यदि समय सीमा समाप्त होने पर आपके कार्यों का ढेर लग रहा है, और आप अभिभूत महसूस कर रहे हैं, तो हो सकता है कि आप अपना समय प्रभावी ढंग से प्रबंधित नहीं कर रहे हों।
हम में से अधिकांश भयानक समय प्रबंधन गलतियाँ करते हैं जो न केवल हमारे बहुमूल्य घंटों को खर्च करते हैं बल्कि चिंता, तनाव और कार्य-जीवन संतुलन को कम करने में भी वृद्धि करते हैं।
आइए कुछ सबसे सामान्य समय प्रबंधन गलतियों पर नज़र डालें और अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए उनसे कैसे बचें:
1. लक्ष्य निर्धारित नहीं करना
लक्ष्य को ध्यान में रखे बिना लक्ष्यहीन होकर काम करने से प्रेरणा और उत्पादकता में कमी आ सकती है। आप आसानी से विचलित हो जाते हैं और अपना समय अच्छी तरह से प्रबंधित नहीं करते हैं।
इससे कैसे बचें?
लक्ष्य निर्धारित करना और उन्हें पूरा करना आपको दिशा देता है और आपको अपने कार्यों को पूरा करने के लिए प्रेरित करता है। आप अधिक केंद्रित हो जाते हैं और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने समय और संसाधनों का बेहतर प्रबंधन करते हैं।
लेकिन याद रखें, सभी लक्ष्य समान नहीं होते। स्मार्ट (विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य, प्रासंगिक और समयबद्ध) लक्ष्य विशिष्ट लक्ष्यों से बेहतर प्रदर्शन करते हैं। कई अध्ययन दावे का समर्थन करते हैं। ऐसा ही एक केप कोस्ट मेट्रोपोलिस के बैंकिंग क्षेत्र में किया गया अध्ययन पाया कि विशिष्ट और चुनौतीपूर्ण (अभी तक प्राप्य) लक्ष्य निर्धारित करने से कर्मचारी के प्रदर्शन को बढ़ाने में मदद मिली।
इसलिए अपने लक्ष्य के रूप में "मेरा पहला उपन्यास पूरा करने" के बजाय, इसके स्मार्ट संस्करण का उपयोग करें, अर्थात, "हर महीने मेरे पहले उपन्यास का कम से कम एक अध्याय पूरा करने के लिए"। उत्तरार्द्ध अधिक विशिष्ट है, आपको चुनौती देता है, और आपके लक्ष्य के लिए समय सीमा निर्धारित करता है।
2. प्राथमिकता नहीं दे रहा है
यदि आपके पास कार्यों के शीर्ष पर बने रहने में मदद करने के लिए एक टू-डू सूची नहीं है, तो आप खुद को बेतरतीब ढंग से उन पर कूदते हुए पाएंगे। दिन के अंत में, आपके पास अभी भी बहुत सारे पूर्ववत कार्य और निराशा होगी। ऐसा नहीं है कि पर्याप्त समय नहीं है, लेकिन यह तथ्य है कि आप अपने समय का प्रबंधन ठीक से नहीं कर रहे हैं।
इससे कैसे बचें?
टू-डू सूची होने से आपको अपने कार्यों को प्राथमिकता देने और अपने कार्यों के महत्व और तात्कालिकता के आधार पर समय आवंटित करके अपने समय को अच्छी तरह से प्रबंधित करने में मदद मिलती है। इसके बारे में यहां बताया गया है:
- अपने कार्यों को सूचीबद्ध करने और प्राथमिकता देने के लिए एक ऐप खोजें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
- अपनी टू-डू सूची में उन सभी कार्यों को लिखें जिन्हें आपको एक दिन या सप्ताह में करने की आवश्यकता है।
- रैंकिंग प्रणाली का उपयोग करके उन्हें उनके महत्व और तात्कालिकता के आधार पर रैंक करें।
- सबसे महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों को शीर्ष पर रैंक करें, जबकि सबसे कम महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों को सबसे नीचे रखें।
- सबसे महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक कार्यों से प्रारंभ करें और सूची में नीचे जाएं।
3. ट्रैकिंग समय नहीं
यदि आप यह मूल्यांकन किए बिना एक परियोजना शुरू करते हैं कि इसमें कितना समय लगेगा, तो आवश्यकता से अधिक समय लगना संभव है। या आप ओवर कॉन्फिडेंट हो सकते हैं और इसे पूरा करने के लिए पर्याप्त समय दिए बिना, आप जितना संभाल सकते हैं उससे अधिक ले सकते हैं। आपके हाथों में कम समय के साथ, आप न केवल समय सीमा को पूरा करने में असमर्थ होंगे, बल्कि उत्पादित कार्य निम्न होने की संभावना है।
इससे कैसे बचें?
