जैसे-जैसे अधिक संगठन दूरस्थ कार्य को अपनाते हैं, उन्हें उन सभी संसाधनों की आवश्यकता होती है जो वे उत्पादक आभासी बैठकें करने के लिए एकत्र कर सकते हैं। बाजार में कई वर्चुअल मीटिंग सॉफ़्टवेयर के बावजूद, कुछ व्यावसायिक टीमों को अभी तक सही सॉफ़्टवेयर नहीं मिला है।
Microsoft टीम काम करने वाली टीमों के लिए बैंक को तोड़े बिना वस्तुतः संलग्न और सहयोग करने के लिए एक समान अवसर प्रदान करती है। साथ ही पढ़ें क्योंकि हम चर्चा करते हैं कि आप सिस्टम के साथ अपनी उत्पादकता कैसे बढ़ा सकते हैं।
1. बैठक को सही ढंग से शेड्यूल करें
Microsoft Teams पर मीटिंग करने के लिए शेड्यूलिंग पहला चरण है। हालाँकि आप किसी भी समय मीटिंग शुरू कर सकते हैं, यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग भी आपसे जुड़ें, तो आपको उन्हें पहले से सूचित करना होगा।
Microsoft Teams पर मीटिंग सेट करते समय, आपको प्रतिभागियों के समय क्षेत्र पर विचार करना चाहिए। यदि आप मेजबान हैं, तो आप अपने समय क्षेत्र के साथ एक बैठक का समय निर्धारित कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से प्रतिभागियों के समय क्षेत्र को उनके डैशबोर्ड पर प्रदर्शित करेगा।
अपनी मीटिंग के लिए मतदान बढ़ाने के लिए, इसे ऐसे समय पर शेड्यूल करें जो अधिकांश प्रतिभागियों के लिए उपयुक्त हो, यदि सभी नहीं। विषम समय में मीटिंग शेड्यूल करना आपकी टीम के सदस्यों को आने से रोक सकता है। यहां तक कि अगर वे दिखाई देते हैं, तो समय बंद होने पर वे बेहतर तरीके से भाग नहीं ले सकते।
2. एक मॉडरेटर चुनें
तथ्य यह है कि आप Microsoft Teams पर मीटिंग की मेजबानी कर रहे हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको मीटिंग का मॉडरेटर होना चाहिए। निम्न में से एक दूरस्थ टीम मीटिंग को सफलतापूर्वक आयोजित करने के तरीके एक मॉडरेटर नियुक्त करना है, खासकर यदि आपके हाथ में पहले से ही बहुत अधिक काम है।
मीटिंग के एजेंडे को चलाने और प्रतिभागियों को प्रभावी ढंग से शामिल करने की जिम्मेदारी अपने मॉडरेटर को सौंपें। मॉडरेटर को प्रतिभागियों के व्यवहार पर कड़ी नजर रखनी चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बैठक के दौरान कोई भी उपद्रव न करे। मॉडरेटर को मीटिंग सेटिंग्स तक पर्याप्त पहुंच और नियंत्रण प्रदान करें, ताकि वे आवश्यकता पड़ने पर कमांड शुरू कर सकें।
3. ऑनलाइन अनुभव का अनुकूलन करें
ऑनलाइन मीटिंग सही सेटिंग्स में सबसे अधिक उत्पादक हैं। बैठक शुरू करने से पहले, एक उपयुक्त स्थान और बैठने की स्थिति खोजें। सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर डिवाइस का कैमरा अच्छी छवि गुणवत्ता के लिए अच्छी स्थिति में है। ऑडियो पर भी यही बात लागू होती है। अच्छी ऑडियो गुणवत्ता वाले माइक्रोफ़ोन के लिए प्रावधान करें। अप्रिय आश्चर्य से बचने के लिए मीटिंग शुरू होने से पहले अपने कैमरे और माइक्रोफ़ोन का परीक्षण करें।
