दूरस्थ कार्यस्थलों में त्वरित संदेश संचार के ताने-बाने में इतना एकीकृत है कि यह याद रखना अक्सर कठिन होता है कि इसके बिना जीवन कैसा था। स्लैक जैसे उपकरण डिफ़ॉल्ट संचार प्लेटफॉर्म बन गए हैं जो आज के दूरस्थ कार्य वातावरण में सहयोग और टीम उत्पादकता का समर्थन करते हैं।
हालांकि, हालांकि यह सुविधाजनक हो सकता है, फिर भी आपको अपने कार्यप्रवाह को बाधित करने से बचने के लिए कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने की आवश्यकता है। यह लेख आपके दूरस्थ कार्यस्थल में प्रभावी संचार के लिए कुछ आवश्यक त्वरित संदेश सेवा नियमों को शामिल करेगा।
1. उम्मीदों को परिभाषित करें
इंस्टेंट मैसेजिंग आम तौर पर आपको तत्काल प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हुए लोगों को वास्तविक समय में संदेश भेजने की अनुमति देता है। हालांकि ऐसे समय होते हैं जब यह उचित होता है, और यहां तक कि आवश्यक भी, यह व्याकुलता का एक महत्वपूर्ण स्रोत भी हो सकता है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आप अपने इंस्टेंट मैसेजिंग टूल का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों जैसे वर्चुअल वाटर कूलर गतिविधियों, घोषणाओं, फ़ाइलों को साझा करने या त्वरित प्रश्न पूछने के लिए कर सकते हैं। यदि लोग पूरे दिन एक-दूसरे को अनुरोध या सूचनाओं के साथ बाधित करते हैं तो ये सभी जल्दी से हाथ से निकल सकते हैं।
यही कारण है कि यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपके पास ऐसी नीतियां हैं जो आपके त्वरित संदेश उपकरण का उपयोग करके अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में सहायता करती हैं। उदाहरण के लिए, आप छोटी-छोटी बातों को अन्य कार्य-संबंधी चैनलों से दूर रखने के लिए वाटर कूलर चैनल (समूह) बना सकते हैं। आप अपने दूरस्थ सहयोगियों को उनकी उपलब्धता को इंगित करने के लिए उनकी स्थिति निर्धारित करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं और उनके अनुरोधों की तात्कालिकता के बारे में स्पष्ट रूप से बता सकते हैं।
यह संभवतः एक सतत प्रक्रिया होगी जिसे आपको अपनी टीम और कंपनी के बढ़ने के साथ फिर से देखना होगा। एक आंतरिक विकि की तरह एक प्रणाली होना महत्वपूर्ण है, ताकि इसे मौजूदा कर्मचारियों तक पहुंचाया जा सके और इसे नए कर्मचारियों से परिचित कराएं.
2. भेजने से पहले संपादित करें
इंस्टेंट मैसेजिंग की तात्कालिक प्रकृति और तथ्य यह है कि आप टेक्स्टिंग करते समय संक्षिप्ताक्षर, परिवर्णी शब्द और इमोजी का उपयोग करने के आदी हैं मित्र और परिवार आपको गलतफहमी की संभावना और कार्यस्थल में व्यावसायिकता के महत्व की अनदेखी कर सकते हैं संचार।
चूंकि आपने अपने ईमेल भेजने से पहले ही पढ़ने और संपादित करने की आदत बना ली है, इसलिए आपको अपने त्वरित संदेशों के साथ भी ऐसा करने के लिए समय निकालना चाहिए। भेजने से पहले अपने व्याकरण, वर्तनी और स्वर की समीक्षा करें। याद रखें कि आपका संदेश आपके सहकर्मी के कार्यप्रवाह को बाधित कर सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि यह स्पष्ट और संक्षिप्त है। आप नहीं चाहते कि वे आपके मतलब का पता लगाने में अतिरिक्त समय व्यतीत करें।
उस ने कहा, अपने कार्यस्थल संचार में संक्षिप्ताक्षरों या समरूपों के अति प्रयोग से बचें। यदि आपको उनका उपयोग करना ही है, तो उन लोगों का उपयोग करें जो आपके उद्योग से जुड़े हुए हैं और प्रसिद्ध हैं।
3. समय क्षेत्र के प्रति सचेत रहें
संभवत: आपके पास दुनिया के विभिन्न हिस्सों और समय क्षेत्रों में काम करने वाले दूरस्थ सहयोगी हैं, जिसका अर्थ है कि आपके काम के घंटे मेल नहीं खाते। इसलिए, तत्काल संदेश भेजने से पहले अपने साथियों के समय क्षेत्र पर विचार करने की आदत बनाना अच्छा है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि इंस्टेंट मैसेजिंग अत्यावश्यकता की भावना पैदा करता है, जो आपके दूरस्थ सहयोगियों पर दबाव डाल सकता है अपने व्यक्तिगत समय के दौरान प्रतिक्रिया देने में, एक हमेशा चालू संस्कृति को बढ़ावा देने के लिए जो जल्दी से आगे बढ़ सकती है खराब हुए। इसके अलावा, पिंग और सूचनाएं काम के घंटों के दौरान उनका ध्यान भंग कर सकती हैं।
