Microsoft Excel का ऑफ़सेट फ़ंक्शन एक अत्यधिक शक्तिशाली और बहुमुखी उपकरण है। हालांकि, इसकी जटिलता और समान कार्यों की संख्या के कारण, यह दुख की बात है कि अक्सर इसका कम उपयोग किया जाता है।
अपेक्षाकृत सीधा कार्य एक्सेल लेखकों के समय और हताशा को बचा सकता है। यह एक सुव्यवस्थित मास्टर डेटासेट से डेटा के सटीक बिंदुओं को खींचना आसान बनाता है। यह अत्यधिक विस्तृत रिपोर्ट, इंटरैक्टिव विज़ुअलाइज़ेशन और जटिल डैशबोर्ड के सरल निर्माण की भी अनुमति देता है।
1. चर-आकार के डेटासेट बनाना
एक्सेल के ऑफसेट फ़ंक्शन के सबसे आम उपयोगों में से एक चर-आकार वाले डेटासेट को कैप्चर करना है। डेटा के एक बड़े सेट को देखते हुए, किसी भी समय डेटा के केवल एक छोटे हिस्से को देखने की इच्छा हो सकती है।
उदाहरण के लिए, दैनिक कर्मचारियों के लिए बिक्री योग की एक स्वचालित रिपोर्ट दी गई है, आपको किसी दिए गए सप्ताह या सप्ताह के लिए कुल योग निकालने की आवश्यकता हो सकती है।
प्रत्येक योग के लिए एक अलग SUM फ़ंक्शन लिखना काफी आसानी से किया जा सकता है। हालाँकि, उपयोग में आसानी और पुन: प्रयोज्यता के लिए एक OFFSET फ़ंक्शन बहुत तेज़ हो सकता है।
सबसे पहले, उस महीने का दिन दर्ज करें जिसे हम सेल B6 में शुरू करना चाहते हैं। फिर हम B7 में दर्ज करते हैं कि हम रिपोर्ट को कितने दिनों तक चलाना चाहते हैं। फिर, हम ए का उपयोग कर सकते हैं सरल एसयूएम समारोह और औसत समारोह चयनित समयावधि में प्रत्येक कर्मचारी के बारे में अधिक डेटा प्राप्त करने के लिए:
= योग (ऑफसेट (बी 2, 0, बी 6 - 1, 1, बी 7))= औसत (ऑफ़सेट (बी2, 0, बी6 - 1, 1, बी7)आरंभ तिथि या समय की अवधि को समायोजित करना उतना ही सरल है जितना कि एक सेल को समायोजित करना, जो चर आकार के डेटा सेट को खींचना बहुत आसान बना सकता है।
2. कस्टम रिपोर्ट जनरेशन की अनुमति देना
उपरोक्त विधियों के समान विधियों का उपयोग करने से चर समायोजन के साथ एक पूर्ण रिपोर्ट विकसित करना अपेक्षाकृत आसान हो जाता है। आप ऑफ़सेट फ़ंक्शन में पहला तर्क दूसरी शीट के संदर्भ में बना सकते हैं। ऐसा करने से आप अपनी डेटा प्रविष्टि और रिपोर्टिंग को अलग-अलग रख सकते हैं।
इससे चुनिंदा डेटा स्लाइस को एक शीट से दूसरी शीट पर खींचना संभव हो जाएगा। इसके अतिरिक्त, यह आपको केवल आपकी वर्तमान रिपोर्ट से प्रासंगिक जानकारी प्रदर्शित करने की अनुमति देता है। पहले के समान डेटा का उपयोग करके दैनिक योग दिखाने वाली रिपोर्ट तैयार करना काफी सरल है। आप अप्रासंगिक दिनों के लिए डेटा खींचे बिना ऐसा कर सकते हैं।
सेल B5 में रखा गया निम्न ऑफ़सेट फ़ंक्शन B2 में निर्दिष्ट दिनों की संख्या को खींच लेगा। यह B1 में निर्दिष्ट सप्ताह से शुरू होता है, केवल प्रासंगिक अवधि के लिए डेटा प्रदर्शित करता है:
= ऑफसेट (शीट1! बी2, 0, (बी1 - 1) * 7, 1, बी2 * 7)B1 और B2 में प्रविष्टियों को प्रतिबंधित करना संभव है और एक्सेल में ड्रॉपडाउन बनाएं डेटा सत्यापन का उपयोग करके उपलब्ध सप्ताहों की संख्या के साथ।
3. स्प्रेडशीट पेजिनेशन
OFFSET फ़ंक्शन सरल स्प्रैडशीट पेजिनेशन भी प्राप्त कर सकता है, जो सामान्य रूप से जुड़ा हुआ कार्य है एक्सेल डेवलपर टैब का उपयोग करना. यह बड़े डेटासेट के साथ काम करना आसान और कहीं अधिक कुशल बना सकता है।