जबकि अधिकांश मेजबान आराम से बैठना पसंद करते हैं और अपने संदेश को एक आकर्षक चित्रण के साथ पारित करना पसंद करते हैं, अन्य लोग एक स्टैंड पर प्रतिभागियों के साथ जुड़ना पसंद करते हैं। Microsoft टीम आपके ऑनलाइन स्थान को सुशोभित करने के लिए कई कस्टम पृष्ठभूमि प्रदान करती है।
4. नोट ले लो
नोट्स लेना में से एक है उत्पादक वर्चुअल मीटिंग चलाने के तरीके. जब आप बहुत सारी जानकारी संसाधित कर रहे होते हैं, तो कुछ आवश्यक विवरण छूटने की प्रवृत्ति होती है। चूंकि आपका मस्तिष्क केवल इतना ही रख सकता है, यदि आप नोट्स नहीं लेते हैं तो आप महत्वपूर्ण जानकारी खो सकते हैं। इसलिए बैठकों के दौरान नोटबंदी महत्वपूर्ण है।
Microsoft Teams पर मीटिंग करते समय नोट्स लेने के लिए आपको पेन और पेपर की आवश्यकता नहीं है। टूल एक नोटपैड प्रदान करता है जहां आप मीटिंग से जानकारी लिख और सहेज सकते हैं। आप अपनी मीटिंग के मुख्य एजेंडा को पुनः प्राप्त करने के लिए हमेशा अपने नोट्स पर वापस जा सकते हैं।
5. नॉन-स्पीकिंग प्रतिभागियों को म्यूट करें
शोर कार्यस्थल में उत्पादकता में बाधा डालता है. यदि आप इसे कली में नहीं दबाते हैं, तो यह आपकी वर्चुअल मीटिंग में भी बाधा डाल सकता है। यहां तक कि जब आप अपनी बैठक के लिए एक शांत स्थान पर रहने का प्रयास करते हैं, तब भी अन्य प्रतिभागी ऐसा नहीं कर सकते हैं। Microsoft Teams अपने म्यूट फ़ीचर से आपको शोर से छुटकारा पाने में मदद करता है।
मीटिंग के होस्ट के रूप में, आप न केवल स्वयं को, बल्कि Microsoft Teams पर मीटिंग में अन्य प्रतिभागियों को भी म्यूट कर सकते हैं। नियम यह है कि गैर-बोलने वाले प्रतिभागियों को हर समय म्यूट किया जाए। ऐसा करने से सुव्यवस्था और मर्यादा का निर्माण होता है। अन्य प्रतिभागी इस संदेश को समझेंगे कि एक बोलने वाला प्रतिभागी गुजर रहा है।
6. जोर देने के लिए चैट विंडो का उपयोग करें
प्रतिभागियों की दिलचस्पी बनाए रखने के लिए वर्चुअल मीटिंग्स को आकर्षक बनाना होगा। लोग लंबी बातचीत से आसानी से ऊब जाते हैं, इसलिए आपको उनका ध्यान रखने के लिए Microsoft Teams में चैट विंडो का भी उपयोग करना होगा।
एक होस्ट के रूप में, आप एक चैट विंडो बना सकते हैं जहां आप और अन्य प्रतिभागी मीटिंग के बारे में प्रासंगिक टिप्पणियां छोड़ सकते हैं। महत्वपूर्ण जानकारी लिखने के लिए यह एक अच्छी जगह है जिसके बारे में प्रतिभागियों को पता होना चाहिए। मॉडरेटर प्रतिभागियों से चैट विंडो में अपने किसी भी प्रश्न को छोड़ने के लिए भी कह सकता है, ताकि हर कोई प्रश्नों को स्पष्ट रूप से समझ सके।
7. मीटिंग रिकॉर्ड करें
वर्चुअल मीटिंग होस्ट करने वाली एक गलती सभी गतिविधियों पर नज़र रखने में विफल हो रही है। जब उन्हें किसी विषय पर वापस संदर्भित करने की आवश्यकता होती है, तो वे नहीं कर सकते। Microsoft Teams ने प्रत्येक छोटे विवरण को शीघ्रता से समझने के लिए एक रिकॉर्डिंग सुविधा शुरू करके रिकॉर्डिंग प्रक्रिया को आसान बना दिया है।
