डिजिटल अव्यवस्था अलग-अलग तरीकों से प्रकट होती है, जिसमें अव्यवस्थित डेस्कटॉप, बिना खोले ईमेल, खराब लेबल वाली फाइलें और लोड किए गए इनबॉक्स शामिल हैं। वे एक गन्दा आभासी जीवन से उपजी हैं।
यदि आप अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने में देरी करते हैं, तो यह आपकी बुरी आदत को बदलने का समय है। यह उत्पादकता में बाधा डालता है। यहां कई तरह से डिजिटल अव्यवस्था आपके वर्कफ़्लो को धीमा कर देती है, अनावश्यक तनाव का कारण बनती है, और आपको अपनी जिम्मेदारियों से विचलित करती है।
1. अव्यवस्थित फाइलों को छांटने से समय की बर्बादी होती है
असंगठित डिजिटल फाइलिंग सिस्टम बुरी आदतों के कारण होते हैं। अधिकांश उपयोगकर्ता यादृच्छिक रूप से अपने डेस्कटॉप, डाउनलोड या दस्तावेज़ फ़ोल्डर में विभिन्न फ़ाइलें भेजते हैं। जबकि कुछ खोए हुए दस्तावेज़ों का होना शुरू में प्रबंधनीय लगता है, यदि आप उचित प्रबंधन की उपेक्षा करते हैं तो वे जल्दी से जमा हो सकते हैं।
याद रखें: अल्पकालिक सुविधा का चयन करने से लंबी अवधि की अड़चनें पैदा होती हैं। चूंकि अव्यवस्था आपके फ़ोल्डरों को भीड़ देती है, इसलिए विशिष्ट फ़ाइलों का पता लगाने में धीरे-धीरे अधिक समय लगेगा। उपरोक्त फोटो को एक उदाहरण के रूप में लें। उस फोल्डर की किसी भी फाइल का नाम नहीं था; आपको जो चाहिए उसे ढूंढने से पहले आपको प्रत्येक को परिमार्जन करना होगा।
इस बुरी आदत को सुधारने के लिए अभ्यास फ़ाइल संगठन. सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा सहेजा गया प्रत्येक फ़ोटो, वीडियो या दस्तावेज़ सीधे उचित फ़ोल्डर में जाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से उन्हें अपने डाउनलोड या डेस्कटॉप फ़ोल्डर में भेजना बंद करें।
2. अव्यवस्था विचलित कर रही है
फ़ाइलों को उनके डिफॉल्ट सेव फोल्डर में छोड़ने से आपकी स्क्रीन अव्यवस्थित हो जाती है। जब तक आप एक नया गंतव्य निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तब तक वे आपके डाउनलोड, दस्तावेज़ या डेस्कटॉप फ़ोल्डर भरना जारी रखेंगे। यदि आप सावधान नहीं हैं तो वे आपकी पूरी स्क्रीन पर कब्जा कर सकते हैं।
इस प्रकार का अव्यवस्था न केवल भयानक दिखता है, बल्कि यह दृश्य अधिभार का भी कारण बनता है। आपका दिमाग विभिन्न सूचनाओं को संसाधित करने के लिए कड़ी मेहनत करता है। नतीजतन, जोड़ा गया संज्ञानात्मक तनाव भारी महसूस करेगा, आपको अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने से रोकेगा, और आपके विचार की ट्रेन को बाधित करेगा।
करने का सर्वोत्तम उपाय है फ़ाइल नामकरण सम्मेलन विकसित करें (एफएनसी)। अपनी फ़ाइलों को उनके उद्देश्य के आधार पर लेबल करें। आदर्श रूप से, आपके FNC को उनकी सामग्री, कार्य, लेखक, और परियोजना प्रासंगिकता - समानताओं के आधार पर समूह संपत्ति का वर्णन करना चाहिए।
3. अप्रयुक्त सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों की जमाखोरी डिवाइस की गति को बाधित करती है
डिजिटल नेटिव्स को कई काम और व्यक्तिगत सॉफ्टवेयर प्रोग्राम की आवश्यकता होती है। ऐप्स का व्यवसाय रिपोर्ट है कि वैश्विक उपयोगकर्ताओं ने 2021 में 143 बिलियन ऐप डाउनलोड किए। कई उपकरणों को नियमित रूप से आज़माना आम बात है।
