जब समय के आकलन और स्वतंत्र परियोजना प्रबंधन की बात आती है, तो सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने काम के घंटों को सटीक रूप से ट्रैक करें। यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने प्रोजेक्ट को अच्छी तरह से जानते हैं ताकि आप अपने ग्राहकों को एक वास्तविक अनुमान दे सकें कि किसी विशेष कार्य में कितना समय लगेगा।

आखिरकार, आप अपने आप को अपने ग्राहकों से अधिक शुल्क या कम शुल्क नहीं लेना चाहते हैं। आइए कुछ बिंदुओं पर एक नज़र डालते हैं जिन्हें ऐसा करते समय आपको ध्यान में रखना चाहिए।

1. अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित करें

पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आपको इस बात की पक्की समझ है कि परियोजना में क्या शामिल होगा। पता लगाएँ कि वास्तव में आप किन कार्यों, समय-सीमाओं और बजटों को संभालेंगे। कार्यक्षेत्र और शामिल कार्यों की एक ठोस समझ रखने से आपको किसी भी अनावश्यक खर्च से बचने में मदद मिलेगी।

गुंजाइश रेंगने से सावधान रहें। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो संभवतः आपकी परियोजना आपके प्रारंभिक अनुमान से अधिक लंबी हो जाएगी। इससे बचने का सबसे अच्छा तरीका है a कार्य विश्लेषण संरचना (WBS) सभी कार्यों को विस्तार से मैप करने के लिए, और अपने क्लाइंट के साथ प्रभावी ढंग से अपने वर्कफ़्लो को कारगर बनाने के लिए। आप इस उद्देश्य के लिए प्रोजेक्ट स्कोप टेम्पलेट का भी उपयोग कर सकते हैं।

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डाउनलोड:छोटी चादर (एक्सेल फ़ाइल के रूप में उपलब्ध)

2. एक उचित समय अनुमान तकनीक का प्रयोग करें

हर कीमत पर, आपको कम और अधिक आकलन से बचने की कोशिश करनी चाहिए। कई फ्रीलांसर किए गए काम के मूल्य का निर्धारण करते समय अपनी प्रति घंटा दर उद्धृत करते हैं, लेकिन इससे या तो बढ़े हुए चालान हो सकते हैं या यहां तक ​​कि आपके समय के लिए कम चार्ज करना—खासकर यदि आपने आकस्मिकताओं, संसाधनों की कमी, और अन्य बातों पर ध्यान नहीं दिया है कारक परियोजना के घंटों का सटीक अनुमान लगाने के लिए यहां कुछ तरीके दिए गए हैं:

  • विशेषज्ञ निर्णय: यह उन मामलों में आवश्यक है जहां डेटा को मापना मुश्किल या असंभव है, या जहां विस्तृत विनिर्देश बिल्कुल उपलब्ध नहीं हैं। इस तकनीक का उपयोग करने की कुंजी निर्णय लेने से पहले अधिक से अधिक जानकारी और विश्लेषण प्राप्त करना है। आपको इस पद्धति का उपयोग उप-कार्यों और प्रयासों के आकलन और समय पूर्वानुमान चरण में उनकी अवधि की पहचान करने के लिए करना चाहिए।
  • अनुरूप अनुमान: अनुरूप अनुमान एक सामान्य अभ्यास है जिसमें आपके अनुमान के आधार के रूप में समान विशेषताओं वाली परियोजना (परियोजनाओं) का उपयोग करना शामिल है। आप इस प्रक्रिया में सहायता के लिए पिछले अनुभव, उद्योग औसत या अन्य संसाधनों का उपयोग कर सकते हैं। अनिवार्य रूप से, अनुरूप अनुमान अनुमान लगाने के लिए समान परियोजनाओं से ऐतिहासिक डेटा का उपयोग करता है।
  • तीन सूत्री अनुमान: इस पद्धति में सभी संभावित परिदृश्यों (आशावादी, निराशावादी, और सबसे अधिक संभावना) का निर्धारण करना शामिल है, साथ ही उनके घटित होने की संभावनाएं, और फिर एक अंतिम अनुमान के साथ आना शामिल है। इसकी गणना आमतौर पर त्रिकोणीय वितरण तकनीक या PERT बीटा अनुमान का उपयोग करके की जाती है।

त्रिकोणीय वितरण पद्धति का उपयोग करते समय, आप निम्न अनुमानों का मतलब ले सकते हैं-आशावादी अनुमान (ओ), निराशावादी अनुमान (पी), और सबसे संभावित अनुमान (एम)। तो, त्रिकोणीय वितरण समीकरण इस तरह दिखेगा:

ई = (ओ + पी + एम) / 3

PERT का अर्थ "कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक" है। यह एक निर्णय लेने वाला मॉडल है जो समूहों को यह निर्धारित करने में मदद करता है कि उन्हें विभिन्न कार्यों को पूरा करने के लिए कितना समय चाहिए।

PERT बीटा वितरण पद्धति एक भारित औसत से अधिक है। यह सबसे संभावित परिणाम को अधिक वजन देता है और अन्य परिणामों को कम वजन देता है। परियोजना प्रबंधक आमतौर पर परियोजना के पूरा होने की तारीखों का अनुमान लगाने के लिए इस पद्धति का उपयोग करते हैं, क्योंकि यह अधिक सटीक होता है।

PERT बीटा समीकरण का अनुमान निम्न तरीके से लगाया जा सकता है:

PERT बीटा वितरण = (P + O + 4ML) / 6

ऊपर दिए गए हमारे उदाहरण के बाद, मान लें कि टास्क ए पर काम करने वाले एक फ्रीलांसर के मामले में (जो होता है एक सोशल मीडिया अभियान बनें) सबसे आशावादी अनुमान दो सप्ताह है, और सबसे खराब स्थिति नौ है सप्ताह। सबसे संभावित अनुमान चार सप्ताह है।

PERT बीटा समीकरण को लागू करने पर, अनुमानित समय अनुमान 4.5 सप्ताह हो जाएगा। इस पद्धति का उपयोग करते हुए, हम इस मामले में अपने ग्राहकों को एक व्यापक समापन समय देने के लिए मानक विचलन का भी हिसाब लगा सकते हैं। टास्क ए के लिए, हम इसे नीचे के रूप में व्यक्त कर सकते हैं:

मानक विचलन = (पीओ)/6 = (9-2)/6 = 1.75

हमारे उदाहरण में यह 1.75 है। इसलिए, हम 4.5 सप्ताह के बजाय 6.25 सप्ताह की संभावित समाप्ति विंडो दे सकते हैं।

  • बॉटम-अप अनुमान: फ्रीलांस प्रोजेक्ट घंटों की गणना करने का सबसे सरल (और सबसे सटीक) तरीका बॉटम-अप अनुमान दृष्टिकोण है। यह दृष्टिकोण बताता है कि आप अपने काम के टूटने की संरचना के आधार पर शुरू करते हैं, सभी खर्चों का मिलान करते हैं और फिर आवश्यकतानुसार जोड़ते हैं।

इस दृष्टिकोण के साथ, आप नीचे से शुरू करके और अपने प्रोजेक्ट स्कोप पर प्रत्येक लागत के माध्यम से अपने तरीके से काम करके सटीक अनुमान बना सकते हैं। यह आपको एक बार में सभी लागतों को कवर करने में मदद करता है।

3. अपने ठगना अनुपात की गणना करें

चूंकि सभी फ्रीलांसर एक ही तरह से काम नहीं करते हैं, इसलिए यह मापना मुश्किल हो सकता है कि वे किसी प्रोजेक्ट पर काम करने में कितना समय लगाते हैं। ऐसे मामलों में, फ़ज अनुपात कैलकुलेटर का उपयोग करने से आपको सटीक अनुमानों की गणना करने में मदद मिल सकती है। यह आपको समय के अनुपात को अधिक/कम करके आंका गया देखने में मदद करता है, जिससे आप अपने बिल योग्य घंटों को अनुकूलित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप अनुमान लगाते हैं कि किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने में आपको चार दिन लगेंगे, लेकिन इसमें आपको केवल दो दिन लगेंगे, तो आपका फ़ज अनुपात 2:1 है। ठगना अनुपात का लक्ष्य यह निर्धारित करना है कि आप अपने प्रोजेक्ट में कार्यों के माध्यम से कितनी जल्दी आगे बढ़ सकते हैं और आपके शेड्यूल में कितना सुस्त है।

4. निष्क्रिय समय और ब्रेक के लिए खाता

आप सोच सकते हैं कि आप अपने द्वारा लगाए गए घंटों को आसानी से जोड़ सकते हैं, लेकिन वास्तव में यह काम नहीं करता है। छुट्टी के दिनों और निष्क्रिय समय को आपके द्वारा काम करने की योजना के कुल घंटों में शामिल किया जाना चाहिए।

यदि आप ब्रेक नहीं लेते हैं, तो आप अपेक्षा से अधिक तेजी से जलेंगे। यदि आप स्लैक या टोडोइस्ट जैसे सहयोग टूल का उपयोग कर रहे हैं, तो इसे सेट करना महत्वपूर्ण हो जाता है छुट्टी या कार्यालय से बाहर की स्थिति समय निकालते समय।

