डेटा विश्लेषण कुशल रिपोर्टिंग विधियों के साथ आपकी प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने में आपकी सहायता कर सकता है। लेकिन कभी-कभी, आपको अपनी बात मनवाने के लिए स्प्रैडशीट में केवल संख्याओं से अधिक की आवश्यकता होती है। तो, इंटरएक्टिव डैशबोर्ड जैसे डेटा विज़ुअलाइज़ेशन टूल का उपयोग क्यों नहीं किया जाता है?
वे अभियानों की रिपोर्ट करने, रूपांतरण बढ़ाने, विश्लेषण करने आदि में मदद कर सकते हैं। इस लेख में, हम एक उदाहरण के साथ इंटरएक्टिव डैशबोर्ड बनाने के बारे में जानेंगे और एक्सेल में सुंदर डैशबोर्ड डिजाइन करने के टिप्स भी देंगे।
1. अपने स्रोत डेटा को व्यवस्थित करें और एक लेआउट बनाएँ
एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया डैशबोर्ड एक शक्तिशाली रिपोर्टिंग टूल है जो आपके डेटा को देखने और संचार करने में आपकी सहायता कर सकता है। पहला चरण यह सुनिश्चित कर रहा है कि आपका डेटा त्रुटियों से मुक्त है और उपयुक्त हेडर के साथ पंक्तियों और स्तंभों में ठीक से व्यवस्थित है।
आप किसी भी उद्योग में डैशबोर्ड का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन वे वित्त, बिक्री और मार्केटिंग में विशेष रूप से सहायक होते हैं।
डैशबोर्ड डिजाइन करते समय, आपको याद रखना चाहिए कि अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए नेविगेट करना आसान होना चाहिए। अगला चरण उस जानकारी के आधार पर लेआउट का प्रकार तय करना है जिसे प्रदर्शित करने की आवश्यकता है।
हमारे उदाहरण के लिए, चलिए एक डैशबोर्ड बनाते हैं जो एक शीट पर निम्न जानकारी दिखाता है:
- कक्ष A3 - T5: परियोजना की स्थिति
- कक्ष A7-T16: सिंहावलोकन और परियोजना वित्तीय।
- सेल A15-U25: प्रोजेक्ट की प्रगति और हीट मैप।
"डैशबोर्ड" लेबल वाला एक नया एक्सेल वर्कशीट बनाएं। यह वह जगह है जहाँ आप तत्व जोड़कर अपना डैशबोर्ड बनाएंगे। आपकी या आपके ब्रांड की आवाज़, लहज़े और व्यक्तित्व के अनुरूप टेक्स्ट स्टाइल और फ़ॉन्ट का उपयोग करना भी एक अच्छा विचार है।
2. अपना डेटा व्यवस्थित करने के लिए PivotTables बनाएँ
ए पिवट तालिका आपके डेटा को व्यवस्थित करना आसान बनाती है एक्सेल में समूहों में। आप टूल का उपयोग उन समूहों में गिनने, योग करने, गुणा करने और कई क्रियाएं करने के लिए कर सकते हैं।
यह प्रदर्शित करने के लिए कि ये इंटरएक्टिव डैशबोर्ड वास्तव में कैसे काम करते हैं, हम एक उदाहरण के रूप में एक इंटरैक्टिव "फ्रीलांस प्रोजेक्ट्स" डैशबोर्ड बनाएंगे।
आपको अपने डेटा को सारणीबद्ध प्रारूप में व्यवस्थित करने की आवश्यकता होगी। ऐसा करने के लिए, कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें सीटीआरएल + टी और डेटा का चयन करें। इस प्रयोजन के लिए, हमारा स्रोत डेटा कुछ इस प्रकार दिखाई देगा:
- एक बार हो जाने के बाद, एक नई वर्कशीट खोलें और इसे लेबल करें पिवट तालिका.
