आपको उत्पादकता योजना की आवश्यकता क्यों है और इसे कैसे बनाएं

हसल कल्चर ने हम सभी को यह सोचने पर मजबूर कर दिया है कि अगर हम अपने वित्तीय (या आत्म-सुधार) लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं तो हमें अपना हर आखिरी सेकंड काम में लगाना होगा। यह न केवल हमारे मानसिक और शारीरिक स्वास्थ्य के लिए हानिकारक है, बल्कि यह प्रति-उत्पादक भी है।

जब आपके दिमाग में केवल "अधिक काम करने" की बात आती है, तो आप अक्सर दक्षता और सटीकता से चूक जाते हैं। भले ही आप अधिक घंटे लगा रहे हों, आप उतना काम नहीं कर पा रहे हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप योजना नहीं बना रहे हैं।

हम सभी किसी भी परियोजना की सफलता के लिए योजना बनाने के महत्व से अवगत हैं, लेकिन जब उत्पादकता की बात आती है, तो हम बिना ज्यादा सोचे समझे इसमें कूद जाते हैं। यही कारण है कि हम अक्सर अपने उत्पादकता लक्ष्यों में असफल होते हैं।

उत्पादकता योजना क्या है, और एक होना क्यों महत्वपूर्ण है?

जबकि "उत्पादकता योजना" शब्द स्व-व्याख्यात्मक है, यह जानने के लिए कि शब्द क्या है, इसे स्पष्ट और संक्षिप्त परिभाषा देना महत्वपूर्ण है:

एक उत्पादकता योजना आपके लक्ष्यों (अल्पकालिक और दीर्घकालिक दोनों) को रेखांकित करती है और उन्हें रणनीतिक रूप से निर्धारित करती है प्रमुख बाधाओं को संबोधित करते हुए अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपने दिनों, सप्ताहों या महीनों में उत्पादकता।

क्या आपने कभी सोचा है कि देर रात उत्पादकता हैक पर YouTube वीडियो देखना या अपनी उत्पादकता में सुधार पर लेख पढ़ना फलदायी क्यों नहीं रहा है? ऐसा इसलिए नहीं है क्योंकि वे सभी लेख और वीडियो गलत सुझाव और रणनीतियाँ प्रदान करते हैं।

हम सभी की मानसिकता, लक्ष्य और समस्याएं अलग-अलग होती हैं; हम में से प्रत्येक की एक अलग कार्यशैली है और विभिन्न पृष्ठभूमि से आते हैं। ये इंटरनेट लेख और वीडियो सामान्यीकृत हैं और उत्पादकता के लिए हमारी समस्याओं और बाधाओं के अनूठे सेट को संबोधित नहीं करते हैं।

आपके निपटान में एक उचित उत्पादकता योजना के साथ, आपको आँख बंद करके एक कार्य से दूसरे कार्य पर नहीं जाना पड़ेगा। आपके पास दिन (सप्ताह या महीने) का एक उचित रोडमैप होगा, जिससे आप अपने लक्ष्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित कर पाएंगे और विचलित होने की संभावना कम होगी। उत्पादकता के लिए नियोजन आपको नियंत्रण की भावना देता है, जिससे आपको अभिभूत या तनावग्रस्त महसूस करने की संभावना कम हो जाती है।

उत्पादकता योजना कैसे बनाएं

प्रोडक्टिविटी प्लानिंग रॉकेट साइंस नहीं है। आपको केवल सही दृष्टिकोण अपनाने, अपने लक्ष्यों को याद रखने और खुले दिमाग से शुरुआत करने की आवश्यकता है। आपको "सुबह 4 बजे उठना" या "ठंडे पानी से नहाना" जैसे सभी उत्पादकता हठधर्मिता को खिड़की से बाहर फेंकने की जरूरत है और देखें कि आपके लिए क्या काम करता है।

चूंकि उत्पादकता योजना आपके लक्ष्यों, स्वभाव और मानसिकता के लिए अद्वितीय है, इसलिए इसे कैसे बनाया जाए, इस पर कोई सख्त दिशानिर्देश नहीं हैं। हालाँकि, निम्नलिखित चरण उस प्रक्रिया का एक लचीला रोडमैप प्रदान करते हैं जिसका आप उपयोग कर सकते हैं:

1. स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करें

लक्ष्यहीन चलने से आप कहीं नहीं पहुंचेंगे। अपने लक्ष्यों और कार्यों का रिकॉर्ड रखने से एक कार्य से दूसरे कार्य पर जाना आसान हो जाता है। इसलिए स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि वे प्रगति को ट्रैक करने, प्रेरणा में सुधार करने और उत्पादकता बढ़ाने में आपकी सहायता करते हैं।