संदर्भ बनाना एक सीखने की प्रक्रिया का हिस्सा है, और हर ऑनलाइन सभा का रिकॉर्ड रखना बेहद फायदेमंद है। जब आप Microsoft Teams पर अपनी मीटिंग रिकॉर्ड करते हैं, तो आपके पास मीटिंग के विवरण का ठोस सबूत होता है।
8. अपनी पृष्ठभूमि को धुंधला करें
जिस तरह एक शोरगुल वाले वातावरण में किसी और को यह संदेश याद आ सकता है कि एक स्पीकर एक ऑनलाइन मीटिंग में गुजर रहा है, एक शोर की पृष्ठभूमि भी ध्यान भंग कर सकती है। उदाहरण के लिए, किसी प्रतिभागी की एक सुंदर पेंटिंग आपको उनकी बातों से विचलित कर सकती है। आप अपनी सोच को भी भूल सकते हैं।
Microsoft Teams प्रतिभागियों को उनकी पृष्ठभूमि को धुंधला करने की अनुमति देता है, ताकि वे स्वयं पर ध्यान केंद्रित कर सकें और वे क्या चर्चा कर रहे हैं। इस सुविधा के साथ, आपको अपनी मीटिंग के लिए एकदम सही पृष्ठभूमि होने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
9. व्हाइटबोर्ड फ़ीचर का उपयोग करें
कई उपयोगकर्ता Microsoft Teams पर व्हाइटबोर्ड सुविधा का अधिकतम उपयोग नहीं करते हैं। यह आपके संदेशों और विचारों को क्रियान्वित करने के लिए एक ऑनलाइन कैनवास है।
Microsoft टीम व्हाइटबोर्ड तब काम आता है जब आपको मीटिंग के दौरान अपनी टीम के सदस्यों को जटिल विचारों की व्याख्या करने की आवश्यकता होती है। यह आपके विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में मदद करने के लिए विभिन्न स्केचिंग तत्व प्रदान करता है।
10. स्क्रीन शेयरिंग सक्रिय करें
कभी-कभी, वर्चुअल मीटिंग में टीमों को विचारों और अवधारणाओं को समझाना पर्याप्त नहीं होता है। आपको उन्हें वह जानकारी दिखानी होगी जैसे वह आपके कंप्यूटर डिवाइस पर है। Microsoft Teams अपनी स्क्रीन-साझाकरण सुविधा के साथ इसे संभव बनाता है।
जब आप स्क्रीन साझाकरण सक्रिय करते हैं, तो आपको Microsoft Teams के साथ अपनी ऑनलाइन मीटिंग में प्रतिभागियों की सहभागिता के स्तर को बढ़ाने का अवसर मिलता है। यह आपको अन्य लोगों को यह दिखाने की अनुमति देता है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं और वास्तव में यह आपके सिस्टम पर कैसा है।
Microsoft टीमों के साथ अपनी वर्चुअल मीटिंग को सार्थक बनाएं
वर्चुअल मीटिंग्स रहने आ गई हैं। कार्य दल अपने दूरस्थ स्थानों से एक-दूसरे के साथ बातचीत करने में काफी प्रगति कर रहे हैं। लेकिन ऐसा होने के लिए, आपको Microsoft Teams में कई सुविधाओं का लाभ उठाकर अपनी मीटिंग का अधिकतम लाभ उठाने के बारे में जानबूझकर होना चाहिए।
यदि आप किसी मीटिंग में लोगों की मेजबानी करने जा रहे हैं, तो अनुभव को अनुकूलित करके इसे सार्थक बनाएं। सभी के लिए योगदान करने और विचारों को साझा करने के लिए जगह बनाएं। जब आपकी टीम के सदस्य आपकी मीटिंग में मूल्य देखते हैं, तो जब भी आप मीटिंग शेड्यूल करेंगे तो वे इसमें शामिल होने के लिए उत्सुक होंगे।