- वर्कशीट के भीतर, हम पर जाकर एक पिवोट टेबल तैयार करेंगे डालना रिबन पर विकल्प। अपनी तालिका के लिए डेटा श्रेणी का चयन करें।
- अब, अपनी पिवट तालिका के लिए फ़ील्ड चुनने का समय आ गया है।
- ऊपर दिए गए हमारे उदाहरण का अनुसरण करते हुए, फ़ील्ड चुनें—कार्य, प्रबंधक का नाम, परियोजना प्रारंभ और समाप्ति दिनांक, अवधि, पूरा होने के दिन, प्रगति, वगैरह। आपके पंक्ति लेबल के लिए।
- कॉलम लेबल्स के लिए, बजट और वास्तविक मान निर्दिष्ट करें
- एक बार डेटा आपके वर्कशीट में दिखाई देने के बाद, उसे सारणीबद्ध प्रारूप में व्यवस्थित करें। ऐसा करने के लिए, लेआउट अनुभाग में जाएं डिज़ाइन > रिपोर्ट लेआउट, और चुनें सारणीबद्ध रूप में दिखाएँ ड्रॉप-डाउन विकल्पों में से।
- डेटा फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करके डेटा को अनग्रुप करें। आपको उप-योग को भी बंद करना होगा। ऐसा करने के लिए, पर जाएँ डिज़ाइन टैब > सबटोटल्स > सबटोटल्स न दिखाएँ। अब, आपकी पिवोट टेबल इस तरह दिखेगी:
- PivotTable रंग चुनने के लिए, पर जाएँ डिज़ाइन टैब > पिवट तालिका शैलियाँ।
- पर जाकर सिमटने वाले हेडर को बंद करें PivotTable विश्लेषण > दिखाएँ (अत्यधिक दाएँ कोने)। बंद करें +/- बटन।
- अपने डेटा को और व्यवस्थित करने के लिए, पर जाएँ डिज़ाइन > रिपोर्ट लेआउट > सभी आइटम लेबल दोहराएं।
3. उपयुक्त सूत्र लागू करें
यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप सही फ़ार्मुलों का उपयोग कर रहे हैं, अन्यथा आपका डेटा गलत और भ्रामक होगा।
हमारे उदाहरण के लिए, चलिए विभिन्न श्रेणियों में परियोजनाओं की संख्या की गणना करके शुरू करते हैं—शुरू, कार्य-प्रगति, या पूर्ण। ऐसा करने के लिए, हमें इसका उपयोग करने की आवश्यकता होगी काउंटिफ और काउंटिफ्स कार्य करता है।
- कोई नया बनाएं "गणना" अपना डैशबोर्ड बनाते समय सूत्रों और चार्ट के साथ काम करने के लिए वर्कशीट।
- जैसा कि नीचे दिखाया गया है, लगातार पंक्तियों में परियोजनाओं की स्थिति दर्ज करें ("कार्य-प्रगति", "सक्रिय परियोजनाएं शेष", "देय तिथि से पहले पूर्ण", और "पूर्ण")।
- अगला, चुनें प्रगति (%) आपकी पिवट टेबल में कॉलम। कार्यों की कुल संख्या 32 बनती है।
- COUNTIF(S) फ़ंक्शन (ओं) का उपयोग करके, आप निम्न प्रकार से उपशीर्षकों के अंतर्गत वर्गीकृत परियोजनाओं की संख्या की गणना कर सकते हैं।
- आप जिन परियोजनाओं के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर रहे हैं, उनकी प्रकृति के आधार पर, अपनी पिवट टेबल वर्कशीट में उपयुक्त डेटा कॉलम शामिल करना सुनिश्चित करें - सक्रिय परियोजनाओं के लिए, इसका उपयोग करना समझ में आता है प्रगति कॉलम, जबकि रद्द की गई परियोजनाओं के लिए, रद्द किए गए कॉलम का उपयोग करें।
4. दृश्य तत्वों, चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग करें
उपयुक्त फ़ार्मुलों और दृश्य स्वरूपण की सहायता से, आप सार्थक चार्ट या ग्राफ़ बना सकते हैं जो आपके डेटा को बेहतर ढंग से समझने में आपकी सहायता करते हैं। इस उदाहरण में, आइए पूर्ण परियोजनाओं के लिए एक चार्ट जोड़ने का प्रयास करें; नीचे सूचीबद्ध चरणों का पालन करें:
