आपके और आपकी टीम के लिए सही परियोजना प्रबंधन उपकरण का चयन करना एक परेशानी हो सकती है, खासकर जब आपको कई सीटों की आवश्यकता होती है, लेकिन आपके पास बजट नहीं होता है। यदि आप अभी तक निवेश करने के लिए तैयार नहीं हैं, या आप अभी भी शिकार पर हैं, तो आप इस बीच Google पत्रक में एक कार्यात्मक परियोजना प्रबंधन बोर्ड बना सकते हैं। कैसे जानने के लिए पढ़ते रहें।
Google पत्रक में अपने प्रोजेक्ट बोर्ड का मानचित्रण करना
सबसे पहले चीज़ें, आपको यह निर्धारित करना होगा कि आप अपने बोर्ड में कौन से कॉलम का उपयोग करेंगे। ऐसा करने के लिए, बुनियादी जानकारी की एक सूची बनाएं, जिसे आपको रिले करने की आवश्यकता होगी, जैसे कार्य का नाम, नियत तिथि, प्राथमिकता, स्थिति और नोट्स।
यदि आप दूसरों के साथ सहयोग कर रहे हैं तो एक स्वामी कॉलम इंगित करेगा कि कार्य पर कौन काम कर रहा है। यदि बोर्ड के भीतर कई लोग प्रतिनिधि हैं, तो आप एक कॉलम भी शामिल करना चाहेंगे जो यह दर्शाता है कि इसे किसने सौंपा है।
इसके बाद, ऐसी किसी भी जानकारी के बारे में सोचें जो आपके वर्कफ़्लो के लिए अद्वितीय हो। लक्ष्य आपके और आपके सहकर्मियों के लिए असाइनमेंट का त्वरित अवलोकन बनाना है। कुछ उदाहरण क्लाइंट आईडी नंबर, रंग कोड, संपर्क जानकारी, लिंक आदि हैं। आप जो भी चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप इसे अपने अधिकांश कार्यों के लिए उपयोग करेंगे ताकि कॉलम केवल एक और कदम न हो - या इससे भी बदतर, अव्यवस्था।
Google शीट्स में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बोर्ड कैसे बनाएं
Google पत्रक एक कार्यात्मक परियोजना प्रबंधन बोर्ड बनाना बहुत आसान बनाता है। यहां वे चरण दिए गए हैं, जिन्हें आपको लेने की आवश्यकता है:
1. अपनी शीर्ष पंक्ति को फ़्रीज़ करें
एक बार जब आपके पास उन स्तंभों की सूची आ जाए, जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं, तो उन्हें शीर्ष पर अपनी स्प्रैडशीट में टाइप करें और Google पत्रक में पंक्ति को फ़्रीज़ करें ताकि स्क्रॉल करते समय यह आपके साथ रहे। ऐसा करने के लिए:
- पूरी पंक्ति को हाइलाइट करें।
- के लिए जाओ राय ऊपरी-बाएँ कोने में।
- चुनना जमाना.
- चुनना 1 पंक्ति.
2. अपने दिनांक कॉलम में फ़ॉर्मेटिंग जोड़ें
अपने बोर्ड में जोड़ने की तारीखों को सुसंगत बनाने के लिए, आप अपने डेडलाइन कॉलम में फ़ॉर्मेटिंग असाइन कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए:
- पूरे कॉलम का चयन करें।
- के लिए जाओ प्रारूप शीर्ष मेनू में।
- चुनना संख्या.
- चुनना दिनांक.
आपको कार्य और नोट्स कॉलम में कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है—बस उन्हें टेक्स्ट फ़ॉर्मेट में रखें। प्राथमिकता, स्थिति और स्वामी कॉलम के लिए, एक ड्रॉपडाउन काम आएगा—आप उसके बारे में अगले भाग में पढ़ सकते हैं।
3. Google पत्रक में एक कार्यात्मक स्थिति कॉलम बनाएं
क्लिकअप और आसन जैसे सॉफ्टवेयर के साथ, आप कुछ ही क्लिक में कार्य की स्थिति को जल्दी से सेट कर सकते हैं। Google पत्रक में ऐसा करने के लिए, आप इसका उपयोग कर सकते हैं आंकड़ा मान्यीकरण चयन करने के लिए कई शब्दों के साथ एक फ्लाई मेनू बनाने के लिए। ऐसा करने के लिए:
- अपने शीर्षक के नीचे की कोशिकाओं का चयन करें।
- के लिए जाओ जानकारी आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर।
- चुनना आंकड़ा मान्यीकरण मेनू से।
- पास मानदंड, चुनें वस्तुओं की सूचि.
- बाईं ओर, अल्पविराम से अलग करके वे शब्द डालें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
- मार बचाना.
आप अपने शीर्षक के नीचे अन्य कक्षों में ड्रॉपडाउन मेनू सम्मिलित करने के लिए समान चरणों को दोहरा सकते हैं।
अब, सेल में एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा। अभी भी चयनित कक्षों के साथ, आप अपनी स्थितियों के रंग कोड में सशर्त स्वरूपण जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए:
- के लिए जाओ प्रारूप आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर।
- चुनना सशर्त स्वरूपण, और एक साइड मेनू दिखाई देगा।
- दोबारा जांचें कि आपके हाइलाइट किए गए सेल इसमें चुने गए हैं श्रेणी के लिए आवेदन करें डिब्बा।
- नीचे प्रारूप नियम, नीचे दिए गए ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें कोशिकाओं को प्रारूपित करें यदि… और चुनें पाठ में शामिल है.
