टीम वर्क में फाइल शेयरिंग आम बात है। लेकिन यह उल्टा होता है जब आपके द्वारा साझा की जाने वाली फ़ाइलें अव्यवस्थित होती हैं और आपके सिस्टम को खराब कर देती हैं। अव्यवस्था के बीच आप केवल इतना ही काम कर सकते हैं।
अपनी साझा फ़ाइलों को व्यवस्थित करना आपके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने की कुंजी है। यदि आप ऐसा करने में विफल रहते हैं, तो आप महत्वपूर्ण फाइलों को खो सकते हैं या काम के दौरान उन्हें मिला सकते हैं। उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपनी साझा की गई फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के प्रभावी तरीके देखें।
1. मौजूदा फाइलों की समीक्षा करें
आपके सिस्टम को सुव्यवस्थित रखने के लिए समय-समय पर मौजूदा फाइलों की समीक्षा करना आवश्यक है। इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आपके सिस्टम पर कुछ फ़ाइलें हैं जिनका आप उपयोग नहीं करते हैं या जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है। वे फाइलें वहीं रह सकती हैं और आपकी जानकारी के बिना जगह घेर सकती हैं।
अपनी फ़ाइलों की समीक्षा करने के लिए हमेशा समय निकालें, ताकि आप उन फ़ाइलों को हटा सकें जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है और पुरानी फ़ाइलों को अपडेट करके उनका अधिकतम लाभ प्राप्त कर सकते हैं। अकेले अपनी फाइलों की समीक्षा करना मुश्किल हो सकता है। मौजूदा फाइलों की समीक्षा के महत्व के बारे में अपनी टीम के सदस्यों या कर्मचारियों को शिक्षित और सिखाएं। यह सरल कर्तव्य उच्च दक्षता के लिए एक स्वच्छ कार्यक्षेत्र बनाता है।
2. अपने फ़ोल्डर्स को विस्तार से बनाएं और नाम दें
अपने सिस्टम में फाइलों की तलाश में अपने अधिकांश काम के घंटे बिताने से ज्यादा विचलित करने वाली कोई बात नहीं है। अपनी फ़ाइलों के लिए उनकी श्रेणियों के अनुसार अलग-अलग फ़ोल्डर बनाकर अपने आप को परेशानी से बचाएं।
मास्टरिंग अपने फोल्डर को विस्तार से कैसे व्यवस्थित करें समय बचाता है और उत्पादकता बढ़ाता है। आप अपनी फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को पहचानने या उन तक पहुँचने के लिए उन्हें खोले बिना तेज़ी से नेविगेट कर सकते हैं। इसी तरह, आपके फ़ोल्डर बनाने और नाम देने से आपकी टीम के सदस्यों को यह पहचानने में मदद मिलती है कि कौन सी फाइलें एक्सेस के लिए उनसे संबंधित हैं और उनमें संवेदनशील जानकारी है।
अपने फ़ोल्डर का नामकरण करते समय, यथासंभव लंबे और जटिल नामों का उपयोग करने से बचने का प्रयास करें क्योंकि उन्हें याद रखना मुश्किल है। साथ ही विशेष वर्णों और प्रतीकों के प्रयोग से बचें क्योंकि वे न केवल दृश्यमान होते हैं, बल्कि अर्थहीन भी होते हैं। अंत में, यदि आपको शब्दों को अलग करने के लिए रिक्त स्थान का उपयोग करना है, तो इसके बजाय अंडरस्कोर या डैश का उपयोग करें।
3. अपने फ़ोल्डर सीमित करें
साझा फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए फ़ोल्डर बनाना और उनका नामकरण करना एक अच्छा अभ्यास है, इसे ज़्यादा मत करो। आपके पास मौजूद प्रत्येक फ़ाइल के लिए एक ही फ़ोल्डर होने से अव्यवस्था पैदा होगी। आपके सिस्टम पर आपके पास बहुत अधिक फ़ाइलें होंगी, और यह भारी हो सकती है।
