अपने आउटलुक ईमेल का जवाब त्वरित और कुशल बनाएं।
आउटलुक एक बेहतरीन ईमेल क्लाइंट है, चाहे आप ईमेल भेज रहे हों या उनका जवाब दे रहे हों। लेकिन जब जवाबों की बात आती है, तो ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप प्रक्रिया को अनुकूलित कर सकते हैं। इस मार्गदर्शिका में, हम देखेंगे कि एक त्वरित उत्तर टेम्प्लेट कैसे बनाया जाए, मूल संदेश का स्वरूप कैसे बदला जाए, और अपना उत्तर-पता कैसे बदला जाए।
जबकि हम इस गाइड में Microsoft 365 के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, ये निर्देश आउटलुक 2010, 2013, 2016, 2019 और 2021 के लिए भी काम करेंगे। आएँ शुरू करें।
आउटलुक में क्विक रिप्लाई टेम्प्लेट कैसे बनाएं
क्या आप अपने आप को शब्द के लिए शब्द के लिए लगातार कई ईमेल का उत्तर देते हुए पाते हैं? एक ही प्रतिक्रिया को दोहराने के बजाय, आप केवल एक त्वरित उत्तर टेम्पलेट बना सकते हैं और एक क्लिक के साथ जवाब दे सकते हैं। आप इस कठिन कार्य को स्वचालित करने के लिए एक त्वरित कदम बनाकर ऐसा कर सकते हैं।
त्वरित कदमों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारी मार्गदर्शिका देखें आउटलुक में क्विक स्टेप्स बनाना और इस्तेमाल करना.
आउटलुक में त्वरित उत्तर टेम्प्लेट बनाने के चरण यहां दिए गए हैं:
- आउटलुक लॉन्च करें और सुनिश्चित करें कि आपके पास है घर टैब चयनित।
- उस ईमेल खाते का चयन करें जिसके लिए आप त्वरित उत्तर टेम्प्लेट बनाना चाहते हैं। यदि आपके पास आउटलुक में एक से अधिक ईमेल पते हैं, तो आपको प्रत्येक के लिए एक त्वरित उत्तर टेम्प्लेट लिखना होगा।
- में त्वरित कदम समूह, पर क्लिक करें नया निर्माण.
- में त्वरित कदम को एक नाम दें नाम टेक्स्ट बॉक्स - हमने अपना नाम दिया है त्वरित जवाब.
- में कार्रवाई अनुभाग, क्लिक करें एक क्रिया चुनें ड्रॉपडाउन और चयन करें जवाब.
- क्लिक करें विकल्प दिखाएं अधिक फ़ील्ड प्रकट करने के लिए सीधे ड्रॉपडाउन के नीचे लिंक करें।
- इस ट्यूटोरियल को त्वरित और आसान बनाने के लिए, आप हर दूसरे क्षेत्र को छोड़ सकते हैं, जैसे कि को और विषय, जैसा कि है—या तो मूल ईमेल की प्रकृति के आधार पर आउटलुक स्वचालित रूप से इसे भर देगा, या डिफ़ॉल्ट लागू किया जाएगा। हालाँकि, वह संदेश दर्ज करें जिसे आप बाहर भेजना चाहते हैं मूलपाठ पाठ बॉक्स।
- क्लिक खत्म करना.
जब आप किसी को यह सटीक संदेश भेजना चाहते हैं, तो बस उनका ईमेल खोलें और हिट करें त्वरित जवाब या जो भी आपने इसे नाम दिया है त्वरित क्रियाएं समूह। इस ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके अधिक उत्पादक बनने के तरीकों के लिए, कृपया हमारी मार्गदर्शिका पढ़ें आउटलुक में अपने वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास.