अधिक संख्या में डाउनलोड होने के बावजूद, अधिकांश ऐप्स को छोड़ दिया जाता है। स्टेटिस्टा कहते हैं कि 25% केवल एक बार उपयोग किए जाते हैं। अपने डाउनलोड के फोल्डर को देखें—आपको वे प्रोग्राम मिलेंगे जिन्हें आप पहले ही भूल चुके हैं। हो सकता है कि आपको काम के लिए एक नए टूल का परीक्षण करना पड़ा हो, या शायद एक ट्रेंडी गेम ने आपकी जिज्ञासा को बढ़ा दिया हो।
पुराने ऐप्स को संभाल कर रखना सुविधाजनक लग सकता है, लेकिन वे उपकरणों को काफी धीमा कर देते हैं। प्रोग्राम इंस्टॉल करने से डिस्क स्थान लगता है। यदि आप उन्हें अक्सर नहीं चलाते हैं तो भी वे प्रसंस्करण शक्ति का उपभोग करेंगे।
अप्रयुक्त कार्यक्रमों की जमाखोरी बंद करना सबसे अच्छा है। जब तक आप खुद को बार-बार अपने द्वारा डाउनलोड की गई किसी चीज़ का उपयोग करते हुए न देखें, उसे हटा दें। आवश्यकतानुसार मिटाए गए ऐप्स को फिर से इंस्टॉल करें।
4. असंगठित संपत्ति कार्य ट्रैकिंग को धीमा कर देती है
उपयोगकर्ता काम से जुड़े ऐप्लिकेशन को बहुत तेज़ी से अपनाते हैं. 2021 की एक रिपोर्ट ओक्टा, इंक. दिखाता है कि यू.एस. के 10% नियोक्ता 199+ कार्य उपकरण चलाते हैं। हां, प्रत्येक कार्यक्रम विशिष्ट लाभ देता है। लेकिन अपनी दिनचर्या में बहुत अधिक शामिल करने से आपका वर्कफ़्लो धीमा हो जाता है-प्लेटफार्मों के बीच टॉगल करने से समय बर्बाद होता है.
केवल उन्हीं का उपयोग करें जिनकी आपको आवश्यकता है। कई प्रणालियों का निर्माण और रखरखाव अनावश्यक संज्ञानात्मक तनाव का कारण बनता है। टैब स्विच करने में सेकंड लगते हैं, नई जानकारी को अवशोषित करने में कम से कम कुछ मिनट लगते हैं। यदि आप कार्यों के बीच कूदते रहते हैं तो आपको फोकस बनाए रखने में परेशानी होगी।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए, एक ऐसे प्लेटफ़ॉर्म में निवेश करें जो आपके सभी कार्य उपकरणों को जोड़ता हो। उदाहरण के लिए, आप प्राप्त कर सकते हैं परियोजना प्रबंधन उपकरण. वे आपको कार्य सौंपने, परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने, कंपनी-व्यापी घोषणाएँ करने और एक मंच से निजी संदेश भेजने देते हैं।
5. अलग-अलग लॉगिन क्रेडेंशियल के साथ कई खाते भ्रमित करने वाले हैं
आजकल कई खाते होना आम बात है। उपलब्ध विभिन्न सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म, वर्क टूल्स, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम, न्यूज़लेटर्स और मेलिंग सेवा प्रदाताओं को ध्यान में रखते हुए, आपके पास आसानी से एक दर्जन प्रोफाइल हो सकते हैं।
दुर्भाग्य से, एकाधिक लॉगिन प्रमाण-पत्रों को ट्रैक करना चुनौतीपूर्ण है। बहुत से लोग संक्षिप्त, शब्दकोश शब्द सेट करते हैं जिन्हें वे आसानी से पासवर्ड के रूप में याद रख सकते हैं। अवास्ट यह भी रिपोर्ट करता है कि 83% अमेरिकी व्यक्तिगत और पेशेवर खातों में कमजोर पासवर्ड को रीसायकल करते हैं। हालांकि यादगार, वे असुरक्षित भी हैं। एक कुशल हैकर ब्रूट-फोर्स हैकिंग विधियों के माध्यम से सामान्य संयोजनों को जल्दी से बायपास कर सकता है।
