कार्यस्थल पर कठिन ईमेल लिखने के लिए चैटजीपीटी का उपयोग कैसे करें

आपके करियर के किसी बिंदु पर कठिन ईमेल अपरिहार्य हैं। चाहे वह अतिरिक्त परियोजनाओं को लेने के लिए नहीं कह रहा हो या समय की मांग कर रहा हो, यह ईमेल लिखने और फिर हिट भेजने का साहस खोजने के लिए चिंताजनक हो सकता है।

चैटजीपीटी लोगों को कवर लेटर और रिज्यूमे लिखने में मदद करने के लिए जाना जाता है, इसलिए आपको आश्चर्य हो सकता है कि क्या यह आपको कठिन ईमेल लिखने में भी मदद कर सकता है। यदि आप एआई को पर्याप्त जानकारी प्रदान करते हैं, तो आप अपने ईमेल के आधार के रूप में उपयोग करने के लिए सामग्री प्राप्त कर सकते हैं। ChatGPT आपके द्वारा अनुभव की जा रही किसी भी भावना के बिना संदेश पर ध्यान केंद्रित करने में आपकी सहायता कर सकता है।

चरण 1: चैटजीपीटी खोलें

यदि आपके पास पहले से ही ChatGPT वाला खाता है, तो आप आरंभ करने के लिए तैयार हैं। यदि आप चैटजीपीटी के लिए नए हैं, तो आप अपने ईमेल या Google खाते का उपयोग करके एक खाता बना सकते हैं। यदि आप एक नए खाते के लिए साइन अप कर रहे हैं, तो आपके पास अपना मोबाइल फ़ोन होना चाहिए, क्योंकि प्लेटफ़ॉर्म आपको आरंभ करने के लिए एक पुष्टिकरण कोड भेजेगा।

चरण 2: संगठन में अपना और अपनी भूमिका का परिचय दें

इससे पहले कि आप ChatGPT को नौकरी से संबंधित ईमेल लिखने के लिए कहें, आपको प्लेटफ़ॉर्म पर अपना, अपनी नौकरी और अपनी ज़िम्मेदारियों का परिचय देना चाहिए। ChatGPT आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली ईमेल को तैयार करने के लिए आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी का उपयोग करेगा।

जब आप अपना परिचय सबमिट करते हैं, तो प्लेटफ़ॉर्म प्रतिक्रिया देगा, जिससे आपको अपने परिचय से प्राप्त महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में पता चल जाएगा। यदि यह आपका पहली बार प्लेटफॉर्म के साथ काम कर रहा है, तो आप अपना परिचय देते समय इसके द्वारा दी गई सकारात्मक प्रतिक्रिया की सराहना करेंगे।

यहाँ एक उदाहरण परिचय है:

यहाँ ChatGPT की प्रतिक्रिया है:

चरण 3: चैटजीपीटी को वह ईमेल लिखने के लिए कहें जो आप चाहते हैं

एक बार जब आप ChatGPT को अपनी नौकरी और आप किसके लिए काम करते हैं, यह बता देते हैं, तो यह चुनौतीपूर्ण ईमेल बनाने के लिए तैयार हो जाता है, जिसे लिखने में आपको मदद की आवश्यकता होती है। आपको सुखद आश्चर्य होगा कि एआई कितनी तेजी से ईमेल बनाता है जिसके साथ आप काम कर सकते हैं।

इस्तीफा ईमेल

चाहे आप अपने करियर में अगले चरण के बारे में उत्साहित हों या छोड़ रहे हों क्योंकि आप अपनी वर्तमान परिस्थितियों से तंग आ चुके हैं, इस्तीफा ईमेल लिखना मुश्किल हो सकता है। आप कोई पुल नहीं जलाना चाहते, इसलिए आप सकारात्मक रूप से छोड़ना चाहते हैं।

यह न भूलें कि आपको भविष्य में संदर्भों की आवश्यकता हो सकती है, और जिन लोगों के साथ आपने काम किया है, उनके नामों की आपूर्ति करते समय आप आश्वस्त होना चाहते हैं। आपका इस्तीफा पत्र प्रबंधन, अवकाश नीतियों, या अपने सहकर्मियों के बारे में शिकायत करने का समय नहीं है; यह आपके नियोक्ता को नोटिस देने के बारे में है।

ऊपर, आपको एक ChatGPT-जनित इस्तीफा पत्र दिखाई देगा जो अलविदा कहता है और प्रबंधन को बताता है कि आप संक्रमण को यथासंभव सहज बनाने के लिए उनके साथ काम करेंगे। क्या आप अपनी नौकरी से इस्तीफा देना चाहते हैं? यहाँ हैं तैयारी के लिए कुछ वित्तीय विचार.

