आज, उत्पादक जीवन के लिए ईमेल आवश्यक हैं। वे आपको संवाद करने, सेवाओं के लिए साइन अप करने, खातों को सुरक्षित रखने, और बहुत कुछ करने देते हैं। इसका मतलब यह भी है कि आपका इनबॉक्स आसानी से भारी हो सकता है, जो एक समस्या है जब आप काम के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं।
जीमेल विशेष रूप से सुविधाओं और विकर्षणों में समृद्ध है, लेकिन आपके खाते और खुद को प्रबंधित करने के तरीके हैं ताकि आप फिर से मल्टीटास्किंग समाप्त न करें। एक समय में एक काम पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना संगठन और अनुशासन का विषय है। आइए जानें कि इसका वास्तव में क्या मतलब है।
1. अपने ईमेल व्यवस्थित करें
सबसे पहले, आप पर क्लिक कर सकते हैं सितारा या लेबल किसी भी ईमेल को चिह्नित करने के लिए उसके बगल में आइकन तारांकित या महत्वपूर्ण. यह इसे आपके साइड पैनल पर अपने संबंधित फ़ोल्डर में भेज देगा, साथ ही भविष्य में जीमेल की स्वचालित रूप से महत्वपूर्ण ईमेल को फ़्लैग करने की संभावना भी बढ़ जाएगी।
आप इससे भी आगे जा सकते हैं जीमेल में कलर कोडेड लेबल बनाना और मिश्रित ईमेल, कुछ रुचि, अन्य स्पैम की एक दीवार के माध्यम से जाने के बजाय तार्किक क्रम में ईमेल दर्ज करना।
इसलिए, जब ईमेल का एक नया बैच आता है, तो उनके माध्यम से स्किम करें और उसी के अनुसार उन्हें चिह्नित करें। फिर, उदाहरण के लिए, आप में ईमेल पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं महत्वपूर्ण पहले फ़ोल्डर और जिन्हें आपने "व्यक्तिगत" लेबल किया है उन्हें बाद के लिए छोड़ दें।
2. प्रतीक्षा करने वाले ईमेल पर स्नूज़ फ़ीचर का उपयोग करें
एक अन्य टूल जो आपको प्राथमिकता देने में मदद कर सकता है कि किस ईमेल पर ध्यान केंद्रित करना है, उसे कहा जाता है दिन में झपकी लेना.
ईमेल का चयन करें या उस पर होवर करें, और आपको एक आइकन दिखाई देगा जो घड़ी जैसा दिखता है। इसे क्लिक करें, और आप इसकी लंबाई चुन सकते हैं दिन में झपकी लेना.
आपकी पसंद जो भी हो, ईमेल आपके इनबॉक्स से गायब हो जाएगा और नियत समय पर वापस आ जाएगा। आप इसे तब से पहले एक्सेस कर सकते हैं, हालाँकि, बस इसे खोलकर याद दिलाया गया फ़ोल्डर।
3. अपना इनबॉक्स प्रकार बदलें
आपके जीमेल डैशबोर्ड को कस्टमाइज़ करने के कई तरीके हैं ताकि यह आपको मल्टीटास्किंग से रोक सके। तुम्हारी त्वरित सेटिंग एक बहुत ही आसान और आसान तरीका पेश करते हैं।
दबाएं गियर अपना खोलने के लिए पृष्ठ के शीर्ष पर आइकन समायोजन मेन्यू। खोजो इनबॉक्स प्रकार अनुभाग और अपने विकल्पों को देखें:
- चूक
- महत्वपूर्ण पहले
- पहले अपठित
- पहले तारांकित
- प्राथमिक इनबॉक्स
- एकाधिक इनबॉक्स
प्रत्येक प्रकार आपके इनबॉक्स को अलग तरह से संरचित करता है। यह सुविधा आपको इसमें भी मिलेगी त्वरित सेटिंग > सभी सेटिंग देखें > इनबॉक्स.