एक बार जब आप अपने लक्ष्यों को कागज पर उतार लें, तो उन्हें प्राप्त करने के लिए आपको जो कुछ भी करने की आवश्यकता है, उसके बारे में सोचें। इसमें आपकी नौकरी या व्यावसायिक लक्ष्यों, आत्म-सुधार की आदतों, व्यक्तिगत परियोजनाओं या दैनिक जिम्मेदारियों के बारे में कार्य शामिल हो सकते हैं। मन में आने वाली किसी भी चीज़ से शुरू करें, चाहे वह कितनी भी तुच्छ क्यों न लगे, और उन्हें प्रासंगिक लक्ष्यों के तहत समूहित करें।

2. समय का ध्यान रखें

ट्रैक करें कि आप अपने औसत दिन का अंदाजा लगाने के लिए दिन भर में अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। आप प्रति दिन कितने उत्पादक घंटे प्रबंधित कर रहे हैं? आपका अधिकांश समय किन गतिविधियों में लगता है? कुछ दिनों के लिए ऐसा करें, और आप हैरान रह जाएंगे कि आपका ईमेल या सोशल मीडिया फीड चेक करने जैसी छोटी-मोटी गतिविधियों में कितना समय बीत रहा है।

आप TimeCamp का उपयोग अपने कंप्यूटर समय को स्वचालित रूप से ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं। आपको बस उनकी वेबसाइट पर रजिस्टर करना है और कंप्यूटर ऐप डाउनलोड करना है, और यह आपके समय को ट्रैक करना शुरू कर देगा।

3. अपनी टाइमशीट का विश्लेषण करें और उन चुनौतियों को नोट करें जिनका आप वर्तमान में सामना कर रहे हैं

कुछ दिनों के लिए अपना समय ट्रैक करने के बाद, आपके पास मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए पर्याप्त डेटा होगा। यदि आप TimeCamp का उपयोग कर रहे हैं, तो इसके समय लॉग तक पहुँचें, और आपके पास अपने दिनों का विस्तृत विवरण होगा।

अपने टाइम लॉग का विश्लेषण करते समय, अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• आप प्रतिदिन कितने घंटे काम कर रहे हैं?
• सोशल मीडिया में कितना समय जाता है?
• आपका अधिकांश समय किन गतिविधियों में लगता है?
• किसी विशेष कार्य को पूरा करने में आपको कितना समय लगा?

इन सवालों के जवाब देने से आपको उन बाधाओं पर ध्यान देने में मदद मिलेगी जो आपको अधिक उत्पादक बनने से रोक रही हैं। एक बार जब आप समस्याओं को जान जाते हैं, तो आप उनके समाधान के बारे में सोचना शुरू कर सकते हैं।

सोशल मीडिया जैसे सामान्य विकर्षणों के अलावा, आपको अन्य, प्रतीत होने वाली अप्रासंगिक चीजों पर ध्यान देना चाहिए, जो आपको अधिक उत्पादक बनने से रोक सकती हैं। खुद से पूछें:

• क्या आपको दोपहर में देर से काम करना कठिन लगता है?
• क्या आप ज्यादातर समय सुस्ती महसूस करते हैं?
• क्या आप ठीक से सो नहीं रहे हैं?

चुनौतियों को नोट करते हुए, आपको खुद के प्रति ईमानदार रहना चाहिए। अपने अनुत्पादक व्यवहारों के लिए स्वयं को बहाने न बताने का प्रयास करें।

4. शेड्यूल बनाएं और उसका पालन करें

अपने विश्लेषण से मिली जानकारी का उपयोग करते हुए, अपने लक्ष्यों पर विचार करते हुए एक शेड्यूल बनाएं। जबकि Google कैलेंडर शेड्यूलिंग के लिए बहुत अच्छा है, अगर यह काम नहीं कर रहा है, तो उपयोग करने पर विचार करें अपना दिन निर्धारित करने के लिए नि:शुल्क Google कैलेंडर विकल्प.

अपने लक्ष्यों और चरम उत्पादकता घंटों के आधार पर, काम, फिटनेस, अवकाश, परिवार या व्यक्तिगत परियोजनाओं के लिए उपयुक्त दैनिक या साप्ताहिक घंटे निर्धारित करें। कोई सही या गलत नहीं है; यह सब आपके लक्ष्यों और व्यक्तिगत प्राथमिकताओं पर निर्भर करता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक नया व्यवसाय शुरू करना चाहते हैं, तो आपको अपने व्यवसाय पर काम करने के लिए सप्ताह में कुछ घंटे निर्धारित करने चाहिए। लेकिन अगर आपका लक्ष्य एक शानदार समर बॉड पाना है, तो अपने फोन पर बिताए जाने वाले समय को कम करें और अधिक साप्ताहिक जिम सेशन शेड्यूल करें।

आपके लक्ष्य चाहे जो भी हों, यथार्थवादी कार्यक्रम रखना महत्वपूर्ण है। आप दिन के हर आखिरी सेकेंड को शेड्यूल नहीं करना चाहते हैं। अचानक योजनाओं को समायोजित करने के लिए आपका शेड्यूल पर्याप्त लचीला होना चाहिए। और अच्छी तरह से कमाए गए ब्रेक को शामिल करना न भूलें। लक्ष्य व्यस्त रहना नहीं बल्कि उत्पादकता बढ़ाना है।

