यदि एक साझा प्रोजेक्ट स्प्रेडशीट पर बहुत से लोग एक साथ काम कर रहे हैं, तो आपको चीजों को आसानी से पूरा करने के लिए किसी प्रकार का वर्कफ़्लो या प्रक्रिया नियंत्रण सेट करना चाहिए। इस तरह, आप ट्रैक नहीं खोएंगे कि क्या किया गया है, और आगे क्या करने की आवश्यकता है—इससे सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने में मदद मिलेगी।
यहां, हम उन आवश्यक युक्तियों और सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में बात करते हैं जिनका आपको एक्सेल या Google शीट्स या इसी तरह के अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ सहयोग करते समय पालन करना चाहिए।
1. दस्तावेज़ कुंजी परिवर्तन और अपडेट
स्प्रैडशीट पर सहयोग करते समय, क्या बदला है इसका ट्रैक रखना महत्वपूर्ण है. यदि आप सावधान नहीं हैं तो आप किसी और के काम को ओवरराइट कर सकते हैं।
परिवर्तनों को रिकॉर्ड करने के लिए टिप्पणियां या नोट्स जोड़ने का प्रयास करें—जैसे आइटम को अपडेट करने के कारण, बदलाव करने वाले संपादकों के नाम, और उन्होंने ऐसा क्यों या कैसे किया। आप इसका उपयोग करके आसानी से कर सकते हैं परिवर्तन हाइलाइट करें एक साझा कार्यपुस्तिका में सुविधा। इस सुविधा को सक्रिय करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- के लिए जाओ फ़ाइल > विकल्प > त्वरित पहुँच टूलबार. MacOS के लिए, पर जाएँ एक्सेल > वरीयताएँ… > रिबन और टूलबार > त्वरित पहुँच टूलबार.
- ड्रॉपडाउन विकल्पों में से चुनें सभी आदेश.
- चुनना परिवर्तन हाइलाइट करें और चुनें कि क्या आप त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी को रिबन के ऊपर या उसके नीचे जोड़ना चाहते हैं। क्लिक ठीक.
- एक बार हो जाने के बाद, ड्रॉपडाउन फ़िल्टर को टैप करें त्वरित पहुँच टूलबार > कमांड लेबल दिखाएँ. आप ड्रॉपडाउन में विकल्पों में से चुनकर अपनी स्प्रैडशीट में परिवर्तनों को हाइलाइट करने के तरीके को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
आप अपनी साझा स्प्रैडशीट में आइटम या टैब को रंग-कोड भी कर सकते हैं ताकि आप एक नज़र में आसानी से परिवर्तन देख सकें।
2. इनपुट स्रोत डेटा सही ढंग से
अपनी स्प्रैडशीट में अपरिष्कृत डेटा दर्ज करते समय त्रुटियाँ करना आसान है। समस्या यह है कि यदि आप इसे सही तरीके से नहीं करते हैं, तो यह आपके परिणामों को पूरी तरह से खराब कर सकता है और आपको गलत दिशा में ले जा सकता है।
सौभाग्य से, यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ त्वरित संकेत हैं कि आप अपनी एक्सेल फ़ाइलों में स्रोत या कच्चे डेटा को सही ढंग से इनपुट कर रहे हैं।
- आपका डेटा स्पष्ट और सटीक होना चाहिए। यदि आवश्यक न हो तो संक्षिप्ताक्षरों से बचने का प्रयास करें, और सुनिश्चित करें कि कोई भी संख्या या दिनांक प्रारूप आपकी स्प्रैडशीट में स्पष्ट और सुसंगत हैं।
- प्रत्येक कॉलम/पंक्ति के शीर्ष पर एक शीर्षक शामिल करना सुनिश्चित करें, ताकि अन्य उपयोगकर्ता तालिकाओं की बेहतर व्याख्या कर सकें।
- जहां भी आवश्यक हो, प्रासंगिक (और सही) सूत्रों का प्रयोग करें।
3. स्प्रेडशीट नियंत्रणों का प्रयोग करें
स्प्रेडशीट नियंत्रणों का उपयोग करके, आप डेटा इनपुट में त्रुटियों के जोखिम को कम कर सकते हैं। यहां कुछ उपकरण दिए गए हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:
आंकड़ा मान्यीकरण: जैसे टूल का उपयोग करना आंकड़ा मान्यीकरण आपको उपयुक्त प्रारूप में एकाधिक उपयोगकर्ताओं से इनपुट एकत्र करने की अनुमति देता है। यह डेटा प्रविष्टि में एकरूपता भी सुनिश्चित करता है और अनजाने उपयोगकर्ता त्रुटि को रोकता है। यदि आप "हां" या "नहीं" या "निर्धारित नहीं किया जा सकता" जैसे मानों के ज्ञात सेट से संबंधित डेटा दर्ज कर रहे हैं, आप इन विकल्पों के साथ एक ड्रॉपडाउन सूची बना सकते हैं ताकि अन्य उपयोगकर्ता पूर्वनिर्धारित सूची से चयन कर सकें विकल्प।
शीट दृश्य: शीट व्यू फ़ंक्शन एक अन्य उपयोगी विशेषता है जो स्प्रैडशीट उपयोगकर्ताओं को उनकी कार्यपुस्तिका के अनुकूलित दृश्य बनाने की अनुमति देती है और जानकारी देखने के लिए अपने स्वयं के फ़िल्टर सेट करें—किसी अन्य द्वारा कार्यपत्रक में किए गए परिवर्तनों से प्रभावित हुए बिना उपयोगकर्ता।
4. टेबल और चार्ट का प्रयोग करें