उसने कहा, तो कई समय क्षेत्रों में अपनी दूरस्थ टीमों के साथ उत्पादक रूप से काम करें, आपको संदेश भेजते समय अधिक सावधान रहने की आवश्यकता है। इसे प्राप्त करने के लिए, आप तत्काल संदेश भेजने के आग्रह का विरोध कर सकते हैं जब तक कि वे अत्यावश्यक न हों, अपने स्लैक संदेशों को पहले से शेड्यूल करें, और अपने सहयोगियों को बाधित करने से बचने के लिए अतुल्यकालिक संचार का लाभ उठाएं।
4. अन्य विकल्पों पर विचार करें
त्वरित और संक्षिप्त आदान-प्रदान के लिए त्वरित संदेश सेवा उत्कृष्ट है, लेकिन जब आपको अधिक गहन बातचीत करने की आवश्यकता होती है तो यह कम हो जाता है। इसलिए, यदि आप अपने आप को एक व्यापक बैक-एंड-एक्सचेंज या कुछ समझाने में कठिनाई पाते हैं, तो यह संदेश को रोकने और किसी अन्य संचार पद्धति पर स्विच करने का समय हो सकता है।
आपकी बातचीत के संदर्भ और प्रकृति के आधार पर, आप ऑडियो या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग जैसे विकल्पों पर विचार करना चाह सकते हैं, क्योंकि यह आपको अपना संदेश बेहतर तरीके से व्यक्त करने की अनुमति देता है। वैकल्पिक रूप से, यदि आप एक साथ उपलब्ध नहीं हैं, तो आप संचार उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं जैसे मोड़ या अतुल्यकालिक वीडियो समाधान पसंद करना वूडल तत्काल प्रतिक्रिया की अपेक्षा किए बिना अपना संदेश रिकॉर्ड करने और भेजने के लिए।
ईमेल विशिष्ट वार्तालापों के लिए भी एक बेहतर विकल्प हो सकता है, क्योंकि यह एक लिखित रिकॉर्ड प्रदान करता है जिसे आप बाद में संदर्भित कर सकते हैं। साथ ही, आपके सहकर्मी आपके संदेश को उस समय पढ़ सकते हैं और उसका उत्तर दे सकते हैं जो उनके लिए उपयुक्त हो।
5. असंबद्ध संदेशों से बचें
यह ध्यान में रखते हुए कि आपके द्वारा भेजा गया प्रत्येक संदेश एक नई अधिसूचना और संभावित व्याकुलता से मेल खाता है, आपको अपने सहकर्मियों की सूचनाओं की संख्या सीमित करने के लिए असंबद्ध संदेश भेजने से बचना चाहिए प्राप्त करना।
इसके बजाय, एक समेकित संदेश भेजें जिसमें संचार के लिए आवश्यक सभी जानकारी हो। इस तरह, आपके सहकर्मी संदेश को तुरंत स्कैन कर सकते हैं और कई बार बाधित नहीं होंगे। उदाहरण के लिए, आप निम्न प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं:
नमस्ते, मैं XYZ प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी ढूंढ रहा हूं। क्या आपके पास कोई अपडेट है? धन्यवाद।
जानकारी के प्रत्येक टुकड़े को एक अलग संदेश में अलग करने के बजाय।
6. छोटी-छोटी बातों को कम से कम रखें
वाटर कूलर वार्तालापों का दूरस्थ कार्यस्थलों में अपना स्थान है। वास्तव में, वे संबंध बनाने और कर्मचारियों के बीच अपनेपन की भावना को बढ़ावा देने में मदद कर सकते हैं।
हालाँकि, वहाँ होना चाहिए आकस्मिक बातचीत के लिए विशिष्ट चैनल और सामाजिककरण करें ताकि आप अपने सहयोगियों को उनके काम पर ध्यान केंद्रित करने की कोशिश करते समय बाधित न करें। इस तरह, वे जब चाहें बातचीत में शामिल होना चुन सकते हैं और ऐसा महसूस नहीं करेंगे कि उन्हें तुरंत जवाब देना है।
इसलिए, अपने दूरस्थ सहयोगियों को सीधे संदेश भेजते समय, विशेष रूप से काम के घंटों के दौरान, उनके समय और ध्यान का सम्मान करने के लिए छोटी-छोटी बातों को कम से कम रखने का प्रयास करें।
7. संदेशों की प्राप्ति स्वीकार करें
जब आप कोई संदेश प्राप्त करते हैं, तो प्रेषक को यह बताना अच्छा होता है कि आपने उनका संदेश देख लिया है, भले ही आप तुरंत उत्तर न दे सकें। इस तरह, उन्हें ऐसा नहीं लगेगा कि आप उन्हें अनदेखा कर रहे हैं और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करते हुए अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इसके अलावा, यह आपको संभावित रूप से विचलित करने वाले अनुवर्ती संदेशों से बचाता है।
यदि आप एक संदेश प्राप्त करते समय व्यस्त रहते हैं जिसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो आप प्रेषक को कुछ ऐसा कहकर बता सकते हैं, "मुझे बताने के लिए धन्यवाद। मैं तुम्हारे पास वापस मिलने आऊँगा।" यदि संदेश को प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो आप "धन्यवाद" टाइप कर सकते हैं या इमोजी के साथ प्रतिक्रिया कर सकते हैं।
कार्यस्थल पर अधिक उत्पादक संचार के लिए इन युक्तियों को अपनाएं
किसी भी दूरस्थ टीम के लिए बेहतर संचार आदतों को विकसित करने के लिए प्रयास करना आवश्यक है। ऊपर दी गई युक्तियों को अपनाने से, स्थान की परवाह किए बिना, आपके सहयोगियों के साथ अधिक उत्पादक और कुशल सहयोग को प्रोत्साहित किया जा सकता है।
