किसी परियोजना का प्रबंधन करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम एक ही पृष्ठ पर है और कुशलता से काम कर रही है। हालाँकि, यह कहना आसान है करना नहीं। टीम के बीच उत्पादकता को प्रोत्साहित करना थोड़ा कठिन हो सकता है। सौभाग्य से, Microsoft Lists जैसे ऐप्स इस कार्य को अधिक प्रबंधनीय बना सकते हैं।
Microsoft सूचियाँ Microsoft 365 पारिस्थितिकी तंत्र का हिस्सा हैं। जबकि सतह पर, यह एक साधारण टू-डू लिस्ट ऐप की तरह लगता है, यह आपको इसके लचीले टेम्प्लेट के लिए धन्यवाद से बहुत अधिक करने की अनुमति देता है। हम देखेंगे कि इस ऐप के साथ क्या संभव है और आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं।
1. शेड्यूलिंग सामग्री
Microsoft सूचियाँ आपको कई प्लेटफार्मों में सामग्री प्रकाशन को जल्दी और आसानी से प्रबंधित करने की अनुमति देती हैं। सामग्री अनुसूचक ऐप में उपलब्ध कई टेम्पलेट्स में से एक है। आप सोशल मीडिया, ब्लॉग या वेबसाइटों के लिए पोस्ट शेड्यूल कर सकते हैं और यहां तक कि इन पोस्ट के प्रदर्शन को ट्रैक भी कर सकते हैं।
यह समान है Google कैलेंडर में सामग्री शेड्यूलर बनाना, लेकिन आपको यहां एक रेडीमेड टेम्प्लेट मिलता है जिसे ट्वीक करना आसान है। यह टेम्प्लेट आपको उच्च-गुणवत्ता वाली सामग्री बनाने पर ध्यान केंद्रित करने और अपनी टीम के साथ कैलेंडर साझा करके निर्माण/वितरण प्रक्रिया को कारगर बनाने की अनुमति देता है। सूची आपको टीम के विभिन्न सदस्यों को प्रोजेक्ट सौंपने की अनुमति भी देती है और आपको आसानी से समय सीमा का ट्रैक रखने देती है।
2. ट्रैकिंग कार्य प्रगति
कार्य प्रगति ट्रैकर टेम्पलेट आपके काम और परियोजनाओं को व्यवस्थित और प्रबंधित करने में आपकी सहायता करेगा। यह आपको अपने सभी कार्यों और परियोजनाओं को एक ही स्थान पर देखने में सक्षम बनाता है, जिससे आपको प्राथमिकता देने और जो करने की आवश्यकता है, उसके शीर्ष पर बने रहने की अनुमति मिलती है।
आप अपनी टीम के सदस्यों को कार्य सौंप सकते हैं और वास्तविक समय में उनकी प्रगति की जांच कर सकते हैं। यह यह आंकलन करने में भी उपयोगी होता है कि आमतौर पर एक निश्चित कार्य में कितना समय लगता है, इसलिए आप इसे भविष्य की योजना के लिए ध्यान में रख सकते हैं। ऐप कार्यों को वर्गीकृत करना, प्राथमिकता निर्धारित करना और प्रारंभ / देय तिथि निर्धारित करना भी आसान बनाता है।
इनमें से कुछ विशेषताएं के समान हैं सर्वश्रेष्ठ कार्य प्रबंधन ऐप्स, और सतह पर अनिवार्य रूप से एक सरल स्प्रैडशीट-जैसी ऐप के लिए यह उच्च प्रशंसा है।
3. ट्रैकिंग मुद्दे
चाहे आप अकेले काम कर रहे हों या किसी टीम के साथ, परियोजनाओं पर समस्याएँ और समस्याएँ उत्पन्न होंगी। इसमें सॉफ़्टवेयर बग, तकनीकी समस्याएँ, डिज़ाइन संशोधन आदि शामिल हो सकते हैं। सौभाग्य से, आप इसका उपयोग कर सकते हैं मुद्दा पर नज़र रखने वाला किसी प्रोजेक्ट के दौरान उत्पन्न होने वाली किसी भी समस्या का प्रबंधन करने के लिए Microsoft सूचियों के भीतर टेम्पलेट।
टेम्प्लेट में प्रत्येक समस्या के बारे में विवरण शामिल होता है, जैसे कि उसकी प्राथमिकता, स्थिति और उसे संबोधित करने के लिए कौन जिम्मेदार है। आप इस जानकारी का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि महत्वपूर्ण मुद्दों से तुरंत निपटा जाए, जिससे टीमों को संगठित रहने और अपने काम में शीर्ष पर रहने में मदद मिले। यह आपको यह भी बताता है कि किसी समस्या की रिपोर्ट कब की गई थी, ताकि आप भविष्य में संदर्भ के लिए उस पर वापस आ सकें।
4. नई भर्तियों पर नज़र रखना
यदि आपकी नौकरी का हिस्सा भर्ती, साक्षात्कार और नई भर्तियों पर जोर देता है, तो आप इस बात से अच्छी तरह वाकिफ हैं कि यह पूरी प्रक्रिया कितनी थकाऊ हो सकती है। भर्ती ट्रैकर Microsoft सूचियों के भीतर टेम्प्लेट नई भर्तियों को काम पर रखने की प्रक्रिया को प्रबंधित करना आसान बनाता है।
