मैनुअल अनुबंध प्रबंधन का विशिष्ट तरीका कागज के एक टुकड़े पर हस्ताक्षर करना और उसे एक फाइल कैबिनेट में संग्रहीत करना है। दूरस्थ कर्मचारियों की निगरानी और ट्रैकिंग में मैन्युअल प्रक्रिया धीमी और कम कुशल है।
कई कंपनियों के लिए दूरस्थ कार्य नया "सामान्य" बनने के साथ, यह सुनिश्चित करना कभी भी अधिक महत्वपूर्ण नहीं रहा है कि अनुबंध और प्रबंधन प्रक्रियाएं सुचारू रूप से चलती हैं।
अच्छी बात यह है कि आप अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग निर्माण से लेकर बातचीत, हस्ताक्षर और नवीनीकरण के माध्यम से पूरे अनुबंध जीवनचक्र को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं। अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर के कई लाभ हैं। यहाँ शीर्ष छह हैं।
1. गोपनीयता और सुरक्षा में सुधार करता है
अनुबंधों को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करने की चुनौतियों में से एक यह है कि यह कागज पर बहुत अधिक निर्भर करता है। भौतिक दस्तावेजों के साथ समस्या यह है कि उनमें क्षति और हानि की संभावना अधिक होती है। जबकि रिमोट वर्किंग जोखिम डेटा उल्लंघनों, लीक और हैकिंग, अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपको अपने सभी दस्तावेज़ों का बैकअप लेने की अनुमति देकर इन जोखिमों को समाप्त करता है।
अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपको दस्तावेज़ों को क्लाउड में संग्रहीत करने की अनुमति देता है, जिससे उनके खो जाने या क्षतिग्रस्त होने की संभावना कम हो जाती है। सॉफ्टवेयर संवेदनशील अनुबंध जानकारी को अनधिकृत पहुंच से भी बचाता है। प्रबंधन टूल में विभिन्न एक्सेस स्तरों के साथ अनुबंध और अनुबंध शामिल हैं, जिससे आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि कौन विशेष दस्तावेज़ों तक पहुंच, संपादन और साझा कर सकता है।
उदाहरण के लिए, सिस्टम प्रशासक अनुमति-आधारित नियमों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, यह तय करते हुए कि कौन क्या एक्सेस कर सकता है जानकारी, चाहे वे भौतिक रूप से कार्यालय में स्थित हों या कहीं भी दूर से काम कर रहे हों दुनिया। इसके अलावा, कुछ प्रोग्राम दस्तावेजों की सुरक्षा करते हैं दो तरीकों से प्रमाणीकरण और नवीनतम एन्क्रिप्शन प्रौद्योगिकियां।
2. समय बचाता है
अनुबंधों को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना एक धीमी और समय लेने वाली प्रक्रिया है। इसमें अक्सर आमने-सामने की बातचीत, कागजी प्रतियों पर हस्ताक्षर करना, आगे-पीछे मेल करना, स्कैन करना और साझा करने के लिए दस्तावेजों को अपलोड करना शामिल होता है। साथ ही, जब भी आप अनुबंध में संशोधन करेंगे तो आपको पूरी प्रक्रिया को दोहराना होगा।
अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ, दुनिया में कहीं भी अनुबंध प्राप्त करने के लिए बहुत कम प्रतीक्षा समय है। सॉफ्टवेयर की तरह जैपेंडो का मानक विकल्प आपको अनुबंधों और समझौतों पर घंटों की बचत करने के लिए इसके ई-हस्ताक्षर का लाभ उठाने की अनुमति देता है।
कुछ कंपनियों के लिए, अनुबंध निर्माण के दौरान देरी शुरू होती है। इस मामले में, कुछ सॉफ़्टवेयर मसौदे को किकस्टार्ट करने के लिए पूर्व-अनुमोदित टेम्पलेट का लाभ उठाते हैं, साथ ही विशिष्ट उपयोग के मामलों के लिए मानकीकृत शर्तें और खंड।
