वर्कवीक के लिए नए विचार सामने आए हैं क्योंकि अधिक कंपनियां वर्कर बर्नआउट से निपटने की कोशिश करती हैं। उदाहरण के लिए, एक सामाजिक प्रयोग 40-घंटे, पांच-दिवसीय कार्य सप्ताह को 32-घंटे, चार-दिवसीय कार्य सप्ताह में बदल रहा है।
जबकि कुछ लोग चिंता करते हैं कि काम किए गए घंटों की संख्या कम करने से उत्पादकता कम हो जाएगी, यह जरूरी नहीं कि सच हो। से रिपोर्ट के अनुसार बीबीसी, 32 घंटे के कार्य सप्ताह के चार साल के परीक्षण से पता चला कि "अधिकांश कार्यस्थलों में उत्पादकता वही रही या उसमें सुधार हुआ।"
यदि आपका कार्यस्थल 32 घंटे के कार्य सप्ताह में स्विच करने पर विचार कर रहा है, तो उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए इन पांच चरणों का पालन करें।
1. कार्य व्यवस्थित करें
यह सुनिश्चित करने के लिए कि महत्वपूर्ण कार्य सर्वोच्च प्राथमिकता हैं, उस दिन (या सप्ताह, यदि आप पहले से योजना बनाना चाहते हैं) के लिए अपने कार्यों को सूचीबद्ध करें। सूची को देखते हुए, प्रत्येक कार्य को तीन श्रेणियों में क्रमबद्ध करें: उच्च प्राथमिकता, मध्यम प्राथमिकता, तथा कम प्राथमिकता.
आपके व्यवसाय के लिए उच्च-प्राथमिकता वाले कार्य आवश्यक हैं जिन्हें तुरंत पूरा करने की आवश्यकता है। मध्यम प्राथमिकता वाले कार्यों को तुरंत पूरा किया जाना चाहिए लेकिन इसमें थोड़ा विलंब हो सकता है। अंत में, कम प्राथमिकता वाले कार्य वे होते हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है लेकिन तुरंत नहीं।
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि अपने कार्यों को कैसे वर्गीकृत किया जाए, तो प्रयास करें आपकी कार्य सूची को प्राथमिकता देने के लिए तीन-स्ट्राइक प्रणाली.
जब आप अपने कार्यों को सूचीबद्ध और क्रमबद्ध करते हैं, तो सहयोगी नोट्स ऐप का उपयोग करें जैसे माइक्रोसॉफ्ट वनोट या Google कीप इसलिए आपकी पूरी टीम को पता है कि उन्हें किस काम को प्राथमिकता देनी चाहिए। एक नोट्स ऐप आपकी टीम के सदस्यों को प्राथमिकताओं की सूची पर फीडबैक प्रदान करने की भी अनुमति देगा ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि आवश्यक कार्य पहले पूरा हो गया है।
2. कैलेंडर साझा करें
अपनी टीम को अपने कैलेंडर साझा करने के द्वारा कार्यों को व्यवस्थित करने के माध्यम से आपने जो सहयोगात्मक गति शुरू की है, उसे जारी रखें। अधिकांश कैलेंडर ऐप्स, जैसे माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण तथा गूगल कैलेंडर, आपको अपना शेड्यूल अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने की अनुमति देता है।
उत्पादक वातावरण बनाए रखने के लिए हर किसी के कार्यक्रम के बारे में जागरूकता महत्वपूर्ण है। अपनी टीम के साथ अपना कैलेंडर साझा करके, हर कोई महत्वपूर्ण टीम मीटिंग का ट्रैक रख सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि अवरुद्ध समय की अवधि के दौरान वे सहकर्मियों को परेशान न करें।
अनावश्यक बैठकों में कटौती करना भी आसान होगा। हर किसी के शेड्यूल को जानने से आप एक बार में कई मीटिंग करने के बजाय सभी के मिलने का समय निकाल पाएंगे। यह आपको यह भी देखने देगा कि क्या बैठक के विषयों को दोहराया जा रहा है।
3. टाइमर ऐप्स का उपयोग करें (और उन्हें सुनें)
आपके कार्य सप्ताह में 20% की कमी के साथ, दिन का प्रत्येक मिनट एक अधिक मूल्यवान संसाधन बन जाता है। अपना समय अनुकूलित करने के लिए, आपको अपने लिए एक शेड्यूल बनाना चाहिए और उस पर टिके रहना चाहिए। अपने कैलेंडर पर प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए और मीटिंग और ब्रेक के लिए समय को ब्लॉक करें (क्योंकि आपको लेने की आवश्यकता है पर्याप्त और पुनर्स्थापनात्मक विराम अपने सर्वश्रेष्ठ होने के लिए)।
एक बार जब आप अपना शेड्यूल बना लें, तो प्रत्येक कार्य के लिए एक टाइमर सेट करें। कुछ लोकप्रिय टाइमर ऐप्स में शामिल हैं पोमोफोकस तथा टॉगल. कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सा ऐप चुनते हैं, इसे सुनना सुनिश्चित करें। जब आपका टाइमर आपको रुकने के लिए कहता है, तो आपको रुक जाना चाहिए और अपने अगले कार्य पर जाना चाहिए, भले ही आपने इसे पूरा नहीं किया हो।
