क्या आपका व्यवसाय ईमेल सुरक्षित है, और कौन आपके संदेशों को पढ़ने में समर्थ है?

ईमेल शीघ्र ही कार्यस्थल संचार का पसंदीदा तरीका बन गया है। आमने-सामने की बातचीत के लिए फोन उठाने या किसी के कार्यालय जाने की तुलना में ईमेल भेजना अक्सर बहुत तेज़ होता है। लेकिन, इसे जाने बिना, लोग उस सुविधा को महत्व देकर अपनी सुरक्षा से समझौता कर सकते हैं।

क्या आपका ईमेल सुरक्षित है?

समस्या यह है कि ईमेल संचार का केवल आंशिक रूप से सुरक्षित रूप है। सुरक्षा पिछले कुछ वर्षों में मजबूत हुई है और कई संगठन सुरक्षा को और भी बेहतर बनाने के लिए समर्पित उपकरणों का उपयोग करते हैं। हालाँकि, हैकर्स ने अधिक परिष्कृत तरीके भी अपनाए हैं।

साथ ही, आप अनुभव से जान सकते हैं कि गलत व्यक्ति को ईमेल भेजना कितना आसान है। शोध करना 2022 में प्रकाशित टेसियन द्वारा पाया गया कि 40% कर्मचारियों ने उस त्रुटि को स्वीकार किया। इसके अतिरिक्त, 29% ने कहा कि उनकी कंपनियों ने इसके कारण ग्राहकों या ग्राहकों को खो दिया।

साइबर अपराधियों के पास ईमेल में हैकिंग के उन्नत तरीके हैं। एक खतरे पर विचार करें

Google द्वारा पहचाना गया जो दुर्भावनापूर्ण पार्टियों को लक्षित व्यक्ति के ईमेल की संपूर्ण सामग्री को डाउनलोड करने देता है।

एक आईबीएम सुरक्षा एक्स-फोर्स रिपोर्ट एक प्रवृत्ति का भी उल्लेख किया जहां हैकर वास्तविक खाता उपयोगकर्ता के रूप में प्रस्तुत करते हुए चल रहे थ्रेड्स का जवाब देने के लिए समझौता किए गए ईमेल क्रेडेंशियल्स का उपयोग करते हैं। शोधकर्ताओं ने 2021 के डेटा की तुलना में मासिक प्रयासों में 100% की वृद्धि देखी।

क्या इंस्टेंट मैसेजिंग प्लेटफॉर्म कोई बेहतर हैं?

आज के कई कार्यस्थल बिल्ट-इन इंस्टैंट मैसेजिंग वाले टूल का भी उपयोग करते हैं। दुर्भाग्य से, हैकर्स उनका भी फायदा उठा सकते हैं। हालांकि, गोपनीय जानकारी भेजने के लिए लोग नियमित रूप से ऐसे उपकरणों का उपयोग करते हैं।

Microsoft Teams के पास एक त्वरित संदेश सेवा उपकरण है. हालाँकि, ए 2022 अध्ययन हॉर्नेटसिक्योरिटी की ओर से पाया गया कि 51% उत्तरदाताओं ने कहा कि वे अक्सर प्लेटफॉर्म पर व्यापार-महत्वपूर्ण सामग्री भेजते हैं। फिर, 45% ने कहा कि वे टीमों के माध्यम से गोपनीय और संवेदनशील जानकारी वितरित करेंगे। एक और चिंताजनक बात यह थी कि मतदान करने वालों में से 48% ने गलती से टीम संदेश दूसरों को भेज दिए।

आपके संदेश कौन देख सकता है?

याद रखें कि आपकी कंपनी ईमेल या इंस्टेंट मैसेजिंग प्लेटफॉर्म के माध्यम से कर्मचारियों की बातचीत को भी स्क्रीन कर सकती है। वाशिंगटन पोस्ट हाल ही में कवर किए गए ईमेल और मैसेजिंग चैनल की गोपनीयता, ट्विटर के सीईओ एलोन मस्क ने ट्विटर पर एक कर्मचारी के स्लैक चैनल संचार का स्क्रीनशॉट कैसे साझा किया। सामग्री ने समझाया कि कंपनी संचार के संबंध में कितने कंपनी नेताओं की कुछ निगरानी है।

