अपने कार्यों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए संघर्ष कर रहे हैं? इन कार्य प्रबंधन युक्तियों को देखें जो आपकी उत्पादकता को बढ़ाने और अधिक काम करने में आपकी सहायता करेंगी।
आपके दैनिक कार्य आपकी सफलता की नींव हैं, जो आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक लक्ष्यों तक पहुँचने के लिए आवश्यक चरण-दर-चरण क्रियाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। दूसरे शब्दों में, आपकी प्रतीत होने वाली कभी न खत्म होने वाली टू-डू सूची आपके जीतने का रोडमैप है, इसलिए इन कार्यों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना महत्वपूर्ण है।
यद्यपि आप अपने दैनिक कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए सर्वोत्तम उत्पादकता ऐप का उपयोग करने के लिए दौड़ सकते हैं, जो कि एक बुरा कदम नहीं है, अपने कार्य प्रबंधन कौशल का सम्मान करना लंबे समय में अधिक टिकाऊ और प्रभावी होता है। यह लेख आपकी उत्पादकता में सुधार के लिए कुछ कार्य प्रबंधन युक्तियों को शामिल करेगा।
1. अपने क्रोनोटाइप को जानें
क्या आप एक रात के उल्लू हैं या एक शुरुआती पक्षी हैं? क्या आपको सुबह या देर रात को ध्यान केंद्रित करना आसान लगता है? हम सभी में दिन और रात की विशिष्ट अवधि के दौरान सो जाने और सतर्क रहने की स्वाभाविक प्रवृत्ति होती है। और हालांकि लोकप्रिय संस्कृति अक्सर जल्दी उठने वालों को अधिक उत्पादक होने के रूप में मनाती है, वास्तविकता यह है कि एक आकार सभी के लिए उपयुक्त नहीं है।
इसलिए अपने क्रोनोटाइप को जानना आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकता है, क्योंकि यह आपको अपने कार्यों को शेड्यूल करने की अनुमति देता है जब आप सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। इसलिए, एक व्यक्तिगत कार्य अनुसूची बनाना आपके कालक्रम के आधार पर आपके कार्यों के शीर्ष पर बने रहना और चरम प्रदर्शन तक पहुंचना आसान हो जाएगा।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक रात के उल्लू हैं, तो आपको अपने सबसे चुनौतीपूर्ण कार्यों से निपटने की योजना बनानी चाहिए शाम को जब आपकी ऊर्जा का स्तर उच्चतम होता है, तो आप अपने कार्यों को पूरा करने के लिए सबसे अच्छी स्थिति में होते हैं समय।
2. अपनी प्राथमिकता सूची बनाएं
अब जब आप जानते हैं कि आप सबसे अधिक उत्पादक कब होते हैं, तो यह करने का समय आ गया है आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके अपनी टू-डू सूचियों पर कार्यों को प्राथमिकता दें. इस समय प्रबंधन प्रणाली आपको चार चतुर्थांशों में वर्गीकृत करके कार्यों को प्राथमिकता देने में मदद करती है: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक नहीं बल्कि महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन, और अत्यावश्यक और महत्वहीन नहीं कार्यों।
इन श्रेणियों के आधार पर अपनी टू-डू सूचियों को व्यवस्थित करने से यह पहचानना आसान हो जाता है कि किन कार्यों को प्राथमिकता दी जानी चाहिए और किसे प्रत्यायोजित या स्थगित किया जा सकता है। इस तरह, आप अपने सबसे महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक कार्यों को शेड्यूल कर सकते हैं जब आप सबसे अधिक उत्पादक होते हैं, जिससे आपको उन्हें समय पर पूरा करने का सबसे अच्छा मौका मिलता है।
उदाहरण के लिए, एक प्रोग्रामर के रूप में, आप अपने कोडिंग कार्यों को शेड्यूल कर सकते हैं जब आप सबसे अधिक सतर्क होते हैं और ईमेल का जवाब तब देते हैं जब आपकी ऊर्जा का स्तर कम होता है।
3. "वह मेंढक खाओ!"