अधूरे काम से निपटने के लिए, हमेशा अपने शेड्यूल में कैच-अप ब्लॉक जोड़ें। कैच-अप ब्लॉक उस समय की एक निर्धारित राशि है जिसे आप उन कार्यों पर काम करना जारी रखने के लिए देते हैं जिन्हें पूरा करने के लिए आपके पास समय नहीं था। एक को जोड़ने से आप अपना सारा काम पूरा करने के लिए ट्रैक पर बने रहेंगे।
4. क्लाउड स्टोरेज सिस्टम का उपयोग करें
किसी भी व्यवसाय के लिए दस्तावेज़ साझा करना आवश्यक है। सौभाग्य से हार्ड-कॉपी स्टोरेज सिस्टम के दिन, जो सीमित पहुंच वाले थे, लंबे समय से चले गए हैं। लेकिन 32 घंटे के काम के माहौल में, कोई भी डिजिटल स्टोरेज सिस्टम नहीं चलेगा।
सुनिश्चित करें कि आपकी टीम क्लाउड साझाकरण परिवेश में दस्तावेज़ साझा करती है, जैसे एक अभियान या गूगल ड्राइव. जब आप किसी स्थानीय परिवेश में दस्तावेज़ों को होस्ट करते हैं, तो पहुँच सीमित होती है, जो कार्यप्रवाह को धीमा कर देती है। क्लाउड स्टोरेज सिस्टम कार्यदिवस में गति बाधाओं को रोकने के लिए सभी को आवश्यक सामग्री तक पहुंचने की अनुमति देता है।
क्लाउड स्टोरेज सिस्टम भी सभी को कार्य प्रगति पर नज़र रखने की अनुमति देता है, जो क्रॉस-सहयोगी परियोजना प्रयासों में मदद करता है। हालांकि, अपने क्लाउड स्टोरेज सिस्टम को एक्सेस करने योग्य बनाने के लिए, व्यवस्थित करें और अपने क्लाउड स्टोरेज को साफ करें समय - समय पर। इस तरह, आप और आपकी टीम के सदस्य पुराने फोल्डर और फाइलों को छांटने में समय बर्बाद नहीं करेंगे, ताकि आपको जो चाहिए वह मिल सके।
5. स्प्रैडशीट पर अपना दिन ट्रैक करें
अपने कैलेंडर पर समय बंद करने के अलावा, अपने दैनिक कार्यों को एक प्रोग्राम का उपयोग करके स्प्रेडशीट पर रिकॉर्ड करें जैसे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या Google पत्रक. प्रत्येक कार्य को रिकॉर्ड करें और नौकरी में आपको कितना समय लगा।
किसी कार्य के लिए समय रिकॉर्ड करते समय, अपने कैलेंडर में केवल वही न डालें जिसे आपने ब्लॉक किया है। इसके बजाय, यदि आपको किसी कार्य को पूरा करने के लिए अधिक समय चाहिए, तो उसे लिख लें। यह जानने के लिए कि आप किसी कार्य पर कितना समय व्यतीत करते हैं, यह जानना आवश्यक है कि अपने दिन को कैसे अनुकूलित किया जाए।
अपने दैनिक कार्यों पर खर्च किए गए समय को ट्रैक करने के एक सप्ताह के बाद, देखें कि आपका समय उन कार्यों की सूची में कैसे फैला था जिन्हें आपको पूरा करना था। सूची का अध्ययन करें और अपने आप से पूछें कि यह क्या कहती है। आप अपना अधिकांश समय कहाँ व्यतीत कर रहे हैं? कौन से कार्य अपेक्षा से अधिक समय ले रहे हैं? खर्च किए गए समय में आप कहां कटौती कर सकते हैं?
यह ट्रैकिंग और पूछताछ आपको बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देगी कि आपका समय पूरे दिन कैसे उपयोग किया जाता है। यह जानने के बाद कि आपका समय कहाँ व्यतीत होता है, आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि क्या काटा जा सकता है, प्रत्यायोजित किया जा सकता है, और अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है।
अपने 32 घंटे के कार्य सप्ताह को अधिकतम करें
अपने 32-घंटे के कार्य सप्ताह के दौरान उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए, अपने कार्यों को व्यवस्थित करना, अपने कैलेंडर साझा करना, टाइमर ऐप्स का उपयोग करना, क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करना और अपने दिन को ट्रैक करना याद रखें। ये पांच चरण आपके कार्यदिवस में मामूली बदलाव हैं जो आपके कार्य सप्ताह को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेंगे।
यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि सप्ताह के आठ घंटे खोने का मतलब यह नहीं है कि आपको अपना कोई भी कार्य उत्पादन खोना है। इसके विपरीत, चार-दिवसीय कार्य सप्ताह में परिवर्तन आपकी टीम को अधिक मेहनत करने के लिए प्रेरित कर सकता है।
उत्पादकता हमेशा आपके पास समय के बारे में नहीं होती है; यह इस बारे में है कि आप उस समय का उपयोग कैसे करते हैं।