अपने पर्यवेक्षक को यह बताने के लिए ईमेल करें कि आप समय सीमा तय नहीं करने जा रहे हैं

यदि आपको किसी समय सीमा को पूरा करने में कठिनाई हो रही है, तो बेहतर होगा कि आप अपने पर्यवेक्षक या प्रबंधक को जल्द से जल्द सूचित करें। जब प्रबंधन को पता चलता है कि आप समय सीमा को पूरा करने में असमर्थ हैं, तो वे समायोजन करने में सक्षम हो सकते हैं जिससे आप समय सीमा को पूरा कर सकें।

जब अन्य लोग या अगला चरण आपके द्वारा समय सीमा को पूरा करने पर निर्भर करता है, तो आपका कार्य पूरा होने तक सब कुछ रुक सकता है। आप पर भरोसा करने वाले लोगों को यह बताने देना कि आप जल्द से जल्द समय सीमा तय नहीं करने जा रहे हैं, इससे आपको प्रबंधन और आपकी टीम के साथ संबंधों को बनाए रखने में मदद मिल सकती है।

आपातकालीन छुट्टी का अनुरोध करने के लिए ईमेल करें

आप पहले से ही उस स्थिति के बारे में तनाव महसूस कर रहे हैं जिसके कारण छुट्टी के अनुरोध की आवश्यकता हुई, और एक ईमेल लिखने पर ध्यान केंद्रित करना आपके दिमाग की आखिरी बात है। अपनी आपातकालीन स्थिति से निपटने के लिए, आपको अपने प्रबंधक या पर्यवेक्षक को छुट्टी का अनुरोध करते हुए एक ईमेल लिखना होगा।

यहां तक ​​कि अगर आपने पहले ही अपने प्रबंधक के साथ छुट्टी पर चर्चा कर ली है, तो आपको उन्हें लिखित में कुछ जमा करने की आवश्यकता हो सकती है। इस बारे में यथार्थवादी बनें कि आपको कितने समय की आवश्यकता है, और अपने नियोक्ता के लिए उचित अपेक्षाएँ निर्धारित करें कि आप कब काम पर लौटने की उम्मीद करते हैं।

चूँकि इस बात की सम्भावना है कि यह एक अंतिम मिनट का अनुरोध है, आप यह इंगित करना चाह सकते हैं कि यदि आप शहर से बाहर जाने की योजना बना रहे हैं तो आप तक कैसे पहुँचा जा सकता है। आप अपने प्रबंधक या पर्यवेक्षक को यह भी आश्वस्त कर सकते हैं कि आप अपनी जिम्मेदारियों के शीर्ष पर बने रहने के लिए नियमित रूप से अपने ईमेल और ध्वनि मेल की जांच करेंगे।

किसी प्रोजेक्ट को "नहीं" कहने के लिए ईमेल करें

जबकि आप एक के साथ किसी अन्य प्रोजेक्ट को लेने के अनुरोध का जवाब देना चाह सकते हैं “क्या आप मेरे साथ मजाक कर रहे हैं?”, बेहतर होगा अगर आप व्यवहारकुशलता से जवाब दें। आपको ईमेल जल्दी से भेजना चाहिए, खासकर यदि आप हर चीज के लिए हां कहते हैं।

यदि आप ईमेल भेजने के लिए बहुत लंबा इंतजार करते हैं, तो आपको ऐसे कारण मिल सकते हैं जो आपको हां कहने के लिए मना लेते हैं, तब भी जब आपका अंतर्ज्ञान आपको बताता है कि यह एक अच्छा विचार नहीं है, और आपकी प्लेट पर पहले से ही बहुत कुछ है। आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि ईमेल इस तरह से न आए जैसे कि आप काम नहीं करना चाहते हैं।