हमेशा मूल्यांकन करें कि किसी विशेष परियोजना में कितना समय लगना चाहिए और उस समय सीमा के भीतर परियोजना को पूरा करने का प्रयास करें (सुनिश्चित करें कि छोटे ब्रेक के लिए खुद को अतिरिक्त समय दें)। तुम्हे करना चाहिए आप किसी प्रोजेक्ट पर कितना समय बिताते हैं, इसे ट्रैक करने के लिए टाइम-ट्रैकिंग ऐप का उपयोग करें या कार्य।
एक बार जब आप जान जाते हैं कि किसी विशेष कार्य में कितना समय (औसतन) लगता है, तो आप अपने कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से शेड्यूल कर सकते हैं। इसे पर्याप्त बार करें, और आपको किसी विशेष दिन/सप्ताह/महीने पर विभिन्न कार्यों पर खर्च किए गए समय की एक विस्तृत लॉग शीट मिलती है।
एक बार आपके पास यह हो जाने के बाद, आप पता लगा सकते हैं कि कौन से पुनरावर्ती कार्यों में सबसे अधिक समय लग रहा है, और उन्हें अधिक प्रभावी ढंग से करने के लिए समाधानों के बारे में सोचें या अधिक समय बचाने के लिए उन्हें स्वचालित करें। इंटरनेट खचाखच भरा हुआ है फ्री टाइम-ट्रैकिंग ऐप्स आप बेहतर समय प्रबंधन के लिए अपनी परियोजनाओं को ट्रैक करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
4. टालमटोल
टालमटोल काम करने में एक बहुत बड़ी बाधा है, खासकर जब आपको कोई कठिन या उबाऊ काम पूरा करना हो। उसमें सम्मोहक विकर्षणों का मिश्रण जोड़ें, जैसे, आपका स्मार्टफोन, और आपके पास विलंब के लिए एकदम सही नुस्खा है।
जब तक समय सीमा समाप्त नहीं हो जाती, तब तक आप सुस्त पड़ेंगे, विचलित होंगे और अपना समय बर्बाद करेंगे। टालमटोल करने वालों के पास हमेशा समय की कमी होती है, वे अपनी समय सीमा से पीछे होते हैं, और उनके पास काम-जीवन का संतुलन न के बराबर होता है।
इससे कैसे बचें?
टालमटोल से बचने का एक अच्छा तरीका यह है कि एक बड़ी परियोजना को छोटे, अधिक प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ दिया जाए। उदाहरण के लिए, यदि आपको पूरा लेख लिखने से डरने के बजाय 2000 शब्दों का लेख लिखने की आवश्यकता है, इसे उप-कार्यों में विभाजित करें: रूपरेखा, परिचय, उपशीर्षक 1, उपशीर्षक 2, उपशीर्षक 3, और निष्कर्ष।
अब इनमें से प्रत्येक छोटे कार्य के लिए स्वयं को समय निर्धारित करें और स्वयं को उनके प्रति प्रतिबद्ध करें। आप इन छोटे कार्यों को पूरा करने के लिए अधिक प्रेरित महसूस करेंगे और टालमटोल करने की संभावना कम होगी। विलंब को दूर करने का एक और बढ़िया तरीका है पोमोडोरो तकनीक का उपयोग करना। पोमोडोरो तकनीक एक समान अवधारणा का अनुसरण करती है।
यहां बताया गया है कि आप कैसे कर सकते हैं पोमोडोरो तकनीक का उपयोग करें:
- किसी प्रोजेक्ट को छोटे कार्यों में तोड़ दें
- टाइमर प्राप्त करें और इसे 25 मिनट पर सेट करें
- खुद को 25 मिनट दें और एक सबटास्क पर काम करें
- टाइमर बजने के बाद (25 मिनट के बाद) 5 मिनट का ब्रेक लें
- 25 मिनट के चार चक्र पूरे करें और फिर आधे घंटे का ब्रेक लें
5. शेड्यूलिंग अप्रभावी रूप से
क्या आपने देखा है कि कुछ दिन अन्य दिनों की तरह उत्पादक नहीं होते हैं? ऐसा इसलिए है क्योंकि हमारे ऊर्जा स्तर पूरे सप्ताह बदलते रहते हैं। इतना ही नहीं, अलग-अलग लोगों का पूरे दिन में अलग-अलग एनर्जी लेवल होता है।
यदि आप शेड्यूलिंग करते समय अपने चरम उत्पादक घंटों पर विचार नहीं कर रहे हैं, तो एक मौका है कि आप अपने आप को सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के साथ पा सकते हैं, जिनके पास बहुत कम समय और ऊर्जा बची है।
इससे कैसे बचें?