5. अपनी आदर्श उत्पादकता रणनीति खोजें और उस पर टिके रहें

उत्पादकता हम में से अधिकांश के लिए स्वाभाविक रूप से नहीं आती है। हालाँकि, आजमाए हुए और परखे हुए तरीकों का उपयोग करने से प्रक्रिया को आसान बनाने में मदद मिल सकती है। यहां कुछ उत्पादकता रणनीतियां दी गई हैं जिनका आप अपने शेड्यूल में उपयोग कर सकते हैं:

आइवी ली विधि

आइवी ली विधि आपके शेड्यूल में शामिल करने के लिए एक सरल लेकिन कुशल रणनीति है। उन 6 कार्यों की सूची बनाएं जिन्हें आपको प्रत्येक दिन पूरा करने की आवश्यकता है। महत्व के क्रम में उन्हें रैंक करें और सबसे महत्वपूर्ण कार्य से प्रारंभ करें। लक्ष्य एक समय में एक कार्य को पूरा करना है।

एक बार जब आप पहले कार्य को पूरा कर लेते हैं, तो अगले पर जाएं, फिर अगले पर, जब तक कि आप अपनी सूची के साथ काम नहीं कर लेते। यदि आप सभी छह कार्यों को पूरा करने में सक्षम नहीं हैं, तो बस उन्हें अगले दिन ले जाएँ।

यदि आप अधिक जानना चाहते हैं, तो यहां एक विस्तृत मार्गदर्शिका दी गई है तनाव मुक्त उत्पादकता के लिए आइवी ली पद्धति का उपयोग कैसे करें I.

पारेटो सिद्धांत

पेरेटो सिद्धांत, जिसे 80/20 नियम के रूप में भी जाना जाता है, एक प्रसिद्ध उत्पादकता रणनीति है जो सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने पर जोर देती है। पेरेटो सिद्धांत के अनुसार, 20% (सबसे महत्वपूर्ण) कार्य 80% परिणाम देते हैं।

वांछित परिणामों पर ध्यान केंद्रित करते हुए अपने कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए 80/20 नियम का उपयोग करें। उन प्रमुख कार्यों की पहचान करें जो उन अधिकांश परिणामों को प्राप्त करेंगे और पहले उन कार्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

पोमोडोरो तकनीक

पोमोडोरो विधि से अपनी उत्पादकता बढ़ाएँ 25 मिनट के लिए एक ही काम पर ध्यान केंद्रित करके और फिर एक छोटा सा ब्रेक लेकर। पोमोडोरो पद्धति बड़े, चुनौतीपूर्ण कार्यों को पूरा करने के लिए एकदम सही है। जब आप कार्य को कई छोटे कार्यों में तोड़ देते हैं (जिन्हें आप 25 मिनट में पूरा कर सकते हैं) तो इसे करना और पूरा करना बहुत आसान हो जाता है।

6. अपने प्रदर्शन और प्रयोग का पुनर्विश्लेषण करें

उत्पादकता के लिए योजना बनाना एक बार की बात नहीं है। आपकी पहली उत्पादकता योजना उतनी विस्तृत या प्रभावी नहीं हो सकती जितनी आप आशा करते हैं। इसीलिए अपनी साप्ताहिक और मासिक प्रगति की समीक्षा करना महत्वपूर्ण है।

देखें कि आपकी उत्पादकता योजना कितनी अच्छी तरह काम कर रही है। उन बाधाओं को पहचानें जिन्हें आप चूक गए हैं और उन्हें संबोधित करने के लिए अपनी योजना को समायोजित करें। यदि कोई विशेष रणनीति परिणाम नहीं दे रही है, तो दूसरी कोशिश करें और परिणाम नोट करें।

उत्पादकता योजना के साथ अपनी उत्पादकता बढ़ाएँ

यदि इंटरनेट उत्पादकता युक्तियाँ काम नहीं कर रही हैं, तो यह एक व्यक्तिगत उत्पादकता योजना बनाने का समय है। आपकी योजना को उन सभी बाधाओं को दूर करना चाहिए जो आपको अपनी अधिकतम क्षमता तक पहुंचने से रोक रही हैं। योजना बनाते समय, अपने चरम प्रदर्शन घंटों का लाभ उठाने के लिए अपने उच्च-प्राथमिकता वाले कार्यों को शेड्यूल करना सुनिश्चित करें।

जबकि एक उत्पादकता योजना मदद करने के लिए निश्चित है, यह महत्वपूर्ण है कि आप इसका पालन करें। इसका मतलब है कि आपके फोन सहित, विकर्षणों से मुक्त कार्य वातावरण बनाना। लेकिन अगर आपका स्मार्टफोन पास होना जरूरी है, तो आपको स्मार्टफोन की अच्छी आदतों का पालन करना चाहिए।