शायद आप ऐसी स्थिति में हैं जहाँ आपको अपने सहकर्मियों से मदद माँगने या उन्हें असाइनमेंट भेजने की आवश्यकता है, लेकिन आप इसके बारे में थोड़ा अजीब महसूस कर रहे हैं - या आप सभी कॉल और ईमेल के बारे में परवाह नहीं करते हैं और आगे। प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट बोर्ड क्यों नहीं बनाते?
जबकि आप ClickUp या Asana जैसे प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल के लिए साइन अप कर सकते हैं और अपने सहकर्मियों को अपने साथ शामिल कर सकते हैं, आपके पास पहले से ही सरल, बिना लागत वाले समाधान—Google पत्रक तक पहुंच हो सकती है. इस सामान्य स्प्रेडशीट टूल का उपयोग करके आप प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड कैसे बना सकते हैं, यह जानने के लिए इस लेख के साथ अनुसरण करें।
गूगल शीट्स में प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट बोर्ड लेआउट बनाना
प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट बोर्ड बनाने का लक्ष्य दो गुना है। यह आपके लिए कार्यों को सौंपने के कारण होने वाले घर्षण को दूर करने का एक तरीका है। साथ ही, यह आपके समय की बचत करते हुए आगे-पीछे के संचार को कम करता है।
अनिवार्य रूप से, आपके द्वारा बोर्ड में जोड़े जाने वाले प्रत्येक असाइनमेंट के साथ, आप अपने सहकर्मी को इसे पूरा करने के लिए जानने के लिए आवश्यक सभी चीजों को मैप करेंगे। इसलिए आप सुसंगत रहना चाहते हैं और एक ऐसा लेआउट बनाना चाहते हैं जो आपको हर बार महत्वपूर्ण विवरण जोड़ने के लिए प्रेरित करे। विवरण जैसे:
- नियत तारीक।
- प्राथमिकता।
- विवरण।
- कौन जिम्मेदार है।
- इसे कौन आवंटित कर रहा है।
चूंकि हर कार्यस्थल अलग होता है, इसलिए इसमें कुछ अतिरिक्त विवरण हो सकते हैं जिन्हें आप अपनी टीम की आवश्यकताओं के अनुरूप बनाने के लिए शामिल कर सकते हैं। इसलिए, आरंभ करने से पहले, उस पर विचार करने के लिए कुछ समय निकालें। यदि आप अभी किसी के बारे में नहीं सोच सकते हैं, तो आप उन्हें बाद में जोड़ सकते हैं, लेकिन याद रखें, कम अधिक है। आप कोई अनावश्यक कदम नहीं जोड़ना चाहेंगे।
अपने प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड के साथ आरंभ करने के लिए, Google पत्रक में एक रिक्त दस्तावेज़ खोलें। स्प्रैडशीट के शीर्ष पर निम्नलिखित शीर्षक और कोई भी अतिरिक्त चीज़ लिखें:
- काम—यहाँ, आप असाइनमेंट को एक अद्वितीय शीर्षक देंगे।
- विवरण—इस शीर्षक के तहत, आप एक संक्षिप्त सारांश लिखेंगे कि आपको उनसे क्या करने की आवश्यकता है। चीजों को साफ रखने के लिए इस्तेमाल करें क्लिप आप में पाठ रैपिंग सेटिंग्स अगले सेल के तहत पाठ टक करने के लिए।
- संपत्ति-भागी—यह वह जगह है जहां आप उस सहकर्मी को टैग करेंगे जिसे आप कार्य सौंप रहे हैं।
- प्राथमिकता—यहाँ, आप अत्यावश्यकता प्रदर्शित कर सकते हैं।
- देय-यह कार्य की समय सीमा को संप्रेषित करेगा।
- दर्जा—आपकी टीम प्रगति साझा करने के लिए इस कॉलम का उपयोग करती है।
- के द्वारा बनाई गई—प्रतिनिधि अपना नाम यहां रखेंगे ताकि समनुदेशिती जान सकें कि कार्य और जानकारी किसके द्वारा आ रही है।
अपने शीर्षकों को बोल्ड करके और पंक्ति में पृष्ठभूमि का रंग जोड़कर उन्हें सबसे अलग दिखाने में मदद करें। आप भी कर सकते हैं अपनी Google शीट की शीर्ष पंक्ति को फ्रीज़ करें इसे हाइलाइट करके और जा रहा है देखना शीर्ष मेनू में, जमाना, और तब 1 पंक्ति.