कृपया पासवर्ड के रूप में लंबे अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग चुनें। यदि आपको उन्हें याद रखने में परेशानी हो रही है, तो इसमें निवेश करें सुरक्षित, विश्वसनीय पासवर्ड प्रबंधक जो लॉगिन पृष्ठों को स्वत: भरता है।
6. पुराने गोपनीय दस्तावेज़ों को रखने से आपके आईडी चोरी होने का खतरा रहता है
आपके डेस्कटॉप को अव्यवस्थित करने के अलावा, अव्यवस्थित फ़ाइलें आपकी सुरक्षा से समझौता करती हैं। सरकारी एजेंसियों, नियोक्ताओं, व्यापार भागीदारों, स्वास्थ्य सेवा संस्थानों और वाणिज्यिक बैंकों के दस्तावेजों में गोपनीय है व्यक्तिगत पहचान की जानकारी (पीआईआई)।
ध्यान दें कि अपराधी इस व्यक्तिगत डेटा के साथ विभिन्न प्रकार की धोखाधड़ी कर सकते हैं। यदि आपका SSN, पूरा कानूनी नाम, और नियोक्ता की जानकारी जैसे प्रत्यक्ष पहचानकर्ता उनके हाथ लग जाते हैं, तो उन्हें आपकी पहचान चुराने से कोई नहीं रोक सकता। वे आपकी जानकारी के बिना बड़े पैमाने पर ऋण भी ले सकते हैं।
एक सामान्य नियम के रूप में, गोपनीय फाइलों की सुरक्षा के लिए अतिरिक्त कदम उठाएं। अपने फ़ोल्डर्स को एन्क्रिप्ट करें, ईमेल के माध्यम से व्यक्तिगत डेटा भेजने से बचें, और फ़ाइल श्रेडर के साथ पुराने दस्तावेज़ों को स्थायी रूप से हटाएं.
7. सूचना अधिभार तनाव का कारण बनता है
मल्टीटास्कर अक्सर एक साथ दर्जनों टैब खोलते हैं। वे अधिक काम पूरा करने के लिए एक साथ अलग-अलग काम करते हैं, लेकिन विडंबना यह है कि, संदर्भ स्विचिंग केवल उत्पादकता को मारती है. अमेरिकन साइकोलॉजी ऑफ एसोसिएशन कहते हैं कि बहुत अधिक जानकारी को अवशोषित करने और कार्यों के बीच कूदने का संज्ञानात्मक तनाव आपको अक्षम बनाता है। कार्यदिवस के अंत में आप कम काम पूरा करेंगे।
अपने दिमाग को डेटा से ओवरलोड करना बंद करें। बेतरतीब काम देखते रहने से आपका मन भटकेगा। एक मिनट आप काम के लिए एक लेख खत्म कर रहे हैं, और अगले मिनट आप रात के खाने के व्यंजनों के माध्यम से बिना सोचे-समझे स्क्रॉल कर रहे हैं।
विभिन्न दस्तावेज़ों, फ़ाइलों और टू-डू सूचियों को खुला छोड़ने के बजाय, उन्हें कम से कम करें और जब तक आपको उनकी आवश्यकता न हो, उन्हें ढेर कर दें। जो काम हाथ में है उस पर ही ध्यान दें। आपको शांति और स्वतंत्रता चाहिए प्रवाह की रचनात्मक, उत्पादक स्थिति में प्रवेश करें.
डिजिटल अतिसूक्ष्मवाद और बढ़ी हुई उत्पादकता रेटिंग
एक अव्यवस्थित डिजिटल स्थान एक गन्दा डेस्क जितना हानिकारक है। आभासी फ़ाइलों को व्यवस्थित करते समय थकाऊ लग सकता है, सैकड़ों फ़ाइलों, ईमेलों और फ़ोल्डरों के माध्यम से खोज करने से बहुत अधिक ऊर्जा बर्बाद होगी। कुशल बनने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप अपने डिजिटल सिस्टम को निर्बाध रूप से नेविगेट कर सकते हैं।
साथ ही, ध्यान दें कि अव्यवस्था फ़ाइल संगठन से परे जाती है। अपने फ़ोल्डरों को हर कुछ महीनों में व्यवस्थित करने के बजाय, अपने दैनिक जीवन में डिजिटल अतिसूक्ष्मवाद प्रथाओं को शामिल करें। स्वच्छ वर्चुअल स्पेस बनाए रखने की आदत डालें।