अधिकांश लोग चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग करके डेटा एकत्र करने या जानकारी प्रस्तुत करने के लिए स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। हालाँकि, जब बॉक्स के बाहर सोचते हैं, तो Google पत्रक के कई उपयोग होते हैं। सबसे आसान वैकल्पिक उपयोगों में से एक शेड्यूल बनाना है।
और, आपको खरोंच से शुरू करने की भी आवश्यकता नहीं है। टेम्प्लेट लाइब्रेरी में एक प्रीमेड शीट है जो जाने के लिए तैयार है। आगे पढ़ें क्योंकि हम विस्तार से बताते हैं कि आप शेड्यूल को सही तरीके से कैसे बना सकते हैं और प्रारूपित कर सकते हैं और आपको अपने शेड्यूलिंग के लिए शीट्स का उपयोग करने पर विचार क्यों करना चाहिए।
Google शीट्स में शेड्यूल कैसे बनाएं
यद्यपि आप Google पत्रक में शुरू से एक शेड्यूल बना सकते हैं, हम एक टेम्पलेट का उपयोग करने की सलाह देते हैं, खासकर यदि आप जल्दी में हैं और आपको अधिक अनुकूलन की आवश्यकता नहीं है।
प्रीबिल्ट शीट खोजने के लिए आप Google शीट्स में टेम्प्लेट गैलरी का उपयोग कर सकते हैं। शुरू करने के लिए, आपको Google पत्रक पर जाना होगा और एक खाता बनाना होगा। यदि आपके पास पहले से एक Google खाता है, तो आप इसका उपयोग साइन इन करने के लिए कर सकते हैं। Google पत्रक में टेम्प्लेट गैलरी का उपयोग करके शेड्यूल बनाने के लिए आपको जिन चरणों का पालन करना होगा, वे यहां दिए गए हैं:
- मुख्य Google पत्रक पृष्ठ पर नेविगेट करें।
- पर क्लिक करें टेम्पलेट गैलरी खोज पट्टी के नीचे। यह आपके लिए चुनने के लिए कई टेम्पलेट्स वाला एक नया पेज खोलेगा।
- हम उपयोग करेंगे अनुसूची इस ट्यूटोरियल के लिए टेम्प्लेट, इसलिए उस पर क्लिक करें। यह पहले से लागू टेम्पलेट के साथ एक नई स्प्रेडशीट खोलेगा।
Google पत्रक टेम्पलेट में पहले से ही पंक्तियाँ और स्तंभ हैं, ताकि पूरे दिन में प्रति घंटा विभाजन हो। आप सप्ताह के शुरुआती दिन को सेल C2 में सेट कर सकते हैं। सेल C2 में इनपुट के आधार पर तिथि स्वचालित रूप से तीसरी पंक्ति में निर्दिष्ट की जाती है। चौथी पंक्ति में एक सूत्र होता है जो स्वचालित रूप से तिथि को सप्ताह के दिन में बदल देता है।
शेड्यूल के नीचे एक नोट्स सेक्शन है जहां आप टीम के लिए संदेश छोड़ सकते हैं। दाईं ओर एक टू-डू सेक्शन भी है जहाँ आप अपनी टीम को विशिष्ट कार्य सौंप सकते हैं।
अपनी अनुसूची में सशर्त स्वरूपण का उपयोग करना
स्प्रैडशीट में किसी विशिष्ट शब्द की जांच करने के लिए आप स्प्रैडशीट में सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं। शर्त पूरी होने पर कार्रवाई की जाएगी।
प्रदर्शन के लिए, यह जांचने के लिए सशर्त स्वरूपण जोड़ते हैं कि सेल में "मीटिंग" शब्द मौजूद है या नहीं। यदि ऐसा होता है, तो सेल लाल हो जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए आपको जिन चरणों का पालन करने की आवश्यकता है वे यहां दिए गए हैं:
- अपनी स्प्रैडशीट में उस क्षेत्र का चयन करें जहां आप सशर्त स्वरूपण लागू करना चाहते हैं।
- पर क्लिक करें प्रारूप स्क्रीन के मुख्य टूलबार में।
- वहां, पर क्लिक करें सशर्त स्वरूपण. यह स्क्रीन के दाईं ओर एक साइडबार खोलेगा।
- यदि आप इसे पहले चरण में चुनते हैं तो श्रेणी अपने आप जुड़ जाएगी। यदि आपने नहीं किया है, तो श्रेणी को में लिखें श्रेणी के लिए आवेदन करें पाठ बॉक्स।
- में कोशिकाओं को प्रारूपित करें यदि अनुभाग, आप स्वरूपण नियमों का चयन कर सकते हैं। हमने चुना पाठ में शामिल है विकल्प और कीवर्ड "मीटिंग" जोड़ा।
- अब सेल में सामग्री पर लागू होने वाले प्रभावों का चयन करें। इस मामले में, हमने सेल पर लागू होने के लिए लाल रंग को चुना।
- पर क्लिक करें पूर्ण परिवर्तनों को सहेजने के लिए।
जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रभाव किसी भी सेल में जोड़ा जाता है जिसमें निर्दिष्ट कीवर्ड होता है। यह विशेष रूप से तब उपयोगी हो सकता है जब आप आने वाले कार्यों जैसे मीटिंग और समय सीमा को रंग देना चाहते हैं। आप कई नियम भी जोड़ सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आपके पास पूरी तरह से रंग-कोडित शेड्यूल हो सकता है।
ऐसा करने का मतलब है कि जब भी आपके शेड्यूल में कोई बदलाव किया जाता है, तो आपको प्रत्येक सेल को मैन्युअल रूप से कलर कोड नहीं करना पड़ेगा।
शीट्स में शेड्यूल बनाने के फायदे और नुकसान
हालांकि a. बनाने के कई फायदे हैं उत्पादक कार्य अनुसूची Google पत्रक के साथ, यह बिल्कुल सही नहीं है। आइए Google पत्रक के साथ शेड्यूल बनाने के पेशेवरों और विपक्षों पर चर्चा करें:
प्रो: उपयोग करने के लिए नि: शुल्क
हालांकि बाजार में कई शेड्यूल क्रिएशन सॉफ्टवेयर हैं, लेकिन इनमें से ज्यादातर का भुगतान किया जाता है। दूसरी ओर, शेड्यूल बनाते समय Google पत्रक फायदेमंद हो सकता है, क्योंकि यह व्यक्तियों और छोटे व्यवसायों के लिए मुफ़्त है। यह एक आसान तरीका है अपने शेड्यूल का बैकअप लें बिना मैनुअल सेव किए मुफ्त में।
प्रो: साझा करने में आसान
अन्य स्प्रैडशीट प्रोग्रामों पर Google पत्रक का उपयोग करने के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि यह आपको कुछ ही क्लिक के साथ अपनी स्प्रेडशीट साझा करने की अनुमति देता है। आप अनुमतियां भी निर्दिष्ट कर सकते हैं ताकि केवल कुछ चुनिंदा लोग ही स्प्रैडशीट में संपादन कर सकें, जबकि अन्य इसे केवल देख सकें। यह एक बड़ी मदद हो सकती है यदि आप एक दूरस्थ कार्य शेड्यूल बनाएं अपने सहयोगियों के साथ साझा करने के लिए।
कॉन: बिना एडिट एक्सेस के यूजर्स के लिए कोई नोटिफिकेशन नहीं
Google पत्रक में रीयल-टाइम साझाकरण का लाभ है, जिसका अर्थ है कि फ़ाइल में किए गए परिवर्तन दर्शकों द्वारा रीयल-टाइम में देखे जा सकते हैं। हालांकि, अगर आपके पास केवल देखने की अनुमति है, तो पत्रक आपको स्प्रैडशीट में किए गए किसी भी बदलाव के बारे में सूचित नहीं करेगा।
केवल संपादन एक्सेस वाले लोग ही ईमेल सूचनाएं सक्षम कर सकते हैं। आप ऐड-ऑन का उपयोग कर सकते हैं जो समस्या को खत्म करने में मदद करने के लिए पुश नोटिफिकेशन भेजते हैं, लेकिन यह आदर्श से बहुत दूर है।
साथ: स्वचालन की कमी
अपना शेड्यूल बनाने के लिए समर्पित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए आपको हर विवरण मैन्युअल रूप से दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होगी। यदि आप शेड्यूल के एक भाग को बदलते हैं तो अन्य भाग अपने आप अपडेट हो जाते हैं।
यदि आप पारियों के साथ ओवरबोर्ड जा रहे हैं या संभावित त्रुटि कर रहे हैं तो उन्नत सॉफ़्टवेयर आपको सूचित करेगा। अगर आप विशेषज्ञ हैं, तो आप शीट में ऑटोमेशन कर सकते हैं. हालांकि, अधिकांश लोगों के पास इसे दूर करने के लिए समय या उन्नत तकनीकी ज्ञान नहीं है।
साथ: अधिक समय लेता है
जब आप स्प्रैडशीट का उपयोग करते हैं, तो आपको अधिकांश चीज़ें मैन्युअल रूप से दर्ज करनी होंगी या ड्रॉप-डाउन सूचियां बनानी होंगी। उन्नत सॉफ़्टवेयर आपको बहुत सारे मैन्युअल संपादन बचाता है क्योंकि वे शेड्यूल बिल्डरों को ड्रैग और ड्रॉप करते हैं। शेड्यूल में बदलाव होने पर वे स्वचालित ईमेल भी भेज सकते हैं।
साथ: आधुनिक सुविधाएँ नहीं हैं
Google शीट्स में GPS ट्रैकिंग, शिफ्ट स्वैपिंग और PTO प्रबंधन जैसी सुविधाओं का अभाव है। इन सुविधाओं की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कुछ स्थितियों में आपके जीवन को बहुत आसान बनाने में मदद कर सकते हैं।
अपने जीवन को प्रभावी ढंग से शेड्यूल करें
Google पत्रक आपके जीवन और कार्य को शेड्यूल करने के कई तरीकों में से एक है। हालांकि कुछ कमियां हैं, यह तथ्य कि यह मुफ़्त और उपयोग में आसान है, इसे एक व्यवहार्य विकल्प बनाता है, खासकर जब आप इसे Google कैलेंडर जैसे अन्य Google सूट ऐप के साथ जोड़ते हैं।