- अपने परिकलन पत्रक में, सेल B7 को देखें जैसा कि ऊपर दिखाया गया है।
- अपने चार्ट को प्लॉट करने के लिए, D7 और E7 कक्षों का चयन करके प्रारंभ करें।
- अगला, पर जाएं सम्मिलित करें> सभी चार्ट> सनबर्स्ट या डोनट चार्ट।
- चार्ट आने के बाद, पर क्लिक करें प्लस (+) स्वरूपण विकल्पों तक पहुँचने के लिए दाईं ओर प्रतीक। चुनना चार्ट तत्व जैसा आप चाहते हैं।
- स्वरूपण विकल्पों को लाने के लिए चार्ट के विभिन्न भागों पर क्लिक करें जैसे प्रारूप डेटा श्रृंखला, प्लॉट क्षेत्र, आदि। इनका उपयोग करना; आप अपने चार्ट के लिए रंगों, शीर्षकों, सीमाओं और अन्य विशेषताओं को आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं।
- एक बार यह हो जाने के बाद, आप चार्ट को अपने डैशबोर्ड के शीर्ष पर कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं और तदनुसार इसे संरेखित कर सकते हैं।
अन्य पंक्तियों के लिए, में वांछित डेटा का चयन करें गणना शीट और किसी भी अन्य चार्ट या ग्राफ़ के लिए उपरोक्त प्रक्रिया को दोहराएं जिसे आप शामिल करना चाहते हैं।
5. इंटरएक्टिव सेटिंग्स और टैब जोड़ें
अपने दर्शकों के लिए इसे और अधिक रोचक, सूचनात्मक और आकर्षक बनाने के लिए आप अपने डैशबोर्ड में आसानी से हीटमैप्स, आइकन, स्लाइसर और स्क्रॉल बार जैसे तत्व जोड़ सकते हैं। आइए उनमें से कुछ पर करीब से नज़र डालें।
अन्तरक्रियाशीलता के लिए स्लाइसर डालें
स्लाइसर छोटे टैब होते हैं जो आपको रीयल-टाइम में अपने डैशबोर्ड पर डेटा फ़िल्टर करने की अनुमति देते हैं। यहां उन्हें अपने डैशबोर्ड में जोड़ने का तरीका बताया गया है:
- उन कक्षों का चयन करें जिनमें आपका डेटा है।
- पर नेविगेट करें टैब > फिल्टर > स्लाइसर डालें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से आप जिस प्रकार का स्लाइसर चाहते हैं, उसे चुनें, फिर क्लिक करें ठीक है।
- उन्हें क्षैतिज रूप से संरेखित करने के लिए, पर क्लिक करें बटन अनुभाग एक अलग स्लाइसर टैब में। आप अपने डैशबोर्ड को कैसा दिखना चाहते हैं, इस पर निर्भर करते हुए आप उन्हें वैसे ही छोड़ सकते हैं।
अपने डैशबोर्ड के लिए, हम शीर्षकों के लिए स्लाइसर जोड़ेंगे—प्रबंधकों और परियोजनाओं. यह कैसे करना है:
- अपने डेटा का चयन करें गणना शीट और ड्रॉप-डाउन मेनू से इन विकल्पों का चयन करें।
- इसके बाद, आपको स्लाइसर्स को अपनी पिवट टेबल से लिंक करना होगा। ऐसा करने के लिए, स्लाइसर पर राइट-क्लिक करें और क्लिक करें रिपोर्ट कनेक्शन।
- दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, सभी PivotTables और Pivot चार्ट का चयन करें और क्लिक करें ठीक है।
स्क्रॉल बार आपको अपडेट किए गए डेटा को देखने की अनुमति देते हैं, जो तब मददगार होता है जब आप कुछ ऐसा देख रहे हों जो समय के साथ बदल रहा हो।
- स्क्रॉल बार जोड़ने के लिए, पर जाएँ डेवलपर टैब। ध्यान रखें कि यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है।
- डेवलपर टैब को सक्रिय करने के लिए, पर जाएँ फ़ाइल > विकल्प > रिबन अनुकूलित करें।