अनुबंध दस्तावेजों तक पहुंच के बिना दूरस्थ कर्मचारी अनुबंध में दिए गए प्रश्नों के उत्तर का अनुरोध करते हैं। इससे आंतरिक टीम के लिए अपने कार्यभार पर नियंत्रण बनाए रखना मुश्किल हो सकता है।
अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक संगठित प्रारूप में अनुबंध के सभी संस्करणों को संग्रहीत करता है। इस तरह, दूरस्थ कर्मचारी नवीनतम संस्करण तक पहुंच सकते हैं और अपने प्रश्नों के उत्तर ढूंढ सकते हैं। समय लेने वाली प्रक्रियाएं जिन्हें स्वचालित किया जा सकता है उनमें साइन-ऑफ, नवीनीकरण और अनिर्धारित अनुबंध प्रबंधन क्रियाएं शामिल हैं।
3. साझाकरण और सहयोग को सरल बनाता है
दूर-दराज के कामकाजी माहौल में व्यवसाय घर से काम करने वाले या यात्रा के दौरान काम करने वाले टीम के सदस्यों के साथ परामर्श और सहयोग कर सकते हैं।
क्लाउड-आधारित अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर अधिकृत उपयोगकर्ताओं को उनकी आवश्यक जानकारी तक रीयल-टाइम पहुंच प्रदान करता है। यह आपको लॉग इन करने, अनुबंध करने और दुनिया में कहीं से भी सहकर्मियों के साथ सहयोग करने की अनुमति देता है।
सॉफ्टवेयर में सहयोग और संचार उपकरण भी हैं जैसे टिप्पणी करना और दस्तावेज़ चैट करना, जिससे वास्तविक समय में बातचीत करना और शर्तों को अपडेट करना आसान हो जाता है। ये उपकरण दूरस्थ टीमों को डेटा इनपुट करने की अनुमति देते हैं, एक नियंत्रित वातावरण में एक स्वायत्त कार्यबल बनाने में मदद करते हैं।
4. जोखिम कम करता है और अनुपालन में सुधार करता है
अस्वीकृत शर्तें और छूटे हुए दायित्व जैसे मुद्दे किसी संगठन को जोखिम में डाल सकते हैं। शुक्र है, अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर पूर्व-अनुमोदित खंडों और अनुबंध लेखा परीक्षा उपकरणों का उपयोग करके जोखिम को कम करने में मदद कर सकता है।
अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, प्रबंधन टीम यह सत्यापित कर सकती है कि प्रत्येक अनुबंध के परिणाम अपेक्षाओं को पूरा करते हैं और दूरस्थ कर्मचारी ऑडिटिंग टूल के साथ अनुबंध का पालन कर रहे हैं।
सॉफ्टवेयर आपको कहीं से भी एक अनुबंध मील के पत्थर के हर चरण को ट्रैक और ऑडिट करने की अनुमति देता है, जिससे आप दूरस्थ कर्मचारियों सहित सभी कर्मचारियों को उनके कार्यों के लिए जवाबदेह ठहरा सकते हैं। यह आपकी कंपनी को गैर-अनुपालन से बचाते हुए दक्षता में सुधार करने में मदद करता है।
टूल में ऑडिट ट्रेल्स भी शामिल हैं जो आपको कुछ ही क्लिक के साथ संपूर्ण अनुबंध इतिहास देखने की सुविधा देते हैं। अधिकृत उपयोगकर्ता देख सकते हैं कि समझौता किस चरण में है और इसकी स्थिति (सक्रिय, लंबित, समाप्त, आदि), जवाबदेही और अनुपालन में सुधार।
आप अपने व्यावसायिक संबंधों के स्वास्थ्य का विश्लेषण करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग भी कर सकते हैं। अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में ऐसी रिपोर्टें शामिल हैं जो नीतियों और विनियमों के अनुपालन के तीसरे पक्ष के स्तर का आकलन करने में आपकी सहायता करती हैं।
बेहतर कर्मचारी संचार और आंतरिक नीतियों तक कंपनी-व्यापी पहुंच की अनुमति देने से समावेश की भावना पैदा होती है, जिससे अधिक अनुपालन संभव हो पाता है। यह उन कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से सच है जो घर से काम करते हैं।
5. मुख्य तिथियों और डिलिवरेबल्स के लिए अलर्ट को स्वचालित करता है