- नीचे दिखाई देने वाली फ़ील्ड में स्थिति दर्ज करें।
- नीचे स्वरूपण शैली, पृष्ठभूमि या पाठ का रंग बदलें।
- मार पूर्ण.
- शेष स्थितियों के साथ दोहराएं।
एक बार जब आप प्रत्येक विकल्प में रंग कोडिंग जोड़ लेते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए उनके माध्यम से क्लिक करें कि ड्रॉपडाउन को पूरे कॉलम में कॉपी और पेस्ट करने से पहले वे काम करते हैं। पेस्ट करने के लिए, शीर्ष पर इसके अक्षर का उपयोग करके कॉलम का चयन करें और शीर्षक सेल को दबाए रखते हुए इसे क्लिक करके अचयनित करें अध्यक्ष एवं प्रबंध निदेशक या CTRL इसे डालने से पहले।
4. Google पत्रक में अपने प्रोजेक्ट बोर्ड में नोट्स जोड़ें
इस तरह के एक प्रोजेक्ट बोर्ड का उपयोग करके, आप अपने कार्य नोट्स सहित सब कुछ एक ही स्थान पर रख सकते हैं। इसका मतलब है कि आप विवरण के लिए अपने डेस्क पर संचार, दस्तावेजों और कागजात के माध्यम से जाने से बच सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप अपने सहकर्मियों को असाइनमेंट नोट्स ईमेल करने की आवश्यकता को समाप्त कर सकते हैं।
इसके साथ ही, आप अपने नोट्स को ध्यान भंग या प्रतिकूल बनने से रोकने के लिए साफ-सुथरा रखना चाहेंगे। उन्हें प्रारूपित करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- टेक्स्ट को संपादित करने के लिए सेल में डबल-क्लिक करें।
- का उपयोग करके एक लाइन ब्रेक जोड़ें विकल्प + दर्ज करें मैक पर या Ctrl + Enter विंडोज़ पर।
- दबाकर अपने टेक्स्ट के सामने बुलेट पॉइंट जोड़ें विकल्प + 8 मैक पर या ऑल्ट + 0149 विंडोज़ पर।
- यदि आप उन्हें फिर से उपयोग करना चाहते हैं तो बुलेट पॉइंट को कॉपी और पेस्ट करें। Google पत्रक वास्तविक लोगों का समर्थन नहीं करता है।
- डैश चीजों को आसान बनाने के लिए बुलेट पॉइंट के रूप में भी काम करते हैं।
- अपन सेट करें पाठ रैपिंग प्रति क्लिप, इसलिए यह सेल की सीमा से बाहर नहीं जाएगा।
- क्लिप कोशिकाओं को बहुत लंबा होने से भी रोकेगा।
- क्लिप्ड टेक्स्ट वाले सेल की सामग्री देखने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।
Google पत्रक में प्रोजेक्ट बोर्ड बनाते समय ध्यान देने योग्य अन्य बातें
यहां कुछ अन्य चीजें हैं जो आपके प्रोजेक्ट बोर्ड को प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकती हैं:
- अपने सहकर्मियों को उनके नाम या ईमेल के बाद @ चिह्न का उपयोग करके अपने स्वामी कॉलम सहित कहीं भी टैग करें।
- अपने बोर्ड के भीतर संचार को कार्य जानकारी से अलग रखने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करें—बस उस सटीक सेल में एक जोड़ें जिसके बारे में आपका कोई प्रश्न है।
- अपने पूर्ण किए गए कार्यों को संग्रहीत करने के लिए, अपनी स्क्रीन के निचले-बाएँ कोने में जोड़ें प्रतीक पर क्लिक करके एक नई शीट जोड़ें, फिर अपने कार्यों को कॉपी और पेस्ट करें।
- पिछले कार्यों को संग्रहित करने या हटाने से यह सुनिश्चित होगा कि आपके सामने सबसे महत्वपूर्ण और अद्यतित जानकारी है—साथ ही, आप चीजों को अधिक तेज़ी से ढूंढ पाएंगे।
- यदि आप या आपका सहकर्मी गलती से कुछ हटा या अधिलेखित कर देते हैं, तो आप कर सकते हैं संस्करण इतिहास का उपयोग करें Google पत्रक के शीर्ष-मध्य में वापस जाने और इसे देखने या पिछली बचत पर वापस जाने के लिए पाया जाता है।
अपनी परियोजनाओं को Google पत्रक के साथ व्यवस्थित करें
Google पत्रक में प्रोजेक्ट बोर्ड बनाना उन लोगों के लिए एक सरल, बजट-अनुकूल समाधान है जो कार्यों पर नज़र रखना चाहते हैं या किसी टीम के साथ सहयोग करना चाहते हैं। कुछ प्रारंभिक योजना और थोड़े से काम के साथ, आप एक ऐसा निर्माण कर सकते हैं जो आपको कुछ ही क्लिक में जानकारी जोड़ने की अनुमति देता है।
एक अतिरिक्त लाभ यह है कि यदि आप पहले से ही स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर चुके हैं, तो टेम्प्लेट बनाने के अलावा, आपके और आपके सहकर्मियों के लिए इसे बनाए रखने के लिए सीखने की अवस्था कम है। साथ ही, आप जितनी चाहें उतनी या कम सुविधाएँ जोड़ सकते हैं।