- नीचे मुख्य टैब, चेक करें डेवलपर डिब्बा।
- स्क्रॉल बार डालने के लिए, पर जाएँ डेवलपर टैब> सम्मिलित करें> फ़ॉर्म नियंत्रण. माउस को विकल्पों पर होवर करें और चुनें स्क्रॉल बार।
- इसे ड्रैग करें और अपने डैशबोर्ड में अपनी पसंद की पंक्ति या कॉलम में रखें
एक त्वरित (परियोजना) अवलोकन टैब जोड़ें
प्रोजेक्ट विवरण का एक त्वरित दृश्य प्राप्त करने के लिए, आप पिवट तालिका से डेटा को अपने डैशबोर्ड में आयात कर सकते हैं। जैसा कि नीचे दिखाया गया है, हम INDEX फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे। हमारे डेटा ऐरे में Pivot Table Tab में B8 से K40 तक के सेल शामिल हैं।
हमारी पिवट तालिका से डेटा लाने के लिए, हम फ़ंक्शन इनपुट करेंगे:
=INDEX('पिवट टेबल्स'!$B$8:$K$40,'पिवट टेबल्स'!$B$6 + ROWS(डैशबोर्ड!$A$13:F17)-1,COLUMNS(डैशबोर्ड!$A$13:F17))
अब, हमारा डैशबोर्ड कुछ ऐसा दिखता है:
सशर्त स्वरूपण लागू करें
अब जब हमने एक त्वरित परियोजना अवलोकन टैब बना लिया है, तो हो सकता है कि आप परियोजना अपडेट प्रतिशत को हाइलाइट करना चाहें। आप आसानी से कर सकते हैं रंग स्केल लागू करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें या ऐसा करने के लिए डेटा बार। यह आपको एक नज़र में यह देखने की अनुमति देगा कि कौन से प्रोजेक्ट पूरे हुए हैं और किन पर अधिक काम करने की आवश्यकता है।
यहां, हमने अलग-अलग परियोजनाओं की प्रगति को हाइलाइट करने के लिए तीन-रंग के पैमाने का उपयोग किया है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
दिनांकों के बीच मान देखने के लिए हीटमैप्स जोड़ें
हीटमैप्स विज़ुअलाइज़ेशन टूल हैं जो आपके डेटा के पैटर्न को हाइलाइट करने के लिए उपयोगी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप हीटमैप का उपयोग यह दिखाने के लिए कर सकते हैं कि विज़िटर ने आपके वेबपेज के विभिन्न हिस्सों पर कितनी बार क्लिक किया.
सबसे पहले, आपको उस डेटा के साथ एक तालिका बनानी होगी जिसे आप मैप करके देखना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हमने COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग करके दो दिनांकों के बीच प्रोजेक्ट गणना की गणना की है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
आप अपनी तालिका के विभिन्न भागों में नियम लागू करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं। पूरा किया गया डैशबोर्ड इस तरह दिखेगा:
इंटरएक्टिव एक्सेल डैशबोर्ड: मुख्य मेट्रिक्स का विश्लेषण और संवाद करें
एक्सेल डैशबोर्ड डेटा की कल्पना करने का एक शानदार तरीका है, और हम आशा करते हैं कि यह मार्गदर्शिका आपकी आवश्यकताओं के लिए एक विशिष्ट बनाने में आपकी सहायता कर सकती है। संवादात्मक और गतिशील, ये उपयोगी उपकरण प्रासंगिक डेटा के त्वरित और आसान विश्लेषण में निर्णयकर्ताओं की सहायता कर सकते हैं।
केवल एक या दो रचनात्मकता के साथ, एक्सेल स्प्रेडशीट मानक से बहुत आगे जा सकती है, और आप वास्तव में आकर्षक और प्रस्तुत करने योग्य कुछ बना सकते हैं।