दूरस्थ टीमों के साथ काम करने से समय सीमा और अवसरों के गुम होने की संभावना बढ़ जाती है। शुक्र है, अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रमुख अनुबंध तिथियों और डिलिवरेबल्स को कैप्चर कर सकता है और जिम्मेदार पार्टी को सूचनाएं भेज सकता है।
अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर सर्वश्रेष्ठ में से एक है दूरस्थ कार्य प्रक्रियाओं को कारगर बनाने के लिए उपकरण. उदाहरण के लिए, आप अपने वित्तीय हितों को सुरक्षित रखते हुए, रद्द या नवीनीकृत किए जाने वाले अनुबंधों के बारे में प्रबंधकों को सचेत करने के लिए सॉफ़्टवेयर के सूचना उपकरण को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
दूरस्थ कर्मचारियों को सूचित किया जा सकता है और आप परियोजनाओं पर अधिक नियंत्रण प्रदान करते हुए, असाइनमेंट पर जल्दी काम करना शुरू कर सकते हैं। आप नीति परिवर्तन या नीति समीक्षा की आवश्यकता के संबंध में सभी दूरस्थ कर्मचारियों को सूचनाएं भी भेज सकते हैं।
ट्रिगर सूचनाएं संपर्क प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की एक महत्वपूर्ण विशेषता हैं और अनुबंध के एक महत्वपूर्ण भाग पर हस्ताक्षर किए जाने पर आपको सचेत कर सकती हैं। साथ ही, कुछ सॉफ़्टवेयर आपको स्वचालित पुनरावर्ती अलार्म सेट करने देते हैं जो तब तक रीसेट नहीं होते जब तक असाइन की गई टीम अपेक्षित कार्रवाई नहीं करती।
6. बढ़ी हुई दृश्यता के लिए डेटा को केंद्रीकृत करता है
मैन्युअल अनुबंध प्रबंधन का उपयोग करने के साथ एक आम समस्या एक गलत अनुबंध का पता लगाना है। अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ, आपको गन्दे अलमारियाँ पर भरोसा करने की ज़रूरत नहीं है जो महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को जल्दी से खोजना मुश्किल बनाते हैं।
क्लाउड-आधारित सीएमएस एक खोजने योग्य, केंद्रीय भंडार प्रदान करके मुद्दों का समाधान करता है। केंद्रीकृत दस्तावेज़ हब में दूरस्थ कर्मचारियों सहित टीम के सदस्यों को सुनिश्चित करने के लिए खोज और फ़िल्टर उपकरण शामिल हैं, कभी भी, कहीं भी महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुँच प्राप्त करें।
एक केंद्रीकृत, आभासी भंडार में सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करने से अनुबंध दृश्यता बढ़ जाती है। यह आपको अनुबंध दस्तावेजों तक पहुंच पर नियंत्रण भी देता है और सत्य का एक ही स्रोत बनाता है। कुछ कंपनियां टीम के सदस्यों को चल रहे दायित्वों, डिलिवरेबल्स, आगामी परियोजनाओं और नवीनीकरण तिथियों और अनुबंध खर्च को देखने की अनुमति देती हैं।
अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ प्रक्रियाओं और कार्यप्रवाहों को कारगर बनाना
अनुबंधों को दूरस्थ रूप से प्रबंधित करना किसी संगठन के सबसे आकर्षक कार्यों में से एक नहीं है। अनुबंधों को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करते समय दूरस्थ कर्मचारियों की निगरानी और ट्रैकिंग और भी अधिक चुनौतीपूर्ण है।
मैनुअल और पेपर-आधारित तकनीकें अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया को धीमा और कम कुशल बनाती हैं। लेकिन विश्वसनीय अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ, कंपनियां दूरस्थ टीमों के साथ काम करते हुए भी अनुबंधों को आसानी से संभाल सकती हैं।
