उत्कृष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक उपकरणों सहित परियोजना प्रबंधन पद्धतियां बदल रही हैं। एक आदर्श परियोजना प्रबंधन उपकरण को प्रबंधकों और टीम के सदस्यों के बीच लचीलेपन, प्रभावी कार्य प्रबंधन और निर्बाध संचार की अनुमति देनी चाहिए।
इन वर्षों में, प्रूफहब ने एक उत्कृष्ट परियोजना प्रबंधन उपकरण के रूप में अपनी विश्वसनीयता साबित की है जो प्रबंधकों पर बोझ को कम करता है और एक ऐसा मंच प्रदान करता है जो दक्षता को महत्व देता है। इस लेख का उद्देश्य आपको प्रूफहब के बारे में शिक्षित करना और परियोजना प्रबंधन के लिए इसकी सात सर्वोत्तम विशेषताओं पर प्रकाश डालना है।
प्रूफहब क्या है?
प्रूफहब एक लचीला परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग प्रमुख संगठनों द्वारा प्रशासनिक उद्देश्यों के लिए कार्य प्रबंधन के लिए किया जाता है। बड़े दूरस्थ उद्योगों में प्रूफहब को प्राथमिकता दी जाती है क्योंकि यह उन्हें ऑनसाइट रिपोर्टिंग की परेशानी के बिना परियोजना योजनाओं को प्राप्त करने में मदद करता है।
प्रूफहब के साथ, आप कर सकते हैं दूरस्थ टीम की बैठकों को प्रभावी ढंग से सुविधाजनक बनाना, टीम के सदस्यों के साथ शारीरिक रूप से मिले बिना कार्य सौंपें, और परियोजनाओं को पूरा करें। उद्योग विशेषज्ञ इसे मध्यम से बड़े पैमाने के व्यवसायों के लिए आदर्श "ऑल-इन-वन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर" कहते हैं, जहां व्यक्तिगत कार्य पर्यवेक्षण आवश्यक है।
प्रूफहब एक वर्चुअल मॉनिटर रूम की तरह है जहां आप टीम के प्रत्येक सदस्य की गतिविधि की निगरानी कर सकते हैं, कार्यों को सही कर सकते हैं या उन्हें मंजूरी दे सकते हैं। यह संगठन में एक सुचारू कार्यप्रवाह बनाता है और मजबूत सुविधाएँ प्रदान करता है जो उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है।
प्रूफहब के लाभ एक अल्टीमेट प्लान के स्टे-इन बजट पर $99 बिल प्रति माह या सालाना $89 बिल प्रति माह पर उपलब्ध हैं। एक आवश्यक योजना $50 के कम बजट, प्रति माह बिल, और सालाना $45 बिल प्रति माह पर भी उपलब्ध है। प्रूफहब में एक नि:शुल्क योजना और एक 14-दिवसीय परीक्षण विंडो भी है, जिसके बाद आप इसकी भुगतान-जैसी-गो सेवाओं में से किसी एक की सदस्यता ले सकते हैं।
परियोजना प्रबंधन के लिए 7 सर्वोत्तम सुविधाएँ
प्रूफहब में विभिन्न विशेषताएं शामिल हैं जो दक्षता और बड़े पैमाने पर उत्पादकता की सुविधा प्रदान करती हैं। हालाँकि, निम्नलिखित परियोजना प्रबंधन के लिए सबसे अच्छी विशेषताओं के रूप में सामने आते हैं।
1. कार्य प्रबंधन
प्रूफहब की कार्य प्रबंधन सुविधा परियोजना प्रबंधकों के लिए टीम के सदस्यों को कार्य और उप-कार्य सौंपना आसान बनाती है। यह सुविधा उन्हें यह पहचानने में मदद करती है कि उन्होंने किसे एक निश्चित कार्य सौंपा है और एक कार्य को सुचारू निष्पादन के लिए कई खंडों में विभाजित करते हैं।
आपको एक प्रदान किया गया है लेबल जोड़ें कार्य लेबल को अनुकूलित करने और आसान पहचान के लिए कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए अनुभाग। और यदि आप चाहें, तो आप उन विशिष्ट कोडों को जोड़ सकते हैं जिन्हें आप आसानी से आवश्यकता होने पर उनकी समीक्षा करने के लिए उप-कार्यों में याद कर सकते हैं। इसके अलावा, आपके पास उन कार्यों में शामिल होने के लिए कार्यों के ढेर के माध्यम से फ़िल्टर करने की विलासिता है जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
