फ़ाइल भेजते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए कि रिसीवर इसे खोल सकता है, इसे कम से कम दो प्रारूपों में भेजना बेहतर है। यदि आपने एक एक्सेल स्प्रेडशीट बनाई है, तो आपको उस ईमेल में एक पीडीएफ फाइल जोड़नी चाहिए, क्योंकि यह सबसे आम फाइल फॉर्मेट में से एक है।
एक्सेल के बिल्ट-इन टूल्स का उपयोग करके, आप अपनी स्प्रेडशीट को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेज सकते हैं या ईमेल के माध्यम से भी साझा कर सकते हैं। इसके अलावा, आप अपनी एक्सेल फाइलों को पीडीएफ में बदलने के लिए एक ऑनलाइन टूल का उपयोग कर सकते हैं। इस लेख में, हम प्रत्येक विधि पर करीब से नज़र डालेंगे।
स्प्रेडशीट तैयार करें
एक्सेल फाइल को पीडीएफ में कनवर्ट करते समय, आप लापता जानकारी, अनावश्यक खाली सेल या अजीब दिखने वाली टेबल के साथ समाप्त हो सकते हैं। इससे बचने के लिए इस्तेमाल करें पेज लेआउट प्रिंट क्षेत्र सेट करने के लिए उपकरण, पृष्ठ अभिविन्यास का चयन करें, या पृष्ठ विराम जोड़ें।
यदि आप किसी सहकर्मी को फ़ाइल भेजने की योजना बना रहे हैं, तो यह समय लेने के लायक हो सकता है और अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट व्यवस्थित करें, तो आपके पास साफ-सुथरी दिखने वाली PDF होंगी।
1. फ़ाइल को PDF के रूप में सहेजें
यदि आप किसी एक्सेल फाइल को पीडीएफ में बदलना चाहते हैं, तो यह सबसे आसान तरीका है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं। एक्सेल में, खोलें फ़ाइल मेनू, क्लिक करें के रूप रक्षित करें, और एक स्थान चुनें। ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें और चुनें पीडीएफ (*.पीडीएफ) विकल्प। तब दबायें बचाना.
इस रूप में सहेजें विंडो में, क्लिक करें विकल्प बटन। आप चुन सकते हैं कि क्या आप केवल सक्रिय शीट या संपूर्ण कार्यपुस्तिका, पृष्ठ श्रेणी, और फ़ाइल को सहेजते समय एक्सेल को कौन सी जानकारी शामिल करना चाहते हैं, सहेजना चाहते हैं।
टिप्पणी: फ़ाइल को सहेजने से पहले, अपनी एक्सेल स्प्रैडशीट में सभी रिक्त पंक्तियों को हटा दें, क्योंकि यह पीडीएफ फाइल को समग्र रूप से खराब कर सकता है।
2. स्प्रैडशीट को PDF के रूप में निर्यात करें
यह विकल्प पहले वाले के समान है, क्योंकि आप एक्सेल टूल का उपयोग करके फ़ाइल को पीडीएफ के रूप में निर्यात कर सकते हैं। टूलबार से, खोलें फ़ाइल टैब। फिर, चुनें निर्यात करना और क्लिक करें पीडीएफ/एक्सपीएस दस्तावेज़ बनाएं. एक बार जब आप फ़ाइल स्थान का चयन कर लेते हैं, तो क्लिक करें प्रकाशित करना, और एक्सेल स्प्रेडशीट को एक पीडीएफ फाइल में बदल देगा।
यदि आपको अक्सर एक्सेल स्प्रेडशीट को पीडीएफ के रूप में सहेजने की आवश्यकता होती है, तो आप इसमें जोड़ सकते हैं PDF या XPS के रूप में प्रकाशित करें टूलबार को कमांड। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे कर सकते हैं:
- के लिए जाओ फ़ाइल> विकल्प.
- बाएँ फलक में, चुनें त्वरित पहुँच टूलबार को अनुकूलित करें.
- समूह से आदेश चुनें प्रति सभी आदेश.
- कमांड सूची से, चुनें PDF या XPS के रूप में प्रकाशित करें और क्लिक करें जोड़ें.
- क्लिक ठीक है आदेश जोड़ने के लिए।
3. फ़ाइल को PDF के रूप में साझा करें
एक्सेल आपको स्प्रेडशीट को अपने कंप्यूटर पर सहेजे बिना पीडीएफ के रूप में साझा करने की भी अनुमति देता है। को चुनिए फ़ाइल टैब और क्लिक करें शेयर करना.
फ़ाइल को अपने OneDrive खाते में अपलोड करने के लिए, क्लिक करें लोगों के साथ साझा करें. जब तक आपने अपना OneDrive खाता सेट किया है, और आप नहीं हैं भंडारण पर कम चल रहा है, आपको फ़ाइल साझा करने में कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। यदि आप इसे ईमेल करना चाहते हैं, तो क्लिक करें ईमेल बटन और चुनें पीडीएफ के रूप में भेजें.
ध्यान रखें, आप उपयोग कर सकते हैं पीडीएफ के रूप में भेजें विकल्प यदि आपने अपना आउटलुक खाता कनेक्ट किया है।
4. एक ऑनलाइन कनवर्टर का प्रयोग करें
यदि आप ऐसे कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं जिसमें Office पैक स्थापित नहीं है, तो आप Excel स्प्रेडशीट को PDF फ़ाइल में बदलने के लिए एक ऑनलाइन टूल का उपयोग कर सकते हैं। हम उपयोग करने की सलाह देते हैं क्लीवरपीडीएफ.कॉम.
फ़ाइल को कनवर्ट करने के लिए, बस क्लिक करें एक्सेल से पीडीएफ टाइल करें, अपनी स्प्रैडशीट अपलोड करें, और क्लिक करें रूपांतरण शुरू करें. एक बार यह हो जाने के बाद, आप अपने कंप्यूटर पर पीडीएफ डाउनलोड कर सकते हैं।
क्लीवरपीडीएफ के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आप इसे और अधिक उपयोग कर सकते हैं, क्योंकि इसमें 40 से अधिक व्यवस्थित रूप से मुफ्त कन्वर्टर्स हैं।
एक्सेल फाइलों को कुछ ही समय में पीडीएफ में बदलें
अब आप जानते हैं कि आप एक्सेल फाइलों को पीडीएफ में कैसे बदल सकते हैं। हालांकि इसे सीखना मुश्किल नहीं है, लेकिन जब आपका कोई सहकर्मी पीडीएफ मांगता है, तो यह और भी मुश्किल हो जाता है, और आपको तुरंत सटीक निर्देश ऑनलाइन खोजने होते हैं।
यदि आप अपने एक्सेल ज्ञान का स्तर बढ़ाना चाहते हैं, तो कई मुफ्त वेबसाइट और पाठ्यक्रम हैं जिनका उपयोग आप स्प्रेडशीट मास्टर बनने के लिए कर सकते हैं।