मस्क का उदाहरण लोगों को याद दिलाता है कि किसी के लिए भी ईमेल या चैट थ्रेड्स के साक्ष्य प्रकाशित करना कितना आसान है। कैनसस सिटी, मिसौरी मीडिया आउटलेट KCTV एक ईमेल प्रकाशित किया जिसमें एक ओलिव गार्डन प्रबंधक काम से बाहर बुलाए गए कर्मचारियों के प्रति अत्यधिक कठोर हो गया।

प्रेषक ने शिकायत की कि यदि लोग बीमार थे, परिवार में मृत्यु हो गई थी, या अन्य आपात स्थितियों का सामना करना पड़ा था, तो उन्हें इसे साबित करना होगा, और कर्मचारियों को अन्य नौकरियों की तलाश करनी चाहिए, यदि शेड्यूलिंग मामले उन्हें परेशान करते हैं। हालाँकि, रेस्तरां श्रृंखला के एक कॉर्पोरेट प्रतिनिधि को ईमेल के बारे में पता चला और उसने इसकी सामग्री के कारण प्रबंधक को निकाल दिया।

इसके अलावा, फ़िशिंग हमले और अन्य ईमेल घोटाले बड़े पैमाने पर समस्याएँ हैं। ए स्लैश नेक्स्ट रिपोर्ट 2022 में 250 मिलियन से अधिक फ़िशिंग हमले दर्ज किए गए। यह पिछले वर्ष के आंकड़ों से 61% अधिक था।

स्कैमर की पहचान कैसे करें

अच्छी खबर है अधिकांश स्कैम ईमेल में गप्पी संकेत होते हैं जो आपको टिप दे सकता है। सबसे पहले, अपने नाम के उल्लेख के बजाय सामान्य अभिवादन देखें। हैकर्स उनका उपयोग करते हैं क्योंकि वे अधिक लक्ष्यों को फर्जी ईमेल भेज सकते हैं। व्याकरण और वर्तनी की गलतियों की भी जाँच करें।

हैकर्स फ़िशिंग ईमेल में भी तात्कालिकता को भुनाना पसंद करते हैं। वे चेतावनी दे सकते हैं कि आपको पार्सल डिलीवरी नहीं मिलेगी, आपकी अगली तनख्वाह देर से मिलेगी, या संदेश का तुरंत जवाब न देकर कानूनी परेशानियों का सामना भी करना पड़ सकता है। आमतौर पर, यह आपसे "आपकी जानकारी की पुष्टि" करने के लिए कहता है, जो कि हैकर्स को उनकी ज़रूरत का ईमेल कैसे मिलता है।

फ़िशिंग ईमेल अक्सर मुफ्त चीज़ों का वादा करते हैं या दावा करते हैं कि प्राप्तकर्ताओं ने पुरस्कार जीते हैं। साइबर अपराधी जानते हैं कि अधिकांश लोग बिना भुगतान किए सामान प्राप्त करना पसंद करते हैं और अपनी योजनाओं को उस अवधारणा पर आधारित करते हैं।

प्रमुख ईमेल प्रदाताओं के पास स्पैम फ़िल्टर होते हैं। हालाँकि, वे टूट सकते हैं, जैसा कि आउटलुक ने जाहिर तौर पर किया था हाल ही में। यही कारण है कि स्कैमर और उनके ईमेल की सबसे अधिक देखी जाने वाली विशेषताओं में से कुछ को जानना सबसे अच्छा है।

यदि संदेह है, तो सबसे अच्छा विकल्प अन्य चैनलों के माध्यम से ईमेल की वैधता की पुष्टि करना है। मान लें कि आपको एक अप्रत्याशित पार्सल डिलीवरी के बारे में डीएचएल से एक ईमेल मिला है। डीएचएल से संपर्क करने और संदेश के बारे में जितना संभव हो उतना विवरण प्रदान करने से चीजों की तह तक जाने में मदद मिलेगी।

हैकर्स से अपना ईमेल कैसे सुरक्षित करें I

इन जोखिमों के कारण हैकर्स को आपके ईमेल तक पहुंचने से रोकने के लिए सक्रिय कदम उठाने की आवश्यकता है। यहाँ कुछ व्यावहारिक सुझाव दिए गए हैं।

मजबूत और अद्वितीय पासवर्ड सेट करें

अपने सभी ईमेल खातों के लिए हमेशा मजबूत पासवर्ड चुनना एक अच्छा शुरुआती बिंदु है और कई खातों के लिए एक ही पासवर्ड का कभी भी उपयोग न करें। ऐसा करने से हैकर्स के लिए आपके ईमेल तक पहुंचना कठिन हो जाता है और सफल होने पर उनकी पहुंच सीमित हो जाती है।

