अधिकांश लोगों की तरह, आप शायद वाक्यांश के साथ पेशेवर ईमेल पर हस्ताक्षर करते हैं: "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।" हालांकि सुविधाजनक, एक ही लाइन का लगातार उपयोग करना दूर और सामान्य लगता है।
अपने ईमेल समाप्त करने के तरीके को बदलने का प्रयास करें। यदि आप अपने संदेशों में अधिक विचार करते हैं तो आपके प्राप्तकर्ता इसकी सराहना करेंगे। इस लेख में, हम ग्यारह पेशेवर, आकर्षक साइन-ऑफ साझा करेंगे ताकि आप दोहराते न रहें, "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।"
1. "कृपया अपनी प्रतिक्रिया मुझे [यहाँ दिनांक डालें] तक भेजें"
"मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" कहना अस्पष्ट और नम्र है। यह प्राप्तकर्ता को बहुत अधिक नियंत्रण देता है, क्योंकि वे आम तौर पर जब चाहें उत्तर दे सकते हैं। वाक्यांश गैर-जरूरी चिंताओं के लिए काम कर सकता है। लेकिन अगर आपको वर्चस्व का दावा करना है और आगे-पीछे के ईमेल से बचना है, तो समय सीमा तय करके बातचीत को आगे बढ़ाएं।
"कृपया अपना फ़ीडबैक मुझे [यहां दिनांक डालें] तक भेजें" के साथ बंद करने का प्रयास करें। एक दृढ़, निश्चित देय तिथि प्राप्तकर्ताओं को उनकी बजाय आपके कार्यक्रम का पालन करने के लिए प्रेरित करती है।
2. "कृपया मुझे [परियोजना/विषय यहां डालें] पर पोस्ट करते रहें"
यदि "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" तो आप बहुत उत्साहित दिखाई देते हैं, उत्साह को कम करने का प्रयास करें। इसके बजाय "कृपया मुझे [परियोजना/विषय डालें] पर पोस्ट करते रहें" का प्रयास करें। यह आराम से अभी तक आधिकारिक लगता है।
वाक्यांश उन उदाहरणों के लिए सबसे उपयुक्त है जिनमें आप पहले ही अपना हिस्सा कर चुके हैं और केवल महत्वपूर्ण, प्रासंगिक अपडेट प्राप्त करना चाहते हैं। निर्दिष्ट करें कि आप अनावश्यक जानकारी से परेशान नहीं होना चाहते हैं। बस अपना लहजा देखें और अहंकारी लगने से बचें।
3. "आपसे सुनकर हमेशा खुशी होती है"
हालांकि स्वागत करते हुए, "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" कहना कभी-कभी बहुत कठोर लग सकता है। यह आकस्मिक स्थितियों में अजीब लगता है। यदि आप कोल्ड लीड्स को गर्म कर रहे हैं, ग्राहकों की चिंताओं को दूर कर रहे हैं, संभावनाओं तक पहुंच रहे हैं, या पुराने व्यावसायिक ग्राहकों के साथ फिर से जुड़ रहे हैं, तो आपको कम औपचारिक साइन-ऑफ की आवश्यकता होगी।
इन स्थितियों में, यह कहने का प्रयास करें, "आपसे सुनकर हमेशा खुशी हुई।" इसमें एक उत्साही, मैत्रीपूर्ण स्वर है जो व्यावसायिकता से समझौता किए बिना सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करता है। ध्यान दें कि अत्यधिक उत्साह आपको बहुत परिचित लगता है।
4. "जल्द ही लिखें!"
शायद "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" का सबसे आकस्मिक विकल्प "जल्द ही लिखो!" यह हंसमुख और निंदनीय है। इस सूची के अन्य साइन-ऑफ़ के विपरीत, इस ओपन एंडेड वाक्यांश को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है।
"जल्द ही लिखें!" का प्रयोग करें साथियों, कोल्ड लीड्स, दोस्तों और रिश्तेदारों से बात करते समय। बस सावधान रहें कि यह अत्यावश्यकता पैदा नहीं करता है, इसलिए हो सकता है कि अधिकांश प्राप्तकर्ता अब आपके ईमेल का जवाब न दें। बातचीत समाप्त करने के लिए इस पंक्ति की तैयारी करें।
5. "मैं आपकी प्रतिक्रिया को महत्व देता हूं, इसलिए मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं!"
यदि आपने हाल ही में एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक संपत्ति भेजी है, तो अपने ईमेल को "मैं आपकी प्रतिक्रिया को महत्व देता हूं, इसलिए मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं!" संभावना है कि आपका प्राप्तकर्ता आपके काम को पहले ही संपादित कर देगा। हालाँकि, यह कहना कि आप उनकी अंतर्दृष्टि को महत्व देते हैं, यह आभास देता है कि आप अपने शिल्प पर गर्व करते हैं।
बेशक, 100% सकारात्मक टिप्पणियों की अपेक्षा न करें। फीडबैक मांगने के अलावा आपको यह भी जानना चाहिए पेशेवर रूप से खराब प्रदर्शन की समीक्षा कैसे करें I. अपनी भावनाओं को कभी भी आप पर हावी न होने दें।
"मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं," प्रतिक्रिया मांगता है, लेकिन यह आधिकारिक नहीं लगता है। यदि आपको एक दृढ़, तत्काल साइन-ऑफ़ की आवश्यकता है, तो "मैं आपकी तत्काल प्रतिक्रिया का इंतजार कर रहा हूं" का प्रयास करें। यह आपको आक्रामक या अव्यवसायिक दिखने के बिना तत्काल प्रतिक्रिया की तात्कालिकता पर बल देता है।
इसके साथ ही कहा, यह अभी भी डर पैदा करता है। यदि आप अधिकार की स्थिति में हैं, तो सावधानी से चुनें कि इस वाक्यांश का उपयोग कब करना है, अन्यथा आपके अधीनस्थ शत्रुता के लिए आपकी तात्कालिकता को गलत समझ सकते हैं।
7. "हमें कॉल के माध्यम से [परियोजना विवरण/विषय डालें] पर चर्चा करनी चाहिए। क्या [यहां समय और दिनांक डालें] आपके लिए काम करता है?”
"मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" के लिए शायद ही कोई निश्चित प्रतिक्रिया है। इस लाइन के साथ हस्ताक्षर करने से अक्सर ईमेल के माध्यम से आगे और पीछे लंबा हो जाता है। आप समय-संवेदी मामलों के लिए इसका उपयोग नहीं कर सकते।
इसके बजाय, अपने संदेश को एक प्रस्ताव के साथ समाप्त करें: "हमें कॉल के माध्यम से [परियोजना विवरण / विषय डालें] पर चर्चा करनी चाहिए। क्या [यहाँ समय और दिनांक डालें] आपके लिए काम करता है?” यह स्पष्ट रूप से आपके लक्ष्य को परिभाषित करता है। आगे-पीछे ईमेल को और कम करने के लिए, उपयोग करें अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग ऐप्स जो प्राप्तकर्ताओं को स्वयं मीटिंग स्लॉट बुक करने देता है।
8. "अपनी शीघ्रतम सुविधा के साथ प्रतिक्रिया दें"
वाक्यांश "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" मांग या आक्रामक नहीं है। हालाँकि, यदि आप इससे भी कम साइन-ऑफ चाहते हैं, तो यह कहने का प्रयास करें, "कृपया अपनी सुविधानुसार जल्द से जल्द प्रतिक्रिया दें।"
आप इस ईमेल साइन-ऑफ का उपयोग कब कर सकते हैं अपने समय क्षेत्र के बाहर पेशेवरों के साथ काम करना. प्राप्तकर्ता उनकी प्रतिक्रिया की आवश्यकता को समझेगा, लेकिन वे आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए पिछले स्थानीय कार्यालय समय में काम करने के लिए दबाव में नहीं आएंगे।
9. "यदि आप इस अनुरोध के लिए सही व्यक्ति नहीं हैं, तो क्या आप मुझे किसी ऐसे व्यक्ति से जोड़ने का मन बनाएंगे जो मदद कर सके?"
गलत संपर्क व्यक्ति को "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" भेजना शर्मनाक है। हमेशा संपर्क का सही बिंदु खोजें। यदि आपको संदेह है कि आप सही व्यक्ति/विभाग को संदेश भेज रहे हैं, तो कहें: "यदि आप इस अनुरोध के लिए सही व्यक्ति नहीं हैं, तो क्या आप मुझे किसी ऐसे व्यक्ति से जोड़ेंगे जो मदद कर सकता है?"
लेकिन ध्यान रखें कि यह साइन-ऑफ आपको अनिश्चित बनाता है। अपने सभी संसाधनों को समाप्त करने के बाद ही इसका उपयोग करें; अन्यथा, स्वयं सही संपर्क व्यक्ति को ट्रैक करें।
वाक्यांश "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" अलग-अलग लगता है। हालांकि यह प्रतिक्रिया मांगता है, यह न तो अत्यावश्यकता की मांग करता है और न ही उत्साह दिखाता है—आप दूर के रूप में आ सकते हैं। पर्यवेक्षकों और उच्च-प्राथमिकता वाले ग्राहकों के साथ इसका उपयोग करना अनुचित है।
साइन-ऑफ के लिए जो उत्सुकता और उत्साह प्रदर्शित करता है, कोशिश करें "मुझे बताएं कि क्या [यहां प्रस्ताव डालें] आपके लिए काम करता है ताकि मैं तुरंत शुरू कर सकूं।" यह दृढ़, पेशेवर और निश्चित है। इसके अलावा, अपने लिए एक लिंक शामिल करें परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर ताकि ग्राहक किसी निर्णय पर पहुंचने के बाद तुरंत कार्यों को असाइन और टिक कर सकें।
प्रतिक्रिया दरों में सुधार के लिए विभिन्न ईमेल साइन-ऑफ वाक्यांशों का उपयोग करें
हमें गलत मत समझिए- आपको इस वाक्यांश के साथ हस्ताक्षर बंद करने की आवश्यकता नहीं है, "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं।" कुल मिलाकर। आप अभी भी इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। रोबोटिक और अवैयक्तिक लगने से बचने के लिए बस अपने ईमेल को समाप्त करने के तरीके को बदलना सुनिश्चित करें। आखिरकार, सामान्य संदेश शायद ही कभी कोई प्रतिक्रिया देते हैं।
अपनी प्रतिक्रिया दरों को और बढ़ाने के लिए, अपने संदेशों को संरचित करने के पूरे तरीके का पुनर्मूल्यांकन करने पर विचार करें। साइन-ऑफ आपके ईमेल का सिर्फ एक हिस्सा है। आपको अपनी विषय पंक्ति, ईमेल पता, अभिवादन, परिचय और ईमेल बॉडी में भी सुधार करना चाहिए।
