यदि आपने कभी एक कोठरी घोषित की है, तो आप जानते हैं कि अपना सामान ढूंढना कितना आसान है। केवल इसलिए नहीं कि आपको बहुत कुछ करना है, बल्कि इसलिए कि आपने वह सब कुछ हटा दिया है जिसका आप अब उपयोग नहीं करते हैं या जो नहीं है।
वही आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स के लिए जाता है। आप अपने कार्यों में शीर्ष पर बने रहने के लिए उनका उपयोग करते हैं, लेकिन कभी-कभी उनके बीच या उनके बीच स्थानांतरण करना प्रतिकूल हो सकता है।
अपनी चीजों के साथ अतिसूक्ष्मवाद का अभ्यास करते समय, आप केवल अपनी सबसे मूल्यवान और पसंदीदा संपत्ति से घिरे होते हैं। तो, आपको अपने परियोजना प्रबंधन उपकरणों के लिए एक न्यूनतर दृष्टिकोण क्यों अपनाना चाहिए? पता लगाने के लिए पढ़ें।
इसे देखें: आप और आपके सहकर्मी आपके रचनात्मक कार्यप्रवाह को प्रबंधित करने के लिए क्लिकअप का उपयोग करते हैं, प्रोजेक्ट अनुरोध भेजने के लिए आसन और अन्य सभी चीजों के लिए धारणा का उपयोग करते हैं। जबकि आप जानते हैं कि सब कुछ कहां खोजना है या कहां रखना है, आपको वहां पहुंचने के लिए टूल के बीच फ़्लिप करने की आवश्यकता है। फिर ऐसे समय होते हैं जब कोई कार्य बीच में पड़ जाता है। आप वास्तव में इसे किसी भी सॉफ़्टवेयर में नहीं रख सकते हैं, इसलिए आप एक को चुनते हैं और खुद को यह याद दिलाने की आवश्यकता है कि यह कहां है।
अपनी सभी परियोजनाओं के लिए एक सॉफ्टवेयर के साथ चिपके रहने से, आप समय बचाते हैं। इस बारे में सोचें कि आप कितनी बार लॉग इन या आउट करते हैं या एकाधिक के बीच चलते हैं। स्क्रॉल करने का उल्लेख केवल यह पता लगाने के लिए नहीं है कि आपको जो जानकारी चाहिए वह कहीं और है।
पहली नज़र में, आप सोच सकते हैं कि एक एकल सॉफ़्टवेयर आपकी सभी ज़रूरतों को पूरा नहीं करेगा, लेकिन नोटियन, क्लिकअप और monday.com जैसे सॉफ़्टवेयर अत्यधिक अनुकूलन योग्य हैं। में पहला कदम किसी भी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ शुरुआत करना यह निर्धारित कर रहा है कि आप इसका उपयोग कैसे करना चाहते हैं। वहां से, आप अपने वर्कफ़्लोज़ और प्रोजेक्ट बोर्डों की रूपरेखा तैयार करने के लिए योजना और रचनात्मकता को जोड़ सकते हैं।
आप और आपकी टीम इसका लुत्फ उठा रहे हैं। आप प्रत्येक असाइनमेंट को ध्यान से सूचीबद्ध करते हैं और विवरण शामिल करना सुनिश्चित करते हैं। लेकिन आप अक्सर गलत कार्य पर क्लिक करते हैं, और आपके पृष्ठ इतने लंबे होते हैं कि स्क्रॉल करते समय आप अधीर हो जाते हैं।
यदि आप पाते हैं कि आपके प्रोजेक्ट बोर्ड बहुत लंबे या अव्यवस्थित हैं, तो इसका एक सरल उपाय है। चाहे हर कोई अपने स्वयं के कार्यों के लिए जिम्मेदार हो या आप किसी को चीजों को व्यवस्थित करने के लिए नामित करते हैं, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप रखरखाव के शीर्ष पर बने रहें। इसका मतलब है की:
- पूर्ण किए गए कार्यों को संग्रहित करना।
- डुप्लिकेट असाइनमेंट हटाना।
- केवल प्रासंगिक जानकारी सूचीबद्ध करना।
- वर्तमान वस्तुओं के साथ चिपके रहना।
- सुनिश्चित करें कि डेटा और नोट्स अप टू डेट हैं।
नियमित रूप से जाकर और साफ-सफाई करके, आपको जो चाहिए वह ढूंढना आसान होगा।
3. कम सुविधाओं का अर्थ है प्रबंधित करने के लिए कम आइटम
प्रति परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते समय फीचर थकान से बचें, आप इसके साथ क्या करना चाहते हैं, इसकी एक मजबूत समझ होना महत्वपूर्ण है - बजाय इसके कि किसी कार्यक्रम की घंटियाँ और सीटी आपके लिए करें। एक विजेट या एकीकरण जो अब उपयोगी लगता है, वह आपकी प्रक्रिया में एक अतिरिक्त कदम बन सकता है।
यह देखते हुए कि आप पहले से ही कार्यों को कैसे असाइन और प्रबंधित करते हैं, आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि कौन सी सुविधाएं सबसे उपयोगी हैं और कौन सी केवल शोर हैं। आपको सॉफ़्टवेयर की सूचियाँ, संचार उपकरण और रिमाइंडर जैसी मूलभूत सुविधाओं का उपयोग करना काफी फायदेमंद हो सकता है।
केवल सबसे उपयोगी सुविधाओं के साथ चिपके रहने से, आपके बोर्ड या कार्यप्रवाह का लेआउट भी साफ-सुथरा और नेविगेट करने में आसान होगा।
कम मतलब अधिक उत्पादकता और फोकस
अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल के लिए एक न्यूनतर दृष्टिकोण अपनाने से आपको अपनी आवश्यकता का पता लगाने में समय बचाने में मदद मिलेगी, और आपके सामने सबसे प्रासंगिक और अद्यतित जानकारी होगी। साथ ही, आप एक नज़र में देख सकते हैं कि आप और आपका समय कहाँ हैं।
इसका मतलब है कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरणों की संख्या को सीमित करना, वर्तमान जानकारी के साथ एक साफ-सुथरा बोर्ड रखना, और केवल उन सुविधाओं से चिपके रहना जो आपको लाभ पहुंचाती हैं।