आइए इसका सामना करें: स्प्रैडशीट्स पहली बार में बहुत भारी हैं, खासकर यदि आप बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करने के अभ्यस्त नहीं हैं। इसलिए हम आपके डेटा को सहज तरीके से सेट करने के लिए टेबल, चार्ट या ग्राफ़ का उपयोग करने की सलाह देते हैं।
जबकि तालिकाएँ आपको अपनी जानकारी को व्यवस्थित और क्रमबद्ध करने में मदद करती हैं, चार्ट या ग्राफ़ का उपयोग करके दृश्य प्रतिनिधित्व में मदद मिल सकती है। इससे समय के साथ प्रवृत्तियों की रूपरेखा तैयार करना या चर के विभिन्न समूहों के बीच तुलना दिखाना आसान हो जाता है ताकि आप अपने डेटा मूल्यों में महत्वपूर्ण संबंधों और रुझानों को देख सकें।
5. रंगों और स्वरूपण के साथ महत्वपूर्ण मूल्यों को हाइलाइट करें
अपने टेक्स्ट और शीर्षकों में रंग जोड़कर, आप अपने डेटा को अधिक पठनीय तरीके से व्यवस्थित कर सकते हैं।
इस तरह, आप एक ही बार में सभी सूचनाओं से अभिभूत हुए बिना डेटा के विशिष्ट पहलुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। आप जैसे टूल का भी उपयोग कर सकते हैं सशर्त स्वरूपण, जो आपको मानदंडों के आधार पर विशिष्ट सेल को हाइलाइट करने की अनुमति देता है जैसे कि वे मानों की एक निश्चित सीमा के भीतर हैं या नहीं।
यदि आपको लंबी स्प्रेडशीट में स्क्रॉल करते समय कुछ क्षेत्रों का ट्रैक रखने की आवश्यकता है तो "फ़्रीज़ पैन" सुविधा विशेष रूप से सहायक होती है। यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं:
- सक्रिय पंक्ति या स्तंभ का चयन करें।
- के पास जाओ राय रिबन का टैब और चुनें फलकों को फ़्रीज़ करें.
- ड्रॉपडाउन मेनू से, चुनें कि आप कॉलम या पंक्तियों को फ्रीज करना चाहते हैं या नहीं।
हाइपरलिंक फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप एंकर टेक्स्ट को फ़ाइलों, वेबपृष्ठों या कार्यपत्रकों से लिंक कर सकते हैं।
- ऐसा करने के लिए, अपनी स्प्रैडशीट में टेक्स्ट वाले सेल का चयन करें।
- के पास जाओ डालना रिबन पर टैब।
- रिबन के दाईं ओर, पर टैप करें संपर्क और बाएँ मेनू से विकल्प चुनें। आप अपने स्थानीय भंडारण, या एक वेब लिंक, या अन्य स्रोतों में फ़ाइलों से लिंक करना चुन सकते हैं।
यह आपकी टीम के सदस्यों को संदर्भ या स्रोत फ़ाइलों को आसानी से खोजने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी का वेबपेज उत्पादों और सेवाओं को सूचीबद्ध करता है, तो आप आसानी से एक सेल के भीतर एक हाइपरलिंक बना सकते हैं जो टीम के सदस्यों को सीधे पेज पर ले जाता है जब वे उस पर क्लिक करते हैं।
अक्सर, यह जानना कठिन हो सकता है कि आपके सहकर्मी किस पर काम कर रहे हैं। हालांकि, Google पत्रक जैसे स्प्रैडशीट टूल एकाधिक संपादकों के लिए रीयल-टाइम में दस्तावेज़ों पर एक साथ सहयोग करना आसान बनाते हैं। आप सक्रिय उपयोगकर्ताओं की सूची के आगे चैट आइकन बबल को टैप करके चैट साइडबार खोल सकते हैं।
यह एक आसान सुविधा है—आप साझा की गई फ़ाइलों पर काम करते समय आने वाली किसी भी समस्या पर चर्चा कर सकते हैं। यदि आपको उनके दस्तावेज़ में किसी विशिष्ट चीज़ के लिए सहायता या सहायता की आवश्यकता है, तो यह आपको एक दूसरे के साथ शीघ्रता से संवाद करने की अनुमति देता है।
9. सहयोगियों को संपादन/दृश्य पहुंच प्रदान करें
साझा स्प्रैडशीट पर सहयोग करने के पहले चरणों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि टीम के सदस्यों के पास संपादन/दृश्य (केवल पढ़ने के लिए) पहुंच है। आपको पहले यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने साझाकरण को सक्षम कर दिया है।
दूसरे, आवश्यकतानुसार अपनी व्यक्तिगत कार्यपुस्तिकाओं में सहयोगियों को जोड़ें, और उन्हें केवल पढ़ने के लिए दें या इच्छानुसार संपादित करें। सुनिश्चित करें कि सभी के पास फ़ाइल के संगत संस्करणों तक पहुंच है, इसलिए उन्हें काम करते समय सिंक करने या सहेजने में कोई समस्या नहीं है।
पढ़ने में आसान स्प्रैडशीट के साथ बेहतर सहयोग
दिन के अंत में, यह संचार के बारे में है। जब आप लोगों के समूह के साथ साझा किए गए प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों, तो यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम का संचार यथासंभव सुचारू रूप से चले।
ऊपर दी गई इन युक्तियों से आपकी स्प्रैडशीट को अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल और पढ़ने में आसान बनाने में मदद मिलेगी, ताकि जानकारी साझा करना और उसकी व्याख्या करना हमेशा आसान हो.