क्या आप एक रात के उल्लू हैं या एक शुरुआती पक्षी हैं? मूल्यांकन करें कि आप कैसे काम करते हैं और अपने चरम उत्पादक घंटों का पता लगाएं। एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप सबसे अधिक उत्पादक हैं, तो अपनी परियोजनाओं को उसी के अनुसार निर्धारित करें।
कम रखते हुए अपने सबसे अधिक उत्पादक घंटों को सबसे महत्वपूर्ण (और गहन) कार्यों में आवंटित करें शेष के लिए महत्वपूर्ण (या कम गहन) कार्य, जैसे, ईमेल का जवाब देना या मीटिंग सेट करना काम के घंटे। वहाँ कई कैलेंडर ऐप्स हैं जो प्रभावी ढंग से शेड्यूल करने में आपकी सहायता कर सकते हैं; वह ढूंढें जो आपकी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से पूरा करता हो।
6. विकर्षणों में देना
ए स्टेटिस्टा से जून 2020 का सर्वेक्षण खुलासा हुआ कि घर से काम करने वाले 53.7 प्रतिशत लोगों ने सोचा कि उनका स्मार्टफोन उनके ध्यान भटकाने का सबसे बड़ा कारण है। आपने कितनी बार खुद को काम करते हुए पाया है और अचानक आपका फोन बजने लगता है? आप विचलित हो जाते हैं और अब अपने फोन की जांच करने के लिए मजबूर हैं।
चाहे वह किसी ग्राहक का ईमेल हो, आपके सहकर्मी का संदेश हो, या फेसबुक, ट्विटर या इंस्टाग्राम से कोई यादृच्छिक सूचना हो; ध्यान भंग करने से आपके काम के घंटों का एक अच्छा हिस्सा खर्च हो सकता है।
इससे कैसे बचें?
यह सब प्रभावी समयबद्धन के लिए नीचे आता है। काम के लिए टाइम स्लॉट सेट करें, ईमेल चेक करना, आराम करना आदि। जब काम करने का समय हो, तो अपने फोन को अलग रख दें (हवाई जहाज मोड पर), अधिमानतः दूसरे कमरे में, और काम पर लग जाएं।
चूंकि व्याकुलता का सबसे बड़ा स्रोत अब बाहर हो गया है, इसलिए आपके काम पर ध्यान केंद्रित करना बहुत अधिक संभावित और आसान हो गया है। चूँकि आप अपना सारा ध्यान और ध्यान एक ही काम पर लगा रहे हैं, इसलिए आपसे गलतियाँ होने की संभावना कम है और कार्य को प्रभावी ढंग से पूरा करने की संभावना अधिक है।
क्या होगा अगर आपके फोन को हवाई जहाज मोड पर रखना आपके लिए काम नहीं करता है? क्या होगा यदि आपका दिमाग सोशल मीडिया की ओर भटकता है, और आप ईमेल की जांच करने के लिए अपना फोन लेने या सीधे अपने लैपटॉप पर अपने फेसबुक फीड को स्क्रॉल करने के लिए मजबूर हैं? यदि वह तुम हो, तो कोशिश करो विकर्षणों से छुटकारा पाने के लिए फ्रीडम ऐप का उपयोग करना, टालमटोल पर काबू पाएं और अधिक हासिल करें।
अपनी पूरी क्षमता को उजागर करें
अपने समय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के तरीके पर ध्यान केंद्रित करते हुए, यह ट्रैक खोना आसान है कि आप अपना समय पहले स्थान पर क्यों प्रबंधित कर रहे हैं, यानी अधिक काम करने के लिए।
अधिक काम किए बिना हर दिन बहुत सारे उत्पादकता ऐप्स को नेविगेट करना व्यर्थ है। पता लगाएं कि आपके लिए क्या काम करता है और बड़ी तस्वीर को देखे बिना उससे चिपके रहें। लेकिन यह पता लगाने के लिए कि आपके लिए क्या काम करता है, आपकी समय प्रबंधन आवश्यकताओं को समझना महत्वपूर्ण है।