आप प्रत्येक उम्मीदवार की विशिष्टताओं पर नज़र रख सकते हैं, जैसे कि नौकरी का शीर्षक, साक्षात्कार का समय, भर्तीकर्ता, और बहुत कुछ। यह टेम्प्लेट आपको प्रत्येक उम्मीदवार के लिंक्डइन प्रोफाइल को देखने और सीधे ऐप से फिर से शुरू करने की अनुमति देता है। यह पूरी भर्ती प्रक्रिया के दौरान प्रत्येक आवेदक की प्रगति की निगरानी करना भी आसान बनाता है
5. कार्य प्रक्रियाओं में सुधार
Microsoft सूचियाँ उत्पादक वर्कफ़्लोज़ के लिए एक कुशल कार्य प्रक्रिया बनाने में भी मदद करती हैं। इससे आपके काम को मैनेज करना आसान हो जाता है। यह उपकरण आपकी वर्तमान प्रक्रिया में बाधाओं और अक्षमताओं की पहचान करने और उन्हें ठीक करने के तरीके खोजने में आपकी सहायता करता है।
जबकि इसके लिए विशेष रूप से कोई टेम्प्लेट सेट नहीं है, कार्य प्रगति, सामग्री अनुसूचक और ईवेंट यात्रा कार्यक्रम टेम्प्लेट का संयोजन काम आता है। आप आसानी से पता लगा सकते हैं कि कौन से कार्यों में अधिक समय लगता है, इसलिए आप नियोजन चरण के दौरान प्रक्रिया को कारगर बनाने के तरीकों का पता लगा सकते हैं।
प्रत्येक सूची आपको यह देखने की भी अनुमति देती है कि टीम के कौन से सदस्य एक निश्चित कार्य को पूरा करने में अधिक समय लेते हैं, जिससे आप टीम के साथ उत्पादकता/दक्षता के मुद्दों को जल्दी से हल कर सकते हैं।
6. ट्रैकिंग व्यय
नकदी प्रवाह प्रबंधन वित्तीय सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, और अपने खर्चों पर नज़र रखना किसी भी व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है। सौभाग्य से, इसके लिए एक टेम्प्लेट है जिसे कहा जाता है व्यय ट्रैकर Microsoft सूचियों में। यह आपको आपके व्यवसाय द्वारा किए जाने वाले प्रत्येक व्यय को ट्रैक और नियंत्रित करने की अनुमति देता है।
आप खरीद या व्यय की राशि, दिनांक और श्रेणी दर्ज करके व्यक्तिगत व्यय दर्ज कर सकते हैं। वर्गीकरण इस टेम्पलेट को काफी सरल बना देता है, जिससे आप विभिन्न श्रेणियों को जल्दी से क्रमबद्ध और प्रबंधित कर सकते हैं।
यह आपको मासिक या वार्षिक रूप से अपने नकदी प्रवाह की गणना करने के लिए रसीदें जोड़ने की अनुमति भी देता है। यह इसी तरह काम करता है धारणा का बजट ट्रैकर और परियोजना बजट के प्रबंधन में मदद करता है।
7. संपत्ति का प्रबंधन
परिसंपत्ति प्रबंधक ऐप के भीतर टेम्प्लेट आपको अपने संगठन के सभी उपकरणों पर नज़र रखने की अनुमति देता है। इस टेम्प्लेट का उपयोग करके, आप आसानी से पता लगा सकते हैं कि डिवाइस कब चेक इन और रिटर्न किए जाते हैं। आप प्रत्येक उत्पाद को एक एसेट टैग असाइन कर सकते हैं, और प्रत्येक डिवाइस की स्थिति, मॉडल, सीरियल नंबर और वर्तमान स्वामी को आसानी से देख सकते हैं।
इसके अलावा, आप सिस्टम में चेक आउट या चेक किए गए प्रत्येक डिवाइस के लिए जल्दी से एक फोटो, खरीद तिथि, खरीद मूल्य और ऑर्डर नंबर जोड़ सकते हैं। आप नोट्स भी जोड़ सकते हैं जो आपको प्रत्येक संपत्ति के लिए डिवाइस की स्थिति के बारे में बताते हैं।
Microsoft सूचियाँ: आपके काम के प्रबंधन के लिए एक अत्यधिक अंडररेटेड सॉफ्टवेयर
आप Microsoft Lists के प्रस्ताव पर आश्चर्यचकित हो सकते हैं। यदि आप पहले से ही Microsoft 365 के सदस्य हैं, तो सूचियों का उपयोग करना आपके लिए कोई ब्रेनर नहीं होना चाहिए। यह अन्य उत्पादकता ऐप्स की तुलना में भी अच्छी तरह से तुलना करता है, यह देखते हुए कि टेम्प्लेट कुछ बेहतरीन धारणा टेम्प्लेट के बराबर हैं।
Microsoft सूचियों में केवल एक चीज की कमी है, वह है नोटबंदी। जबकि आप ऐप में नोट्स बना सकते हैं, ऐसा करने के लिए एक उचित टेम्प्लेट इसे वहां से सर्वश्रेष्ठ उत्पादकता ऐप में बदल देगा। फिर भी, इस ऐप के साथ आप जितना सामान कर सकते हैं वह अविश्वसनीय है।