2. कार्यप्रवाह और कानबन बोर्ड
वर्कफ़्लो और कानबन बोर्ड के साथ, आप माप सकते हैं कि पिछले चरणों से अगले चरण तक, अंतिम चरण तक कितना कार्य प्रगति करता है। सादगी के लिए, प्रूफहब कॉलम में कार्यों को प्रस्तुत करता है, जहां प्रत्येक कॉलम एक परियोजना के विभिन्न चरणों का प्रतिनिधित्व करता है।
जैसे-जैसे ये कार्य आगे बढ़ते हैं, आप कार्यों को अगले कॉलम में खींचकर उन्हें अगले चरण में ले जा सकते हैं। वर्कफ़्लो और कानबन बोर्ड के साथ, आप वर्कफ़्लोज़ को कस्टमाइज़ कर सकते हैं और बीच में शीर्षक दे सकते हैं करने के लिए तथा पूरा हुआ. फिर, इन कार्यों को लोगों को सौंपें, और यदि आप चाहें, तो इसे निजी के रूप में सेट करें। इस तरह, केवल असाइन किए गए लोगों के पास साझा जानकारी तक पहुंच होगी।
3. कस्टम रिपोर्ट
साथ कस्टम रिपोर्ट, आप सभी पूर्ण और अपूर्ण मील के पत्थर का एक दृश्य प्रतिनिधित्व प्राप्त कर सकते हैं। यह सुविधा आपको सभी कार्यों की प्रगति रिपोर्ट की निगरानी करने और उन्हें उनकी निर्धारित समय-सीमा के अनुसार प्रबंधित करने में मदद करती है। आप टीम द्वारा उत्पादित वास्तविक परिणामों के विरुद्ध सामान्य लक्ष्यों और अपेक्षित कार्य गति को मापने के लिए एक बर्नअप चार्ट भी सेट कर सकते हैं।
जब भी उत्पादकता में गिरावट आती है, तो कस्टम रिपोर्ट आपको उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए शेड्यूल को तदनुसार समायोजित करने में मदद करेगी। आप अतिदेय कार्यों पर भी नज़र रख सकते हैं और आवश्यकता पड़ने पर पुनर्निर्धारित कर सकते हैं। अंत में, किसी प्रोजेक्ट में लॉग इन किए गए बिल योग्य और गैर-बिल योग्य समय का ट्रैक रखें। यह उन फ्रीलांसरों के लिए पूरी तरह से काम करता है, जिन्हें लॉग इन किए गए समय और उनके द्वारा किए गए काम के आधार पर भुगतान किया जाता है।
4. ऑनलाइन प्रूफिंग
ऑनलाइन प्रूफिंग एक सहयोगी विशेषता है जो क्रिएटिव की एक टीम को अंतिम चरण में आगे बढ़ने पर विभिन्न कार्यों के लिए सुझाव और संपादन करने की अनुमति देती है। यह सुविधा प्रभावी टीम फीडबैक की अनुमति देती है और टीम के प्रदर्शन और उत्पादकता में सुधार करती है।
टीम के सदस्य वास्तविक समय में डिजाइन और परियोजनाओं में योगदान करते हैं और जहां आवश्यक हो वहां सुधार करते हैं। इस सुविधा के तहत मार्कअप टूल के साथ, आप उन विशिष्ट क्षेत्रों को बताते हुए फाइलों को एनोटेट कर सकते हैं जहां टीम को सुधार करना चाहिए। ऑनलाइन प्रूफ़िंग ऐसे अनुभाग भी प्रदान करता है जहाँ टीम के सदस्य किसी सुझाव पर ध्यान केंद्रित करते हुए थ्रेड्स का उत्तर देते हैं।
5. गंत्त चार्ट
विज़ुअलाइज़ेशन हर परियोजना की सफलता की कुंजी है। ऐसा करने के पारंपरिक तरीके के रूप में, परियोजना प्रबंधक निर्णय ले सकते हैं एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करके बुनियादी गैंट चार्ट बनाएं. हालांकि इसने कई बार काम किया है, प्रूफहब ने इस सुविधा को अपने सिस्टम में शामिल किया है, एक ऐसा मंच तैयार किया है जहां परियोजना प्रबंधक चार्ट लेआउट का उपयोग करके व्यक्तिगत कार्यों की निगरानी कर सकते हैं।
नतीजतन, आप प्रत्येक टीम के सदस्य द्वारा कितना काम किया गया है, यह जानने के लिए आप प्रत्येक कार्य की प्रगति को प्रतिशत में देख सकते हैं। इन सबसे ऊपर, प्रूफहब ने एकीकृत किया है गैंट चार्ट टेम्प्लेट जो उन कार्यों के दौरान आवश्यक गतिविधियों को कैप्चर करेगा।