यदि आप बहु-कारक प्रमाणीकरण सक्षम कर सकते हैं तो यह और भी बेहतर है। फिर आपको ईमेल तक पहुँचने के लिए एक पासवर्ड से अधिक की आवश्यकता होती है, जिससे एक और हैकिंग अवरोध पैदा होता है।

ईमेल और फाइलों को एन्क्रिप्ट करना सीखें

के तौर पर बॉक्स सूचना सुरक्षा ब्लॉग पोस्ट बताते हैं, एन्क्रिप्शन डेटा को स्क्रैम्बल करने के लिए जटिल एल्गोरिदम का उपयोग करता है, जिससे डिक्रिप्शन कुंजी के बिना यह बेकार हो जाता है। फ़ाइल एन्क्रिप्शन सॉफ़्टवेयर सुरक्षा की परतें भी प्रदान करता है, जिससे हैकर्स के लिए सफल होना कठिन हो जाता है।

Microsoft और Google बिल्ट-इन एन्क्रिप्शन तकनीक वाले प्रसिद्ध ईमेल सेवा प्रदाता हैं, हालाँकि इसे सक्षम करने की प्रक्रिया कंपनी द्वारा भिन्न होती है। मेलफ़ेंस, टूटनोटा और प्रोटॉन मेल डिफ़ॉल्ट रूप से ईमेल एन्क्रिप्शन के विशेषज्ञ हैं।

दूसरी संभावना यह है कि सभी निजी सामग्री को उन फ़ाइलों में रखा जाए जिन्हें आप भेजने से पहले एन्क्रिप्ट करते हैं। कई मुफ्त ऑनलाइन टूल में से किसी एक को आजमाने पर विचार करें जो आपके द्वारा अपलोड की गई किसी भी फ़ाइल के त्वरित एन्क्रिप्शन की अनुमति देता है।

ईमेल सुरक्षा और गोपनीयता की कभी अपेक्षा न करें

कंपनी के नेता अक्सर ईमेल से संबंधित गतिविधियों की निगरानी करने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं। कुछ लोकप्रिय उत्पादों में ऐसे उपकरण भी होते हैं जो ऐसा करने में सुविधा प्रदान करते हैं। से कवरेज गोपनीयता इंटरनेशनल पता लगाया कि कैसे विशिष्ट सेटिंग्स Microsoft 365 व्यवस्थापकों को उपयोगकर्ताओं के ईमेल, टीम संदेशों और दस्तावेज़ों को पढ़ने की अनुमति देती हैं।

विशेषताएं अलग-अलग मेट्रिक्स को भी प्रकट करती हैं, जैसे कि किसी ने कितने संदेशों का आदान-प्रदान किया या किसी विशेष क्रिया में संलग्न होने पर उन्होंने किस उपकरण का उपयोग किया। इसके अलावा, प्लेटफ़ॉर्म पर उपयोगकर्ता द्वारा गतिविधियों की पूरी सूची देखने के लिए व्यवस्थापक ड्रिल डाउन कर सकते हैं।

ये उदाहरण इस बात पर प्रकाश डालते हैं कि लोगों को हमेशा यह क्यों मानना ​​​​चाहिए कि इच्छित प्राप्तकर्ता उनके ईमेल देख सकते हैं। यहां तक ​​​​कि अगर कोई व्यावसायिक ईमेल कभी भी हैक नहीं होता है, तो कंपनी के प्रतिनिधियों को अक्सर यह देखने का अधिकार होता है कि कर्मचारी क्या भेजते हैं और अन्य विवरण।

अपना ईमेल सुरक्षित करने के लिए सक्रिय कदम उठाएं

ईमेल अपने आप में कभी भी सुरक्षित नहीं होता है। हालाँकि, आप सुरक्षा बढ़ाने के लिए बहु-कारक प्रमाणीकरण चालू कर सकते हैं या एन्क्रिप्शन सक्षम कर सकते हैं। इसके अलावा, निर्धारित करें कि क्या आप ईमेल के बजाय व्यक्तिगत बातचीत का उपयोग कर सकते हैं, विशेष रूप से व्यवसाय-महत्वपूर्ण मामलों के लिए।