हालाँकि उत्पादकता ऐप आपको अधिक कुशलता से काम करने में सक्षम बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, कभी-कभी ऐसा लगता है कि वे इसके विपरीत करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके निपटान में असाधारण उत्पादकता उपकरण होना एक बात है। लेकिन उनका इस तरह से उपयोग करना दूसरी बात है जो आपको अधिक उत्पादक बनाती है।
यह सब नीचे आता है कि आप उनका उपयोग कैसे करते हैं। यह लेख आपके उत्पादकता टूल को अधिकतम करने में आपकी सहायता करने के लिए युक्तियों को शामिल करता है।
अपने उत्पादकता उपकरणों का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए पहला कदम यह महसूस करना है कि वे स्वतंत्र रूप से बहुत कुछ नहीं कर सकते हैं। हालांकि बाजार में लगभग हर उत्पादकता ऐप आपके जीवन को "आसान" बनाने की कसम खाता है, लेकिन सच्चाई यह है कि वे केवल इतना ही कर सकते हैं। कुछ अद्वितीय विशेषताओं और क्षमताओं का दावा कर सकते हैं जो आपको कम समय में और अधिक करने में मदद करने की क्षमता रखते हैं, लेकिन वे अंततः केवल समर्थक हैं।
अपने उत्पादकता उपकरणों के लाभों को अधिकतम करने के लिए, आपको अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों के बारे में स्पष्ट होना चाहिए और उनका समर्थन करने के लिए कौशल और सिस्टम होना चाहिए। यह एक फोटोग्राफर के समान है जिसके पास सबसे अच्छा और सबसे अधिक फीचर-पैक कैमरा है, लेकिन फिर भी वह शानदार तस्वीरें लेने में असमर्थ है। यह जानना और आपकी अपेक्षाओं को कम करना जो आपके उत्पादकता उपकरण आपको प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं, एक महान प्रारंभिक बिंदु है।
आपको ऐसे सिस्टम और प्रक्रियाओं की आवश्यकता है जो आपके उत्पादकता उपकरणों को प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए उनका समर्थन करें। ये हैं उत्पादकता स्तंभ जो सब कुछ एक साथ रखते हैं और आपको अपने ऐप्स का अधिकतम लाभ उठाने की अनुमति देता है। उनके बिना, आप दुनिया को वादा करने वाले नवीनतम उत्पादकता ऐप का लगातार पीछा करेंगे लेकिन वास्तव में कहीं भी नहीं पहुंचेंगे।
उदाहरण के लिए, अपने सभी कार्यों को टू-डू सूची ऐप में लिखना व्यर्थ है यदि आपके पास उनसे निपटने के लिए कोई प्रणाली नहीं है। इसका एक कारण यह है कि प्रत्येक कार्य की तात्कालिकता और महत्व का एक अलग स्तर होता है, और आपके पास प्रत्येक दिन केवल सीमित मात्रा में समय और ऊर्जा होती है। तो, इस मामले में, आपको आवश्यकता होगी a आइजनहावर मैट्रिक्स की तरह प्राथमिकता प्रणाली, आपको यह पता लगाने में मदद करने के लिए कि पहले कौन से कार्य करने हैं और यह सुनिश्चित करें कि आप उन चीजों पर प्रगति कर रहे हैं जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं।
अन्य मामलों में, आपको एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता हो सकती है जो आपको अपना ध्यान बनाए रखने और विकर्षणों या संदर्भ स्विचिंग को सीमित करने में मदद करे। टास्क बैचिंग एक उपयुक्त उत्पादकता प्रणाली है जो इसमें मदद कर सकता है। इसमें समान कार्यों को एक साथ समूहित करना और विकर्षणों को कम करने और अपना ध्यान अधिकतम करने के लिए एक के बाद एक उन पर काम करना शामिल है।
कुल मिलाकर, लक्ष्य उन प्रणालियों को खोजना या स्थापित करना है जो आपके उत्पादकता उपकरणों का समर्थन करते हैं और आपके वांछित परिणाम प्राप्त करने में आपकी सहायता करते हैं।
आपकी उंगलियों पर उपलब्ध उत्पादकता उपकरणों की विस्तृत श्रृंखला के साथ, यह चुनौतीपूर्ण हो सकता है नौकरी के लिए सही चुनने के लिए या उसी के लिए एक साथ कई विकल्पों का उपयोग करने के लिए मोहक काम। लेकिन अधिक बार नहीं, एक ही चीज़ के लिए विभिन्न उत्पादकता उपकरणों का उपयोग करने से भ्रम पैदा हो सकता है और वास्तव में आप कम उत्पादक बन सकते हैं। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप सावधानीपूर्वक सही उत्पादकता उपकरण का चयन करें, जो आपकी आवश्यकताओं, लक्ष्यों और परिस्थितियों के आधार पर आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगा।
ऐसा करने के लिए, अपनी आवश्यकताओं और उस विशिष्ट कार्य का मूल्यांकन करके प्रारंभ करें जिसे आप पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं। वहां से, शोध करें, विभिन्न विकल्पों की तुलना करें, और उन्हें देखें (यदि संभव हो तो) यह देखने के लिए कि कौन सा आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है। सही फिट खोजने से पहले आपको कुछ उपकरणों के साथ प्रयोग करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यह अंत में इसके लायक होगा।