आउटलुक में मूल संदेशों की उपस्थिति कैसे बदलें I
किसी संदेश का जवाब देते समय या उसे अग्रेषित करते समय, आप या तो मूल संदेश को बाहर कर सकते हैं या इसके स्वरूप को बदल सकते हैं ताकि यह स्पष्ट हो सके कि आपका संदेश कहां समाप्त होता है और मूल संदेश कहां से शुरू होता है। यदि आप अव्यवस्थित ईमेल नहीं चाहते हैं तो आप मूल ईमेल भी संलग्न कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें:
- आउटलुक में, पर क्लिक करें फ़ाइल ऊपरी बाएँ कोने में।
- बाईं ओर के मेनू पर, पर क्लिक करें विकल्प.
- चुनना मेल बाएँ फलक में।
- नीचे स्क्रॉल करें उत्तर और आगे अनुभाग जब तक आप नहीं देखते किसी संदेश का जवाब देते समय और संदेश अग्रेषित करते समय ड्रॉपडाउन मेनू।
- डिफ़ॉल्ट रूप से, ड्रॉपडाउन मेनू को इस पर सेट किया जाएगा मूल संदेश पाठ शामिल करें. फिर भी, आप उनका विस्तार कर सकते हैं और चयन कर सकते हैं मूल संदेश शामिल न करें, मूल संदेश संलग्न करें, मूल संदेश शामिल करें और इंडेंट करें, या मूल संदेश की प्रत्येक पंक्ति को उपसर्ग करें.
यहाँ ये अन्य विकल्प क्या करते हैं:
- मूल संदेश शामिल न करें: मूल ईमेल से टेक्स्ट के बिना अपना उत्तर या अग्रेषित संदेश भेजें।
- मूल संदेश संलग्न करें: मूल ईमेल से टेक्स्ट को अटैचमेंट के रूप में शामिल करें।
- मूल संदेश शामिल करें और इंडेंट करें: इसमें मूल ईमेल का टेक्स्ट शामिल है, लेकिन इसे दाईं ओर इंडेंट किया जाएगा—यह मूल संदेश की प्रत्येक पंक्ति में Tabkey को हिट करने जैसा है।
- मूल संदेश की प्रत्येक पंक्ति को उपसर्ग करें: यह मूल संदेश को इंडेंट करने जैसा है। लेकिन एक खाली जगह होने के बजाय, मूल ईमेल की प्रत्येक पंक्ति कहां से शुरू होती है, यह दर्शाने के लिए एक वर्ण होगा।
आउटलुक में अपने ईमेल पते का उत्तर-पता कैसे बदलें
आउटलुक में एक ईमेल के लिए रिप्लाई-टू एड्रेस बदलने का मतलब है कि चुने गए खाते को भेजे गए किसी भी उत्तर को दूसरे पर रीडायरेक्ट किया जाएगा।
इसे करने का तरीका यहां दिया गया है:
- आउटलुक में, पर क्लिक करें फ़ाइल ऊपरी बाएँ कोने में।
- पर क्लिक करें अकाउंट सेटिंग मेनू का विस्तार करने के लिए, फिर चयन करें अकाउंट सेटिंग.
- पॉप-अप में, उस ईमेल पते पर क्लिक करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं और फिर पर क्लिक करें परिवर्तन (यह टैब के नीचे मेनू में है)। आप ईमेल पते पर केवल डबल-क्लिक भी कर सकते हैं।
- के बगल में टेक्स्ट बॉक्स में प्रत्युत्तर पता, वह ईमेल पता दर्ज करें जिस पर आप ईमेल को पुनर्निर्देशित करना चाहते हैं।
- क्लिक अगला परिवर्तनों को लागू करने के लिए।
आउटलुक के रिप्लाई कस्टमाइजेशन को अपने लिए कारगर बनाएं
उपरोक्त सरल निर्देशों का पालन करके, आप Outlook में उत्तरों को आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं। यह छोटा गाइड Microsoft द्वारा अपने ईमेल क्लाइंट में बनाए गए अनुकूलन के स्तर की सतह को मुश्किल से खरोंचता है। हालांकि, आपको अपने उत्तरों को स्वच्छ और अधिक कुशल बनाने के तरीके के बारे में आरंभ करने के लिए पर्याप्त है।