डेटा की 30,000 पंक्तियों वाली स्प्रेडशीट के साथ काम करते समय, पूरे डेटा सेट को एक बार में देखना मुश्किल होगा। एक ड्रॉपडाउन बनाना जो 1 से 300 तक की संख्या को स्वीकार करता है, हमें डेटा को जल्दी से 100 परिणामों के पृष्ठों में विभाजित करने की अनुमति देता है।
OFFSET फ़ंक्शन हमेशा अपना एंकर डेटा के ऊपरी बाएँ सेल पर सेट करेगा। हालाँकि, दूसरा तर्क लंबवत ऑफ़सेट है। यह चयनित पृष्ठ संख्या माइनस एक गुणा 100 के बराबर होगा। क्षैतिज ऑफ़सेट, तीसरा तर्क, 0 पर सेट किया जा सकता है।
चौथा तर्क 100 पर सेट है, और पांचवां तर्क डेटासेट में स्तंभों की संख्या के लिए है। यह विधि डेटा के बहुत बड़े हिस्से को अधिक प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ना आसान बनाती है।
यहाँ पृष्ठांकित डेटासेट का एक उदाहरण दिया गया है। डेटा में एक शीट पर सेंसर के एक सेट से रिकॉर्ड की गई जानकारी के 500 नमूने और दूसरे पर एक पेजिनेटेड रिपोर्ट शामिल है।
रिपोर्ट में पृष्ठों के साथ ड्रॉपडाउन बनाने के लिए सेल B1 में डेटा सत्यापन का उपयोग किया जाता है। कक्ष A3 में निम्न अभिव्यक्ति रिपोर्ट का मुख्य भाग बनाती है:
= ऑफसेट (शीट1! ए2, (बी1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. रेखांकन के लिए स्लाइसिंग डेटा
हम OFFSET फ़ंक्शन का उपयोग करने से पहले बनाई गई बिक्री रिपोर्ट में एक ग्राफ़ जोड़ सकते हैं। शीट के शीर्ष पर दो ड्रॉप-डाउन में चयनित डेटा के आधार पर ग्राफ़ परिवर्तनशील जानकारी खींच सकता है।
शीट के शीर्ष पर मूल्यों को बदलते समय, चयनित सप्ताहों को प्रतिबिंबित करने के लिए ग्राफ़ स्वचालित रूप से बदल जाएगा, रिपोर्ट देखने वाले किसी भी व्यक्ति को त्वरित दृश्य संदर्भ देगा।
ऑफ़सेट फ़ंक्शन के साथ चार्ट और ग्राफ़ का संयोजन जटिल और बदलते डेटा को बहुत आसान बनाता है। यह सरल, इन-एक्सेल डैशबोर्ड बनाने की भी अनुमति देता है।
5. तिथि ऑफ़सेट द्वारा सूचना खींचना
रिपोर्ट डेटा या स्वचालित समय प्रक्रियाओं से निकाले गए डेटा के बारे में बात करते समय टाइमस्टैम्प के आधार पर विशिष्ट जानकारी खोजना असामान्य नहीं है। किसी एकल अवधि पर विचार करते समय, केवल आवश्यक डेटा को खींचने के लिए IF या IFS जैसे सशर्त फ़ंक्शन का उपयोग करना मुश्किल नहीं है। यदि आपको दिनों या समय की सीमा के आधार पर डेटा खींचने की आवश्यकता है, तो बड़े पैमाने पर नेस्टेड स्थिति में गिरना बहुत आसान है।
COUNTIF और OFFSET के संयोजन का उपयोग करके, कई बार या दिनों से डेटा निकालना काफी सरल है। आरंभिक दिन दर्शाने के लिए एकल कक्ष का उपयोग करें। अगला, उस समय की लंबाई का प्रतिनिधित्व करने के लिए दूसरे सेल का उपयोग करें जिसे आप खींचना चाहते हैं।
OFFSET फ़ंक्शन में, आपके डेटा के लेआउट के आधार पर ऊँचाई या चौड़ाई को एक मान पर सेट किया जा सकता है एक्सेल में COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग करना. यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि कितनी प्रविष्टियाँ अनुरोधित सीमा के भीतर हैं और केवल संबंधित डेटा को खींचती हैं।