अपने जीमेल के लेआउट को और बेहतर बनाने के लिए, सबसे अधिक उत्पादक लेआउट को इसके साथ मिलाएं फ़िल्टर जो आपके Gmail इनबॉक्स को क्रमित करते हैं. सावधानीपूर्वक योजना बनाकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका ध्यान हमेशा उन ईमेल पर पड़े जो आपके लिए सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं।
4. अपने इनबॉक्स का घनत्व बदलें
अपने इनबॉक्स को आंखों के लिए जितना संभव हो उतना आसान बनाएं, और महत्वपूर्ण ईमेल खोजना आसान हो जाएगा। जीमेल पर काम करते समय आप बहुत तेजी से थकने से भी बचेंगे।
आप में एक और विशेषता त्वरित सेटिंग इसे हासिल करने में आपकी मदद कर सकता है। नीचे घनत्व, आपके ईमेल कितने करीब होने चाहिए, इसके लिए तीन विकल्प हैं:
- चूक
- आरामदेह
- सघन
देखें कि कौन आपको अपने इनबॉक्स के माध्यम से जल्दी और आसानी से ब्राउज़ करने देता है।
5. अपने जीमेल खाते का अधिकतम पृष्ठ आकार बदलें
जीमेल आपको अपने इनबॉक्स के लेआउट पर अधिक नियंत्रण देता है, जिसमें प्रति पृष्ठ कितने ईमेल सूचीबद्ध होने चाहिए। इस सुविधा को खोजने के लिए, यहां जाएं त्वरित सेटिंग्स > सभी सेटिंग्स देखें > सामान्य.
यह टैब आपका है अधिकतम पृष्ठ आकार अनुभाग, जहां आप प्रत्येक पृष्ठ पर प्रदर्शित करने के लिए वार्तालापों की संख्या चुन सकते हैं। आपके पूर्व-निर्धारित विकल्प 10 से 100 तक होते हैं, इसलिए आप वास्तव में अपने ईमेल फैला सकते हैं या उन्हें एक साथ बंडल कर सकते हैं।
जब आप अपने फ़िल्टरिंग टूल को अच्छे उपयोग में लाते हैं, तो तय करें कि कौन सा लेआउट आपको कार्यों पर सबसे अधिक ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा।
6. अपना पठन फलक विभाजित करें
आप एक समय में एक ईमेल पर एक और जीमेल सुविधा के साथ मल्टीटास्किंग बंद कर सकते हैं और अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। आपके ईमेल के ऊपर है स्प्लिट पेन मोड टॉगल करें चिह्न।
यदि आप अपने डैशबोर्ड के मानक अविभाजित रूप में होने पर उस पर क्लिक करते हैं, लंबवत विभाजन सक्रिय हो जाएगा, जिसका अर्थ है कि आपके ईमेल को आपके द्वारा चुने गए प्रत्येक वार्तालाप की सामग्री को प्रदर्शित करने के लिए उनके साथ एक पैनल मिलेगा। इससे आप देख सकते हैं कि आपके ईमेल में क्या है, उन्हें पूरी तरह से खोले बिना। इसके बाद, आप अपने इनबॉक्स के माध्यम से तेज़ी से प्राप्त कर सकते हैं।
यदि आप के आगे वाले तीर पर क्लिक करते हैं स्प्लिट पेन मोड टॉगल करें आइकन, आप पाएंगे क्षैतिज विभाजन विकल्प, भी।
यह सब में भी उपलब्ध है त्वरित सेटिंग > सभी सेटिंग देखें > इनबॉक्स.
लेकिन आप अपनी Gmail सेटिंग को कस्टमाइज़ करके और भी बहुत कुछ कर सकते हैं, जैसे एक आवर्ती अवकाश प्रत्युत्तर की स्थापना. अन्वेषण करें कि आपके मोनो-टास्किंग से और क्या लाभ हो सकता है।
7. नीचे से नए ईमेल पढ़ना शुरू करें
जब व्यक्तिगत आदतों की बात आती है जो आपको मल्टीटास्किंग से दूर कर सकती है, तो एक निश्चित तरीका है कि आप अपने ईमेल को एक उद्देश्य या तार्किक क्रम से पढ़ें।
उदाहरण के लिए, ईमेल की एक मानक सूची में, सबसे नए ईमेल सबसे ऊपर होंगे, इसलिए किसी भी अपठित बातचीत के नीचे से शुरू करना समझ में आता है, पहले सबसे पुराने से निपटना।
उनके पास समय सीमा या महत्वपूर्ण जानकारी हो सकती है जो बाद के ईमेल के लिए प्रासंगिक हो। यदि केवल सुरक्षित पक्ष पर रहना है और अपने आप को केंद्रित रखना है, तो अपने ईमेल पर अपना काम करें।
8. सबसे आसान ईमेल पहले साफ़ करें