ईटिंग दैट फ्रॉग आपकी उत्पादकता को बढ़ाने में मदद करने के लिए अगला कार्य प्रबंधन युक्ति है! और, नहीं, हम शाब्दिक मेंढकों के बारे में बात नहीं कर रहे हैं! ब्रायन ट्रेसी ने इसी नाम की अपनी पुस्तक में इस वाक्यांश को लोकप्रिय बनाया, और यह ज्वलंत रूपक आपके सबसे चुनौतीपूर्ण कार्य को सुबह सबसे पहले निपटाने का वर्णन करता है।
टालमटोल से बचने के लिए यह सबसे अच्छे तरीकों में से एक है, क्योंकि अपने सबसे चुनौतीपूर्ण कार्य का सामना करने पर आप अक्सर तनावग्रस्त या अभिभूत महसूस कर सकते हैं। उस सबसे बड़े मेंढक को पहले खाने से, वह भय का भाव सिद्धि के भाव में बदल जाएगा, अपने आत्मविश्वास को बढ़ाना और आपको अपने बाकी हिस्सों के माध्यम से शक्ति के लिए प्रेरणा और गति प्रदान करना कार्यों।
आप उपयोग कर सकते हैं टोडोइस्ट का उपयोग करके वह मेंढक विधि खाओ. हालाँकि, यह सलाह दी जाती है कि सुबह के समय अपने सबसे चुनौतीपूर्ण कार्यों से निपटें, आपका सबसे अच्छा समय आपके कालक्रम के आधार पर भिन्न हो सकता है, जैसा कि हम पहले ही चर्चा कर चुके हैं। उस ने कहा, जब आप सबसे अधिक ऊर्जावान और उत्पादक होते हैं, तब भी आप अपने सबसे चुनौतीपूर्ण कार्यों को निर्धारित करके इस पद्धति का उपयोग कर सकते हैं।
4. अपने लाभ के लिए पार्किन्सन के नियम का उपयोग करें
प्रोक्रैस्टिनेशन सबसे आम उत्पादकता हत्यारों में से एक है, जिससे अधिकांश लोग किसी न किसी बिंदु पर संघर्ष करते हैं। मुख्य कारणों में से एक यह है कि आप अक्सर अपने कार्यों को अंतिम मिनट तक स्थगित करते हुए पाते हैं कि अत्यावश्यकता या समय सीमा का कोई अर्थ नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि ये कार्य आपके द्वारा उनके लिए उपलब्ध समय को पूरा करने के लिए विस्तारित हो सकते हैं—पार्किंसंस नियम।
अच्छी खबर है, आप कर सकते हैं पार्किंसंस नियम का उपयोग करके अधिक उत्पादक बनें आपके लाभ के लिए। कैसे? सबसे पहले, हमेशा बड़ी या जटिल परियोजनाओं को छोटे कार्यों में तोड़ दें, जिससे वे कम भारी और निपटने में आसान लगें।
अगला, प्रत्येक कार्य के लिए एक सख्त समय सीमा निर्धारित करें। यह अत्यावश्यकता की भावना पैदा करता है, आपको समय सीमा से पहले कार्य पूरा करने और शिथिलता को कम करने के लिए प्रेरित करता है। यह हैक आपको अपने कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि आप अपनी टू-डू सूचियों में पीछे न रहें।
5. सिंगल-टास्किंग का अभ्यास करें
मल्टीटास्किंग, या अधिक सटीक रूप से, संदर्भ स्विचिंग, उन आदतों में से एक है जो प्रभावी लगती हैं लेकिन वास्तव में बहुत ही जल निकासी और अनुत्पादक हैं। जबकि आपकी टू-डू सूची में कार्यों की भारी संख्या एक साथ कई कार्यों को करने का प्रयास करने के लिए आकर्षक बना सकती है, आपके पास केवल इतना ध्यान और ऊर्जा है जिसका उपयोग किसी दिए गए कार्य पर किया जा सकता है।
इससे आपकी गलती करने की संभावना बढ़ जाती है, जिससे आपका समय और प्रयास बर्बाद होता है। वहीं दूसरी ओर, सिंगल-टास्किंग में महारत हासिल करने से आपकी उत्पादकता में सुधार होगा, आपको अपना पूरा ध्यान किसी कार्य के पूरा होने तक समर्पित करने की अनुमति देता है। यह विकर्षणों को कम करता है, आपको केंद्रित रहने में मदद करता है, और आपको अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए सशक्त बनाता है।
सिंगल-टास्किंग का अभ्यास करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है किसी कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए एक निश्चित समय सीमा निर्धारित करना और फिर एक ब्रेक लेना। इस समय प्रबंधन तकनीक को पोमोडोरो विधि कहा जाता है, और यह आपके समय का अधिकतम लाभ उठाने का एक प्रभावी तरीका है।
6. सांसारिक कार्यों को स्वचालित करें
तो, उन कम-मूल्य वाले कार्यों का क्या होता है जो आपकी प्राथमिकता सूची में शीर्ष पर नहीं आते हैं? मीटिंग शेड्यूल करने या कॉन्फ़्रेंस कॉल के दौरान मिनट लेने जैसे कार्यों के बारे में सोचें- हम शर्त लगाते हैं कि आपको अभी भी उन्हें करने की ज़रूरत है, है ना?
इन कार्यों को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें स्वचालित करना है। शुक्र है, कई हैं ऐसे ऐप्स जिनका उपयोग आप सांसारिक कार्यों को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं, जैसे कि आईएफटीटीटी या जैपियर। यह अधिक मूल्यवान और समय के प्रति संवेदनशील कार्यों के लिए समय और ऊर्जा को मुक्त करेगा और आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद करेगा।
7. सही कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर का प्रयोग करें
ऊपर बताई गई सभी कार्य प्रबंधन युक्तियों का लाभ उठाना अच्छी बात है, लेकिन आपको अपने कार्यों को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए सही सॉफ़्टवेयर के बिना अभी भी उत्पादक बने रहने में कठिनाई हो सकती है। कार्य प्रबंधन उपकरणों की भीड़ को ध्यान में रखते हुए, जो आपको रातोंरात उत्पादकता बिजलीघर में बदलने का वादा करता है, सही विकल्प चुनना कठिन हो सकता है।
तो आप कैसे कर सकते हैं सही ऑनलाइन टास्क मैनेजमेंट टूल चुनें? करने के लिए पहली बात यह है कि अपनी आवश्यकताओं का आकलन करें। यह आपके पेशे, कार्यशैली और प्राथमिकताओं, टीम के आकार, और बहुत कुछ पर निर्भर करता है। अपनी जरूरतों का आकलन करने से आपके लिए सबसे अच्छा विकल्प खोजने के लिए विभिन्न कार्य प्रबंधन उपकरणों की तुलना करना बहुत आसान हो जाता है।
इन युक्तियों से कम समय में अधिक कार्य करें
अपने कार्य प्रबंधन कौशल में सुधार करना आपकी उत्पादकता को अगले स्तर तक ले जाने की कुंजी है। चाहे आप प्रोजेक्ट मैनेजर हों या छात्र, सही कार्य प्रबंधन तकनीकों का उपयोग करने से आपको कम समय में अधिक हासिल करने में मदद मिलेगी। इन कार्य प्रबंधन युक्तियों को अपनी दिनचर्या में शामिल करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप अपनी टू-डू सूची की सभी वस्तुओं की जाँच कर लें।