यदि आप एक दिन की छुट्टी लेते हैं, तो आपको प्रति सप्ताह काम करने के लिए आपके द्वारा नियोजित घंटों की संख्या की गणना करते समय इसे ध्यान में रखना चाहिए। यदि आपने निष्क्रिय समय या काम पर एक ब्रेक बढ़ाया है, तो यह भी ध्यान देने योग्य है कि प्रत्येक सप्ताह काम किए गए अपने कुल घंटों में बस एक या दो घंटे जोड़ें।

डाउनलोड: वर्टेक्स42 (एक्सेल फ़ाइल के रूप में उपलब्ध)

5. योजना, आकस्मिकताओं और संशोधनों में कारक

सबसे आम गलतियों में से एक जो फ्रीलांसर करते हैं, वह है नियोजन समय का हिसाब नहीं देना। इसी तरह, किसी परियोजना के दौरान उत्पन्न होने वाली अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए आकस्मिक अनुमान आवश्यक हैं - उदाहरण के लिए, संसाधन की कमी।

  • योजना: आपको अपने काम की योजना बनाने और यह सुनिश्चित करने के लिए समय की आवश्यकता होगी कि आपको ग्राहकों से सभी आवश्यक जानकारी मिल रही है। यह उन ग्राहकों के साथ काम करते समय विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो आपके उद्योग में नए हैं या जिन्होंने आपके साथ पहले कभी काम नहीं किया है।
  • प्रशासन: आपको इनवॉइस भेजने या सोशल मीडिया अकाउंट सेट करने जैसे प्रशासनिक कार्यों के लिए समय की आवश्यकता होगी। परियोजनाओं के पूरा होने के बाद आपको क्लाइंट फॉलो-अप के लिए भी समय की आवश्यकता हो सकती है।
  • आकस्मिकताएं/संशोधन: यदि कोई परियोजना अपेक्षा से अधिक समय लेती है या यदि किसी परियोजना में कुछ गलत हो जाता है, तो आपको प्रशासनिक कार्यों या परिवर्धन या संशोधन करने के लिए अतिरिक्त समय की आवश्यकता हो सकती है।

आप प्रत्येक प्रोजेक्ट पर कितना समय व्यतीत कर रहे हैं, इसकी बेहतर समझ प्राप्त करने के लिए टाइम ट्रैकिंग एक शानदार तरीका है। आप प्रोजेक्ट टाइमलाइन टेम्प्लेट जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं या टाइमशीट टेम्पलेट्स तथा समय ट्रैकिंग ऐप्स यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको कार्यों को पूरा करने में कितना समय लगता है, इसके बारे में आपको उचित डेटा मिल रहा है।

आप यह भी पाएंगे कि समय पर नज़र रखने के लिए एक प्रणाली की स्थापना, जैसे कि पोमोडोरो तकनीक, आपको उत्पादकता बढ़ाने, अपनी प्रगति पर नज़र रखने और यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आप समय सीमा को पूरा कर रहे हैं।

7. अपने अंतिम अनुमानों की समीक्षा करें

आपने अपना अनुमान पूरा कर लिया है, और अब उस अंतिम संख्या को बनाने का समय आ गया है। यहां आपको जिन चीजों की आवश्यकता होगी, उनमें से एक है अपने अनुमान की समीक्षा करना। जांचें कि क्या अनुमान से कोई कार्य छोड़ा गया था। यदि ऐसा है, तो उन अतिरिक्त घंटों को अंतिम अनुमान में जोड़ें। विभिन्न प्रकार के का उपयोग करना परियोजना प्रबंधन टेम्पलेट्स मदद हो सकती है।

यदि आपके पास अपने ग्राहक से कोई अनुमान है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए इसकी समीक्षा करें कि संख्याएँ उचित हैं। यदि आपके दो अनुमानों के बीच कोई विसंगति है, तो उनसे इस बारे में अधिक विवरण मांगें कि वे क्या चाहते हैं और वे इसे कैसे करना चाहते हैं।

अपने बिल योग्य घंटों का सही-सही मूल्यांकन और प्रबंधन करें

प्रोजेक्ट घंटे का विषय फ्रीलांसरों के लिए एक विवादास्पद विषय है, क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति की अपनी दर (अनुभव, विषय विशेषज्ञता, ग्राहक मांगों, आदि के आधार पर) और समस्या-समाधान पद्धति होगी।

यदि आप अपने फ्रीलांस बिल योग्य घंटों की गणना करने की योजना बना रहे हैं, तो इन युक्तियों और युक्तियों को जानना अमूल्य होगा। उम्मीद है, वे आपके अगले प्रोजेक्ट पर आपका समय और पैसा बचाएंगे- और पूरी प्रक्रिया को बहुत कम तनावपूर्ण बना देंगे।