इस उदाहरण में, हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें कई वर्षों की प्रविष्टियाँ हैं। हम उस दिनांक के बाद हुई प्रविष्टियों को खींचने के लिए सेल बी 1 और निम्न फ़ंक्शन में दर्ज की गई तारीख का उपयोग कर सकते हैं:
= ऑफ़सेट (शीट1!U2, COUNTIF(शीट1!V2:V501, " और बी 1), 0, 500 - काउंटिफ (पत्रक1!V2:V501, " और बी 1), 1)यह एक रिपोर्ट में काफी उपयोगिता जोड़ता है, जिससे आप किसी निश्चित तिथि से पहले या बाद में आने वाले मानों को फ़िल्टर कर सकते हैं। यदि आप इसके बजाय COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, तो आप अंतिम उपयोगकर्ता को अधिक परिवर्तनशीलता देते हुए अंतिम तिथि भी जोड़ सकते हैं।
6. COUNTIF के साथ संयुक्त
विस्तारित समय सीमा के अलावा, COUNTIF फ़ंक्शन एक्सेल के ऑफ़सेट फ़ंक्शन के साथ सभी प्रकार के सुव्यवस्थित डेटा के विशिष्ट स्लाइस को खींचने के लिए अच्छी तरह से कार्य करता है। COUNTIF का उपयोग कर ऑफ़सेट फ़ंक्शन की ऊंचाई और चौड़ाई तर्क सेट करना संभव है। इसके अतिरिक्त, आप अपनी शीट पर कहीं से भी समायोज्य मान के साथ किसी भी संख्यात्मक डेटा को आसानी से संशोधित कर सकते हैं।
यदि आपके पास लेन-देन की राशि द्वारा आदेशित एक दिन से लेन-देन की सूची थी, तो आप इस तकनीक का उपयोग प्रत्येक लेन-देन को एक निश्चित राशि पर खींचने के लिए कर सकते हैं। यह निम्न जैसे सरल ऑफ़सेट फ़ंक्शन का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है:
=ऑफ़सेट(A2, COUNTIF(B2:B22, " और एच3), 0, काउंटिफ(बी2:बी22, " और एच3), 4)इस फ़ंक्शन में नोट करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक दूसरे से अंतिम तर्क, COUNTIF(B2:B22, "
इस तरह से OFFSET का उपयोग करने के इच्छुक लोगों के लिए एक और महत्वपूर्ण विचार यह है कि यह केवल तभी काम करेगा जब आप जिस डेटा के साथ काम कर रहे हैं वह सुव्यवस्थित हो। अक्रमित डेटा आपके द्वारा खोजे जा रहे परिणाम नहीं लौटाएगा। शुक्र है, एक्सेल में आपके डेटा को क्रम में लाने के लिए स्वचालित सॉर्टिंग टूल का एक सूट भी शामिल है।
आप इसका उपयोग कीमतों के आधार पर अलग-अलग स्लाइसिंग उत्पादों से लेकर केवल एक निश्चित संख्या में चलने वाले ऑपरेशनों को खींचने के लिए कर सकते हैं। खींचे गए डेटा की सटीक मात्रा को नियंत्रित करने की क्षमता आपके द्वारा अपनी स्प्रैडशीट से खींचे गए डेटा के सटीक नमूने पर ठीक-ठाक नियंत्रण देती है। यह विभिन्न प्रकार की विस्तृत, इंटरैक्टिव रिपोर्ट बनाने में सक्षम बनाता है।
यह वह है जिसके लिए OFFSET फ़ंक्शन वास्तव में उपयोगी है
अंततः, OFFSET फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को उच्च परिशुद्धता के साथ अपनी स्प्रैडशीट से जानकारी निकालने की अनुमति देता है। यह समय बचाता है और उपयोगकर्ताओं को कम कार्यों के साथ अधिक संचालन करने की अनुमति देता है।
यह नेस्टिंग शर्तों का सहारा लिए बिना आपके लिए आवश्यक सटीक डेटा को खींचना आसान बनाता है। यह एक्सेल में कस्टम रिपोर्ट, डैशबोर्ड और बहुत कुछ बनाने में उपयोगकर्ताओं के समय और प्रयास को भी बचाता है।