इसलिए, प्रत्येक फ़ाइल के लिए एक फ़ोल्डर बनाने के बजाय, फ़ाइल को समान सामग्री वाले फ़ोल्डर में मर्ज करें। आप ठीक से जानते हैं कि एक ही श्रेणी में फ़ाइलों की तलाश करते समय कहाँ देखना है।
4. स्थानीय भंडारण खाई
स्थानीय भंडारण इन-चीज हुआ करता था, लेकिन डिजिटलीकरण के साथ, अधिक व्यवहार्य विकल्प हैं। इसलिए, यदि आप अभी भी अपनी फ़ाइलों को सहेजने के लिए स्थानीय संग्रहण का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अतीत में फंस गए हैं। अधिक फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए उच्च बैंडविड्थ खरीदने के कारण रखरखाव के लिए महंगा होने के अलावा, स्थानीय भंडारण एक सुरक्षा जोखिम पैदा करता है। अगर कोई आपके स्टोरेज डिवाइस के साथ छेड़छाड़ करता है, तो आप उस पर मौजूद सारी जानकारी खो सकते हैं।
इसलिए लोकल स्टोरेज के बजाय क्लाउड स्टोरेज का इस्तेमाल करें। क्लाउड स्टोरेज के साथ, आप अपनी फाइलों को दूरस्थ रूप से एक्सेस कर सकते हैं, अधिक स्टोरेज स्पेस प्राप्त कर सकते हैं और मजबूत सुरक्षा लागू कर सकते हैं। इसकी जाँच पड़ताल करो सबसे सस्ता क्लाउड स्टोरेज प्रदाता लागत बचाने के लिए।
5. संस्करण नियंत्रण के साथ सॉफ्टवेयर अपनाएं
इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आपको अपनी फ़ाइलें बनाने के बाद उन्हें संशोधित करने की आवश्यकता होगी। संस्करण नियंत्रण आपको फ़ाइल या फ़ाइलों के संग्रह में किए गए संशोधनों पर नज़र रखने में मदद करता है। मैन्युअल रूप से परिवर्तनों को ट्रैक करना कठिन है और आपको भ्रमित कर सकता है।
जैसा कि आप उपयोग कर सकते हैं आपकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए संस्करण नियंत्रण ऐप्स, आप फ़ाइल में किए गए संशोधनों को ट्रैक करने के लिए संस्करण नियंत्रण के साथ फ़ाइल आयोजन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आप उन्हें मिश्रित न करें।
टीम के सभी सदस्यों को एक ही पृष्ठ पर रखना संस्करण नियंत्रण प्रणाली की भूमिका है। सबसे महत्वपूर्ण रूप से, यह सुनिश्चित करता है कि टीम में हर कोई एक ही प्रोजेक्ट पर सहयोग करता है और काम करता है, जबकि यह सुनिश्चित करता है कि वे सभी फ़ाइल के नवीनतम संस्करण का उपयोग कर रहे हैं।
6. शॉर्टकट और पसंदीदा बनाएं
यदि आपके पास बजट है या आपको त्वरित कार्रवाई की आवश्यकता है, तो शॉर्टकट और पसंदीदा बनाना सबसे अच्छा है। एक शॉर्टकट हार्ड ड्राइव फ़ाइल का संदर्भ है। किसी प्रोग्राम, फ़ाइल या फ़ोल्डर को उसके पॉइंटर द्वारा निर्धारित किया जा सकता है।
चूंकि इसमें मूल फ़ाइल के स्थान की जानकारी है, इसलिए शॉर्टकट एक छोटी फ़ाइल है जो बहुत कम संग्रहण स्थान का उपयोग करती है। डुप्लीकेट मूल फ़ाइल से बिल्कुल मेल नहीं खाता। इस प्रकार, जब आप शॉर्टकट हटाते हैं तब भी मूल फ़ाइल बरकरार रहती है।
आप सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम और फ़ोल्डर शॉर्टकट को आसानी से पहुंचने वाले स्थानों जैसे कि अपने कार्य डैशबोर्ड या शॉर्टकट की सहायता से तेज़ लॉन्च बार में रख सकते हैं।
7. फोल्डर टेम्प्लेट प्री-क्रिएट करें