उदाहरण के लिए, परियोजना प्रबंधन, विपणन अभियान और सॉफ्टवेयर विकास के लिए गैंट चार्ट उपलब्ध हैं। टीमों को चलाने के लिए ये टेम्पलेट उपयोगी होंगे चुस्त परियोजना प्रबंधन प्रभावी रूप से।
6. घोषणाओं
इस फीचर से प्रोजेक्ट मैनेजर प्लेटफॉर्म पर स्पीकर आइकन पर क्लिक करके वॉयस अनाउंसमेंट कर सकते हैं। यह सूचना के आसान प्रसार और किसी कार्य पर अपडेट साझा करने की अनुमति देता है। तो आप सारी जानकारी टाइप करने के बजाय कुछ वॉयस नोट्स के रूप में भेज सकते हैं। आप घोषणा, विवरण और सहायक फाइलों या छवियों में एक शीर्षक भी जोड़ सकते हैं।
अंत में, परियोजना प्रबंधक इन लोगों को सदस्यता देकर कुछ घोषणाओं को देखने के लिए सदस्यों को चुन सकते हैं और फिर पता लगा सकते हैं कि उन्हें किसने देखा है। आप इन घोषणाओं को एक विशेष अवधि के लिए लाइव होने के लिए शेड्यूल कर सकते हैं।
7. ऑनलाइन चर्चा
परियोजना परिणामों को साझा करना और उनकी जांच करना सबसे अच्छे तरीकों में से एक है अपनी दूरस्थ टीम पर जवाबदेही में सुधार करें. ऑनलाइन चर्चा टीम के सदस्यों को अपने सहयोगियों के साथ जुड़ने और सक्रिय रूप से उनके साथ विचार साझा करने की अनुमति दें। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, यह सुविधा आपको भविष्य की परियोजनाओं और ग्राहकों की आवश्यकताओं सहित चर्चा के विषय बनाने की अनुमति देती है।
इसके अलावा, आप उन लोगों को भी कुछ चर्चाओं के लिए सब्सक्राइब कर सकते हैं जिनके साथ आप किसी विशेष विषय पर ध्यान केंद्रित करने वाली जानकारी और विचार साझा करना चाहते हैं। यह आपको टिप्पणियों को जोड़ने और योगदान करने के लिए सीधे चर्चा के तहत लोगों का उल्लेख करने की भी अनुमति देता है। ऑनलाइन चर्चाओं के साथ, आप चर्चा विषयों को संग्रहित कर सकते हैं, उन्हें पिन कर सकते हैं या उन्हें निजी के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
परियोजना प्रबंधन के लिए प्रूफहब का उपयोग कैसे करें
परियोजना प्रबंधन के लिए प्रूफहब का प्रभावी ढंग से उपयोग करने का पहला कदम एक परियोजना योजना तैयार करना है। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, यह आपकी जिम्मेदारी है कि आप एक खाका तैयार करें जो आपको परियोजना के दौरान दिशा प्रदान करे। प्रूफहब की भूमिका आपकी परियोजना योजनाओं की कल्पना करने और उन्हें आसानी से साकार करने में मदद करना है।
इसके अलावा, एक परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया की सबसे बड़ी ताकत आदेश है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, प्रूफहब आपको प्राथमिकताओं के अनुसार कार्यों और परियोजनाओं को व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है। इसलिए आप बैठकों, ऑनलाइन चर्चाओं और प्रूफिंग के लिए अलग-अलग समय निर्धारित कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि ये गतिविधियां अलग-अलग उपसमूहों में एकीकृत तरीके से की जाती हैं।
अपने काम को प्रूफहब से जोड़ना
ProofHub जैसा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल किसी प्रोजेक्ट के दौरान आपके काम को जोड़ने पर सकारात्मक प्रभाव डालता है। यदि एक कुशल परियोजना प्रबंधक द्वारा संभाला जाता है, तो यह छिटपुट रूप से परियोजना के परिणामों में सुधार करता है। एक बेहतर प्रोजेक्ट मैनेजर बनना सीखकर, आप अपनी टीम को सफलता के लिए एक पायदान पर स्थापित करते हैं और भविष्य की परियोजनाओं को संभालने की संभावनाओं को बढ़ाते हैं।