एक बार जब आपको सही टूल मिल जाए, तो चमकदार नई सुविधाओं के साथ नवीनतम ऐप की लगातार तलाश करने के प्रलोभन से बचें। संभावना है, आपको एक ही कार्य के लिए अधिक उत्पादकता उपकरण जोड़ने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि जो आप पहले से ही अपनी सभी आवश्यकताओं को पूरा कर चुके हैं। इसलिए, आप अपने वर्तमान उपकरणों से चिपके रह सकते हैं और उनका अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
अब, आपको अपने वर्तमान उत्पादकता टूलकिट के बारे में जानने की जरूरत है। यह आवश्यक है यदि आप उनमें से अधिक से अधिक प्राप्त करना चाहते हैं और अपने वांछित परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं। इसके अलावा, चूंकि उनका अंतिम उद्देश्य समय की बचत करना है, इसलिए आपके उपकरणों के हर नुक्कड़ को जानने से आपको उनका अधिक कुशलता से उपयोग करने और कम समय में अधिक काम करने में मदद मिलेगी।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक हैं सुस्त उपयोगकर्ता, इसकी सबसे उन्नत सुविधाओं को सीखने से आपका वर्कफ़्लो आसान हो जाएगा, समय बचाएं, और अपनी टीम के साथ संचार को अधिक कुशल बनाएं। इसके अलावा, आप कुछ एकीकरणों को जोड़कर अपने स्लैक कार्यक्षेत्र को भी शक्ति प्रदान कर सकते हैं।
जीमेल यूजर्स के लिए भी यही है। इसका सबसे अधिक सीखना उपयोगी कीबोर्ड शॉर्टकट अन्य आवश्यक कार्यों के लिए आपके समय की बचत करते हुए, आपको अपने इनबॉक्स के माध्यम से तेजी से ज़िप करने में मदद करेगा। सामान्य तौर पर, अपने उपकरणों का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने का तरीका जानने के लिए समय निकालने से आपकी उत्पादकता को बढ़ाकर लंबे समय में भुगतान किया जाएगा।
हम पहले ही यह स्थापित कर चुके हैं कि, ज्यादातर मामलों में, आपको एक ही कार्य के लिए एक से अधिक ऐप्स की आवश्यकता नहीं होगी। हालांकि, एक विशिष्ट कार्यस्थल में, आपको संचार, कार्य प्रबंधन, क्लाउड स्टोरेज आदि के लिए विभिन्न समाधानों की आवश्यकता होगी। इसका मतलब है कि आप लगातार ऐप्स के बीच स्विच करने में अपना कीमती समय बर्बाद कर रहे होंगे और महत्वपूर्ण जानकारी खोने का जोखिम उठाएंगे।
इससे बचने के लिए, आपको अपने उत्पादकता उपकरणों को एकीकृत करने की आवश्यकता है ताकि वे एक साथ निर्बाध रूप से काम कर सकें। सौभाग्य से, सबसे लोकप्रिय उत्पादकता उपकरण ऐप्स की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ एकीकरण की पेशकश करते हैं, जिससे आप आसानी से उन लोगों से जुड़ सकते हैं जिनका आप उपयोग करते हैं और अपने वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करते हैं। आप भी उपयोग कर सकते हैं आपके कार्य प्रबंधन वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए जैपियर एकीकरण.
वैकल्पिक रूप से, अपनी आवश्यकताओं के लिए सही उपकरण की तलाश करते समय, आप एक कार्यक्षेत्र सूट चुन सकते हैं जिसमें एक ही स्थान पर आपकी ज़रूरत की सभी चीज़ें शामिल हों। उदाहरण के लिए, धारणा एक ऑल-इन-वन कार्यक्षेत्र है जो कई विशेषताओं को जोड़ती है, एक ही मंच पर कार्य प्रबंधन, नोटबंदी और दस्तावेज़ सहयोग सहित।
6. अपनी सूचनाएं अनुकूलित करें
अंतिम, लेकिन समान रूप से महत्वपूर्ण, आपको ध्यान भटकाने से बचने और अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपनी सूचनाओं को सावधानीपूर्वक प्रबंधित करने की आवश्यकता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, अधिकांश ऐप्स हर चीज़ के लिए सूचनाएं भेजने के लिए सेट की जाती हैं, जो जल्दी से भारी हो सकती हैं और ध्यान केंद्रित करना कठिन बना सकती हैं।
सबसे पहले, निर्धारित करें कि आपके लिए कौन सी सूचनाएं आवश्यक हैं और आप उन्हें कितनी बार प्राप्त करना चाहते हैं। फिर, आप अपने ऐप की सेटिंग में जा सकते हैं और अपनी ज़रूरतों से मेल खाने के लिए अपनी अधिसूचना प्राथमिकताओं को ठीक कर सकते हैं। दूसरी बार, जब एक कठिन कार्य पर गहन ध्यान देने की आवश्यकता होती है, तो आप ध्यान केंद्रित रहने के लिए सभी सूचनाओं को अक्षम कर सकते हैं।
उत्पादकता उपकरण आपको कम समय में अधिक हासिल करने में मदद कर सकते हैं, लेकिन केवल तभी जब आप उनका सही तरीके से उपयोग करें। बाजार में उपलब्ध इतने सारे विकल्पों के साथ, चमकदार नए ऐप सिंड्रोम में फंसना और अपनी आवश्यकताओं और लक्ष्यों का ट्रैक खोना आसान है।
कुंजी अपने उत्पादकता टूलकिट के बारे में रणनीतिक होना है और केवल उन उपकरणों का उपयोग करना है जो आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। हमने ऊपर जो सुझाव साझा किए हैं, वे आपको ऐसा करने में मदद करेंगे और आपकी उत्पादकता को अगले स्तर तक ले जाएंगे।