अपनी साझा की गई फ़ाइलों को व्यवस्थित करने का दूसरा तरीका अस्थायी टेम्पलेट को पूर्व-निर्मित करना है। यदि आप अनिश्चित हैं कि इस समय किस टेम्पलेट का उपयोग करना है, तो आप फ़ोल्डर टेम्प्लेट पूर्व-निर्मित कर सकते हैं।
फ़ोल्डर टेम्पलेट को पूर्व-बनाने से आपको कुछ फ़ाइलों को अपने सिस्टम में कहीं भी छोड़ने के बजाय फ़ोल्डर में रखने में मदद मिलती है। यह अंतरिक्ष में पनपने से भी रोकता है। यदि आप अंत में उन पूर्व-निर्मित फ़ोल्डरों पर अपना स्टैंड निर्धारित करते हैं, तो आप उन्हें अपने स्थायी संग्रहण में स्थानांतरित कर सकते हैं या नहीं भी कर सकते हैं।
8. उत्तोलन स्वचालित आयोजन सॉफ्टवेयर
अपनी साझा की गई फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है स्वचालित आयोजन सॉफ़्टवेयर को अपने सिस्टम में शामिल करना। फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करना न केवल कठिन है, बल्कि समय लेने वाला भी है। अलग-अलग फ़ाइलों को विशिष्ट स्थानों पर ले जाने के लिए विवरण पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
फिर भी, दरारों से चीजों के खिसकने की प्रवृत्ति होती है। लेकिन जब आप आयोजन सॉफ्टवेयर के साथ प्रक्रिया को स्वचालित करते हैं तो यह एक अलग गेंद का खेल है। एक प्रभावी आयोजन सॉफ़्टवेयर आपकी साझा फ़ाइलों को उनके सही स्थानों पर बहुत कम या बिना किसी पर्यवेक्षण के रखेगा। आपकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए आपके और आपकी टीम के पास आपके हाथों पर अधिक समय होगा।
9. पुरानी फ़ाइलें हटाएं
पुरानी फाइलें आपके किसी काम की नहीं हैं। जब तक आप उन्हें अपडेट करने की योजना नहीं बनाते, आपके सिस्टम में उनका कोई व्यवसाय नहीं है। यदि आप अपनी फ़ाइलों का जायजा लेते हैं, तो आप पा सकते हैं कि जिन फ़ाइलों का आप अब उपयोग नहीं करते हैं वे महत्वपूर्ण संग्रहण स्थान लेती हैं। उन्हें हटाने से आपको प्रासंगिक फ़ाइलें बनाने और संग्रहीत करने के लिए अधिक स्थान मिलेगा।
साथ ही, आपके सिस्टम फ़ाइलों में पुरानी फ़ाइलों को छोड़ने से गलती से नई या वर्तमान फ़ाइलों के साथ विलय हो सकता है, जिससे भ्रम पैदा हो सकता है। यह परिदृश्य तब हो सकता है जब ये फ़ाइलें नए या अनुभवहीन कर्मचारियों के हाथ में हों। इस प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए, आप फ़ाइल हटाने वाले सॉफ़्टवेयर का विकल्प चुन सकते हैं जैसे प्रिवाज़ेर, फ़ाइल तकलीफ, तथा ग्लोरी यूटिलिटीज, दूसरों के बीच में।
उत्पादकता बढ़ाने के लिए साझा फ़ाइलें व्यवस्थित करना
एक स्वच्छ कार्यक्षेत्र उत्पादकता बढ़ाता है। आप अपनी जरूरत के किसी भी दस्तावेज़ को आसानी से एक्सेस कर सकते हैं और बिना किसी रुकावट के चीजों को इधर-उधर कर सकते हैं। अपनी साझा की गई फ़ाइलों को व्यवस्थित करने से न केवल आपकी उत्पादकता बढ़ेगी, बल्कि आप अधिक कुशल भी बनेंगे, क्योंकि आप अपने कामों पर अधिक ध्यान केंद्रित करेंगे।
दिलचस्प बात यह है कि आपको यह सब स्वयं करने की आवश्यकता नहीं है। आप उठाने और रखने के लिए स्वचालित उपकरणों का लाभ उठा सकते हैं, ताकि आप अन्य कार्यों में संलग्न हो सकें जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है।
