम बार आते हैं, इसलिए इस मामले में, हम एक जोड़ देंगे <2 COUNTIF सूत्र के बाद।
- वैकल्पिक रूप से, आप सशर्त रूप से स्वरूपित डेटा के दृश्य तत्वों को इसमें बदल सकते हैं स्वरूपण शैली अनुभाग।
- हरे पर क्लिक करें पूर्ण नियम को अंतिम रूप देने के लिए बटन।
उपरोक्त उदाहरण के लिए हमने कस्टम फॉर्मूला बॉक्स में दर्ज किया गया पूरा फॉर्मूला है:
= काउंटिफ ($ए$2:$ए$14, ए 2) <2आप बस इसे अपनी स्प्रैडशीट में कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं और उस श्रेणी से मेल खाने के लिए कोष्ठक के अंदर मान बदल सकते हैं जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं।
विशिष्ट मूल्यों को हाइलाइट करते समय जानने योग्य बातें
अपनी स्प्रैडशीट में अलग-अलग मानों को हाइलाइट करते समय ध्यान रखने योग्य कुछ चीज़ें यहां दी गई हैं:
- सुनिश्चित करें कि आपकी खोजों में कोई खाली स्थान नहीं है। हर उस सेल को हाइलाइट करें जिसे आप कवर करना चाहते हैं, और जहां संभव हो खाली डेटा वाले सेल से बचने का प्रयास करें।
- सुनिश्चित करें कि अन्य सशर्त स्वरूपण नियम नए में हस्तक्षेप नहीं करते हैं। यदि वे हैं, तो परिवर्तन करें या पुराने नियम को हटा दें; अन्यथा, पत्रक आपको गलत परिणाम दे सकते हैं।
Google पत्रक में भिन्न मानों को हाइलाइट करते समय संभावित समस्याएं
भले ही आप चरणों को सही ढंग से निष्पादित करते हैं, Google पत्रक अक्सर डेटा को ठीक से हाइलाइट करने में विफल हो सकते हैं। यहां कुछ कारण बताए गए हैं कि क्यों Google पत्रक अलग-अलग मानों को ठीक से हाइलाइट नहीं कर पाता है।
कोशिकाओं में अतिरिक्त स्थान
ऊपर बताई गई विधियों का उपयोग करते समय, Google पत्रक इसकी तलाश करेगा एकदम सही मूल्यों का मिलान। एक आंशिक मिलान का अर्थ अभी भी होगा कि मानों को दो अलग-अलग इकाइयां माना जाता है। चूँकि Google पत्रक एक सटीक मिलान की तलाश करेगा, यदि कक्षों में अतिरिक्त स्थान (या टाइपोस) है, यह एक अनुपयुक्त मूल्य का कारण बन सकता है जिसका अर्थ है कि जब यह नहीं होना चाहिए तो मूल्य को हाइलाइट किया जाएगा।
इस समस्या को खत्म करने के लिए आप TRIM और CLEAN फ़ार्मुलों का उपयोग कर सकते हैं। ये आपको अतिरिक्त अनावश्यक रिक्त स्थान और पात्रों से छुटकारा पाने में मदद करेंगे। के लिए सूत्र Google पत्रक में TRIM फ़ंक्शन है:
= TRIM (पाठ)टेक्स्ट पैरामीटर स्ट्रिंग या उस स्ट्रिंग के संदर्भ को परिभाषित करता है जिसे आप साफ़ करना चाहते हैं।
गलत संदर्भ
जब कोई सूत्र या फ़ंक्शन ठीक से काम नहीं कर रहा है, तो गलत संदर्भ अपराधी हो सकता है। इससे पहले कि हम समस्या को देखें, आइए Google पत्रक में सेल संदर्भों के प्रकारों पर चर्चा करें। ये:
- सापेक्ष संदर्भ: यह संदर्भ सूत्र के सापेक्ष कक्ष के स्थान को बदल देगा। उदाहरण के लिए, ए2.
- पूर्ण संदर्भ: इस संदर्भ में, सेल पतों को समान रखा जाता है चाहे पिछले मान का स्थान कहीं भी हो। उदाहरण के लिए, $ए$2.
- मिश्रित संदर्भ: यह उपरोक्त दोनों संदर्भों का एक संयोजन है। उदाहरण के लिए, $A2 या एक $2.
उपयोग करने के लिए काउंटिफ समारोह Google पत्रक में अलग-अलग मानों को हाइलाइट करने के लिए, आप अवश्य पहले तर्क के लिए एक निरपेक्ष संदर्भ और दूसरे के लिए एक सापेक्ष संदर्भ का उपयोग करें।
डेटा हाइलाइट करने के बारे में अधिक सीखना
उम्मीद है, इस मार्गदर्शिका ने आपको Google पत्रक में अलग-अलग मानों की पहचान करने के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ सिखाया है। लेकिन, Google पत्रक में सही डेटा खोजने के बारे में जानने के लिए और भी बहुत कुछ है, जितना हो सके सीखने से न शर्माएं।