Google पत्रक में स्थिति बटन जोड़ना
अपने प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड में स्थिति बटन जोड़ने से आपको और आपके सहकर्मियों को प्रगति साझा करने का एक त्वरित तरीका मिल जाता है। यह सभी के कार्यभार का त्वरित अवलोकन करने और यह पहचानने का भी एक शानदार तरीका है कि क्या कोई अतिरिक्त हाथ का उपयोग कर सकता है। आपके द्वारा उपयोग की जा सकने वाली स्थिति के कुछ उदाहरण हैं:
- ऐसा करने के लिए।
- कर रहा है।
- पूर्ण।
- अटक गया।
- होल्ड पर।
- अवलोकन के लिए।
आप अपनी शीट में एक ड्रॉपडाउन मेनू जोड़कर, क्लिकअप और आसन जैसे परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में पाए जाने वाले बटन की तरह एक कार्यशील स्थिति बटन बना सकते हैं। यह करने के लिए:
- अपने स्टेटस कॉलम को हाइलाइट करें। पकड़ सीटीआरएल या अध्यक्ष एवं प्रबंध निदेशक और इसे अचयनित करने के लिए शीर्षक सेल पर क्लिक करें।
- के लिए जाओ आंकड़े शीर्ष मेनू में।
- क्लिक आंकड़ा मान्यीकरण, और एक साइडबार खुल जाएगा।
- अंतर्गत मानदंड, आप सुनिश्चित करें कि आपके पास ड्रॉप डाउन गिने चुने।
- का उपयोग करके अपने विकल्पों को नीचे टेक्स्ट फ़ील्ड में भरें अन्य वस्तु जोड़ें अतिरिक्त स्पॉट बनाने के लिए बटन।
- प्रत्येक को अपनी पसंद का रंग दें।
- मार पूर्ण.
अब आपके पास एक मेनू होगा जिसका उपयोग आपकी टीम किसी कार्य की स्थिति दिखाने के लिए कर सकती है। सूची के नीचे एक संपादन बटन है, लेकिन वह केवल चयनित सेल के लिए काम करता है। अपने सभी स्थिति बटनों को बदलने के लिए, डेटा सत्यापन मेनू पर वापस लौटें और वह नियम चुनें जिसे आप साइडबार से संपादित करना चाहते हैं।
अपने में त्वरित विकल्प जोड़ने के लिए इन चरणों को दोहराएं प्राथमिकता, संपत्ति-भागी, और के द्वारा बनाई गई यदि आप चाहें तो कॉलम।
यदि आप केवल शीट में किसी को टैग या उल्लेख करते हैं, तो Google सूचना नहीं भेजेगा। किसी व्यक्ति को किसी प्रोजेक्ट में असाइन करते समय, आप इन चरणों का पालन करके उन्हें सचेत कर सकते हैं:
- उस कार्य के नाम का चयन करें जिसे आप उन्हें सौंपना चाहते हैं।
- राइट-क्लिक करें और चुनें टिप्पणी या टूलबार में स्पीच बबल आइकन पर जाएं।
- @ टाइप करें और फिर उनका नाम या ईमेल पता—यदि आप चाहें, तो आप यहां एक संदेश भी शामिल कर सकते हैं।
- पर क्लिक करें सौंपना.
अब, यदि आपके सहकर्मी के प्रश्न हैं, तो वे उन्हें उसी थ्रेड में टिप्पणी के रूप में जोड़ सकते हैं। कार्य के बारे में अपने सभी संचारों को उसी स्थान पर रखने से जिसे आपने इसे सौंपा था, आप दोनों को ठीक से पता चल जाएगा कि किसी को पुनश्चर्या की आवश्यकता होने पर बाद में फिर से बातचीत कहाँ से करनी है।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास का उपयोग करना
चूंकि शीट का उपयोग करने वाले एक से अधिक व्यक्ति होंगे, यह अच्छा है कि आपके पास बैकअप है, बस उस स्थिति में जब कोई गलती से महत्वपूर्ण जानकारी को हटा देता है या लिख देता है। आपकी शीट के शीर्ष पर, आपको एक हाइपरलिंक दिखाई देगा जो बताता है कि सबसे हालिया संपादन हुआ है। इसे क्लिक करें, और आप पिछले कार्य सत्रों और हुए परिवर्तनों से बैकअप देखेंगे।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास का उपयोग करना सुविधाजनक है क्योंकि यदि आपको उनके रिकॉर्ड की आवश्यकता है तो आप अपने पिछले प्रोजेक्ट और नोट्स देख सकते हैं। लेकिन यदि आपकी शीट में किसी प्रकार की गड़बड़ी हो जाती है तो आप पिछले संस्करण पर वापस भी जा सकते हैं—ऐसा होता है।
टिप्पणी: यदि आप पूर्ण किए गए असाइनमेंट का अधिक प्रत्यक्ष रिकॉर्ड चाहते हैं, तो अपने दस्तावेज़ में अपनी स्क्रीन के निचले-बाएँ में प्लस चिन्ह और स्थिति बदलने के बाद अपनी पंक्तियों को वहाँ काटें और चिपकाएँ को पूर्ण.
Google पत्रक के साथ सहयोग प्राप्त करें
Google पत्रक में एक प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बनाना असाइनमेंट पर प्रतिनिधि और सहयोग करते समय समय बचाने का एक शानदार तरीका है। न केवल आगे और पीछे कम होगा, बल्कि सभी को यह पता चल जाएगा कि कार्यों के लिए जानकारी कहाँ से प्राप्त करनी है, यह सब एक ही स्थान पर है।
यह आपको मदद मांगने या कार्यों को पूरा करने के बारे में महसूस होने वाली कुछ अजीबता से बचने में भी मदद करता है। आप जाते ही इसके साथ और अधिक सहज हो जाएंगे।