संगठन की नीतियों के साथ संरेखित करने और अनुरोध करने वाले व्यक्ति के अनुकूल होने के लिए चैटजीपीटी द्वारा उत्पन्न ईमेल को संशोधित करें। आपके पर्यवेक्षक के लिए एक ईमेल एक सहकर्मी को ईमेल की तुलना में अधिक औपचारिक होगा। अगर आपको इस पर काम करने की ज़रूरत है, तो आपको सीखने में दिलचस्पी हो सकती है काम पर विनम्रता से "नहीं" कैसे कहें.

संगठनात्मक प्राथमिकताओं पर स्पष्टता प्राप्त करने के लिए ईमेल करें

कभी-कभी हम अपने कर्तव्यों से अभिभूत हो सकते हैं और यह नहीं जानते कि कहां से शुरू करें। स्वतंत्र रूप से इसका पता लगाने की कोशिश करने के बजाय, आप जो सबसे अधिक उत्पादक काम कर सकते हैं, वह है अपने प्रबंधक या पर्यवेक्षक से पूछना कि वे क्या चाहते हैं कि आप किस पर ध्यान केंद्रित करें।

मदद मांगना डरावना हो सकता है, क्योंकि हम ऐसा नहीं दिखाना चाहते हैं जैसे हम नहीं जानते कि हम क्या कर रहे हैं। मान लेने के बजाय नेतृत्व से पूछना बेहतर है। आप सोच सकते हैं कि कुछ प्राथमिकता होनी चाहिए, लेकिन हो सकता है कि वह संगठन के लिए महत्वपूर्ण न हो।

किसी ऐसे प्रोजेक्ट पर अपना समय बर्बाद करने के बजाय जो संगठन के लिए प्राथमिकता नहीं है, इसकी पुष्टि करना सबसे अच्छा है। यदि आपको प्राथमिकता देने में सहायता की आवश्यकता है, तो आपकी इसमें रुचि हो सकती है काम पर कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए आप सबसे अच्छे ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं I.

चरण 4: चैटजीपीटी द्वारा बनाए गए ईमेल की समीक्षा करें और संपादित करें

एक बार जब ChatGPT आपके संकेत का उपयोग करके एक ईमेल बनाता है, तो आपको इसकी समीक्षा करनी चाहिए और आवश्यक संपादन करना चाहिए। मसौदे में उल्लिखित कुछ चीजें आप पर लागू नहीं हो सकती हैं, और एआई महत्वपूर्ण जानकारी को याद कर सकता है जिसे आप शामिल करना चाहते हैं।

चरण 5: ईमेल भेजें

यह एक कठिन ईमेल लिखने का शायद सबसे चुनौतीपूर्ण हिस्सा है। प्रतिक्रिया के बारे में चिंता करना बंद करो, और इसे भेजो! इससे पहले कि आप भेजें हिट करें, आप सीखना चाह सकते हैं ऐसी गलतियाँ जो व्यावसायिक ईमेल को अव्यवसायिक बनाती हैं.

कठिन ईमेल भेजने पड़ते हैं

नकारात्मक प्रकृति के ईमेल भेजना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन उन्हें करने की आवश्यकता है। जटिल विषयों से बचना उन्हें संबोधित करने की तुलना में अधिक समस्याएं पैदा कर सकता है। भले ही एक कठिन ईमेल का मसौदा तैयार करना चिंता पैदा कर सकता है, एक बार भेजने के बाद आप बेहतर महसूस करेंगे।

हो सकता है कि आपके प्रबंधक या पर्यवेक्षक संदेश से खुश न हों, लेकिन पर्याप्त सूचना के साथ जो हो रहा है उसे बताने के लिए वे आपकी सराहना करेंगे। संघर्ष से निपटना आपका पसंदीदा काम नहीं हो सकता है, लेकिन इसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना महत्वपूर्ण है। पेशेवर और व्यक्तिगत रूप से सीखने के लिए संघर्ष प्रबंधन एक आवश्यक कौशल है।