जीमेल के स्प्लिट पैनल के साथ, आप जल्दी से उन ईमेल की पहचान कर सकते हैं जो आपकी रुचि नहीं रखते हैं या जिन्हें जल्दी से निपटाया जा सकता है। अपने इनबॉक्स में जाएं और सबसे आसान कार्यों को पहले निपटाएं, उन्हें रास्ते से हटा दें। फिर, आप अधिक जटिल ईमेल को प्राथमिकता दे सकते हैं।
यह एक सरल रणनीति है, लेकिन एक ऐसी रणनीति है जो आप पर हावी हुए बिना आपके इनबॉक्स को तेजी से और रचनात्मक रूप से साफ़ करती है।
आपके जीमेल खाते में दो उपयोगी विशेषताएं हैं जो कार्यों को सेट करने और नोट्स लेने के लिए अंतर्निहित हैं।
चलो साथ - साथ शुरू करते हैं Google कार्य, द्वारा चिह्नित जांच अपने साइडबार पर आइकन। उस पर क्लिक करें और फिर एक कार्य जोड़ें, यदि आपके पास पहले से कोई नहीं है। आप प्रत्येक कार्य को एक शीर्षक, विवरण, दिनांक और उप-कार्य दे सकते हैं। खुद को व्यवस्थित रखने के लिए उन्हें जितना जरूरी हो उतना अलंकृत करें।
ठीक ऊपर कार्य है गूगल कीपलाइट बल्ब आइकन, जो किसी भी मौजूदा Keep प्रविष्टियों को सूचीबद्ध करने वाला पैनल खोलता है ध्यान रखें बटन। उदाहरण के लिए, किसी विशेष क्लाइंट के ईमेल के बारे में नोट्स छोड़ने के लिए या Google मीट सत्रों के दौरान मिनटों का समय निकालने के लिए इसका उपयोग करें।
ये दोनों उपकरण आपको उन महत्वपूर्ण कार्यों की याद दिला सकते हैं जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है, साथ ही आपके द्वारा ध्यान केंद्रित किए जाने वाले प्रत्येक कार्य के साथ अधिक उत्पादक होने के तरीके भी प्रदान करते हैं।
10. ब्राउज़र एक्सटेंशन का उपयोग करें
यदि आप आसान टूल के समर्थन को पसंद करते हैं, तो ब्राउज़र ऐड-ऑन देखें जो आपके वर्कफ़्लो को संरचित करके या इसे उन हिस्सों में तोड़कर आपकी दक्षता को बढ़ाते हैं जिन्हें आप अधिक आसानी से निपट सकते हैं।
जानें Todoist कैसे आपकी उत्पादकता में सुधार कर सकता है, उदाहरण के लिए, स्मार्ट कार्य प्रबंधन की विशाल शक्ति के माध्यम से। आप इसे अपने जीमेल खाते से सिंक कर सकते हैं और प्रत्येक महत्वपूर्ण कार्य को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।
फिर, आपके पास जीमेल इनबॉक्स को क्रमबद्ध करें, एक एक्सटेंशन जो आपके मानक Gmail विकल्पों में फ़िल्टर जोड़ता है। आप अपने ईमेल को संपर्क, कंपनियों, अटैचमेंट आदि के आधार पर क्रमित कर सकते हैं।
यदि आप अपने ईमेल के साथ Google पत्रक का उपयोग करते हैं, तो विचार करें पंक्ति हाइलाइटर, जो ठीक वही करता है जो नाम से पता चलता है: यह स्प्रैडशीट पर पंक्तियों को हाइलाइट करता है, ताकि आप उन्हें तेज़ी से पढ़ सकें।
यहां तक कि कुछ मोनोटैब ऑनलाइन कर्मचारियों के लिए अमूल्य हो सकता है। यह एक एक्सटेंशन है जो एक ही टैब में लिंक सहेजता है ताकि आप अपने ब्राउज़र को कई खुले और धीमा करने के साथ समाप्त न करें।
अंततः, आपको अपनी एकाग्रता को कई दिशाओं में विभाजित करने और अपनी उत्पादकता को खराब करने से रोकने के लिए संगठनात्मक उपकरणों के साथ-साथ अनुशासन की भी आवश्यकता है।
ऊपर दिए गए टिप्स और टूल आपके ईमेल और आपके द्वारा जीमेल पर किए जाने वाले किसी भी अन्य काम को तार्किक और सुखद क्रम में रख सकते हैं। आप अपने आप को उन कार्यों के लिए समर्पित कर पाएंगे जो आप चाहते हैं और विचलन करना बंद कर दें।
जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, आपका आत्म-नियंत्रण खुद को मल्टीटास्किंग से रोकने में एक बड़ी भूमिका निभाता है, लेकिन बहुत सारे डिजिटल समर्थन होने से भी बहुत कुछ होता है। तो, देखें कि Google अपने प्लेटफ़ॉर्म पर आपके Gmail खाते से लेकर आपके Chrome ब्राउज़र तक और क्या पेशकश कर सकता है।